2013年10月28日

文書管理に関する資格いろいろ。

 今回は、文書管理に関する資格・検定についてご紹介。

●日本経営協会(NOMA)
  ファイリング・デザイナー検定
  電子化ファイリング検定
  公文書管理検定

●日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)
  文書情報管理士
  文書情報マネージャー

 詳細はそれぞれの団体のページ等で確認していただければと思いますが、ひとくちに文書管理といっても、大きく見るととても広い範囲が含まれます。
 紙文書の整理に関する手法はもちろん、マイクロ化や電子化の知識も融合させた効率的な管理手法などにについても求められています。

 また、実際の現場での運用が、教科書通りにいくかといえば、なかなか難しく、それぞれの状況に合わせて、統率力、計画力、工夫力、人間力・・・・・などなど、あらゆる+αを駆使して運用していかなければならなかったりしますが、まずは、こうした検定で、土台固めをすることも重要だと思います。



2013年10月22日

お伊勢参り

 先日、名古屋方面への出張の際、ちょっと足を延ばして伊勢神宮へ参拝してきました。
 20年に一度の「式年遷宮」の年だからでしょうか、たいそうな人出でした。
 「宇治橋」を渡り、歩きつづけて辿り着いた「正宮」の前に立つと、厳かな雰囲気に身が引き締まるような気がしてなりません。

 「変わることなく継承すべきこと」と「時代にあわせて変化を求めること」。
相反することですが、現在を生きる私たちにとってどちらも必要なものだと感じました。



2013年10月15日

「公文書管理」条例に関する動き 28

 以前、このブログで「(仮称)相模原市公文書管理条例(案)の骨子」についてお知らせいたしましたが、同じ神奈川県の藤沢市でも動きがあったようです。

 平成25年10月8日、藤沢市で第1回公文書等管理に関する有識者会議が開催されました。
 藤沢市の「平成22年度 事務事業評価シート」(http://www.city.fujisawa.kanagawa.jp/content/000355605.pdf)
の「事務事業名 = 文書館運営費」中の「8.事務事業の評価と今後の方針(課長による評価)」には、「クリーンな市政実現のため、公文書等の管理、情報提供のあり方に関する指針案作成のため、条例化も視野に入れた調査研究を総合計画事業として段階的に推進する。また電子文書館の拡充など文書館資料の利活用を図る。」とあります。

2013年10月7日

ほうれんそう

 「ほう・れん・そう」とは、「報告・連絡・相談」のこと。
会社に入ってから、幾度も言われ続けてきたことです。

 報告・連絡・相談の不徹底により、間違った情報によって仕事をした結果、お客様の要望とは異なる製品ができてしまったり、もっと早くわかっていればより良い対応がとれていたのに・・・なんてことにもつながりかねません。

 伝えるということについても、気を配る必要があります。
 顧客先でも、会社の中でも、様々な知識、技術、経験のレベルの人がいますので、同じことを伝えるにも、その人にわかる言葉で伝えることも重要です。
 経験の浅い人に専門用語ばかりを並べても何も伝わりません。正しく伝わって、初めて情報が共有できたということになるのだと思います。

 
 また悪い報告は、誰でも言いづらいものですが、先送りにすると事態は悪化するだけです。
 職場はチームで動いていますから、良いことも悪いことも共有し、全体として良い方向に動いていくべきものだと思います。案外、言いづらい報告に、次の成長へのヒントが隠れていることが多いものです。
 こうして見てみると、「報告や相談がしやすい環境を作る」ということがとても重要であるということに気づきます。