本年も、ご愛読ありがとうございました

　すでに年末年始の休暇に入られた方も多いと思いますが、当社では今日が最終日です。
　業務のあとかたづけを済ませしだい、恒例の大掃除にとりかかります。

　振り返ると今年もいろいろな出来事がありましたが、個人的には「ご縁をいただく」ことに重きをおいてきました。デジタルによるコミュニケーションツールが普及するほどに、人と人が顔を合わせるリアルコミュニケーションの重要性が増しているような気がするからです。　

　今年一年間、仕事などでご縁をいただいた皆様、そしてこのブログをご愛読の皆様に、深く感謝を申し上げます。ありがとうございました。
　
　新年が皆様にとって素晴らしい一年になることをお祈りいたします。

「公文書管理」条例に関する動き ３１

　今年も残すところ２週間あまりとなりました。

　今年は、これまでに文書管理に関する以下５つの条例が成立しました。
１．香川県公文書等の管理に関する条例（H25.3.19成立）
２．小布施町公文書管理条例（H25.3.22成立）
３．小布施町文書館の設置及び管理に関する条例（H25.3.22成立）
４．高松市公文書等の管理に関する条例（H25.3.25成立）
５．高松市公文書館条例（H25.3.25成立）

　そして、これら以外に三豊市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）のパブリックコメントが終了し、相模原市公文書管理条例案が相模原市議会平成25年12月定例会に提出されています。
　また、「（仮称）新潟市文書館整備基本計画」（H25.3）、「武蔵野市歴史資料館（仮称）整備計画」（H25.3）がまとめられ、札幌市公文書館がオープンしたのも今年でした。

　今年も残りわずかですが、まだ年末までに文書管理に関するニュースが飛び込んで来る可能性がないわけではありません。
　さらにアンテナを高くして情報収集に努めますので、引き続きブログのご愛読をお願いします！

工場見学

　以前、工場見学に行ったことがあります。
「５Ｓ」と「見える化」の見本のような工場でした。

　工具類はその姿を模した置場が作成されており、誰もが必要な時にすぐに使えるようになっている。
　さらにホワイトボードには、誰がいつまでに何をするという工程表が貼りだしてある。

　はじめはやはり従業員の抵抗もあったようですが、今では、作業の効率化や適切な納期管理、不具合の早期発見、経費の削減を実現しているとのことです。

　文書管理も同じだなと感じます。
　どこに何が配架されているのかが一目瞭然になっており（目録やファイルラベル）、誰もが使える状態になっている。
　文書がいつまで保存され、いつ廃棄されるのかというスケジュールが明確になっている。

　整理整頓にしても、文書管理にしてもポイントとしては、手間を惜しまず、仕組みを作り、見た目にもきれいな状態を作ることが重要だと感じます。
　きれいに整理されており、手間ひまがかかっているほど、維持しようという心理が働きますし、仕組みを作ってしまえば自然とそれに合わせるようとするのもまた心理です。

師走をむかえて

　ちょうど一年前、同じタイトルでブログを書き込んでいました(笑)
　街はイルミネーションで彩られ、寒い中にも華やかな景色が楽しめるようになりましたね。

　ところで、年齢を重ねることに比例して時間のスピードが早く感じるのは、はたして気のせいなのでしょうか？？
　もう若いとはいえない私が「やりたいこと」を躊躇していようものなら、耳元で「今でしょ！」と囁かれるような気がします。。。
　そんなわけで、仕事も趣味も全力投球しようとあらためて思うのでした。

「公文書管理」条例に関する動き ３０

　このブログでも再三ご紹介している相模原市ですが、ついに「相模原市公文書管理条例案」が相模原市議会平成２５年１２月定例会に提出されました。
　相模原市議会は１２月２０日に閉会するそうですので、クリスマスには結果が公表されているのではないでしょうか。

　なお、「相模原市公文書管理条例案」は、以下で確認できます。
相模原市／相模原市議会／提出議案・発言通告／提出議案等／議案第100号～105号
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/gikai/21941/index.html

脱・ガラエー宣言！！

　
　あなたの会社の営業は見える化がされていますか？

　どれだけの見積書を提出しているのか、フォローはしているのか、数字はどれくらいなのか・・・個人まかせの営業で全体が把握できず、適切な経営判断ができない状況になっていないでしょうか？

　そこで開発したのが、営業支援ツール「セールスサポーター」です。


　このシステムから見積書の入力、印刷を行ないます。

　同時に入力されたデータは、データベースに蓄積されていき、過去の履歴はもちろん、その見積書が結果待ちなのか、受注に至ったのか、はたまた失注してしまったのか・・・そしてその原因は何なのか。そういった情報も登録されていきます。

　さらに、蓄積されたデータを元に、提出件数、提出金額、受注獲得率などが、一目で分かるグラフ表示機能により、営業分析と戦略立案に大きく役立ちます。

　今は、情報を正しく分析できる企業が生き残る時代です。
あなたも「セールスサポーター」で、営業の見える化をしてみませんか。

パンフレットはこちら

イベント情報

【名称】
　「東山道駅路でつなぐ下野と那須」

【概要】
　栃木県内には、古代の役所跡である下野国府跡や那須官衙跡をはじめ、駅家跡の可能性が高い上神主・茂原官衙遺跡や長者ヶ平遺跡、さらには下野薬師寺や下野国分寺、下野国分尼寺などの寺院跡が残されています。
　また、栃木県の北東部に位置する現在の那珂川町や大田原市湯津上を中心とした那須地域には、日本三古碑を代表する那須国造碑(国宝)や尾の草遺跡、浄法寺廃寺など、７世紀代に新羅から移住した渡来人に縁の深い史跡などもあります。
　今回、これらを結ぶ東山道駅路をテーマとして、下野の古代を堪能していただくイベントを企画しました。ぜひこの機会にお集まりいただき、楽しんでいただければ幸いです。
（パンフレットより引用）

　なお、11月16日(土)からは、記念講演会や史跡ウォークなど様々なイベントが、栃木県内の各会場で催されます。
　この機会に、晩秋の栃木路へ足をのばしてみませんか。
http://www.pref.tochigi.lg.jp/c01/kouhou/documents/h26tosando_paper.pdf

「公文書管理」条例に関する動き ２９

　平成２５年１０月２１日から平成２５年１１月１日まで、「三豊市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）」に関するパブリックコメントが実施されていました。

　パブリックコメントが終了したため、三豊市のサイトからは削除されてるようですが、パブリックコメント時に公開されていた「三豊市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）」によれば、条例案は、現用文書の管理と非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理法に準じた内容となっています。

  なお、三豊市では、条例設置による三豊市文書館が平成２３年６月２６日に開館しています。

文書管理に関する資格いろいろ。

　今回は、文書管理に関する資格・検定についてご紹介。

●日本経営協会（NOMA）
　　ファイリング・デザイナー検定
　　電子化ファイリング検定
　　公文書管理検定

●日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）
　　文書情報管理士
　　文書情報マネージャー

　詳細はそれぞれの団体のページ等で確認していただければと思いますが、ひとくちに文書管理といっても、大きく見るととても広い範囲が含まれます。
　紙文書の整理に関する手法はもちろん、マイクロ化や電子化の知識も融合させた効率的な管理手法などにについても求められています。

　また、実際の現場での運用が、教科書通りにいくかといえば、なかなか難しく、それぞれの状況に合わせて、統率力、計画力、工夫力、人間力・・・・・などなど、あらゆる＋αを駆使して運用していかなければならなかったりしますが、まずは、こうした検定で、土台固めをすることも重要だと思います。

お伊勢参り

　先日、名古屋方面への出張の際、ちょっと足を延ばして伊勢神宮へ参拝してきました。
　２０年に一度の「式年遷宮」の年だからでしょうか、たいそうな人出でした。
　「宇治橋」を渡り、歩きつづけて辿り着いた「正宮」の前に立つと、厳かな雰囲気に身が引き締まるような気がしてなりません。

　「変わることなく継承すべきこと」と「時代にあわせて変化を求めること」。
相反することですが、現在を生きる私たちにとってどちらも必要なものだと感じました。

「公文書管理」条例に関する動き ２８

　以前、このブログで「（仮称）相模原市公文書管理条例（案）の骨子」についてお知らせいたしましたが、同じ神奈川県の藤沢市でも動きがあったようです。

　平成２５年１０月８日、藤沢市で第１回公文書等管理に関する有識者会議が開催されました。
　藤沢市の「平成２２年度 事務事業評価シート」（http://www.city.fujisawa.kanagawa.jp/content/000355605.pdf）
の「事務事業名 ＝ 文書館運営費」中の「８．事務事業の評価と今後の方針（課長による評価）」には、「クリーンな市政実現のため、公文書等の管理、情報提供のあり方に関する指針案作成のため、条例化も視野に入れた調査研究を総合計画事業として段階的に推進する。また電子文書館の拡充など文書館資料の利活用を図る。」とあります。

ほうれんそう

　「ほう・れん・そう」とは、「報告・連絡・相談」のこと。
会社に入ってから、幾度も言われ続けてきたことです。

　報告・連絡・相談の不徹底により、間違った情報によって仕事をした結果、お客様の要望とは異なる製品ができてしまったり、もっと早くわかっていればより良い対応がとれていたのに・・・なんてことにもつながりかねません。

　伝えるということについても、気を配る必要があります。
　顧客先でも、会社の中でも、様々な知識、技術、経験のレベルの人がいますので、同じことを伝えるにも、その人にわかる言葉で伝えることも重要です。
　経験の浅い人に専門用語ばかりを並べても何も伝わりません。正しく伝わって、初めて情報が共有できたということになるのだと思います。

　
　また悪い報告は、誰でも言いづらいものですが、先送りにすると事態は悪化するだけです。
　職場はチームで動いていますから、良いことも悪いことも共有し、全体として良い方向に動いていくべきものだと思います。案外、言いづらい報告に、次の成長へのヒントが隠れていることが多いものです。
　こうして見てみると、「報告や相談がしやすい環境を作る」ということがとても重要であるということに気づきます。

　

朝活！

　すこし前の話になるのですが、今年６月から８月まで、宇都宮市教育委員会が主催する朝活に参加してきました。
　計５回の講義が実施されたのですが、各回とも朝５時３０分スタートということもあり、遅刻しそうになることも度々でした（汗）。（が、なんとか無遅刻・無欠勤を達成できました！）

　講義のテーマは、「政治・経済」「心理」「芸術」「交通」と多岐にわたり、最終回は市長による「本市のまちづくり！」で締めくくり。
　市長の「熱いおもい」を間近で聴いて、その熱意に圧倒されました。

　朝活には仕事・年齢・性別もさまざまな人がつどい、会場は毎回あふれんばかりのエネルギーが満ちていて、その場にいるだけでも元気になれそうな雰囲気でしたよ。
　おかげで、充実した朝の時間をすごせました。願わくば、続編に期待したいところです。

「公文書管理」条例に関する動き ２７

　「（仮称）相模原市公文書管理条例（案）の骨子」についてパブリックコメントが実施されています。
　 期間は、平成25年9月17日～平成25年10月16日です。

　相模原市のサイトの「（仮称）相模原市公文書管理条例（案）の骨子について」には、「条例（案）の骨子」も掲載されていますので詳細はそちら（以下、ＵＲＬ）で確認できます。
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shisei_sanka/pubcome/027173.html

台風が過ぎて

　週末、日本列島を襲った台風は、大きな被害をもたらしました。
　ここ宇都宮では、それほどではなかったようですが、県の天然記念物に指定されている推定樹齢８００年のオオケヤキが、一部ですが幹が割れて倒れ、建物にも被害があったようです。
　昔から宇都宮の城下町への道しるべとして愛されていただけに残念です。

　また、各地の被害状況を見れば、床上まで水に浸かってしまったり、突風で屋根が吹き飛ばされるなど、その被害の大きさには驚くばかりです。

　こうした災害の多い状況では、災害対策、防災対策はしっかりとしなければならないと思い知らされます。
　命を守ることはもちろん第一ですが、仕事に関して言えば、行政文書や歴史資料、データ等のバックアップ対策等についてもこれからは間違いなく重要になってくるものだと感じますし、またご提案していきたいと改めて思うところです。

尊敬する「リーダーの姿」

　２０２０年のオリンピックが東京で開催されることになりました。
　さまざまな意見がありますが、強力なライバルを相手に勝利して手にした栄冠を、ここは手放しで喜んでいます。

閑話休題。

　いわゆる「有能なリーダー」といわれる方々はたくさんいらっしゃいますが、トヨタ自動車の豊田章男社長は、私が「見習いたい！」と思っている経営者のひとりです。
　群を抜いた品質とコスト競争力を背景に、世界でも有数の企業であるトヨタ。
伝統の堅実経営を実践し、国内生産の空洞化を懸念する意見に対しては「石にかじりついてでも、一定規模の国内生産や雇用を死守する」という明確なメッセージを発信し、関係者の不安を吹き飛ばしました。

　一方で「無類のクルマ好き」という一面もあるらしく、社長に就任する前から激務の合間にレースに参戦することもしばしばで、運転テクニックも相当なものだとか。
　そういえば、最近のトヨタはクルマもCMも強く印象に残るものが多い気がしませんか？
　「ピンクのクラウン」
　「シャア専用オーリス」
などを見たときは「へえ、あのトヨタがここまでやるか！」というのが率直な感想でした。

　守るべき伝統を継承しながら、あらたなメッセージを発信する姿。
ひとりの「リーダー」として、また「クルマ好き」として、豊田社長から目が離せません！

「公文書管理」条例に関する動き ２６

　以前、当ブログで成立をご紹介した小布施町公文書管理条例（H25.3.22成立）、小布施町文書館の設置及び管理に関する条例（H25.3.22成立）ですが、ネット上の「小布施町例規集」で内容の確認が可能となっています。

　文書管理条例を整備している町、公文書館を整備している町は、まだ少数で、文書管理条例と公文書館をともに整備しているのは小布施町だけです。なお、両条例とも平成25年４月１日に施行されています。

　小布施町のサイトによれば、2013年8月1日現在、小布施町の総人口は、11,392人です。

歴史的公文書の選別と保存について

　先の文書管理セミナーでもテーマの一つとなっていた歴史的公文書の保存。
　保存期間を満了した公文書の中から、その自治体にとって歴史的に重要なものを選別して保存するという作業ですが、実際の現場では、様々な要因からその対応に苦慮している自治体が多いようです。

　選別基準については、一般的なガイドライン等はあるものの（これがあるだけでかなり助かるのですが）、実際の選別では、その自治体独自の地域性や歴史的背景があるので、専門的な知識を有する職員はもとより、その地域に精通した職員、または当時を知る役所のOBなどの存在は不可欠となります。
　そういった専門職員の確保、入力等を担当する要員、さらに保存場所の確保、アウトソーシングする場合はその予算などただでさえ考慮すべき点が多い中、
　さらに、保存されている文書の目録が正確でない、または作られていないとなると、
・目録を作り直さなければいけない。
・永年で保存されているものを二重に保存してしまう。
・所在確認ができず、保存されているはずの原本を確認できない。
等々、選別作業の手間はますます大きくなっていくでしょう。

　文書の発生からしっかりと目録を作り、所在管理をしっかりと行なうことが、文書の検索だけでなく、選別作業の効率にまで大きく影響を及ぼします。
　結局は、日々の文書管理が「地域の歴史を残すということ」につながっているといえるでしょう。

整理整頓のススメ

　お盆休みは、いかがお過ごしでしたか？

　とくに出かける予定がなかった私は、思い切って自宅の私物整理に取り掛かりました。
　これまでは、「捨てる」という決断ができなかった衣類や書籍なども「原則として捨てる」考えで整理したところ、半分以上は捨てることに！
　ふだん、会社の中で「整理整頓」の号令をかける身としては少々はずかしい事例なのですが・・・。

　しかし効果はテキメンで、日頃使うものがすぐに取り出せたり、なによりも家のなかがスッキリとしました。おススメです！

　さて、毎月最終金曜日は会社の整理整頓の日です。こんどはこちらもやらないと・・・。

「文書管理セミナー」ご来場お礼！

　去る８月８日（木）に「第17回文書管理セミナー　～文書の災害対策・文書管理条例・歴史公文書の保存と利用～」を開催いたしました。

　うだるような暑さのなか、県内外からほぼ定員いっぱいのご参加者をお迎えすることができました。
　ご参加いただいた皆様をはじめ、貴重な事例をご紹介いただいた講師の皆様、本セミナーにご協力いただいた企業・団体のの皆様にもこの場を借りてお礼申し上げます。


　あろうことか当日のセミナー終了後、なんと緊急地震速報が流れました。
「ヒヤリ」「ドキリ」とされた方も多かったのではないでしょうか。幸い誤報であったようですが、もしこれが誤報でなかったら・・・。
　災害対策は、「転ばぬ先の杖」。今回の「ヒヤリ」「ドキリ」をきっかけに、まずはできることから始められてみてはいかがでしょう。
　それにしても、セミナーのテーマを意識したかのような出来事に驚いています。

第17回文書管理セミナー開催間近！！

　今週、いよいよ文書管理セミナー開催です！！

　天気予報を見てみると、今のところ、開催当日の8月8日（木）は、雨は降らなそうですね。

　猛暑が続く中、またお忙しい中、多数の参加申込みをいただき、大変感謝しております。
　スタッフ一同、「来てよかった」と思っていただけるセミナーにできるよう、準備を整えてお待ちしております。

　また、参加申込みにつきましては、前日の8/7まで受付けておりますので、まだ間に合います！
　皆様のご参加心よりお待ちしております。

変化をリードします！

　私が社会人生活をスタートした20年前は、パソコンといえばデスクトップ型が主流で、さらに１人一台の配備なんて考えられない頃でした。
　それが現在では、タブレットやスマホといった携帯端末が、企業や個人を問わず急速に普及しています。
　時代とともに環境も変わり、それにともなうワークスタイルやライフスタイルの変化も実感します。

　「変化」といえば、私たちにとっても「ファイリングマネージャー」の開発を機に、ひとつの転換期をむかえたといえそうです。
　ユーザー様の声をお聞きしたり、市場調査をすすめるうちに、まだまだ多様なご要望があることを確認しました。

　現在、これまでに培ったシステム開発技術を活かした新製品を開発しています。

　キーワードは、「情報の見える化」。

　どうぞご期待ください！

文書の危機管理とは

　去る７月１２日、宝塚市役所で放火事件が発生しました。まずは、死者が出なかったことが本当に何よりでした。
　ネット上に公開されている現場（市税収納課）の画像を見ると焼けた紙片が多く見られます。
　日経電子版（2013/7/14 20:08）の「焼失と発表の市税台帳は無事　放火の宝塚市役所」には、３種の文書の被害について以下の事実が記されています。

・【市税の滞納や徴収に関する台帳（約２万件）】：　無事発見
・【家屋評価書の控え（約２千件）】：　焼失（庁内システム内にデータあり）
・【口座振り込みの申込用紙など（数万件）】：　焼失（庁内システム内にデータあり）

　この記事には、上記３種以外の文書について記載はありませんが、市税収納課の事務室にあった文書はこれだけではないでしょう。それらがどうなったのかは不明です。
  本当に何があるのかわからない毎日です。事前の対策の重要性を改めて認識させられる事件でした。

文書管理セミナーに参加しませんか？

　8月8日（木）の第17回文書管理セミナーのご案内については、ホームページやこのブログ内でもご紹介させていただいておりますが、各自治体の文書管理担当者を中心に参加申込みが集まってきているところです。ご期待に応えられるよう、鋭意準備を進めております。　
　今回も、すばらしい講師をお招きして、文書管理の重要性から、災害対策、歴史資料の保存まで幅広いテーマで皆様をお待ちしております。

　・文書管理について知識を深めたい。
　・他団体の状況を知りたい。
　・規程の見直しや条例の制定を検討している。　
　・書庫整理や歴史資料保存の具体的な手法を知りたい。
　・職員研修を考えている。
　・効率的に文書を管理できるソフトを検討したい。

　このようなご要望やお考えをお持ちの方に、ぜひお聴きいただきたい内容となっております。　
　また、いつもエフエムラジオから素敵な声を届けてくれております RADIO BERRY パーソナリティの鹿島田千帆様の特別講演もご用意しています。

　忙しくてすべての講演を聴くのは難しいという方は、1つの講演のみの参加も可能です。
　
　参加費も無料ですので、この機会に文書管理の理解をより深めてみませんか？
　社員一同、心からお待ちしております。

企業資料が直面する課題

　７月６日（土）の日本経済新聞 文化面（４０頁）に、「企業の所蔵資料 散逸の危機」という記事が掲載されました。

　文化部の松岡資明編集委員によるもので、同氏は長年にわたり歴史資料の保存・活用に関する事例や課題を取材されているほか著書も多数あり、この分野では国内の第一人者です。

　記事では、企業が創業いらい利用・保存してきた膨大な資料が、企業買収・経営統合・倒産や廃業といった経営環境の急激な変化により行き場を失いかねない状況が差し迫っていることを報じています。
　また、かろうじて個人レベルの有志により支えられている事例を紹介し、受け入れ体制（場所、仕組みなど）の整備が急がれることもあわせて指摘されています。

　最後に、松岡様は記事をこう締めくくっています。
「資料は歴史研究や政策立案に不可欠な知的資源なのに粗雑に扱われる。【中略】デジタル化すれば紙の原本は不要との誤った認識も危機に拍車をかける。【中略】　英国やカナダなどでは公文書に加えて企業や個人の記録資料も社会が保存していく仕組みができており、資料は公共の資産と考えられている。」

　このような状況をすこしでも改善できるよう、私たちも微力ながら頑張っていこうと感じています。

「公文書管理」条例に関する動き ２５

　相模原市長から平成２４年４月２４日に歴史的公文書の保存・利用を含めた公文書の管理の在り方等について諮問を受けた相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会が、平成２５年６月１７日、市長に「公文書の管理の在り方等に関する答申」を提出しました。
　この答申においては、「（仮称）相模原市公文書管理条例」の整備が求められています。

　相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会は、従来から設置されていた情報公開・個人情報保護審議会の役割、名称を改正した組織です。
　「公文書の管理の在り方等に関する答申」は、この相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会内に設置された公文書管理部会における約１年の検討の結果です。

　公文書管理部会の会議録、「公文書の管理の在り方等に関する答申」は、以下で確認できます。
「公文書管理部会会議録」
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shikumi/17561/002925.html
「公文書の管理の在り方等に関する答申」
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/dbps_data/_material_/_files/000/000/026/617/20130617_toushin.pdf

第17回 文書管理セミナー 開催

　今年も文書管理セミナーを開催します。

テーマは、「先進事例に学ぶ、文書管理の実務」。

　文書の災害対策・文書管理条例・歴史公文書の保存と利用について、主に自治体の文書管理担当者向けの内容となっております。

日時：平成25年8月8日（木）
場所：宇都宮市　パルティ（とちぎ男女共同参画センター）
参加費：無料

お申込みお待ちしております。

ＣＭ収録に挑戦！

　先日、地元ラジオ局のスタジオで、当社のＣＭ収録に臨みました！

「私たち自身の声で仕事の内容を伝え、関東インフォメーションマイクロという会社について知ってもらおう！」というのが今回のＣＭのねらいです。

　あらためて感じたのは、２０秒という短い時間でメッセージを伝えることの難しさ。仕事の内容を短いフレーズの言葉に変換する作業では、生来の「ボキャ貧」ゆえに苦労しました。

　いよいよ原稿を片手にスタジオに入り、独特の静寂とヘッドホン越しに聞こえる自分自身の声に多少の違和感を感じながらリハーサルに臨むものの、なかなかイメージどおりにいかないものですね（汗）

　原稿読みのスピード、発声の強弱やトーン、滑舌など・・・なかなか難しかった、というのが正直な感想です。とはいえ、ラジオ局スタッフの皆様の手厚いフォローのおかげで無事に録音が完了しました！

　このＣＭは、７月からエフエム栃木（RADIO BERRY）でオンエアされる予定です。お聞き苦しい点もあるかと思いますが、そこはご容赦くださいね（笑）

地方公共団体の業務継続計画（川崎市）

　文書管理における災害対策を考える場合、対策を特に講ずべき文書のピックアップが課題になります。その際に、助けのひとつになるのが全庁的な業務継続計画です。しかし、全庁的な業務継続計画を策定している団体は、まだ多数とは言えません。

　そこで、全庁的な業務継続計画未策定団体が参考にできるもののひとつとして川崎市が策定した「川崎市業務継続計画（震災対策編）」（平成２４年６月改訂）があります。
　特に「第６章 非常時優先業務一覧」は、「対策を特に講ずべき文書のピックアップ」の参考になります。つまり、この「第６章 非常時優先業務一覧」に掲載された業務に必要な文書は、業務開始目標時間までに使える状況になければならないということです。

　ただし、団体によって状況は違いますので、川崎市の例をそのまま当てはめることはできません。また、「対策を特に講ずべき文書」は、非常時優先業務に必要な文書だけではないという点にも留意は必要でしょう。

　「川崎市業務継続計画（震災対策編）」（平成２４年６月改訂）は、川崎市のサイトの「川崎市業務継続計画（震災対策編）を改定しました。」から全文が確認できます。
http://www.city.kawasaki.jp/160/page/0000009379.html
　

災害対策としての文書管理

　「だれもが必要な文書を使用できる状況の実現」

　これは、文書の適正管理や業務の効率化に必要不可欠な要素ですが、
ついつい属人的な管理になってしまいがちです。

　災害時においては、必要な文書が無事であったとしても、その所在を知る人間がただちに参集できるとは限らず、その文書の所在がわからなければ、迅速な対応はできません。

　普段から「組織的な管理」をしておく事が強く求められています。

人間とシステムの「間合い」

　先日、掃除機を購入しようと家電量販店に出かけたときのこと。
　話題のロボット型掃除機がデモ用のスペースを縦横無尽に動き回るのを見て、今さらですが、思わず感心してしまいました（笑）
　これに「会話機能」や「カメラ映像送信機能」なんかが備われば、ひとり暮らしの高齢者と離れた家族にとっては「頼もしい存在」になるでしょうね。

　閑話休題・・・

　情報システムやソフトウェアの開発にあたり私が心がけていることは、こうしたシステムは人が仕事を合理的にすすめるための「手段」であり、システム構築や稼働が「目的」ではない、ということです。
　時代や環境がどれだけ変化しても、仕事の主役が「人」であることは不変であると信じているからです。

　もっとも、私のように掃除のしかたが雑だったりすると、ロボット型掃除機に仕事を奪われてしまいそうですが・・・。

「公文書管理」条例に関する動き ２４

　相模原市においては、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会の公文書管理部会が、平成２４年６月１８日の第１回会合から、平成２５年４月１７日の会合まで７回の議論を重ねてきました。

　相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会の第７回公文書管理部会（平成２５年４月１７日開催）の会議録によれば、平成２４年４月に市長からの諮問を受けた、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会が５月中に答申文を決定し、市長への答申を行うようです。そして、この答申には、「(仮称)相模原市公文書管理条例」の制定が盛り込まれる予定です。

　相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会公文書管理部会の会議録は、相模原市のサイトで確認することができます。
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shikumi/17561/002925.html

　なお、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会は、文書管理のあり方や文書管理条例等について検討できるよう従来の相模原市情報公開・個人情報保護審議会の役割、名称を変更した組織です。

イメージトレーニング

　一流のアスリートは、イメージトレーニングをすると好成績につながるとよく聞きます。
　主に、良いイメージを作り出して緊張を和らげたり、悪い状況にも適切に対応できる心の準備をしたりする結果、自信がつく、成功率が上がるなどの効果があると言われています。

　仕事の中で言えば、プレゼンテーションの前などに時間配分や質問を想定して本番に備えること等はよく行われていることと思います。

　工程の多い複雑な業務も、一度シミュレートしてみるとうまくいく事が多いように思います。
　頭の中にフローチャートを書いて、工程を実際になぞってみると、見落としていた事が見えてきたり、必要なものがわかってきたりします。紙に書き出したりすればもっと効果的でしょう。

　文書管理に関しても、発生から保管、保存、廃棄という各段階、さらに検索や情報公開・歴史資料指定など多くの考慮すべき事柄が存在します。
　各段階で、必要になってくるのは何か、次にはどのような段階になるのか、どんな問題点が発生してくるのか、どうしておけば後工程が楽になるのか・・・という事を一度流れに沿ってシュミレートしてみることが、今何をするべきなのかが見えてくる近道ではないかと思います。

イベント情報 ４

　現在、栃木県立博物館では、第105回企画展「昭和のおもかげ　～暮らしのなかの風景～」が開催されています。

　エントランスを入ると「てんとう虫」の愛称で広く普及したスバル360とダイハツミゼットがでむかえて、ひとときのタイムスリップがスタート！
　会場には、当時の暮らしに使われていた日用品や家電製品のほか、子供たちが熱中した「めんこ」や「紙芝居」といった遊具なども展示され、一部は実際に遊びかたを体験できるようになっています。
（展示物には、普段は県内の事業所で大切に保存され、今回の企画展に「特別出演」いている貴重品もあります！　栃木県が古くからの「ものづくり県」であることの証、ですね！）

　連日、予想を大きく上回る数の来場者を記録しているそうです。
　親子、孫の３世代で楽しめる企画展なので、家族でひとときを過ごすにはピッタリの内容だと感じました。
　おすすめです！

「公文書管理」条例に関する動き ２３

　小布施町（長野県）議会の平成25年3月議会において、以下２つの条例が成立していました。
１．小布施町公文書管理条例（H25.3.22成立）
２．小布施町文書館の設置及び管理に関する条例（H25.3.22成立）
http://www.town.obuse.nagano.jp/soshiki/15/2503kaigi.html

　小布施町のサイトにおいて両条例の成立は確認できたのですが、内容については確認できていません。なお、小布施町文書館は、役場3階の旧図書館施設を活用し、平成25年4月24日に開館しています。
 
　また、「アーカイブズ 第49号（平成25年3月）」（編集・刊行 独立行政法人国立公文書館）には、小布施町の山岸正男氏、原田知佳氏による「小布施町の取組について」が掲載され、下記ＵＲＬから本文を確認することができます。
http://www.archives.go.jp/about/publication/archives/049.html

バーコードの活用 ２

　以前、文書ファイルにバーコードをつける話をしましたが、実際の文書管理の現場ではどのように使われているのでしょうか。
　その事例をいくつか紹介します。

●引継作業で、ファイルを保存年限毎に箱詰めする時、現物ファイルにバーコードリーダーをあてていき、一括で保存箱番号を入力する。

●　「保存箱」と「配架した棚」にバーコードを貼り付け、保存場所を移動する際、保存箱と棚にバーコードリーダーをあてて配架位置をデータベースに反映させる。

●廃棄作業で、箱やファイルのバーコードを読み込んだものを廃棄済とする。

●ファイルの貸出、返却を管理する。

　これらは、業務の効率化や正確性の確保に役立ちますが、実は隠れた効果として、バーコードがついていないと管理されていないファイルとされますので、担当者もこれはまずいという意識が働き、データの登録もれを防ぐ効果もあるようです。

【アイスバックス】村井さん、おつかれさまでした！

　日光アイスバックスの村井忠寛さんが、先のシーズンをもって監督を退任することになったそうです。
　村井さんは1999年に日光アイスバックスの前身である古河電工アイスホッケー部に入団して以来、2009年3月まで同チームでプレーをつづけた後、2009-2010シーズンからはヘッドコーチ、2010-2011シーズンからは監督として日光アイスバックスを指揮し、2011-2012シーズンには史上初となるアジアリーグ準優勝へチームを導きました。

　数々の輝かしい実績を誇る一方で、辛く厳しい場面に見舞われることも決して少なくなかったはずですが、いかなる状況下にあってもひたすらチームに献身する姿に尊敬と感動の思いを抱いたのは私だけではないと思います。

　村井さんには昨年の文書管理セミナーで講演をいただきましたが、プロスポーツの世界に生きる人の考えを聴く貴重な機会に対してご好評の声や感想を多数およせいただきました。
　村井さん、おつかれさまでした。ますますのご活躍をお祈りしています！

「公文書管理」条例に関する動き ２２

 　３月１８日のブログで、以下３つの条例案が議会に提出されたことをご紹介しましたが、いずれも成立しました。
・香川県公文書等の管理に関する条例  平成２５年３月１９日成立
・高松市公文書等の管理に関する条例  平成２５年３月２５日成立
・高松市公文書館条例  平成２５年３月２５日成立

　なお、香川県公文書等の管理に関する条例は、３月２２日に公布され、平成２６年４月１日施行とされています。
　内容につきましても香川県のサイトで確認できます。　　　　　　　　http://www.pref.kagawa.lg.jp/somugakuji/kenpo/2013index/2013/0322gj5.pdf


 　また、現在、ネット上で以下１、２の情報が公開されています。いずれも文書管理を考えるうえで重要な情報ではないでしょうか。

１．国立公文書館 編集・刊行
　「アーカイブズ第４９号」（平成２５年３月１９日）
　特集：地方自治体における公文書管理、公文書館をめぐる動向
　http://www.archives.go.jp/about/publication/archives/049.html

２．群馬県市町村公文書等保存活用連絡協議会 公文書管理の在り方検討委員会 編集
　「災害対応公文書管理状況チェックシート（初版）」
　http://www.jsai.jp/linkbank/tmpdata/gunma-check.pdf

  なお、１は国立公文書館、２は全国歴史資料保存利用機関連絡協議会のサイトです。

桜 その２

　４月といえば、桜ですね。
他のことを書こうと思ったのですが、ここはやはり宇都宮の桜を載せましょう。

　あいにく曇りだったのですが、雪のようにも見えてこれはこれでいいですね。

桜

　東京では早くも満開になったようですが、ここ宇都宮ではこんどの週末ごろになりそうです。
　当社の近くにも桜並木があり、きっと今年も見事な彩りで楽しませてくれることでしょう。

　たくさんの花びらを身に纏った桜は大歓迎ですが、スギ花粉には早く退場してもらいたいこの頃です・・・。

「公文書管理」条例に関する動き ２１

　以前、パブリックコメントが実施されたことをご紹介した「香川県公文書等の管理に関する条例（仮称）案」、「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）」が、いずれも議会に提出されました。

　香川県については、「平成25年2月県議会定例会提出議案　知事説明要旨」（http://www.pref.kagawa.lg.jp/yosan/teian/teian.htm）に「そのほか、予算外議案として御提案申し上げております議案は、公文書等の管理に関する基本的事項を定める『香川県公文書等の管理に関する条例議案』など新規制定の条例が２議案、（以下、略）」とあります。

　高松市については、「平成25年3月定例会　平成25年第1回高松市議会（定例会）提出議案」（http://www.city.takamatsu.kagawa.jp/20605.html）に「高松市公文書等の管理に関する条例の制定について」と記されています。なお、高松市においては、同時に「高松市公文書館条例」案も提出されています。

  香川県は3月19日、高松市は3月25日が議会の閉会予定とされていますから、もうすぐ結論が出るようです。

花粉の季節

　花粉の季節ですね。
　私は花粉症ではないので、花粉症の方々のご苦労はあまりわからなかったりするのですが、周りを見ると、本当に大変なんだろうなと思います。
　客先に訪問しても、挨拶の次には、「今日も花粉が多くてつらいですね」という言葉が出てきますし、車を洗うタイミングもわからなかったりします。

　花粉ではないですが、当社の業務も、ほこりの舞う中での作業というものもあります。
（工事関係の方々に比べれば全然少ないでしょうが）

　アーカイブ関係の仕事をしていると、古いものに触れる機会も多く、
　例えば、古民具に何十年も降り積もったほこりや、古文書からでる粉（紙片やほこり、はたまた虫の死骸なのか）、人の出入りがない倉庫や書庫での作業など・・・
そのことによって歴史を感じたりもできるのですが、うがい・手洗いはまめにと心がけているところです。

当社の近況です

　いよいよ年度末をむかえました。
　当社もせわしい雰囲気につつまれていますが、納品する成果品のかたちも見えてくるなかで、スタッフ一同お客様の顔を思い浮かべながら心をこめて作業をすすめているところです。

　さて、当社の仕事と同様に「文書管理」のテーマが多いこのブログですが、今日はすこし変わったご報告を・・・。
　先日、国指定文化財など数点について三次元データでの計測作業をおこなってきました。
　この業務を発注されたお客様のねらいは、学術的研究の深化のためであることはもちろん、文化財を観光資源として活用するための第一歩として位置づけられています。
　三次元データを活用した各種コンテンツの利用により、歴史や文化への関心が高まり、地域に活力を生み出すきっかけとなることが期待されているのです。
　その実現にむけ、私たちも気を引き締めて取り組もうと決意をあらたにしてるところです！

「公文書管理」条例に関する動き ２０

　寒い日がつづきますが、体調を崩されたりしていませんか。
　今週なかばを境に、春の訪れを感じる機会がふえるとの気象予報を見ました。厳しい寒さからも、もう少しで解放されるのでしょうかね。

　さて、以前このブログで成立したことをご紹介した「秋田市公文書管理条例」ですが、ネット上の「秋田市例規集」に掲載され全文が確認可能になりました。
http://www.city.akita.akita.jp/city/gn/dc/reiki/reiki_honbun/ac30209001.html

　また、2013年2月15日開催の公文書管理委員会委員懇談会において、内閣府大臣官房公文書管理課がまとめた「平成23年度における公文書等の管理等の状況について」（平成25年2月）が配布されました。
　この文書には、公文書管理法が施行された平成23年度における行政機関および独立行政法人の文書管理の状況、特定歴史公文書等の保存及び利用の状況等が問題点も含め示されています。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20130215/20130215haifu1-1.pdf


【追伸】
　昨日、日光市を震源とするやや強い地震がありました。宇都宮市内をはじめ当社においても被害はなく、いたって通常のとおりです。
ご心配のお電話などをいただきましたことに、お礼申し上げます。ありがとうございました。

文書管理における「突合」作業について

　「突合（とつごう）」という言葉は聞き慣れないかもしれませんが、文書管理の場合、文字通り「突き合わせる」ことです。

　何と何を突き合わせるのか。
　それは目録と文書ファイル現物です。

　ファイルの目録は、どういったファイルを所有しているのか、また、それがどこにあるのかを示す手がかりであり、情報公開にも絶対的に必要なものです。

　しかし、どこかの時点で、目録を整備したとしても、事務室や書庫にあるファイルは廃棄されたり、保存場所を変えたりしていきますので、それに応じて目録も更新していかなければ、その目録は意味のないものになっていきます。
　文書管理において、「構築」よりも「維持」が難しいと言われる要因のひとつです。

　この目録と現物の不一致は、様々な自治体での悩みとしてもよく聞かれる事項です。
　職員の負担や各部署毎のバラつきをなくすためにも、数年に1回、できれば毎年の突合作業の外部委託（アウトソーシング）はいかがでしょうか。

まず、基本！

「挨拶の励行」
「整理整頓の徹底」
「ルールや時間を守る」・・・

　こうしたごく当たり前とされることが、意外におざなりになりがちでもあります。
「平凡とされることを非凡なくらいに徹底すれば、一流の会社（人）になれる」と説教された（・・・もとい、指導された）経験がありますが、なるほど「平凡なことですら徹底できない会社（人）は、一流になれない」と言い換えることもできますよね。

　一流の会社にむけて私たちの現状はまだまだ道なかばといったところですが、100年企業を目指して「挨拶の励行」「整理整頓の徹底」「ルールや時間を守る」といった「凡事徹底」を強力に進めてまいります。

　これは、職位や雇用形態を問わず当社で働くすべてのスタッフが取り組むべきことであり、その徹底をめざします。

　世の中の動き、会社をとりまく環境、いずれも猛烈なスピードで変化しておりますが、このような時こそ「まず、基本！」に立つべきだと考えます。

「公文書管理」条例に関する動き １９

　高松市が「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）」についてパブリックコメントを実施しています。
　期間は、平成２５年１月２５日（金）から２月８日（金）までとなっており、「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）の骨子」は、以下で確認できます。
http://www.city.takamatsu.kagawa.jp/file/20450_L11_joureiann.pdf

　なお、上記「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）の骨子」には、「※次の第３に掲げる特定歴史公文書等の保存、利用等については、公文書館で行うこととするため、施設の整備および公文書館条例（仮称）の制定を予定している。」との記載がみられます。

マイクロフィルムの特長

　このブログで何度かマイクロフィルムについて記述してきましたが、今回はその特長について触れてみます。
　①長期・安全保存性
　　　　適正な保存条件下（温度、湿度等）では、500年の期待寿命があります。
　②システム独立性
　　　　紙以外での唯一の可視媒体です。
　　　　マイクロリーダーや拡大鏡等で閲覧が可能です。
　③統一規格
　　　　サイズや縮率はISOやJISなどの規格で定められています。
　④高画質
　　　　高解像度の画像を形成しています。
　⑤高い法的証拠性
　　　　元情報からそのまま複写したマイクロフィルムは、法的証拠性を持ちます。

　役所等では、マイクロフィルムも「文書」とみなしていることが多く、適正に管理することが求められています。

文書管理研修の効果

　ここ最近、私たちが実施している「文書管理のご支援」について、お問い合わせがふえているような気がします。

　どのようなご支援を求められているのか伺うと、内容もさまざまですが、共通してよくお聞きする課題（というか、悩み？）に「文書管理の重要性についての理解が不足しており、関係者に文書管理関連の指示や依頼をしても消極的な対応しか得られない」というのがあります。（みなさんは、いかがですか？）

　「文書管理の不徹底による致命的な事態に見舞われた経験がない」人が大半を占めるからなのでしょうか？
　それでも、「致命的な事態」には至らなくても、「文書を探すのに苦労した」「文書が見つからないので、仕事に影響が及んだ」というケースは、多くの人が経験しているのではないかと思われます。
　文書管理を徹底すれば、こうした事例の大半も未然に防止することができます。


　当社では、組織内の職員に「文書管理の重要性や効果」について理解を深めていただくための研修を承っております。
　「研修実施後は、職員の意識が明らかに変わった！」という喜びの声を多数いただいている、当社自慢のプログラムです。（笑）
　例年、１月から３月にかけてのこの時期はお客様からのご用命が集中いたします。ご希望の方はぜひお早めにご連絡ください！

「公文書管理」条例に関する動き １８

　昨年、このブログで「パブリックコメントの実施」および「議会提出」についてご紹介した「秋田市公文書管理条例案」、「草津市市政情報の管理に関する条例案」がいずれも平成２４年１２月２１日に原案通り可決、成立しました。
　「秋田市公文書管理条例」は平成２６年４月１日、「草津市市政情報の管理に関する条例」は平成２５年３月３１日の施行とされています。

　なお、各議会のサイトにおいて両条例が成立したことは確認できたのですが、公布については平成２５年１月１５日現在、確認できていません。

　また、平成２４年１２月３日から平成２５年１月４日まで、香川県が「香川県公文書等の管理に関する条例（仮称）案」に関するパブリックコメントを実施していました。条例案の骨子は、以下で確認できます（平成２５年１月１５日現在）。
http://www.pref.kagawa.lg.jp/kgwpub/pub/cms/upfiles/jyoureiannno%20gaiyou_15360_1.pdf

新しい年です。

　新年あけましておめでとうございます。

　当社は今日から本格稼動です。
　従業員も全員元気に出社しており、一安心です。

　他の会社も今日から仕事始めのところは多いのではないでしょうか。
正月気分が抜けきらず、なかなかエンジンのかからない人もいそうですが。

　政治も新政権がスタートし、景気回復への期待が大きくなっていますし、良い1年にしたいものです。
　景気というと、テレビやラジオで、「景気の気は気分の気」というような言葉を聞きますが、あながち間違った話でもないような気がします。
　似たようなニュアンスで、幸せだから笑っているのではなく、笑っているから幸せが来るのだ・・・なんて言葉も誰かが言っていたような。

　ともあれ、暗い顔をせずに、笑う事が多い1年にしたいものです。