「突合（とつごう）」という言葉は聞き慣れないかもしれませんが、文書管理の場合、文字通り「突き合わせる」ことです。
何と何を突き合わせるのか。
それは目録と文書ファイル現物です。
ファイルの目録は、どういったファイルを所有しているのか、また、それがどこにあるのかを示す手がかりであり、情報公開にも絶対的に必要なものです。
しかし、どこかの時点で、目録を整備したとしても、事務室や書庫にあるファイルは廃棄されたり、保存場所を変えたりしていきますので、それに応じて目録も更新していかなければ、その目録は意味のないものになっていきます。
文書管理において、「構築」よりも「維持」が難しいと言われる要因のひとつです。
この目録と現物の不一致は、様々な自治体での悩みとしてもよく聞かれる事項です。
職員の負担や各部署毎のバラつきをなくすためにも、数年に1回、できれば毎年の突合作業の外部委託（アウトソーシング）はいかがでしょうか。
