2011年11月28日

文書管理は千差万別!?

折に触れてお客様への営業や提案をおこなっていますが、以前にくらべて文書管理への関心が高まっているのを強く感じます。
 
 市町村の役所では、保存期間を満了した「非現用文書」の取扱いに関連して、「歴史資料として選別するための方法は?」「財政難のなか、歴史資料の保存先はどのように確保したらよいか?」といったご質問をよくいただきます。これは公文書管理法の第4章に定められた「歴史公文書等の保存、利用等」をふまえてのご質問だと思われますが、公文書管理法の施行以前には話題にあがることなど皆無に近いものでした。

 民間企業においては、「過去から現在にわたる文書や資料の検索・表示システムを、どう構築したらよいか?」「デジタルデータの長期保存の方法は?」といったご質問が多いですが、人材流動化や世代交代を理由とするノウハウの継承や、重要情報の安全対策などが喫緊の課題であることを示唆しているような気がします。

 ひとくちに「文書管理」といっても、課題や対策はお客様ごとに千差万別です。最適なストーリーを描いて提案できるよう、社員一同、心を込めて仕事に臨んでまいります。

2011年11月21日

「公文書管理」条例に関する動き 6

以前にもお知らせした埼玉県志木市の(仮称)「志木市公文書管理条例」について、パブリックコメントが開始されました。パブコメの期間は11月1日~11月30日までです。

 詳細は、志木市のサイトの「(仮称)志木市公文書管理条例の素案について意見を募集します」(http://www.city.shiki.lg.jp/51,33659,177.html)をごらんください。条例素案には、逐条解説も掲載されています。

2011年11月15日

机の上は滑走路?!

よく昔は、机の上に書類が山と積み上げてある中で仕事をしている人を見ると、
「忙しい人なんだな」
「仕事が多い人なんだな」
と思ったものですが、文書管理の観点から見ると、作業スペースや書類の探しやすさ、セキュリティ、効率の面等からも必要なもの以外は机の上にない状態の方が効率的に仕事がこなせると言われます。
 そして帰る時には、机の上は何もない滑走路のような状態が理想とされます。

 さて、あなたの机の上はどうでしょうか?

2011年11月7日

古くて新しいメディア!?

 若い世代を筆頭に、「マイクロフィルムを見たことがない」あるいは「マイクロフィルムを知らない」といった方も少なくないのではないでしょうか。
 残念ながらもはや「若い世代」とは言えない私ですら、いまから10年前にこの仕事に就くまではマイクロフィルムに触れる機会などありませんでした。

 文書・図面・映像がデジタルデータによって作成されることがあたりまえとなった現在、紙やマイクロフィルム等いわゆる「アナログ媒体」の活躍ステージも少なからず減少しているわけですから、「マイクロフィルムを知らない」人が増えていてもいても不思議なことではありませんよね。

 一方で、デジタルデータの特性がもたらす意外な弱点についても徐々に明らかになってきました。
 
 改ざん、漏洩などの事故は、アナログ媒体とは比較にならない量とスピードで被害をもたらします。また、大切な記録の再生を試みたものの、原因不明の理由により「なぜかファイルが開かない!」といった事故も頻発しているようです。

 そうしたなかで、マイクロフィルムをご紹介した折に「マイクロフィルムって、古くて新しいメディアかもしれませんね!」と感想を漏らしたお客様がいらっしゃいました。
 デジタルデータが克服できない課題をあっさりと解決できる一面において、そこに新たな価値が見い出されているのですね。
 
 こうした「気づき」を与えていただいたお客様に感謝するとともに、プロとして恥じることのないよう研鑽しつづけることをひそかに誓ったところです。