2015年12月29日

本年もお世話になりました。

 当社も今日から年末年始休暇に入りました。
 今年も多くのお客様、社員やパートの仲間に助けられてなんとか1年を乗り切ることができました。
 今年お世話になった方々にこの場を借りてお礼申し上げます。

 来年からいよいよマイナンバーの運用も始まり、情報管理の重要度が、ますます大きくなっていくでしょう。
 引き続き、「紙」「マイクロフィルム」「データ」といったあらゆる媒体の情報を「効率的な活用」「セキュリティ対策」「バックアップ対策」といった多角的な面から検証、ご提案し、お客様にとって真に役立つ情報管理手法構築のお手伝いをしていけたらと考えています。

2015年12月22日

イルミネーション!

 寒くて淋しくなりがちな冬の夜を彩るイルミネーション。この時期の恒例イベントとして定番になって久しいですね。
 最近ではテーマパークや公共施設にとどまらず、自宅を装飾する方もずいぶん増えました(我が家は装飾とは無縁ですが・・・)。

 この前の週末は「おおたイルミネーション」に行ってきました。
 北関東自動車道から見える壮大なイルミネーションが以前から気になっていて、家族サービスがてら足を運んでみたのです。
 寒い夜でしたが、夢のような夜景にしばし感動しました。

 ≪おおたイルミネーション webサイト≫
http://www.city.ota.gunma.jp/005gyosei/0080-004sankei-shogyo/2013-0312-1629-106.html



2015年12月14日

情報の宝庫

 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)のサイト、アーカイブズ実務情報リンクバンク(http://www.jsai.jp/linkbank/index.html)は、貴重な情報の宝庫です。

 たとえば、埼玉県地域史料保存活用連絡協議会の編集・発行による「地域史料の防災対策」(平成26年3月31日発行)の「地域史料の防災チェックリスト」は、「地域資料」を「行政文書」に置き換えれば、文書管理における災害対策のチェックシートとしても利用可能です。
 チェック項目は、20項目程度、10分でできるチェックです。

 さらに、実務情報リンクバンクには、群馬県市町村公文書等保存活用連絡協議会がまとめた「災害対応公文書保存管理チェックシート(初版)」も掲載されています。

 それ以外にも、アーカイブズ実務情報リンクバンクには、有効な情報が多数掲載されています。
  一度ご覧になられてはいかがでしょうか。「オススメ」です。

2015年12月7日

BCP(業務継続計画)と文書管理

 現在、社内でのBCP策定が大詰めにきています。

 幸いにも従業員がそれほど多い会社ではないので、普段から誰がどういった役割を担うのかはある程度明確で、東日本大震災も大きな混乱なく乗り切ることはできたのですが、BCP策定の動機としては、災害対策の面からも文書管理の重要性を訴えている立場としては、もう一度災害を想定した自社自身を見直してみようという想いからがあったからです。

 普段から棚やパソコンの転倒防止対策やデータのバックアップ、車のガソリンに余裕をもたせておくこと等は心がけていますが、もし、担当者が出勤できない場合に業務を継続するには・・・そもそも、初動で何を確認すべきなのか・・・そういった想定とマニュアル等の文書の整備が不十分である事がわかりました。

 また、災害時には電気が通らず、パソコンが起動しないことが想定されるので、普段はデータを開けばわかることでも、災害時には紙文書を閲覧する必要性があるでしょう。加えて、紙文書で存在するのはわかっていても、どこにあるのかわからないということでは対応に致命的な遅れが生じる可能性があります。

 BCPを考えれば考えるほど、紙の文書管理の重要性を身に染みて感じます。