2015年1月26日

紙文書の情報セキュリティ

 情報セキュリティと聞くと、パソコン上のデータを思い浮かべますが、紙文書の対策については以外と見落とされているという事を以前にこのブログでも書きましたが、具体的なリスクと対策を、いくつか挙げてみたいと思います。

①アクセス権限のない人が閲覧してしまう。
→対策:プリンタ出力、コピー、FAX時の注意、離席時や帰宅時に机の上に置きっぱなしにしないなど(クリアデスク)

②紛失、盗難等
→対策:保存場所の管理、書庫の施錠管理など

③輸送時の事故
→対策:寄道をしない、鍵のかかる容器を使う、配送状況を確認できる手段をとるなど

④重要な情報を断裁せずに捨てたための漏えい
→対策:シュレッダーでの断裁や、守秘契約を結んだ廃棄業者への依頼など

⑤悪意のある閲覧、持出し等
→対策:セキュリティ教育、全従業者への周知徹底など

 あまりデータを多く所持していない企業でも、紙の文書は多いはずです。
 これら紙文書のセキュリティを見てみると、文書管理の徹底と通じるものが多いことがわかります。
 適切な文書管理は、情報セキュリティの確保にも貢献するのです。

2015年1月19日

10年ひと昔・・・

 既存のお客様や世の中からどのような仕事が求められているのか、折りに触れてよく考える機会があります。

 現在は「文書管理に関するコンサル・業務改善支援サービス」を中心にご用命いただいておりますが、昨今のビジネス環境やオフィス環境に目をむけると、「情報の安全対策」「事業継続計画(BCP)対策」が新たな経営課題として急浮上しているような気がします。
(じつは「文書管理の徹底」が、「情報の安全対策」や「事業継続計画(BCP)」の第一歩でもあります!)

 そんなわけで、関連資格の取得や勉強会などにより人材育成をはかり、新製品や新しいサービスの開発も進めているところです。

 10年前は依然としてマイクロフィルムの業務が大きなウェイトを占めていたことを思うと、「たかが10年、されど10年」は隔世の感さえおぼえます。


2015年1月13日

「阪神・淡路大震災関連文書」

 1995年(平成7年)1月17日に発生した兵庫県南部地震からちょうど20年になります。
 兵庫県のサイトの「兵庫県公館県政資料館(歴史資料部門)」、「阪神・淡路大震災関連文書」には、「阪神・淡路大震災に関連して職員が職務上作成・取得した公文書については、職員が常時使用するため執務室で保存しているものを除いて、県公館に引き継がれ、歴史的文化的価値を有する公文書として整理・保存を図っています。」と記されています。
 さらに、「兵庫県公館県政資料館(歴史資料部門)」の「収蔵資料」からは、平成26年4月末現在、「歴史的公文書」として収蔵する県庁文書25,244冊のうち震災関連文書が約半数の11,408冊を占めていることがうかがえます。
http://web.pref.hyogo.jp/pa13/pa13_000000005.html

 また、兵庫県南部地震において甚大な被害を受けた神戸市がこの1月に開催する「阪神・淡路大震災関連文書企画展 ~ 震災20年 神戸 ~」の案内においては、「本市では、阪神・淡路大震災関連の公文書を歴史的資料として後世に伝えていくため、整理・保存作業を進めています。」と記されています。
http://www.city.kobe.lg.jp/information/press/2015/01/20150106040101.html


 2011年(平成23年)3月11日に発生した東北地方太平洋沖地震から4年が経過しようとしています。
 2011年(平成23年)3月、つまり平成22年度に発生した文書は、平成26年度の満了をもって4年の保存期間を経過したことになります。
 つまり、1年保存文書、3年保存文書は既に保存期間を満了し、5年保存文書はこの4月から保存期間最後の年が始まるということです。

 東北地方太平洋沖地震の影響は、団体によって大きく異なります。しかし、東北地方太平洋沖地震の影響が全くなかった団体は存在しないでしょう。
 保存期間を満了する、あるいは満了した東北地方太平洋沖地震に関する文書をいかに扱うか考えなければなりません。

2015年1月5日

新年あけましておめでとうございます

 2015年が始まりました。
 今日から会社の業務も開始されて、気分一新がんばりたいと思っているところです。

 ところで、今年はひつじ年ですが、なぜ「未」と書くのでしょうか。
 少し気になったので調べたところ、諸説あるようですが、一説によると、
十二支とは、子(=種子)から始まり、亥(=核、結実してしんができる)に至る植物の発達段階を12段階に分けて表したもので、「未」はまだ成長途上の植物を表しているとの事。後に、わかりやすくするために身近な動物を当てていったらしいです。(あてた動物の順序、意味などはよくわからないらしいですが)

 ともあれ、「未」という文字は、「未完成」「未成熟」などと使われていますが、やがては大きく成長するという「可能性」を秘めた言葉であるともいえます。

 景気もまだまだ先行き不透明ではありますが、大きく成長するための1年としたいものです。