2018年5月28日

電子化のメリット

 電子化には以下のような様々なメリットがあります。
 生産性向上を図る上では必須といっても良いでしょう。

【コスト削減】
 ・印刷や郵送にかかるコストの削減
【生産性向上】
 ・検索時間の大幅削減
 ・モバイル端末からの閲覧
【省スペース化】
 ・紙文書による書庫の狭隘化が深刻
【劣化対策】
 ・紙の経年劣化やインクの退色等の懸念
【災害対策】
 ・バックアップとして原本と電子化データを別置保管
  (BCP対策としても有効)

 ただし、電子化もメリットばかりではありません。
 便利な反面、不正な持出や漏えいには十分に気をつけなければなりません。タブレットやソフト等を揃える必要もあるかもしれません。なかには紙での運用の方が適した文書もあるでしょう。

 また電子化する際には、スキャナ等の機材が必要ですし、解像度や容量、ファイル形式等や名前の付け方についても検討が必要です。
 なにより手間がかかりますので、貴重な人材を割くのは生産性向上と矛盾します。

 そこで、当社のような専門業者をご利用いただくという選択肢が有効です。最適な電子化と運用方法をご提案致します。


2018年5月22日

「保管文書の個人情報保護対策」もおまかせください!

 個人情報漏洩事故が後を絶ちません。
 ウェブサイトやサーバーへの不正アクセスを原因とするものが中心ですが、じつは紙で保管する文書の「個人情報」も少なくありません。その安全対策は万全ですか?

 このたび、情報セキュリティ規格の認証取得を予定しているお客様から、「個人情報記載部分のマスキング作業」と「保管不要文書の取り外し作業」のご依頼がありました。

 当社で作業させていただいた結果、
①保管を要さない個人情報を除去した
②文書ファイルを削減した(約40%)
③文書保管場所の集約によりセキュリティが強化された
という効果が得られ、お客様から高くご評価いただきました。

 「やらなきゃいけない仕事とわかっていても、なかなか手を付けられずにいて困っていたので助かりました!」というお言葉をいただき、あらためて仕事のやりがいを感じています。

 当社の「保管文書の個人情報保護対策」は、プラン策定から実行までワンストップで対応します。
 お気軽にご相談ください!

2018年5月14日

「公文書館」に関する情報 9

 4月23日のブログで長野県の東御市(とうみし)における東御市文書館の設置についてお知らせしましたが、平成30年4月1日、同じ長野県の須坂市においても須坂市文書館が開館しています。

 須坂市のサイト「平成30年3月須坂市議会定例会提出議案」によれば、平成30年4月1日の須坂市文書館開館に先立つ平成30年3月16日、須坂市文書館条例が成立しています。
 つまり、須坂市文書館は条例設置による公の施設ということになります。
https://www.city.suzaka.nagano.jp/contents/item.php?id=5a825c6a41eaf


2018年5月7日

こいのぼり

 5月の日本の風物詩「こいのぼり」。

 最近では変わり種も多く、「アユのぼり」や「うなぎのぼり」、「くじらのぼり」なんてのもあるそうです。

 ともあれ、晴れた日の青い空によく似合います。


2018年5月2日

経営方針説明会を実施しました

 いよいよ大型連休ですね。
 なかには9連休になっているお客様もいらっしゃいますが、当社は暦どおりで営業しています。

 連休の谷間となる2日間を利用して、昨日は「経営方針説明会」を開催しました。
 今年度の目標(全社、部門、個人)や重点実施事項を説明したほか、全社員による意見発表も実施しました。
 毎年実施するたびに社員の発表内容もレベルアップしていて、これからの世代が着々と成長していることを心強く感じます。

 当社のミッションのひとつでもある「情報資産を 活かす(活用)、つなぐ(継承)、守る(安全対策)に欠かせない製品やサービスを提供し、顧客の業績向上に貢献する」にもとづき、社員一同で業務に精励します。
 本年度もよろしくお願いいたします。