2016年1月26日

規程の見直し

 文書管理業務に携わっていると、文書管理規程を見直したいという要望もよく聞きます。
 昔策定した規程が現状と合わなくなってきている、手間がかかって守れない・・・等々。

 一度決めたルールを守っていくことは大切ですが、それは時と場合によります。
 特に今、その規程を定めた目的が達成できない状態であるとするなら、それは見直すことが必要でしょう。

 文書管理に限ったことではないと思いますが、その時々でより効率的な方法やより適切な方法というのは変わっていくはずです。
 例えば、文書ファイルの背に貼るラベルにしても、昔は手書きで描き込んでいましたが、テプラを使うようになり、今ではパソコンから印刷することができます。
 一度プログラムを組んでしまえば、識別しやすいデザインや色分け等も自由自在です。

 文書管理の場合は、継続して守っていけるという事が特に重要で、どんなに厳密な管理を規定したルールを作成しても、現実として皆が守っていけない規程では、数年のうちに文書管理体制は崩壊してしまうでしょう。

 当社は、規程作りのお手伝いもさせていただいておりますので、これからもお客様と一緒になって、より良い手法を考えて続けていきたいと思います。



2016年1月18日

お客様の「事業継続」に貢献します!

 暖冬や雪不足と言われましたが、今日は早朝から積雪です。
 事故に遭うこともなく仲間が出社してくれてホッとしているところです。

 昨年は当社でもBCP(事業継続計画)を策定しましたが、積雪による交通機関のマヒで「出社できる社員が数名」「材料や資材が到着しない」等の場合にも機能するのか、この機会に検証してみようと思います。
 またBCP策定に際しては、自然災害に対する「人や設備の予防安全対策」だけでは不十分であることを痛感しました。

 例えば、重要な文書の「原本」や「マスターデータ」については、災害、物理的劣化、不慮の事故等による消失リスクに備えた「バックアップの確保」が必須です。
 「最悪の事態」を想定した平時の準備が、万一の際に明暗を分けることでしょう。

 プロとして的確なご提案を行い、企業や官公庁の事業継続の一助として貢献できるよう社業に邁進しようと志を新たにした雪の一日です。


2016年1月12日

「公文書管理」に関する情報 6

 興味深い資料を見つけました。
 熊本県の熊本県行政文書管理規程第60条には、熊本県行政文書の管理に関する条例の規定に基づき以下の規定がおかれています。

(点検・監査) 第60条
 文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 副総括文書管理者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
(熊本県行政文書管理規程)


 この規定に基づいて実施された点検結果が、平成27年8月31日に開催された平成27年度第1回熊本県行政文書等管理委員会において報告され、配付された資料が熊本県のサイト「平成27年度熊本県行政文書等管理委員会について」の「4 熊本県行政文書等管理委員会の開催について」で公表されています。
https://www.pref.kumamoto.jp/kiji_13225.html

 「第1回」の「委員会資料」、「資料2」がこの点検に関する資料です。
 以下のように資料2には、別紙1と別紙2そして添付資料が2種付属します。

資料2 平成27年度点検実施状況に係る報告について
・(別紙1) 点検項目
・(別紙2) 行政文書管理に係る点検
・(添付資料)点検実施結果通知、点検結果事例一覧表

 いずれも興味深い内容で、参考に出来る点もありそうです。


2016年1月6日

本年もよろしくお願いいたします!

 明けましておめでとうございます。

 本年も「信頼される仕事」「期待を超える出来ばえ」を社員一同、お客様にご提供いたします。

 益々のご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。