第17回 文書管理セミナー 開催

　今年も文書管理セミナーを開催します。

テーマは、「先進事例に学ぶ、文書管理の実務」。

　文書の災害対策・文書管理条例・歴史公文書の保存と利用について、主に自治体の文書管理担当者向けの内容となっております。

日時：平成25年8月8日（木）
場所：宇都宮市　パルティ（とちぎ男女共同参画センター）
参加費：無料

お申込みお待ちしております。

ＣＭ収録に挑戦！

　先日、地元ラジオ局のスタジオで、当社のＣＭ収録に臨みました！

「私たち自身の声で仕事の内容を伝え、関東インフォメーションマイクロという会社について知ってもらおう！」というのが今回のＣＭのねらいです。

　あらためて感じたのは、２０秒という短い時間でメッセージを伝えることの難しさ。仕事の内容を短いフレーズの言葉に変換する作業では、生来の「ボキャ貧」ゆえに苦労しました。

　いよいよ原稿を片手にスタジオに入り、独特の静寂とヘッドホン越しに聞こえる自分自身の声に多少の違和感を感じながらリハーサルに臨むものの、なかなかイメージどおりにいかないものですね（汗）

　原稿読みのスピード、発声の強弱やトーン、滑舌など・・・なかなか難しかった、というのが正直な感想です。とはいえ、ラジオ局スタッフの皆様の手厚いフォローのおかげで無事に録音が完了しました！

　このＣＭは、７月からエフエム栃木（RADIO BERRY）でオンエアされる予定です。お聞き苦しい点もあるかと思いますが、そこはご容赦くださいね（笑）

地方公共団体の業務継続計画（川崎市）

　文書管理における災害対策を考える場合、対策を特に講ずべき文書のピックアップが課題になります。その際に、助けのひとつになるのが全庁的な業務継続計画です。しかし、全庁的な業務継続計画を策定している団体は、まだ多数とは言えません。

　そこで、全庁的な業務継続計画未策定団体が参考にできるもののひとつとして川崎市が策定した「川崎市業務継続計画（震災対策編）」（平成２４年６月改訂）があります。
　特に「第６章 非常時優先業務一覧」は、「対策を特に講ずべき文書のピックアップ」の参考になります。つまり、この「第６章 非常時優先業務一覧」に掲載された業務に必要な文書は、業務開始目標時間までに使える状況になければならないということです。

　ただし、団体によって状況は違いますので、川崎市の例をそのまま当てはめることはできません。また、「対策を特に講ずべき文書」は、非常時優先業務に必要な文書だけではないという点にも留意は必要でしょう。

　「川崎市業務継続計画（震災対策編）」（平成２４年６月改訂）は、川崎市のサイトの「川崎市業務継続計画（震災対策編）を改定しました。」から全文が確認できます。
http://www.city.kawasaki.jp/160/page/0000009379.html
　

災害対策としての文書管理

　「だれもが必要な文書を使用できる状況の実現」

　これは、文書の適正管理や業務の効率化に必要不可欠な要素ですが、
ついつい属人的な管理になってしまいがちです。

　災害時においては、必要な文書が無事であったとしても、その所在を知る人間がただちに参集できるとは限らず、その文書の所在がわからなければ、迅速な対応はできません。

　普段から「組織的な管理」をしておく事が強く求められています。