2015年7月22日

今年も文書管理セミナーの季節がやってきました。

 お待たせしました。
 第19回文書管理セミナーを開催いたします。

 今回のテーマは、「現用文書とアーイブズ」と題して、現用文書だけでなく、非現用文書への対応や歴史資料選別の事例についてご紹介します。

日時:平成27年8月18日(火)13:00~16:00
場所:宇都宮市 パルティ(とちぎ男女共同参画センター)
参加費:無料

2015年7月13日

まるで、梅雨明け

 宇都宮は、そう思わせるような猛暑日です。
 肌寒さを感じるような日が続いていただけに、体がついていくのかどうか・・・。

 ところで、保管する「文書」「データ機器」「フィルム」「CD・DVD」等にも人間と同様に大きな負荷がかかりますので、ご用心を。

 そんななか、当社のスタッフも空調が十分とはいえない書庫での作業や、照明ライトの熱を感じながらの撮影などを、黙々と頑張っております!

 とにかく熱中症には気をつけて、この夏を乗り越えましょう!

2015年7月6日

「公文書管理」に関する情報 5

 平成25年4月1日に公文書管理条例を施行した長野県小布施町がホームページで公文書の管理状況の概要を公表しています。
 これによると、平成27年3月31日現在、公文書ファイル管理簿に記載されている「総ファイル数(冊)」(1年未満の保存期間が設定された公文書ファイル等を除く)は、以下の通りです。
 町長部局:1,802 その他実施機関:281

 ただし、「公文書管理条例施行(平成25年4月1日)以後の公文書に係る記載状況」との説明がありますので、前の数値は小布施町が保有するすべてのファイルというわけではなく、平成25年度、平成26年度に発生し、1年以上の保存期間を指定されたファイルということになるでしょう。
 また、単位が「冊」とされていますので、その多くは簿冊であろうと推測されます。

 公文書ファイル管理簿にはこれらのファイルの「保存期間満了時の措置」が「移管」または「廃棄」と記載されているわけですが、町長部局のファイル1,802のうち、317ファイルは「未設定」とされています。
 これについては、「(注) 保存期間満了時の措置の記載状況中「未設定」のものは、常用文書または複数年ファイルであって保存期間満了日が未定のもの」との説明があります。

 従って、「保存期間満了時の措置」が「移管」または「廃棄」と記載されているファイルは、以下の数となります。
 町長部局:1,485 その他実施機関:281

 このうち、「移管」と明記されているファイルは、「町長部局:146」、「その他実施機関:191」です。
 町長部局の「移管」率が約10%であるのに対し、その他実施機関の「移管」率が約68%と高いこことが注目されます。何か理由があるのかもしれません。

 なお、保存期間が満了した文書のうち、歴史資料として保存すべき文書の比率は、団体によって異なります。また、同じ団体であっても年度によって異なるでしょう。

 小布施町のサイトによれば、2015年7月1日現在小布施町の総人口は、11,231人です。
 小布施町「公文書の管理状況の概要を公表します」は、以下で確認できます。http://www.town.obuse.nagano.jp/soshiki/2/koubunsyo-h26.html