2015年12月29日

本年もお世話になりました。

 当社も今日から年末年始休暇に入りました。
 今年も多くのお客様、社員やパートの仲間に助けられてなんとか1年を乗り切ることができました。
 今年お世話になった方々にこの場を借りてお礼申し上げます。

 来年からいよいよマイナンバーの運用も始まり、情報管理の重要度が、ますます大きくなっていくでしょう。
 引き続き、「紙」「マイクロフィルム」「データ」といったあらゆる媒体の情報を「効率的な活用」「セキュリティ対策」「バックアップ対策」といった多角的な面から検証、ご提案し、お客様にとって真に役立つ情報管理手法構築のお手伝いをしていけたらと考えています。

2015年12月22日

イルミネーション!

 寒くて淋しくなりがちな冬の夜を彩るイルミネーション。この時期の恒例イベントとして定番になって久しいですね。
 最近ではテーマパークや公共施設にとどまらず、自宅を装飾する方もずいぶん増えました(我が家は装飾とは無縁ですが・・・)。

 この前の週末は「おおたイルミネーション」に行ってきました。
 北関東自動車道から見える壮大なイルミネーションが以前から気になっていて、家族サービスがてら足を運んでみたのです。
 寒い夜でしたが、夢のような夜景にしばし感動しました。

 ≪おおたイルミネーション webサイト≫
http://www.city.ota.gunma.jp/005gyosei/0080-004sankei-shogyo/2013-0312-1629-106.html



2015年12月14日

情報の宝庫

 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)のサイト、アーカイブズ実務情報リンクバンク(http://www.jsai.jp/linkbank/index.html)は、貴重な情報の宝庫です。

 たとえば、埼玉県地域史料保存活用連絡協議会の編集・発行による「地域史料の防災対策」(平成26年3月31日発行)の「地域史料の防災チェックリスト」は、「地域資料」を「行政文書」に置き換えれば、文書管理における災害対策のチェックシートとしても利用可能です。
 チェック項目は、20項目程度、10分でできるチェックです。

 さらに、実務情報リンクバンクには、群馬県市町村公文書等保存活用連絡協議会がまとめた「災害対応公文書保存管理チェックシート(初版)」も掲載されています。

 それ以外にも、アーカイブズ実務情報リンクバンクには、有効な情報が多数掲載されています。
  一度ご覧になられてはいかがでしょうか。「オススメ」です。

2015年12月7日

BCP(業務継続計画)と文書管理

 現在、社内でのBCP策定が大詰めにきています。

 幸いにも従業員がそれほど多い会社ではないので、普段から誰がどういった役割を担うのかはある程度明確で、東日本大震災も大きな混乱なく乗り切ることはできたのですが、BCP策定の動機としては、災害対策の面からも文書管理の重要性を訴えている立場としては、もう一度災害を想定した自社自身を見直してみようという想いからがあったからです。

 普段から棚やパソコンの転倒防止対策やデータのバックアップ、車のガソリンに余裕をもたせておくこと等は心がけていますが、もし、担当者が出勤できない場合に業務を継続するには・・・そもそも、初動で何を確認すべきなのか・・・そういった想定とマニュアル等の文書の整備が不十分である事がわかりました。

 また、災害時には電気が通らず、パソコンが起動しないことが想定されるので、普段はデータを開けばわかることでも、災害時には紙文書を閲覧する必要性があるでしょう。加えて、紙文書で存在するのはわかっていても、どこにあるのかわからないということでは対応に致命的な遅れが生じる可能性があります。

 BCPを考えれば考えるほど、紙の文書管理の重要性を身に染みて感じます。


2015年11月30日

「宇都宮まちづくり貢献企業」に認証されました!

 この制度は「人づくり」「まちづくり」「環境」などのCSR(企業の社会的責任)活動に取り組む企業を「宇都宮まちづくり貢献企業」として認証し、様々な分野での活動を支援・推奨することによって、企業・市民・行政の協働のまちづくりを行っていくことを目的とした制度です。(パンフレットより引用)

 地域共生に根差した私たちの企業活動について客観的なご評価をいただきたいと考えて応募し、書類審査や現地審査の結果このたび認証されました。

 私たちの活動が「社員」「お客様」「協業パートナー様」そして「地域の皆様」にとってワクワクするようなものでありたいと願っております。
 そして、今回の認証はゴールでなくスタートについたものと理解し、私たちの活動そのものが「地方創生」に大きく貢献できるようこれまでの取組を継続し、さらにレベルアップすることを目指してまいります。




2015年11月24日

「公文書館」に関する情報 5

公文書館関連の情報を2つご紹介します。

1.平成27年11月9日、「山形県公文書センター」が開設しました。
 「プレスリリース 山形県公文書センターの開設について」(平成27年10月27日)には、以下の3点がその「業務概要」とされています。
 (1) 歴史公文書の管理(収集、整理・保存、補修等)
 (2) 歴史公文書の閲覧
 (3) 歴史公文書の普及・啓発等http://www.pref.yamagata.jp/pickup/interview/pressrelease/2015/10/26110919/

2.長野県上田市において「上田市公文書館整備検討懇話会」が開催中です。
 以下のとおり、現在まで2回が終了しています。
 第1回(平成27年7月16日開催)
 第2回(平成27年8月20日開催)
 この「会議概要」も公開されています。https://www.city.ueda.nagano.jp/gyokaku/shise/sesaku/fuzokukikan/shingikai-h27/18.html


2015年11月17日

雨音

 最近天気の悪い日が続いています。
しとしとと雨が降ったりしてますが、実はけっこう雨の音が好きだったりします。

 雨が降ると空気中のマイナスイオンが増える効果や、一定のシトシトという周波数の音がアルファ波を発生させ、集中力がアップするとも言われています。

 個人的には、屋根を打つ雨音を聞きながら寝るのが落ち着きます。

2015年11月10日

「ものづくり企業展示・商談会2015」 に出展します!

 昨年に引き続き、今年も出展することになりました。

 これからのビジネスは、天災や人災など「想定外」への備えが急務です。
 そこで今回は「情報セキュリティ対策」や「BCP対策」を支援する当社の製品・サービスを展示します。ぜひ会場でお確かめください!
 
 展示・商談会の開催日時は、11月17日(火)10時から16時。
 会場は宇都宮市の「マロニエプラザ」です。みなさまのご来場をお待ちしております。
 https://www.ashigin-shoudankai.jp/monodukuri/

2015年11月2日

常総市役所の被災で思うこと

 9月10日の水害により被害を受けた茨城県常総市のサイトに「11月からの本庁舎1階及び相野谷浄水場の業務再開について(10月30日午後6時更新)」との情報がありました。
<http://www.city.joso.lg.jp/kinkyu/1442197682462.html>

 浸水被害を受けた常総市本庁舎1階部分にあって移転を余儀なくされていた課は、市民課、健康保険課、こども課、会計課・銀行派出所、税務課、収税課だそうです。
 ただし、市民課は、本庁舎1階市民ホールで業務を行っていたとのこと。
 また、被害を受けた相野谷浄水場にあった水道課は、本庁舎2階で業務を行っていたそうです。
 前の資料によればこれらの課の本庁舎、相野谷浄水場における業務再開は、市民課が11月1日(日曜開庁)、それ以外の課が2日とされています。

 移転して業務を行っていた期間は、およそ20日間。
 その間、職員の方々は、通常業務だけでなく災害応急対策業務や復旧・復興業務も行っていたはずです。
 どれほどの不自由があったことでしょう。
 また、自らが被災された職員の方もいらっしゃったはず。
 地方公共団体における災害対策は、地域住民はもちろん、職員のためにも必要であると痛感した次第です。

2015年10月26日

一面のコスモス

 週末、益子町のコスモス祭りに行ってきました。
 最終日だったのですが、車を運転していくと、目の前に突然ピンクの絨毯が現れて、一面の花畑とはこういう事を言うのかと感動しました。

 近くに電車が走るようで、鉄道ファンが、コスモスの花と列車のショットを撮ろうと三脚をたててカメラを構えていました。
 お目当ては、1日に何本か走るSLでしょう。



2015年10月19日

行楽の秋、ぜひ栃木へ!

 朝晩が肌寒くなり、日没もはやくなりましたね。
 ここ栃木県も絶好の観光シーズンになりました。

 今年は徳川家康公の400回忌ということもあって、東照宮をはじめ日光周辺ではイベントが盛りだくさんですよ!
 そのほか、御用邸のある那須では紅葉が見ごろですし、洒落たカフェやとちぎ和牛のお店で「食欲の秋」存分に楽しむのもおススメです(笑)。

 もちろん宇都宮にも寄り道して、ギョーザもたくさん食べていってくださいね!

2015年10月13日

全史料協 全国大会

 平成27年11月12日(木)から13日(金)の3日間、全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)の全国大会が秋田県大仙市で開催されます。

 大会テーマは「新たな史料保存・利用の充実を目指して」。

 会員でなくとも参加可能、申し込み締切は10月15日(木)までとのことです。
 史料保存・利用について多くの事例報告や講演を聴くことのできる機会であるとともに、困ったときの相談相手をみつける機会となるかもしれません。

 詳細は、全史料協のサイトの以下のページで確認できます。http://www.jsai.jp/taikai/akita/index.html


2015年10月5日

作業環境の改善

 業務の効率化や改善を考える時、手順や方法を変える、新しい機材を導入する、個人の能力向上を図る・・・等々方法は様々ありますが、もし行き詰っているとしたら、まずは整理整頓からはじめてみてはいかがでしょうか。

 ・作業台の上に必要なものが準備されているでしょうか?
 ・逆に必要のないものが置かれていないでしょうか?

 道具やマニュアルが見つからずに探し回ったり、人に聞いてまわるという時間のロスは、1日分積み重ねるとかなり大きくなっている場合があります。また、そのような場合、作業の集中をも中断してしまっているはずです。

 事務作業をする場合でも、
 ・必要な書類の保管場所がすぐ頭に浮かぶでしょうか?
 ・上司から説明を求められた時に瞬時に取り出せるでしょうか?

 雑多に物や書類が積み重なっている環境では、今は必要のないものに阻まれて、必要なものに辿り着くことが困難であるだけでなく、重要な何かを置き忘れたり落としたりした場合に、致命的な発見の遅れが生じたり、漏洩や盗難などのリスクが高くなることを考えると、セキュリティの面からも重要であるはずです。

 それになにより、きれいな環境で仕事をした方が気持ちいいですよね。

2015年9月28日

休日に、ふと思ったこと

 仕事で東京に行く機会は頻繁ですが、家族でとなると、そうそうありません。
 そんなわけで、先の連休は家族と両親を連れて「三世代」そろって日本橋から有楽町周辺をぶらりと散歩してきました。

 それにしても、ビジネスも観光も「東京の集客力」には圧倒されますね。
 見たかった「金魚アクアリウム」は入場制限がかかっていて「90分待ち!」のため、断念。
 とはいえ、家族サービスもかねて気分転換できました!

 ここ栃木でも大都市のモノマネをせず、地域資源を活かした「強み」や「オリジナリティ」に磨きをかけることが大切ですね。 帰りの車中でハンドルを握りながら、ふと思いました。

2015年9月15日

災害のお見舞い

 先週から今週にかけて立て続けに日本は、自然災害に見舞われました。
 9日から10日にかけての水害、12日の地震、14日の阿蘇山噴火。
 とりわけ水害による被害には胸がつぶれる思いでした。
 被害に遭われました方々、心からお見舞い申し上げます。また、救助、捜索、復旧に寝食を忘れて活動していらっしゃる皆様には、ただただ頭を垂れるのみです。
 どうかこれ以上、被害が広がりませんよう。そして、被害に遭われた方々が1日もはやく日常を取り戻されますよう。

 ともあれ、業務で利用する「文書」や「データ」の管理体制や、家庭の「重要書類(通帳、権利書、保険契約書など)」の保管場所などについて、再度見直すことも必要かもしれませんね。

2015年9月8日

マイクロフィルムの可能性

 例年の文書管理セミナーは、盛況のうちに幕を閉じました。
 当日のアンケートを集計してみると、「文書やデータの管理において、検討されていることはありますか」という設問で、「マイクロフィルム」が一位を占めました。

 昨今のデジタルデータの漏洩事故や長期保存に対する不安の表れかもしれません。
 また、紙媒体の酸性紙劣化やインクの退色等が深刻な状況を迎えているのを目にする機会が増えてきていることも要因であるかもしれません。

 確かに全盛期に比してマイクロフィルムの需要は減少傾向をたどっていますが、今なおその保存性(適正な環境下で500年の期待寿命)とアナログ媒体ならではの安心感(レンズで拡大すれば読むことができる)が見直されてきているようです。

 100年、200年後の未来に、確実に情報を残すために・・・
 もう一度マイクロフィルムの可能性を探ってもよいのではないでしょうか。


2015年8月31日

教科書をゲット!

 新聞の書籍広告を見て気になっていた一冊を手にいれました。

 「経営者になるためのノート」です。

 著者はユニクロの柳井正社長。
まだ第2章の途中ですが、すでに知的興奮が覚醒されっぱなしです!

 これ、当社でも教科書として活用させてもらいます(笑)

2015年8月24日

「公文書館」に関する情報 4

 国立公文書館のサイト、「関連リンク」(http://www.archives.go.jp/links/)に示された「全国公文書館」によれば、平成26年度、市区町村設置の公文書館が5館オープンしています。

 平成元年度、平成23年度には、市区町村設置の公文書館が4館オープンしていますが、市区町村設置の公文書館が1年度に5館オープンしたことはありませんでした。
 ちなみに、平成元年度は公文書館法施行の翌年度、平成23年度は公文書管理法の施行年度です。

 4館と5館は圧倒的な差とはいえませんでので、それほど平成26年度に着目することもありませんが、平成27年8月21日現在、国立公文書館のサイト「関連リンク」に掲載されている市区町村設置の公文書館36館のうち、約2/3に該当する23館が、平成の大合併が始まった平成11年度以降、この16年間に設置されているという点は、注目されます。

 ちなみに、市区町村設置の公文書館として初めて設置されたのは、藤沢市文書館、昭和49年度のことでした。
 その後、平成10年度までの25年間に設置された市区町村設置の公文書館は、藤沢市文書館を含め12館です。

 市区町村設置の公文書館がふえた背景には、歴史資料として重要な公文書に対する関心の高まりがあると考えられます。
 公文書館を設置する市区町村以上に平成の大合併以降、「公文書館という施設は整備できないが、保存期間が満了した文書のうち、歴史資料として重要なものを保存する仕組みは構築する」、あるいはそれを「利用に供する仕組みは整備する」という市区町村の増加も推測されますが、このような団体の数、割合は、把握できていませんので、あくまでこれは「推測」です。
 この実態を示すデータ、どこかにないものでしょうか。

 なお、国立公文書館のサイト、「関連リンク」には、福岡共同公文書館が掲載されていますが、ここでは、福岡共同公文書館を構成する福岡県立公文書館と福岡県市町村公文書館のうち、福岡県市町村公文書館を市区町村設置の公文書館としてカウントしています。


2015年8月18日

トータルソリューション

 当社は、文書管理を総合的にサポートします。
 文書管理システム「ファイリングマネージャー」を核としつつ、ソフトだけでなく、

 ・研修、体制整備、規程作成支援、現地点検等のコンサルティング
 ・現地書庫での文書整理、文書目録のリストアップ
 ・保存期間満了を迎えた文書の歴史資料評価選別支援
 ・毎年の文書引継や廃棄業務

など、適正な文書管理の実現に必要な様々なメニューをご用意しております。

2015年8月10日

歴史を知り、現在に活かす・・・

 ここ最近、過去の記録や記憶を伝える活動について、メディアで紹介される機会が増えているような気がします。

 戦後70年という節目となるせいもあってか、戦争体験者の記憶を「聞き書き」する「オーラルヒストリー」の制作活動や、戦中・戦後の新聞や映像の公開などが目立ちますね。
 なんといっても「玉音放送のレコード原盤音声」や「皇居内の防空壕の内部写真」を公開した宮内庁の動きは、とりわけ大きな驚きをもって受け止められたのではないでしょうか。

 「過去の歴史や経緯を知り、現在と将来に活かす」ことは、国や自治体の営みだけでなく、私たちの日々のビジネスや私生活においても不可欠であると感じています。

 「そのような想いから」というわけでもありませんが、今月18日の文書管理セミナーでは、アーカイブズに関する取組についても詳しくご紹介する予定です。

2015年8月3日

文書管理上の名前

 最近、「現用文書」、「非現用文書」という用語について、前者を保存期間満了前の文書、後者を保存期間を満了した文書の意味で用いることが一般化しつつあるように感じます。

 「保存期間を満了した文書はすべて廃棄」という状況下においては、保存期間を満了した文書に名称など必要ありません。
 そうなれば、「現用文書」という言葉も不用です。
 いちいち「現用」など付けなくても「文書」といえば保存期間満了前の文書を指すと理解されるからです。

 「大切なもの、必要なもの、生活に密着したものには名前が付く」
という話を聞いたことがあります。
 確かに日本語の「コメ」は、その状態によって「いね」、「米」、「ごはん」といろいろ名前が付けられていますが、英語ではいずれも「rice」です。

 保存期間を満了した文書に名前が付けられ、それが一般化しつつあるということは「非現用文書」が我が国においてもその位置付けを確保しつつあるということなのかもしれません。

2015年7月22日

今年も文書管理セミナーの季節がやってきました。

 お待たせしました。
 第19回文書管理セミナーを開催いたします。

 今回のテーマは、「現用文書とアーイブズ」と題して、現用文書だけでなく、非現用文書への対応や歴史資料選別の事例についてご紹介します。

日時:平成27年8月18日(火)13:00~16:00
場所:宇都宮市 パルティ(とちぎ男女共同参画センター)
参加費:無料

2015年7月13日

まるで、梅雨明け

 宇都宮は、そう思わせるような猛暑日です。
 肌寒さを感じるような日が続いていただけに、体がついていくのかどうか・・・。

 ところで、保管する「文書」「データ機器」「フィルム」「CD・DVD」等にも人間と同様に大きな負荷がかかりますので、ご用心を。

 そんななか、当社のスタッフも空調が十分とはいえない書庫での作業や、照明ライトの熱を感じながらの撮影などを、黙々と頑張っております!

 とにかく熱中症には気をつけて、この夏を乗り越えましょう!

2015年7月6日

「公文書管理」に関する情報 5

 平成25年4月1日に公文書管理条例を施行した長野県小布施町がホームページで公文書の管理状況の概要を公表しています。
 これによると、平成27年3月31日現在、公文書ファイル管理簿に記載されている「総ファイル数(冊)」(1年未満の保存期間が設定された公文書ファイル等を除く)は、以下の通りです。
 町長部局:1,802 その他実施機関:281

 ただし、「公文書管理条例施行(平成25年4月1日)以後の公文書に係る記載状況」との説明がありますので、前の数値は小布施町が保有するすべてのファイルというわけではなく、平成25年度、平成26年度に発生し、1年以上の保存期間を指定されたファイルということになるでしょう。
 また、単位が「冊」とされていますので、その多くは簿冊であろうと推測されます。

 公文書ファイル管理簿にはこれらのファイルの「保存期間満了時の措置」が「移管」または「廃棄」と記載されているわけですが、町長部局のファイル1,802のうち、317ファイルは「未設定」とされています。
 これについては、「(注) 保存期間満了時の措置の記載状況中「未設定」のものは、常用文書または複数年ファイルであって保存期間満了日が未定のもの」との説明があります。

 従って、「保存期間満了時の措置」が「移管」または「廃棄」と記載されているファイルは、以下の数となります。
 町長部局:1,485 その他実施機関:281

 このうち、「移管」と明記されているファイルは、「町長部局:146」、「その他実施機関:191」です。
 町長部局の「移管」率が約10%であるのに対し、その他実施機関の「移管」率が約68%と高いこことが注目されます。何か理由があるのかもしれません。

 なお、保存期間が満了した文書のうち、歴史資料として保存すべき文書の比率は、団体によって異なります。また、同じ団体であっても年度によって異なるでしょう。

 小布施町のサイトによれば、2015年7月1日現在小布施町の総人口は、11,231人です。
 小布施町「公文書の管理状況の概要を公表します」は、以下で確認できます。http://www.town.obuse.nagano.jp/soshiki/2/koubunsyo-h26.html

2015年6月30日

ソーシャルエンジニアリング

 情報セキュリティで使われる言葉です。
 機械的や技術的な手段ではなく、人間の行為や、行動における心理的な弱点をねらう手法によって、パスワードなどのほか個人情報や機密情報などを搾取する行為や手口を指します。

 ごみ箱の中の廃棄された書類をあさる「トラッシング」、後ろからパソコンの画面をのぞき見する「ショルダーハック」、入室者の後ろについて侵入する「ピギーバック」などが代表的な例ですが、このほかにも、利用者を装って情報を聞き出す「なりすまし」やエレベーターの中での会話を盗み聞くなど、人間のちょっとした不注意や油断から情報が漏洩するリスクがあることを忘れてはいけません。

 こうした事例からもわかるように、どんなに厳しい規定が定められていても、どんなにセキュリティ対策が施された情報システムを利用していようとも、それらを守り、ルールにしたがった行動をとらなければ意味がありません。
 私たち一人一人が情報管理の認識を新たにする時代が来ているのかもしれません。

2015年6月22日

「改善」とはいえ・・・

 ひさびさにgmailを利用したら、アイコンやレイアウトが変更されていて少々戸惑いました。
 メールの新規作成を試みたものの、ITリテラシーの高さに自信のない私は、案の定その画面に辿り着くまでに人並み以上の苦労と時間を要しました。

 メールに限らず、g社のコンテンツはしばしば改良されていますよね。機能の向上や改良は結構なことですが、十分に周知されないまましかも頻繁に実施されるのにはいささか閉口します。

 改善のためとはいえ、これまでとは異なる操作が突然に求められるのは、少々抵抗を感じます。 少なくとも、私たちはこうした仕事の進め方をしないよう、あらためて心がけようと思います。

2015年6月15日

「公文書館」に関する情報 7

 平成26年10月1日に開館した相模原市立公文書館の「相模原市立公文書館だより 平成27年5月 創刊号」がネット上で公開されています。

 興味深いのは、「相模原市立公文書館ができるまで」(3ページ)。
 相模原市立公文書館は、旧城山町議場を利用して整備されましたが、「相模原市立公文書館ができるまで」には、議場をリニューアルしていく過程が写真で詳細に紹介されています。

 
 平成の大合併では、多くの市町村が廃止されたはず、現在、旧庁舎の旧議場はどのように活用されているのでしょう。

  「相模原市立公文書館だより 平成27年5月創刊号」は、以下で読むことができます。http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/dbps_data/_material_/_files/000/000/029/728/201505.pdf

2015年6月8日

情報の安全性

 日本年金機構での個人情報流出が大きく報道されています。
 ベネッセでの事件や、企業の機密情報が流出した事件も記憶に新しいところです。
 また、今年10月以降にはマイナンバーが付与され、ますます情報のセキュリティ管理がクローズアップされていくでしょう。

 確かにデータが流通する事で世の中は便利になっていきますが、「利便性」と「安全性」という一見相反する事柄の両立をどう確保していくのか・・・頭の痛い課題です。

 また一方で、漏えい事故件数をみると、紙媒体が7割近くを占めているという統計も出ており、見落としがちな紙媒体の管理についても忘れてはならないと言えるでしょう。
 実は組織として重要な情報程、紙媒体である事が多いのではないでしょうか。

 業務として、主に紙媒体の管理(所在管理、ライフサイクル管理、マイクロ化によるバックアップ)に長く携わってきた当社では、文書管理の観点から、情報の安全性確保のための提案を継続しています。

 関連して、近々情報のセキュリティ対策、リスク対策などを中心とした「BCP(事業継続計画)強化のための文書管理対策」と題したミニセミナーを数回に渡って開催する予定ですので、ご期待ください。
 日程等は随時HP上に公開致します。

2015年6月3日

地震で考えたこと

 週末に発生した小笠原諸島西方沖を震源とする地震では、マグニチュード8.1という極めて強いエネルギー値に驚いたところですが、人的・物的な被害がほとんど発生していない点で幸いでした。

 しかし東京周辺でも強い地震となり、高層マンションや商業施設のエレベーターが停止して避難ができなかったり、大半の鉄道がしばらく停止して駅周辺に人が溢れかえったりと、都市機能が一時的にマヒした様子が繰り返し報道されていました。

 東日本大震災から4年が経過しましたが、依然として課題は残されているような気がします。

 私もこの機会にBCP(事業継続計画)について再度考え、できることから実践することにしました。
 そこで気付いたことをお客様にご提案し、お役に立てていただこうと考えています。

2015年5月25日

「公文書管理」に関する情報 4

 ネット上でとても興味深い資料をみつけました。
 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)調査・研究委員会がまとめた「電子版公文書館機能ガイドブック -地域の記録を次世代につなぐために-」(平成27年3月20日)です。

 内容は、以下のとおりです。

第1章 公文書館機能整備の基本事項
第2章 公文書館機能整備事例
第3章 公文書館機能自己点検・評価指標「ミニマムモデル」「ゴールドモデル」
第4章 参考資料

 とくに第2章は、必見。都道府県、市区町村、広域における22にもおよぶ事例が紹介されています。

 「電子版 公文書館機能ガイドブック-地域の記録を次世代につなぐために-」は、全史料協のサイト、以下でダウンロードできます。
http://jsai.jp/kanko/guidebook/index.html

2015年5月19日

ほうれんそう

 昨日の朝礼のテーマは、報告・連絡・相談、いわゆる「ほうれんそう」についてでした。

 様々な意見が出されましたが、
 報告する側の立場として、わかりやすく、要点をまとめて、説明に適した資料を用意して・・・等々。
 報告を受ける側の立場として、真摯に聞く態度、報告しやすい雰囲気作りが必要・・・等々。

 報告をする側、される側、双方とも相手の立場になって接する事が重要ですね。

 社内だけでなく、営業の場面でも、お客様が相談しやすいような雰囲気作りや振舞いができているだろうか・・・改めて見直してみたいと感じました。

2015年5月13日

近況のご報告です

 更新が遅くなりました・・・。

 先週末に、経営方針説明会を実施しました。今年度の目標や重点実施事項について解説したほか、意見交換も実施してベクトルの一致を図ったところです。

 今期は、文書管理を中心とした「まったく新しいビジネスモデル」を提供してまいります。新たな目標にむけて、やる気にあふれた社員の姿を見てたいへん心強く思いました。

 みなさま、どうぞご期待ください!

2015年4月27日

「公文書管理」に関する情報 3

 ネット上でとても興味深い資料をみつけました。
 平成27年1月14日に開催された札幌市公文書管理審議会の第2回公文書管理審議会の資料です。

 この回では、「平成26年度に保存期間が満了する廃棄予定簿冊(10年以上保存)の確認」が行われています。
 ここでは、延長の結果10年以上保存された文書も確認対象となっています。

 つまり、「もともと5年保存を指定されたが保存期間が延長され、結局10年以上保存された文書」も対象だということです。
 「会議録」をみると札幌市が「重要公文書」を具体的にどのように選び出しているのかがよく分かります。

 また、資料1から資料3をみると、どの程度の量の文書が「重要公文書」に指定されたのか、各課が指定した「重要公文書」、公文書館が指定した「重要公文書」、双方が指定した「重要公文書」はそれぞれ何か、具体的何が「重要公文書」に選ばれたかが分かります。
 このような情報がオープンにされていることに感動です。

 これらの情報は、すべて札幌市のサイト「公文書管理審議会」のページから確認できます。
http://www.city.sapporo.jp/somu/kobunsyo/singikai.html

2015年4月21日

桜散る


 宇都宮ではきれいだった桜も散ってしまいました。

 3月30日のブログでは、つぼみの写真を載せたので、咲いた写真も載せなくては・・・


 Webでなんの気なしに「桜」を調べていたのですが、フランスでの桜の花言葉は、

 「私を忘れないで」

だそうです。
 散りゆく桜にぴったりかもしれませんね。

 
 また来年も同じように咲いてくれることを祈りつつ。





2015年4月13日

おすすめスポット

 わが社から車で5分ほどの場所に「宇都宮動物園」があり、私も家族サービスでよく利用しています。
 動物園としては小規模の部類かと思いますし、とくに珍しい動物がいるわけでもありません。
 しかしながら「気軽さ」や「親しみやすさ」という点では、他にあまり類がないように思います。

 飼育されているほとんどの動物に来場者が餌付けできるのも特長で、巨体に相応しい大きな顔を寄せてくる(さらに長い舌まで出してくる!)キリンへの餌付けは圧巻!

 昭和時代を偲ばせるレトロな乗り物が揃った遊園地も併設され、だれもが楽しい時間をすごせるはずですよ!
 最後に・・・、動物園スタッフの皆様がいきいきと楽しそうに仕事をする姿も、おすすめする大きな理由です!



2015年4月6日

「公文書管理」条例に関する動き 35

 3月16日のブログの続報です。 平成27年3月26日、平成27年第1回三豊市議会定例会において三豊市公文書等の管理に関する条例が成立しました。

 三豊市議会のサイト「平成27年第1回三豊市議会定例会 議決結果」に以下の記載がみられます。
http://gikai.city.mitoyo.lg.jp/div/discussion/pdf/H27-1kekka.pdf
 
 議案第23号 三豊市公文書等の管理に関する条例の制定について 平成27年3月26日 原案可決

 ただ、4/5現在、残念ながら条例の中身は確認できていません。

2015年3月30日

節目

 今日は上着がいらないくらいとてもあたたかい1日でした。
 今週末は花見にでも出掛けようかと思っていますが、それより前に満開を迎えてしまいそうな陽気です。

 営業帰りのラジオからは、宇都宮市でも桜の開花宣言が出された事が流れていました。
 夕方改めて会社横の桜を見たら、朝はまだつぼみだったはずが、いくつか花が開いていました。
 春ですね。

 また、桜が咲く頃は、人事異動の季節でもあります。
 これまで一緒に仕事をしてきた仲間やお客様が異動してしまうのはさびしいものです。
 お世話になった方々に改めて感謝致します。

 ただ、こうした別れと出会いは、自分の中でもよい区切りになりますし、そういった節目がある事によって、また新たな想いも芽生えてくるのだと思います。

2015年3月23日

日曜日の楽しみが・・・

 テレビドラマを見ることなどほとんどないのですが、昨日で最終回となった「流星ワゴン」は欠かせませんでした(笑)

 香川照之さん演じるチューさんと、西島秀俊さん演じるその長男、一雄。
 不器用でストレートな生き様のチューさんを反面教師に、家族にすら気遣いすぎ、望む人生から却って遠ざかってしまう一雄。

 「豪放磊落だけど、どこか人間くささに満ち溢れている人」の生き様に、ほんの少し羨ましさを感じる私としては、ちょっとだけチューさんの振る舞いを真似てみたいとも思いました(迷惑だろうなー 笑)

 ときには感情をあらわに、自分の考えを主張することも大切・・・なんてね。

2015年3月16日

「公文書管理」条例に関する動き 34

 三豊市議会のサイトに掲載されている「平成27年第1回三豊市議会定例会議案等一覧」に「議案第23号」として「三豊市公文書等の管理に関する条例の制定について」が記載されています。
http://gikai.city.mitoyo.lg.jp/div/discussion/pdf/H27.1gian.pdf

 残念ながら、平成27年3月15日現在、三豊市公文書等の管理に関する条例案そのものは確認できませんでしたが、平成27年第1回三豊市議会定例会は3月26日が最終日だそうですので、もうすぐ結果が分かることでしょう。


2015年3月9日

議事録作成の重要性

 仕事をしていると、客先との打合せや社内会議などの場面が無数にあります。

 内容を忘れないためにもなるべく早く議事録を作成し、出席者が共有する事が望ましいですが、忙しい時にはついつい後回しになったり、結局作成しなかったりといった場面もよくあります。

 そんな時にかぎって、後で詳細が思い出せなかったり、出席した人同士の認識が異なっていてトラブルになったりするものです。

 時々、そんな単純な事書くまでもないという人もいますが、人間の記憶は時の経過とともに驚くほどあいまいになっていきますし、どんなに「あの時こう言ったはずだ」と主張してみても、文書が証拠として残っていなければ信用してはもらえません。

 トラブルを未然に防ぐためにも、不利益を被らないためにも、議事録の作成は重要ですね。


2015年3月6日

朝の楽しみが・・・

 以前にもご紹介した、FM NACK5 の「WARMING-UP MUSIC」の名物コーナー「モーニングリポート」が、今月限りで終了するそうです。

 通常の報道では触れられない批評、多面的な視点、新たな知見を得るうえで参考になることが多いだけに残念です。

 いわゆる「評論家」と称する方々は数多いらっしゃいますが、このコーナーを担当する佐藤治彦さんは「真面目に頑張る人を応援する視点」に立った批評やコメントを発言されており、そこに魅力を感じています。

 番組を離れたあとも、佐藤さんのいっそうのご活躍を期待しています!


2015年2月23日

行政文書の管理に関するガイドライン 2

 平成27年1月23日付で「行政文書の管理に関するガイドライン」が一部改正され、「第10 公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理」が追加されました。
 この「第10 公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理」には、以下の2点が記載されてます。

1.特定秘密である情報を記録する行政文書の管理

2.特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密保全を要する行政文書(特定秘密である情報を記録する行政文書を除く。以下「秘密文書」という。)の管理

 改正後の「行政文書の管理に関するガイドライン」は、内閣府のサイトに掲載されています。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf
 なお、この改正に先立つ平成27年1月21日、公文書管理委員会においてなされた検討については、公文書管理委員会(第39回)の議事録に記録されています。

 また、この第39回公文書管理委員会においては、「平成25年度における公文書等の管理等の状況について」が資料として配布されました。第39回公文書管理委員会の配付資料や議事録等については、内閣府のサイトで確認することができます。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2014.html


2015年2月16日

前整理

 文書をスキャナで電子化する、またはマイクロフィルムに撮影する際、すぐにその作業に入れるわけではありません。
 その前準備として色々な手間が必要な場合が多いのです。
 ・文書をファイルから外す、または製本をばらす。
 ・ホチキスを外す。
 ・折られている文書をのばす。
等々。

 その他にも文字の濃さやカラーモノクロの別、両面や付せんの有無等についても確認しておかなければなりません。
 また、「もれ」を防止するために、1枚1枚に連番を振ったり、ページ数を数えておくという事も必要になるでしょう。
 そうした前準備があってこそ、次の電子化や撮影の作業が効率的に進みます。

 料理の際の、野菜を切っておく、肉を解凍しておく等の下準備に似ていますね。

2015年2月12日

「餃子の街」で思うこと

 「餃子の街」で思い浮かぶのは、わが宇都宮市と浜松市といったところでしょうか。(福岡市の鉄鍋餃子も美味しいですよね!)

 その餃子の年間消費量で、昨年、浜松市が1年ぶりにトップに返り咲いたそうです。
 そう、宇都宮市と浜松市は、例年激しいデッドヒートを繰り広げているのです!
 宇都宮市民としては残念な結果でしたが、浜松市のトップ奪還にかける熱意に頭が下がります。

 ちなみに、根拠となる統計データの基は「総務省家計調査」の「調理食品」にある「餃子」のデータだそうです。
 聞くところによると、このデータはスーパーや食料品店で購入された餃子が対象であり、飲食店で提供された餃子は含まれていないとのこと。

 出張や旅行で宇都宮市にいらした方が、市内に点在する餃子店を巡りながら味比べを楽しまれている光景を見るかぎり、統計データに「店舗での売上高」を合算してみるとどのような結果になるのか、興味深いところです。

 なにかを判断するにあたっては、「数値化された事実」と「現場の実態」のどちらも欠かせないですよね。

2015年2月2日

10年大昔・・・

 先日、テレビ番組を視ておりましたら、今年「平成27年」は「昭和90年」にあたるとのことでした。ちょっと調べてみたところ、以下が判明しました。

 「平成27年」は、「明治148年」「大正104年」「昭和 90年」。
 意外だったのは、現在、江戸時代からたった150年しかたっていないということです。同時に感じたのが「たった150年でこれほど分からなくなってしまうものか」という驚きです。

 今日、社会が変化するスピードは、加速度的に速くなっています。「10年一昔」ということばがありますが、いまや、10年は「大昔」、「一昔」は3年、5年といった印象です。そして、この変化のスピードは、人が過去を忘れるまでの時間にもきっと影響を与えることでしょう。

 これは、個人にとっても、組織的にとっても「忘れてはならない記録をどのようにつくり、どのように残すか」という課題につながるような気がします。

2015年1月26日

紙文書の情報セキュリティ

 情報セキュリティと聞くと、パソコン上のデータを思い浮かべますが、紙文書の対策については以外と見落とされているという事を以前にこのブログでも書きましたが、具体的なリスクと対策を、いくつか挙げてみたいと思います。

①アクセス権限のない人が閲覧してしまう。
→対策:プリンタ出力、コピー、FAX時の注意、離席時や帰宅時に机の上に置きっぱなしにしないなど(クリアデスク)

②紛失、盗難等
→対策:保存場所の管理、書庫の施錠管理など

③輸送時の事故
→対策:寄道をしない、鍵のかかる容器を使う、配送状況を確認できる手段をとるなど

④重要な情報を断裁せずに捨てたための漏えい
→対策:シュレッダーでの断裁や、守秘契約を結んだ廃棄業者への依頼など

⑤悪意のある閲覧、持出し等
→対策:セキュリティ教育、全従業者への周知徹底など

 あまりデータを多く所持していない企業でも、紙の文書は多いはずです。
 これら紙文書のセキュリティを見てみると、文書管理の徹底と通じるものが多いことがわかります。
 適切な文書管理は、情報セキュリティの確保にも貢献するのです。

2015年1月19日

10年ひと昔・・・

 既存のお客様や世の中からどのような仕事が求められているのか、折りに触れてよく考える機会があります。

 現在は「文書管理に関するコンサル・業務改善支援サービス」を中心にご用命いただいておりますが、昨今のビジネス環境やオフィス環境に目をむけると、「情報の安全対策」「事業継続計画(BCP)対策」が新たな経営課題として急浮上しているような気がします。
(じつは「文書管理の徹底」が、「情報の安全対策」や「事業継続計画(BCP)」の第一歩でもあります!)

 そんなわけで、関連資格の取得や勉強会などにより人材育成をはかり、新製品や新しいサービスの開発も進めているところです。

 10年前は依然としてマイクロフィルムの業務が大きなウェイトを占めていたことを思うと、「たかが10年、されど10年」は隔世の感さえおぼえます。


2015年1月13日

「阪神・淡路大震災関連文書」

 1995年(平成7年)1月17日に発生した兵庫県南部地震からちょうど20年になります。
 兵庫県のサイトの「兵庫県公館県政資料館(歴史資料部門)」、「阪神・淡路大震災関連文書」には、「阪神・淡路大震災に関連して職員が職務上作成・取得した公文書については、職員が常時使用するため執務室で保存しているものを除いて、県公館に引き継がれ、歴史的文化的価値を有する公文書として整理・保存を図っています。」と記されています。
 さらに、「兵庫県公館県政資料館(歴史資料部門)」の「収蔵資料」からは、平成26年4月末現在、「歴史的公文書」として収蔵する県庁文書25,244冊のうち震災関連文書が約半数の11,408冊を占めていることがうかがえます。
http://web.pref.hyogo.jp/pa13/pa13_000000005.html

 また、兵庫県南部地震において甚大な被害を受けた神戸市がこの1月に開催する「阪神・淡路大震災関連文書企画展 ~ 震災20年 神戸 ~」の案内においては、「本市では、阪神・淡路大震災関連の公文書を歴史的資料として後世に伝えていくため、整理・保存作業を進めています。」と記されています。
http://www.city.kobe.lg.jp/information/press/2015/01/20150106040101.html


 2011年(平成23年)3月11日に発生した東北地方太平洋沖地震から4年が経過しようとしています。
 2011年(平成23年)3月、つまり平成22年度に発生した文書は、平成26年度の満了をもって4年の保存期間を経過したことになります。
 つまり、1年保存文書、3年保存文書は既に保存期間を満了し、5年保存文書はこの4月から保存期間最後の年が始まるということです。

 東北地方太平洋沖地震の影響は、団体によって大きく異なります。しかし、東北地方太平洋沖地震の影響が全くなかった団体は存在しないでしょう。
 保存期間を満了する、あるいは満了した東北地方太平洋沖地震に関する文書をいかに扱うか考えなければなりません。

2015年1月5日

新年あけましておめでとうございます

 2015年が始まりました。
 今日から会社の業務も開始されて、気分一新がんばりたいと思っているところです。

 ところで、今年はひつじ年ですが、なぜ「未」と書くのでしょうか。
 少し気になったので調べたところ、諸説あるようですが、一説によると、
十二支とは、子(=種子)から始まり、亥(=核、結実してしんができる)に至る植物の発達段階を12段階に分けて表したもので、「未」はまだ成長途上の植物を表しているとの事。後に、わかりやすくするために身近な動物を当てていったらしいです。(あてた動物の順序、意味などはよくわからないらしいですが)

 ともあれ、「未」という文字は、「未完成」「未成熟」などと使われていますが、やがては大きく成長するという「可能性」を秘めた言葉であるともいえます。

 景気もまだまだ先行き不透明ではありますが、大きく成長するための1年としたいものです。