2011年12月26日

今年ももう終わり

 クリスマスも終わり、すぐに年末です。
月日が経つのは早いものですね。
今年は皆さんどんな年だったでしょうか。

 会社の中でも色々なことがありましたが、共に働く仲間のおかげでなんとか新しい年を迎えられそうです。
 感謝をしつつ、来年の目標でも考えたいところですが、
その前に大掃除。
 自宅のちらかった部屋をどう片づけるか・・・悩みどころです。

2011年12月19日

凡事徹底

 先日のことです。
 昼食で、とある全国チェーンのカレー店に立ち寄りました。
 競争の激しい外食業界で全国展開するほどの会社だけに、食事が美味しく、従業員の接客も平均以上のものだと感心しながら店を出ました。

 ところが、外に出て再度ビックリ!
 窓ガラスが綺麗にされていること自体とくに驚くほどのものではありませんが、その窓枠にはホコリや泥が付着しておらず、そこに手を触れてもきっと汚れないであろうことが容易に想像できました。
 その店舗は幹線道路に面しており、そこで何年も前から営業しているのですから、マメに掃除をしていなければ窓枠など数日でドロドロに汚れてしまうはずです。
 
 ひとくちに「窓を掃除する」といっても、日ごろからここまで徹底しているケースはそう多くないと思います。
 「一流の会社」は、平凡なことも他人が真似できないくらいに徹底するものだと感心しました。
 
 私たちも、日々「凡事徹底」を実践していきたいものです。

2011年12月12日

「公文書管理」条例に関する動き 7

平成23年9月29日、「平成23年度第1回豊中市歴史的文化的文書保存利用検討会議」が開催されました。
 
 この検討会議は、豊中市歴史的文化的文書保存利用検討会議設置要綱第1条によれば「豊中市が保有する歴史的文化的価値を有する文書の望ましい保存のあり方及び有効活用方策等並びに保存期間の満了した行政文書の取扱い等について検討するため」に設置されたということです。

 この検討会議の第1回会議録が豊中市のホームページに掲載されています(http://www.city.toyonaka.osaka.jp/top/__filemst__/11737/rekibunkaigi_h2301.pdf)。

 このなかに「豊中市におきましても行政文書に関する条例を検討しているところです。」という事務局の発言がみられます。あくまで検討中とのことですからいかなる結果になるのかはわかりません。しかし、このような文書管理条例や歴史資料に関する検討が行われること自体、重要なことと思われます。

2011年12月5日

絵図を見るには

 2メートル四方以上の大きな絵図、5m以上の巻物。
文化財に関わる業務をしているとそのような資料に出会う事があります。

 この中でも、公図の原型ともいえる明治期に作成された
「地引絵図」などは、現在でもしばしば閲覧の機会があるそうです。

 もちろん貴重な歴史資料でもありますので、その取扱いには十分気をつける必要がありますが、
・広げたり、たたんだりを繰り返すうちに折り目から破損してしまう
・そもそも広げられるスペースがない
・広げられても上を歩くわけにいかず、中央付近の字が読めない
などその閲覧には苦労するところです。

 そこで、デジタル化してパソコンの画面で閲覧する方法が有効です。
利用に便利なだけでなく、原本は保存に徹することができるので、資料保存の観点からも有効と言えます。

参考:当社ホームページ 大絵図デジタル画像作成
http://kantoinfo.net/business/03.html

2011年11月28日

文書管理は千差万別!?

折に触れてお客様への営業や提案をおこなっていますが、以前にくらべて文書管理への関心が高まっているのを強く感じます。
 
 市町村の役所では、保存期間を満了した「非現用文書」の取扱いに関連して、「歴史資料として選別するための方法は?」「財政難のなか、歴史資料の保存先はどのように確保したらよいか?」といったご質問をよくいただきます。これは公文書管理法の第4章に定められた「歴史公文書等の保存、利用等」をふまえてのご質問だと思われますが、公文書管理法の施行以前には話題にあがることなど皆無に近いものでした。

 民間企業においては、「過去から現在にわたる文書や資料の検索・表示システムを、どう構築したらよいか?」「デジタルデータの長期保存の方法は?」といったご質問が多いですが、人材流動化や世代交代を理由とするノウハウの継承や、重要情報の安全対策などが喫緊の課題であることを示唆しているような気がします。

 ひとくちに「文書管理」といっても、課題や対策はお客様ごとに千差万別です。最適なストーリーを描いて提案できるよう、社員一同、心を込めて仕事に臨んでまいります。

2011年11月21日

「公文書管理」条例に関する動き 6

以前にもお知らせした埼玉県志木市の(仮称)「志木市公文書管理条例」について、パブリックコメントが開始されました。パブコメの期間は11月1日~11月30日までです。

 詳細は、志木市のサイトの「(仮称)志木市公文書管理条例の素案について意見を募集します」(http://www.city.shiki.lg.jp/51,33659,177.html)をごらんください。条例素案には、逐条解説も掲載されています。

2011年11月15日

机の上は滑走路?!

よく昔は、机の上に書類が山と積み上げてある中で仕事をしている人を見ると、
「忙しい人なんだな」
「仕事が多い人なんだな」
と思ったものですが、文書管理の観点から見ると、作業スペースや書類の探しやすさ、セキュリティ、効率の面等からも必要なもの以外は机の上にない状態の方が効率的に仕事がこなせると言われます。
 そして帰る時には、机の上は何もない滑走路のような状態が理想とされます。

 さて、あなたの机の上はどうでしょうか?

2011年11月7日

古くて新しいメディア!?

 若い世代を筆頭に、「マイクロフィルムを見たことがない」あるいは「マイクロフィルムを知らない」といった方も少なくないのではないでしょうか。
 残念ながらもはや「若い世代」とは言えない私ですら、いまから10年前にこの仕事に就くまではマイクロフィルムに触れる機会などありませんでした。

 文書・図面・映像がデジタルデータによって作成されることがあたりまえとなった現在、紙やマイクロフィルム等いわゆる「アナログ媒体」の活躍ステージも少なからず減少しているわけですから、「マイクロフィルムを知らない」人が増えていてもいても不思議なことではありませんよね。

 一方で、デジタルデータの特性がもたらす意外な弱点についても徐々に明らかになってきました。
 
 改ざん、漏洩などの事故は、アナログ媒体とは比較にならない量とスピードで被害をもたらします。また、大切な記録の再生を試みたものの、原因不明の理由により「なぜかファイルが開かない!」といった事故も頻発しているようです。

 そうしたなかで、マイクロフィルムをご紹介した折に「マイクロフィルムって、古くて新しいメディアかもしれませんね!」と感想を漏らしたお客様がいらっしゃいました。
 デジタルデータが克服できない課題をあっさりと解決できる一面において、そこに新たな価値が見い出されているのですね。
 
 こうした「気づき」を与えていただいたお客様に感謝するとともに、プロとして恥じることのないよう研鑽しつづけることをひそかに誓ったところです。

2011年10月31日

熊本県行政文書等管理委員会の活動

 熊本県行政文書等の管理に関する条例を整備し、その施行を平成24年4月1日に控えた熊本県は、第三者による委員会である熊本県行政文書等管理委員会において、行政文書管理規程や歴史公文書の選別基準、歴史公文書利用等規則等について検討を重ね、その状況をホームページでも公開しています。
 
 熊本県のサイトの「熊本県行政文書等管理委員会について」(http://www.pref.kumamoto.jp/soshiki/158/-iinkai.html)には、様々な資料や議事概要が掲載されており、いずれも大いに参考になります。

2011年10月24日

情報の「5S」を応援します

 5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)は、職場や工場等でよく聞かれる言葉です。
最近では、「習慣」も入れて6Sなどとしているところもあるようです。

 さて、この言葉、「文書管理」や「情報管理」にも当てはまる部分が多いのではないでしょうか?
 必要な情報は、整理整頓されていますか?
 すぐに取り出して、ただちに使う事ができますか?
 決められたルールは守られていますか?

 私たちは情報の「5S」を応援します。

2011年10月21日

鳥取県公文書等の管理に関する条例が公布されました。

平成23年10月14日、鳥取県公文書等の管理に関する条例が公布され、
平成24年4月1日より施行されます。

詳細については、鳥取県公式ホームページの鳥取県公報掲載ページから見ることができます。
平成23年10月14日付鳥取県公報号外第99号
http://www.pref.tottori.lg.jp/dd.aspx?menuid=23645

2011年10月17日

栃木へ足をのばしてみませんか!(宇都宮編)

 朝晩の気温も下がり、日ごとに秋の深まりを感じさせつつありますね。私のまわりでも風邪が流行っているようですので、みなさまもお気を付けください。

 さて、ここ宇都宮では世界的な自転車レースである恒例の「ジャパンカップ」が今週末に開催されます。本大会で20回目となる今年は、例年以上に多くの選手やファンで街中がアツくなるだろうと予想(というか期待!)しているところです。

 初日の10月22日(土)は市内メインストリートの周回コースを会場に「クリテリウム」が、翌23日(日)は会場を森林公園周回コースに移して「サイクルロードレース」が開催されます。

 世界トップレベルの選手がエントリーしているだけに、迫力あるレースが楽しめますよ!

ぜひ、宇都宮へ足をのばしてみてください! 


 ジャパンカップ公式サイト http://www.japancup.gr.jp/2011/
 宇都宮観光コンベンション協会公式サイト http://www.utsunomiya-cvb.org/

2011年10月11日

災害時における記録のバックアップ対策事例

 災害時における記録のバックアップ対策事例として、興味深い情報をみつけました。

 長岡市と新潟市が平成9年6月1に締結した「電子計算機データのバックアップテープの相互保管に関する協定」です。これは、長岡市のサイトにある「長岡市災害時支援協定等一覧」(平成22年3月現在)(http://www.city.nagaoka.niigata.jp/sityositu/kaiken/0315-3-2.pdf)に掲載されている情報です。

 また、羽曳野市防災会議「羽曳野市地域防災計画」(平成19年)(http://www.city.habikino.lg.jp/10kakuka/24kikikanri/06bousaikeikaku/)の「第2部災害予防対策計画/第2章 災害応急対策・復旧対策への備え」によれば、大阪府羽曳野市、和歌山県田辺市間においても「データ相互保管協定」があるようです。

 いずれの協定も詳細は不明ですが、興味深い協定です。

 先の大震災から7か月が経ちました。この間、復旧・復興にむけ全力で走り続けている方々におかれましては体調を崩されませんようご自愛ください。

2011年10月3日

「書庫」と「倉庫」

 書庫整理を行なおうとする時に、まず目にするのが、
「書庫」の中に管理すべき文書の他に、「消耗品」「備品」等が混在し、「倉庫」と化している風景です。
 これでは、適正な文書管理が為されているとはいえません。
 まずは、組織として管理すべき文書とその他のものを分ける作業が必要になります。

 さて、皆さんが「書庫」と呼んでいる場所は、「倉庫」となっていないでしょうか?

2011年9月26日

がんばれ!日光アイスバックス

 「世界遺産の街」日光は、昔からアイスホッケーが盛んな地域でもあります。ここにプロのアイスホッケーチームがあるのをご存知ですか。
 
 その名も「HC日光アイスバックス」。

 栃木が誇るプロスポーツの雄の、今シーズン初のホームゲームを観戦する機会に恵まれました。
 スタンドを埋めるファンの数と声援の大きさに圧倒されながらスピード感あふれる試合を楽しめましたが、とりわけ選手同士のコンタクトプレーは「氷上の格闘技」そのものの激しさ!

 試合結果は、地元の声援のかいもあり10対4のスコアでアイスバックスが勝利を収めました!

 日光をはじめ、栃木はますます元気です!

2011年9月20日

「公文書管理」条例に関する動き 5

 現在、開催中の鳥取県9月議会に「鳥取県公文書等の管理に関する条例案」が付議されています。鳥取県9月議会の会期は10月12日までですので、それまでには条例成立について結論が出るわけです。
 なお、条例案は、鳥取県のサイト「平成23年9月定例県議会」(http://www.pref.tottori.lg.jp/dd.aspx?menuid=173254)からみることができます。

 以前にお知らせした、志木市公文書管理条例に関するパブリックコメントは、「志木市意見公募手続実施状況 志木市」(http://www.city.shiki.lg.jp/51,2500,238.html)の「意見募集予定の案件(平成23年度)」によれば、平成23年11月に延期されたようです。

2011年9月12日

あれから6か月

 未曽有の被害をもたらした東日本大震災から6か月が経ちました。

 住み慣れた地を離れての暮らしを余儀なくされた方、仕事を失ったり事業や家業の存続が困難になった方が依然として多数いらっしゃるという事実に心が締めつけられます。

 復旧・復興には相当の時間を要すると思われますが、この大惨事と復興に向けたあゆみを記録に残し、不測の事態に備えるよう後世へ伝えることの大切さを強く感じています。

 私たちは、得意とする「文書管理支援事業」と「データベース事業」をつうじて「記録を残し、生きた情報として活用する」環境づくりをご支援し、社会貢献に努める決意をあらたにしたところです。

2011年9月5日

全史料協全国大会について

 「地域社会とともに歩むアーカイブズ ―公文書管理法時代を迎えて―」の大会テーマのもと、第37回全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)の全国大会及び研修会が、平成23年10月27日(木)・28日(金)の2日間、群馬県高崎市で開催されます。

 全史料協の会員でなくても参加できますので、公文書館、公文書館制度、歴史資料、公文書管理法等に興味をおもちの方は参加されてみてはいかがでしょうか。公文書管理法の生みの親ともいえる福田元総理の講演も予定されているようです。

 詳細は、全史料協のサイト(http://www.jsai.jp/taikai/gunma/index.html#kanren)に掲載されています。申し込みは、「平成23年9月13日(火)必着」とのことです。

2011年8月24日

適切な「管理」について

 公文書管理法が今年4月から施行されています。
 この法律は国と独立行政法人の文書についての定めですが、地方公共団体もこの法律の趣旨にのっとり、適正な文書管理に努めなければならないとの条文があります。

 「管理」というと、窮屈な印象を受けることもありますが、他の法律でも多くが、また日々の業務等でも同様に、
●より良く利用するために
●より効率的な運用をするために
・・・「管理」をするということです。

 適切な「管理」は、大きな効果(恩恵)を与えてくれます。
地方公共団体でも、適切な文書管理の実現により、様々な効果が期待できます。

・情報公開(説明責任)の適正化
・検索時間の短縮等による業務の効率化
・知的資産の有効活用
・適切な行政判断材料としての活用
・歴史資料の適正な保存
・個人情報保護の徹底
・情報の共有化
・適正な廃棄による書庫スペースの確保
・執務環境の向上

また、これらが、
●住民サービスの向上
●住民の共有資産である文書の有効活用
●地域の歴史を後世に伝える
ということにつながっていきます。

2011年8月16日

栃木へ足をのばしてみませんか!(那須編)

 連日の猛暑で、心身ともにお疲れの方も多いのではないでしょうか?

 私たちの地元 栃木県には、那須高原という日本でも有数の避暑地があります。
 この地には御用邸もあり、天皇陛下をはじめ皇室の方のご静養の場としても選ばれていますが、本年5月にはこの那須御用邸の敷地の一部が「那須平成の森」として一般解放されました。 

・那須町ホームページ(http://www.town.nasu.lg.jp/)
・那須観光協会ホームページ(http://www.nasukogen.org/)
・那須平成の森ホームページ(http://www.nasuheiseinomori.go.jp/)
 
 木々の緑にかこまれて澄んだ空気を胸深く吸い込めば、日々のストレスから解き放たれること間違いなし!
 さらに、新鮮な地元の採れたて野菜と、日本を代表するブランドになった那須牛に舌鼓をうてば、お腹も大満足ですよ!

 目下、放射能の影響によりご心配の向きもあろうかと思いますが、地元では総力をあげて安全性の確保に全力を尽くしておりますので、安心して高原の空気と味を堪能してくださいね。

2011年8月8日

地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン

 いまから3年前の平成20年8月、総務省は「地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン」を公表しました。

 「ICT部門」とは「電算部門」、「業務継続計画」とは「災害復旧計画」、つまり、「地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン」とは、「地方公共団体における電算部門の災害復旧計画策定に関するガイドライン」とでもいったところでしょうか。
 ここには、「バックアップをとっておくべきデータのみつけかた」等も含め、電算部門における「BCP」の策定方法が示されています。「BCP」自体も重要ですが、その策定過程において、現状の課題、講ずべき対策が明らかになる点がポイントです。

 「地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン」は、総務省のサイト、「『地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン』の公表」(http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/2008/080821_3.html)のページに掲載されています。また、ここでは、他に以下の資料もみることができます。

 「ICT部門の業務継続のための基礎的対策計画<サンプル>」
 「ICT部門の業務継続計画<サンプル>」

2011年8月1日

記録を残すということ

 記録はただ残せばいいというわけではありません。

 「読める」状態が確保されていることが重要です。
 アナログ(紙やフィルム)の場合は、紙の種類(酸性紙劣化など)や色あせ、さびやカビ、保存環境など気をつけることは多いにしても、直接目で見ることができます。

 問題は、デジタルです。
直接目で見ることができず、再生するには機材やソフトが揃っていることが求められます。
 フロッピーディスクやMOなどは、読み込むにはもう外付けのドライブを買うしかありません。それらもいつまで製造されつづけるのか。

 さらに媒体自体が壊れている可能性もあります。
中身を覗くことができたとしても、それを再生するソフトがなければ読めません。

 いま日常作成しているデジタルデータも、「読める」状態を確保するには、ソフトや媒体が変わるたびに、変換やバックアップを継続していく必要があります。

 私たちは記録を残すということは簡単ではないということを認識する必要があるかもしれません。

2011年7月25日

今週末は「文書管理セミナー」特別編(宇都宮会場)開催です!

 暑い日が戻ってきましたが、皆さま体調を崩されていませんでしょうか。私の周辺でも「風邪気味」という方が意外に多いので、どうぞご自愛ください。

 さて当社の文書管理セミナーも、茨城・千葉会場を好評のうちに開催することができました。
 日常業務に加えて災害復旧等で多忙を極められるなか、多数のご参加者をお迎えすることができ、心より感謝申しあげます。他の会場のセミナーについても参加申し込みを受付中ですので、よろしくお願いいたします。

 さて、今週金曜日(7月29日)は宇都宮会場でセミナーを開催します。地元 宇都宮での開催は第15回目という節目にもあたるので、より充実したプログラムをご用意しております。

 この4月に施行された「公文書管理法」であらたに定められた「歴史公文書等の保存、利用等」については運用事例が多くないこともあり、どう対応すべきか頭を悩ませているご担当者も多いと思われます。

 こうした点を考慮しアーカイブズ部門における事例紹介を充実させようと検討した結果、小山市文書館の石川館長様、学校法人国士舘 国士舘史資料室の熊本様のご両名に講師をお引き受けいただくこととなりました。資料収集や選別作業でご苦労されている点、直面している課題など、お二人に「生の話」をお話しいただく貴重な機会となりそうです。

 また、毎回好評を博しております弊社特別顧問の益田の講演も、条例化の動向や事例に加え、先の震災で直面した文書管理上の危機対策について取り上げる予定です。すこしでも興味のある方は、当社セミナー事務局までご連絡ください!(電話 028-665-9777) 

2011年7月19日

「公文書管理」条例に関する動き 4

 ①記録管理学会、②日本アーカイブズ学会、③全国歴史資料保存利用機関連絡協議会、④ARMA International 東京支部の各団体が平成22年に共同で設立した地方公共団体文書管理条例研究会が報告書「公文書管理条例の制定に向けて ~より良い公文書等の管理を目指して~」(H23.6.17)をまとめ、公表しています。

 この100ページにもおよぶ報告書は、現在、公文書管理条例を考えるうえで最も重要な資料のひとつです。

 報告書は①、②、③、④の各サイトに掲載されています。

2011年7月11日

歴史と文書管理

 私は歴史の専門家ではないので、大層なことは言えませんが、
「過去を学ばずして発展はない」と言っていた知り合いがいます。

 温故知新という言葉もあるように、歴史を学ぶということの目的の1つには、「かつてどういった判断、経緯でそのような結果に結びついたかを知り、成功するために、または逆に同じ過ちを繰り返さないために、次の判断へ生かす」事が挙げられます。
 教科書に書かれた出来事や、偉大な人物だけが歴史ではないのです。

 文書管理を適切に行うという行為も、歴史を残すという行為につながっています。
 ただし、過去の教訓として生かすためには、経緯もわかる形で文書を作成し、将来につながるように残すということが重要です。

 私たちが日常的に行っている、文書を作成してファイルするという行為も歴史を作っているといっても過言ではないのかもしれません。

2011年7月5日

知事さんから感謝状をいただきました!

 時代の変遷や生活スタイルの均質化ともに、静かに消えゆく郷土の歴史や文化が少なくないといわれます。
 いわゆる「限界集落」と呼ばれる地域では、何世代も前から古くから伝わる「祭り」や「行事」ですら、担い手不足により継承が危ぶまれています。

 少なからず「歴史」や「文化」に関わっている当社としてこうした課題に少しでもお役に立てればと思い、「栃木県文化振興基金」に気持ちばかりの寄付をさせていただきましたところ、このたび知事感謝状をいただくことになりました。

 感謝状の贈呈式には他の事業者や個人の方とともに臨みました。福田富一 栃木県知事さんから謝辞をいただいたあと、会場中庭で記念撮影。「緊張でカチカチの表情になってるだろうな・・・」と思うあいだに、式も滞りなく終了しました。

 このような機会をいただいたことに、むしろこちらが感謝の気持ちを持たせていただきました。これからも、微力ではありますが社会貢献を継続できる会社でありたいと思います。

2011年6月27日

「公文書管理」条例に関する動き 3

「鳥取県公文書等の管理に関する条例(案)」

 6月21日の鳥取県議会総務教育常任委員会において「鳥取県公文書等の管理に関する条例(案)の制定について」と題する報告が行われました。その「資料」と「総務教育常任委員会録画放送」が鳥取県議会総務教育常任委員会のページ(
http://www.pref.tottori.lg.jp/dd.aspx?itemid=616705)で確認できます。

 資料「報告事項(別冊)(http://www.pref.tottori.lg.jp/secure/616705/20110621_so_soumu_houkoku_bettusatu.pdf)
によれば、「鳥取県公文書等の管理に関する条例(案)」については以下の予定とのことです。

・6~7月パブリックコメント
・9月議会に附議

 また、「総務教育常任委員会録画放送」(24分頃から5分程度)によれば、「来週からパブコメ」(「来週」とは、今週、つまり6月27日から始まる週のことです)、「来年4月に施行予定」との説明がなされています。
 さらに、資料「報告事項(別冊)」には、現在6県が条例制定を検討、27道府県が対応検討中(又は今後検討)と記されています。

2011年6月21日

ひと目でわかる 2

 前回、ファイルのラベル等の話をしましたが、ソフトの操作画面についても同じことが言えます。
 複雑な処理も簡単にできる、使い勝手がよい、ひと目でなんとなく使い方がわかる等が理想ですが、そういったことを実現するには、より高度な知識が必要になることが多く、なかなか難しかったりします。
 実は表を簡単にするという裏には、人知れずの苦労があるものです。
 人に何かをよりわかりやすく伝える場合でも、その裏には、より深い知識を持っていることが必要になることと似ています。
 まさに湖を泳ぐ白鳥ですね。

 話は少し変わりますが、人と会う場合も見た目が重要です。
 長くつきあってみないと本当のことはわからないものですが、面接や営業等は一発勝負の場面も多いはず。
 履歴書の文字や写真、顔の表情、服装や仕草などはよく見られているものです。
 人の場合は、ひと目でわかるとまで言いませんが、目から入る情報で判断する、あるいは判断される事柄が意外と多いはずです。

2011年6月13日

今年も「文書管理セミナー」を開催します!

 毎年恒例となった当社の「文書管理セミナー」ですが、「今年はいつごろ開催するの?」とお問い合わせを受ける機会も増え、スタッフ一同やりがいを感じています。

 ということで、お待たせしました!

今年の「文書管理セミナー」開催要項を決定しましたので、詳細を当社webサイトにアップします。(http://kantoinfo.net/document/01.html

 今年は宇都宮市内の会場に加え、関東地区の各都県でも開催いたします。
なお、宇都宮会場のセミナーについては、より充実した講演プログラムとなるよう最終調整中ですので、確定しだいサイトをアップします。

 参加ご希望の方は、当社セミナー事務局までご連絡くださいね。
(電話 028-665-9777) 

2011年6月6日

行政文書の管理に関するガイドライン

 「行政文書の管理に関するガイドライン」 (http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kanri-gl.pdf#page=1)は、国の行政機関が行政文書管理規則をつくる際に基準とするものです。しかし、このガイドラインには、「職員が文書管理を行う際の実務上の留意点」についても記されています。

 国と都道府県、あるいは国と市町村は違うわけですが、国の具体的な対応を知ることは、地方公共団体にとって無駄ではないと思われます。その意味で、公文書管理法とともにこのガイドラインも一読の価値があります。

 なお、「行政文書の管理に関するガイドライン」は、上記URLでもたどり着けますが、内閣府のサイトにおける「行政文書の管理に関するガイドライン」をキーワードにしたサイト内検索でみつけることができます。

2011年5月30日

ひと目でわかる

 何事もひと目でわかるというのは重要なこと。
わかり易いということは、人為的なミスを減らすことにも貢献します。

 文書管理に当てはめると、ファイルに貼付するラベルを年度や保存年限、廃棄年月日毎に色分けする、またはファイル自体を色分けする等の工夫がよく見られます。

 フラットファイルやフォルダはもちろん、シールラベルやテプラ自体も様々な色の製品が発売されていますが、最近では、パソコンからカラープリンタでラベルを出力することで自由な色配置をする手法もよく用いられます。

 その場合、データをラベルの形にして出力するソフトを使用すると便利です。
当社の文書管理支援ソフト「ファイリングマネージャー」では、色情報も含めたラベルのカスタマイズも承っております。

2011年5月23日

栃木へ足をのばしてみませんか!(日光編)

 「NIKKO is NIPPON」のキャッチフレーズのとおり、日本有数の観光都市として国際的にも名高い日光。
 その日光が、私たちのふるさと栃木県に位置することに一県民として誇りを感じています。

 世界遺産にも登録されている二社一寺(日光東照宮、日光山輪王寺、日光二荒山神社)はあまりにも有名ですが、ほかにも、数えきれないほどの魅力があるのをご存知でしょうか。

 温泉好きの方ならば、鬼怒川温泉をはじめ川治温泉、湯西川温泉など市内に広く点在する温泉を渡り歩くもよし、自然を満喫するなら、ラムサール条約にも登録されている奥日光の湿原(戦場ヶ原は有名ですね!)をハイキングするのもよいでしょう。

 家族連れで楽しむならば、大笹牧場もおすすめ!
 牛や馬と間近でふれあったり、ジンギスカンやソフトクリームに舌鼓をうったり、きっと時間が過ぎるのを忘れて楽しめますよ。

 梅雨入り前のカラッとしてすごしやすい、絶好の季節。
日光へ足をのばしてみませんか!

 なお、日光市の公式ホームページには、観光情報が多数紹介されています。
(日光市公式ホームページ http://www.city.nikko.lg.jp/)

 不定期となりますが、これからも地元栃木県の情報をお送りしますのでお楽しみに!

2011年5月16日

「公文書管理」条例に関する動き 2

 ネット上で興味深い情報をみつけました。

 埼玉県志木市が文書管理条例の整備に向けて準備をしているようです。
志木市の「平成23年度施政方針」(http://www.city.shiki.lg.jp/53,0,243,922.html)の「第3部 体系別主要施策/1 新たな住民自治を進めるまちづくり(市民協働・行財政)」には、平成23年度中に「(仮称)志木市公文書管理条例」の制定をめざすとされています。

 また、「志木市意見公募手続実施状況 志木市」(http://www.city.shiki.lg.jp/51,2500,238.html)に、「意見募集予定の案件(平成23年度)」として「(仮称)公文書管理条例の素案」があげられています。

2011年5月10日

ゴールデンウィークも終わり

 長い休みが終わり、さあ気持ちを切り替えて仕事を・・・と思いますが、なかなか休みボケの頭が働いてくれなかったりします。
 休み中は、会社にほど近い日光でも観光客で渋滞していたようで、少しほっとしています。
 私も少しでも経済復興に貢献しようと出掛けた先で、100円でない回転寿司店に入りましたが、大トロには手が出ず中トロを頼む小市民でした。
 そういえば昔、国語の時間、教科書に書いてある中トロを「なかとろ」と読んで皆に笑われた苦い思い出があります。

2011年5月2日

webで「お花見」はいかがですか?

 この春、ゆっくりと桜の花を愛でることができなかった方も少なくないのではないでしょうか。そんな方に「耳より情報」を!

 栃木県さくら市では、市内の「桜写真」を多数掲載した「さくらフォトギャラリー」を市公式ホームページで公開しています。
(さくら市公式ホームページ  http://www.city.tochigi-sakura.lg.jp/ )

 「さくらフォトギャラリー」では、ライトアップされた桜や街道を彩る桜並木など、さくら市内に点在するさまざまな桜の姿がなんと5,000枚超というボリュームで楽しめます!
(余談ですが、このコンテンツは当社の「らくらくデータベース」が利用されています!)

 仕事中の息抜きにアクセスするもよし、ドライブの行先の参考にするもよし。なにはともあれ、「さくらフォトギャラリー」にアクセスしてみてください。
 そして、ぜひ現地へ足を運んでみてくださいね!

2011年4月25日

行政機関の保有する情報の公開に関する法律等の一部を改正する法律案

 平成23年4月22日(金)、「行政機関の保有する情報の公開に関する法律等の一部を改正する法律案」が国会に提出されました。
 この法律案が成立すれば、現行の行政機関情報公開法および独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律が改正されるわけです。

 法律案は、内閣官房のサイトの「国会提出法案」(http://www.cas.go.jp/jp/houan/index.html)で確認できます。
 また、法律案以外にも「概要」、「要綱」、「新旧対照表」、「参照条文」が掲載されています。

2011年4月18日

ファイル名

 よくパソコンのデータのファイルと混同しがちですが、紙文書が綴じられた単位(フォルダ、フラットファイル、簿冊等)も「ファイル」と呼んでいます。

 このファイルを作成する上で重要なのが、「ファイル名」。
 限定的、具体的な名前をつける事がポイントですが、以前はよく「○○関係文書綴」を作ったものです。これだと、中に何が入っているのかわからない、厚すぎて探すのが億劫だった、という覚えがあります。

 また、あとで必要になるかもしれないと思ったものを綴じる「雑綴り」なるものも作った経験がありますが、結局1度も見ることもなく、数年後、廃棄した覚えがあります。
 実は有益な情報もあったかもしれないですが、その文書までたどりつけなかった、探す時間を考えると新しく調べる方が早かったということです。

 これではファイルを作成した意味がありませんね。

2011年4月11日

春に思うこと

 この春、新たなスタートをきった方も多いのではないでしょうか?
 街やオフィスで見かけるフレッシャーの方々を見ると、○○年前(!)の自分の就職当初を思い起こします。
 期待、不安、緊張、夢・・・。いろいろな思いに包まれた春でした。

 「仕事を通じて社会に役立ちたい」と初心を抱いたあのころ。
その気持ちを忘れず、これからもコツコツと実践したいと思います。

 社業を通じて、お客様と従業員と社会の幸せを創造する。
そうありたいと考える、春の一日でした。

2011年4月4日

公文書管理法&2つの公文書管理条例施行

 この4月1日から「公文書等の管理に関する法律」が施行されました。

 そして、地方公共団体でも「現用文書の管理」、「非現用文書の保存と利用」に関する規定を有する2つの公文書管理条例が4月1日から施行されています。
 「大阪市公文書管理条例」と「島根県公文書等の管理に関する条例」です。「大阪市公文書管理条例」は、公文書管理法が成立する以前から施行されていた「旧大阪市公文書管理条例」を改正したもの、「島根県公文書等の管理に関する条例」は新たに成立したものです。

 これら以外に「熊本県行政文書等の管理に関する条例」も既に公布されています。ただし、施行は来年、平成24年の4月1日です。

 つまり、現在、公文書管理条例を有するのは、宇土市、ニセコ町、大阪市、島根県、熊本県の5団体ということになります。

2011年3月28日

知の継承 その2

 人間はよくも悪くも忘れる生物。
仕事の内容も、すべてを覚えている事は不可能です。
 文書を参照できる環境を整えておけば、すべての内容を覚えている必要はないのです。
 あの文書は、あのファイルに綴じてある・・・という事さえ覚えておけばいいのです。適切なファイル名で作成され、その目録が整備されていれば、ファイル名すら覚えている必要もありません。
 文書を外部記憶装置として、常に頭の中をリフレッシュして新しい事に挑戦していきたいですね。

2011年3月22日

「コーヒー好き」のつぶやき

 みなさんは、一日にどのくらいコーヒーを飲みますか?

 ヘビードリンカーの私にとって、5杯を下回ることはまずありませんね。。。
朝、新聞に目を通しながら目覚めのコーヒーを1杯。
この至福の時間をなくして、私の一日は始まりません(笑)

 コーヒー豆は、とある喫茶店で自家焙煎したものを使っているのですが、お店でマスターが淹れてくれる味が再現できないのが唯一の難です。同じ豆なのに・・・。
 やはり、プロのハンドドリップには、美味しいコーヒーを淹れるテクニックが凝縮されているのですね。 
 もっぱらコーヒーメーカーに依存している以上、あきらめるしかないのでしょうか。。。

2011年3月14日

当社営業に関するお知らせです

 地震当日以来、ご心配や励ましのお言葉を多数いただき感謝申し上げます。
あらためて、本日現在の状況を下記のとおりご報告いたします。

・弊社におきまして怪我をした社員はおりません。
・お客様からお預かりした資料は、耐火書庫内で無事に保護しております。
・社屋・設備にも大きな被害はありません。
 (事務室のキャビネットが飛び出したり、壁にかけたものが落下したりしましたが、すでに復旧しております)

 本日より通常通り営業しておりますが、「計画停電」の実施状況により電話や電子メール等による連絡が一時的に不通となるおそれがありますので、あらかじめご了承ください。

 末筆になりましたが、このたびの震災で被害を受けられた皆様に心よりお見舞い申し上げますとともに、一日も早い復旧をご祈念申し上げます。

2011年3月12日

おかげさまで無事です!

 昨日の大地震発生にともない、各種点検により以下を確認しました。

・従業員の無事
・社屋・設備の無事
・お客様からお預かりしている原稿の無事

 みなさまにはご心配をおかけしておりますが、上記取り急ぎご報告いたします。
なお、3月14日より通常通り営業予定です。

2011年3月9日

「公文書管理」条例に関する動き

 3月4日、島根県公文書等の管理に関する条例が原案通り島根県議会において成立しました。
 島根県公文書等の管理に関する条例は、「http://www.pref.shimane.lg.jp/gikai/ugoki/saikin/h2302/h2302joureian.data/h23jourei_22.pdf」で確認できます。
 また、同日、島根県情報公開条例の一部を改正する条例も可決しています。

 しかし、公文書管理法に準じた条例は、これが初めてではありません。

 これに先立つ、2月17日、大阪市公文書管理条例の一部を改正する条例案が原案通り可決しています。
 大阪市公文書管理条例の一部を改正する条例は、「大阪市公報 第5517号(平成23年3月4日発行分)」(http://www.city.osaka.lg.jp/somu/cmsfiles/contents/0000115/115377/5517-1.pdf)に掲載されています。
 なお、同時に大阪市公文書館条例の一部を改正する条例案も可決されています。

 現在、開催中の熊本県議会(平成23年2月定例会)においても、熊本県行政文書等の管理に関する条例が上程されています。

2011年3月7日

知の継承

 文書は、ノウハウや技術を伝える役割も果たします。

 忙しい時に、仕事の進め方を問われ、この文書の通りにやっておいてという一言で足りた事もあります。

 ただ、何かを人に伝えるのはけっこう難しい事です。
自分にはわかる事でも他人には何を言っているのかわからない。
技術レベルや経験も様々なので、どんな人でもわかる文書を作るのは実は難しい事です。

 せめて1年後の自分が読んでわかる程度には心がけたいものです。

2011年3月3日

祝!検定合格

 先月行われた公文書管理検定(実施機関:日本経営協会)の実務編に、当社社員2名がみごと合格しました!

 当社では文書管理をはじめ各種資格・検定の取得を奨励しておりますが、二人は積極的にチャレンジし、努力が実を結んだというわけです。

 社員の成長は、お客様や会社にとって大切なこと。

 W君とY君、合格おめでとう!この場を借りてお祝いします。
今後もいっそうの研鑽に期待していますよ~!

2011年2月28日

お雛さま

 2月も今日で最後となり、日ごとに春の訪れを感じるようになりましたね・・・

と書き始めたら、宇都宮は午前中から雪が降っています。
週末の陽気はどこへやら・・・。カレンダーが逆戻りしたようです。

 ところで、仕事がら各地の自治体を訪問する機会が多いのですが、先日訪ねた館林市役所では玄関ホールに展示された多数の「お雛さま」が迎えてくれました。
 館林市では3月6日まで「お雛さままつり」が開催されており、市内7箇所でいろいろなお雛さまに会えるそうです。
 暖かな陽気に誘われたら、ゆっくりと散歩してみるのもいいですね。
 (写真は、館林市役所玄関ホールに勢ぞろいしたお雛さまたちです)


2011年2月21日

歴史資料を選別するための参考資料

  公文書管理法の施行を4月1日に控え、各地で様々な動きがみられますが、「公文書管理法の趣旨」を考えたとき、地方公共団体が最も困惑しているのは、「歴史資料の保存と利用」に関する点ではないでしょうか。

「保存期間を満了した文書(および保存期間満了前に継続して保存する必要がないと判断された文書)のうち、何を歴史資料として保存すべきか」これが第一の関門です。

全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)のサイトの「アーカイブズ実務情報リンクバンク」(http://www.jsai.jp/linkbank/index.html)に以下の重要な資料が掲載されています。

●埼玉県地域史料保存活用連絡協議会第6次専門研究委員会
「埼玉県内市町村における歴史的公文書評価選別のためのガイド(試案)」(平成21年3月)

●群馬県市町村公文書等保存活用連絡協議会
「公文書等選別収集基準ガイドライン(1次改訂版)」(平成19年度)

これらは、埼玉県、群馬県内の市町村に限らず参考にできます。
「アーカイブズ実務情報リンクバンク」には、これら以外にも参考にできる資料が他にもたくさん掲載されています。

2011年2月7日

「cafeきむ」へようこそ!

ここは、皆様とのコミュニケーションスペースとして、
会社ホームページのリニューアルにともない設置しました。

原則としてブログのテーマに制限はありません。
(もちろん、法令や公序良俗の遵守が大前提です!)

スタッフによる日記や「おすすめ情報」といった「ソフトな話」はもちろん、
文書管理に関する最新動向・事例紹介のような「カタい話」についても書き込まれる・・・
かもしれないので(笑)、ぜひチェックしてくださいね。

cafeで寛ぐように、ほっと一息つきながらいろいろな話題で
楽しんでいただけるブログにしたいと思っています。よろしくお願いいたします!