2017年3月28日

異動と文書管理

 異動の季節です。
 さて、異動後に新たな業務を引き継いだ場合、前任者が作った文書が重要な手掛かりになるのは言うまでもありません。

 ただ、提出した書類や成果品、仕様はわかるのですが、なぜその仕様なのか、どういう方法で作成していくのか、どういう経緯でこのような成果品になったのかといった一番知りたい事が書かれていない事が多いのも事実です。

 手書きでも良いから、箇条書きでも良いから、経緯や注意点等の情報を書いておいてほしかったと思う事が多くあります。

 振り返って自分自身を考えると、その時はそれどころではないという状況なのはよくわかりますが、後任者のためにも、また来年度の自分のためにも、必要な情報を文書化しておくべきだと考えたところです。


2017年3月22日

春の便り

 先週末が暖かかったせいか、会社近くの桜の蕾がふくらんできました。
 もうすぐ、毎年楽しみにしている綺麗な桜並木を見ることができそうです。

 桜を愛でながら心機一転、仕事や私生活で新たなチャレンジへの取組に思いを馳せるのも悪くないですね!


2017年3月13日

地方公共団体のBCP策定状況

 平成28年4月1日現在における消防庁の調査「地方公共団体における業務継続計画策定状況の調査結果」(平成28年10月28日)が公表されています。
https://www.fdma.go.jp/neuter/topics/houdou/h28/10/281028_houdou_1-1.pdf

 これによると、平成28年4月1日現在、業務継続計画策定状況は、都道府県においては100%、市区町村においては41.9%(730団体)とのことです。

 この前の調査は、平成27年12月1日現在、つまり今回の調査のわずか3か月前に行われました。
 前回の調査と今回の調査を比較すると、業務継続計画策定団体は、都道府県において5団体、市区町村において95団体の増加となっています。
 しかし、それでもまだ、約6割の団体が業務継続計画未策定です。

 平成29年3月11日、東北地方太平洋沖地震から6年が経過しました。

2017年3月6日

先読みファイリング

 最近、文書の廃棄作業をしました。
 ファイルから文書を外すのはまだ良いとして、クリップ類を外すのが結構手間です。
 さらに使っているシュレッダーの刃を傷めないよう大量のホチキスを外して・・・

 廃棄する時のことまで考えてファイルするのは難しいかもしれませんが、必要以上にクリップやホチキスを使うのはやめようと思ったところです。
 また、なんでこんなものも綴じたのだろうという文書もけっこう含まれていたりします。

 必要なものを綴じることは最低限徹底するとして、余裕があれば、廃棄する場合のことまで考えてファイリングするようにしたいところです。