2012年12月25日

今年も「最終コーナー」へ

 いよいよ仕事納めの週になりましたね。「クリスマス寒波が襲来!」の予報どおり、昨日の宇都宮は雪こそ降りませんでしたが、一日をとおして寒いクリスマスイブでした。
 ショッピングセンターに足をはこんでみましたが、おもちゃ売場や食品売場はとくに賑わっていて、ちょっとしたお祭りのよう。
 とくに子供たちが満面の笑顔をみせながら無邪気におもちゃやケーキをおねだりしている姿をみて、彼らに夢と希望がもてる将来をプレゼントできるように頑張ろう、という気持ちが湧いてきました。

 さて、今日からの一週間は公私ともに一年間の総決算!おたがいに健康第一で頑張っていきましょう!

2012年12月17日

「公文書管理」条例に関する動き 17

 以前、このブログでパブリックコメントの実施についてご紹介した「秋田市公文書管理条例案」、「草津市市政情報の管理に関する条例案」がいずれも11月定例会に提出されています。
 両定例会とも12月21日(金)が閉会日ですので、今年中に結果がわかることになると思われます。
 
 なお、「秋田市公文書管理条例案」についてはその概要が、「草津市市政情報の管理に関する条例案」についてはその全文が以下で確認できます。

・「秋田市公文書管理条例案」
http://www.city.akita.akita.jp/council/schedule/2012/11/gian.pdf
・「草津市市政情報の管理に関する条例案」
http://www.kusatsu-shigikai.jp/03meeting/pdf/H24gian/H24gian92.pdf

2012年12月10日

マイクロフィルムの検査と活用

 主に古文書や貴重資料、新聞、行政文書、図面などの保存媒体として使われているマイクロフィルム。
 近年、新たに撮影する案件は少なくなってはいるものの、資料館や図書館、役所などでは過去に作成したマイクロフィルムが大量に保管されているはずです。

 保存に適したマイクロフィルムですが、長期に保存するには、適正な温度・湿度の管理が必要になります。
 当社では、マイクロフィルムが適正に保管管理されているかどうかの検査やその劣化対策を提案したり、フィルムから直接デジタル化を行なったりといったことも業務の1つとしています。
 さらに、デジタル化した画像に索引情報をひも付けしてデータベースを構築し、パソコンで検索して、すぐに目的の画像を閲覧することができるといった有効な活用方法にも実績があります。

 眠っている貴重な資料にもう一度光をあててみませんか。



2012年12月3日

師走をむかえて

 とうとうカレンダーも、残り1ページとなりました。クリスマスのイルミネーションが彩りを添える季節ですが、「仕事納め」までとにかく忙しい日々が続きそうですね。

 ふと手帳をふりかえってみると、今年のはじめに書き留めた「目標」や「やるべきこと」が記されていました。さて、どれだけ実現できたか・・・。100%とはいえないものの、ある程度は実現できたと自己評価しています。
 それでも、気を抜くことなくゴールまで走りきるために、毎日を大切にすごしたいものです。

 写真は、週末に初雪を観測した大田原市の風景です。資料館での仕事なので土曜日も稼働したのですが、予想よりも降雪量が多かったため午前中で業務を打ち切りました。交通安全と健康は、なによりも最優先ですからね。



2012年11月27日

「公文書管理」条例に関する動き 16

 この10月いっぱいまで、草津市市政情報の管理に関する条例案に関するパブコメが行われていたようです。
 既に、パブコメが終了してしまっていますので、パブコメ時に公表されていた資料も削除されており、詳細な情報をつかまえることができません。しかし、どうやらこれは、いわゆる文書管理条例のようです。そして、その成立根拠を自治基本条例と位置付けている点が大きな特徴といえそうです。

2012年11月19日

冬の足音

 朝起きると日を追う毎に寒くなっている気がします。
 木々の葉が落ちていくのを見ると、冬はもうそこまできているのだなあと感じます。

 宇都宮市内では、まだ葉が残っている場所もあり、最後の彩りを主張しています。




2012年11月12日

つぶやき

 ひとくちに「企業の社会貢献」といっても、育英会や文化事業などへの寄付、社員のボランティア活動の参加推進、などそのカタチは様々ですが、「社会に何らかの恩返しをしたい」という動機は共通しているのではないでしょうか。

 当社でもそれらに類する「社会貢献」を大切にすべきと考えていますが、そもそも会社を永続・発展させることが「社会貢献」そのものだと、最近とくに強く感じます。
 依然として低いとは言えない失業率、地方都市の経済の低迷、といった諸問題。バブル崩壊以来なかなか解決できず現在にいたっていますが、元気な企業があれば新たな雇用を生み出し、さらに納税もしてくれるはずです。

 私自身は、地方都市である宇都宮に本社を置きながら、全国のお客様に「最高の成果をもたらす仕事」を提供することを目標にしています。その結果として、お客様、社員、地元をはじめとする社会全体がハッピーになれたら最高だろうなと、夢を見ながら。

2012年11月5日

「公文書管理」条例に関する動き 15

 今年の4月1日、熊本県行政文書等の管理に関する条例が施行されました。
 その第8条第2項は、保存期間が満了し、「歴史公文書」に該当しない「行政文書ファイル等」の廃棄について次のように定めています。
 「実施機関は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、第2条第5項の基準に適合するか否かについて熊本県行政文書等管理委員会(第34条第1項に規定する熊本県行政文書等管理委員会をいう。第4章において同じ。)の意見を聴くものとする。」
(熊本県行政文書等の管理に関する条例第8条第2項)

 熊本県は「熊本県行政文書等管理委員会」の意見を聴く前に、平成24年10月29日から平成24年11月16日まで、保存期間を満了した文書のリストを提示し、廃棄について意見を募集しています。
 詳細は、熊本県のサイト「保存期間が満了した行政文書の廃棄に関する御意見の募集について」(http://www.pref.kumamoto.jp/soshiki/158/haiki-iken.html)をご覧ください。

2012年10月29日

記録を残すということ2

 何百年も前の古文書が残っていたり、さらには何千年も前の壁画が残っていたりするのを見ると単純にすごいと思います。

 現在の我々の情報は、どのような形で残っていくのでしょうか。
 日々使っているデジタルの情報は、媒体も様々で、今ではもう閲覧するのに困難を要するメディアも多くあります。
 デジタルメディアの変遷は、技術革新の証であることは間違いなく、私たちの仕事や生活に大きな利便性をもたらしてくれたのは言うまでもないことですが、はたして百年後に、それらの情報を見ることができるかどうかを考える時、紙やマイクロフィルムなどの機材環境に頼らず、長期保存が可能なアナログメディアにできることはまだ残されているのではと感じます。

 そこで、デジタルの検索性や使い勝手の良さと、アナログの長期保存性を見た場合に、お互いの特長を生かしつつ、欠点を補完するデジタルとアナログのハイブリッド(融合)が求められます。

 活用はデジタル、保存はアナログという考え方です。

2012年10月20日

イベント情報 3

 現在、栃木県立博物館では、開館30周年記念特別企画展「足利尊氏 その生涯とゆかりの名宝」が開催されています。当社もこの企画展に協賛させていただいたこともあり、この場を借りてご案内いたします。

 足利尊氏(1305~58)は、下野国足利荘を本拠とする武家の名門足利市に生まれ、のちに京都に室町幕府を開きました。南北朝の内乱のなかで尊氏は猛勇さと優しさを兼ね備えた名将として武将たちの信望を集め、その子孫は幕府将軍のほかに、東国支配にあたる鎌倉公方として勢威を振るいます。この企画展では、大日如来坐像をはじめ全国各地に残る尊氏ゆかりの文化財をとおして、尊氏の人物像を再評価するとともに、足利氏に代表される下野武士の文化的水準の高さを再確認します。(企画展パンフレットより引用)

 なお、本企画展は11月25日(日)まで開催されます。詳しくは栃木県立博物館のホームページをご覧ください。 http://www.muse.pref.tochigi.lg.jp/

2012年10月15日

「公文書管理」条例に関する動き 14

 今年の1月、このブログでもご紹介した秋田市が平成24年9月25日から10月24日まで秋田市公文書管理条例(仮称)に関するパブリックコメントを実施しています。
 詳細は、秋田市のサイト「(仮称)秋田市公文書管理条例の概要に関する意見公募のお知らせ」(http://www.city.akita.akita.jp/city/gn/dc/publiccomment/pubcome.htm)をご覧ください。

 なお、現状で秋田市は公文書館を整備していませんが、秋田市公文書管理条例(仮称)によって公文書館機能を整備するようです。

2012年10月9日

マイバッグの話

 最近、スーパーに行くと、ビニールの買い物袋を断ると、ポイントがたまる仕組みになっていたりします。
 また、初めて立ち寄ったスーパーで、何も言わなかったら、袋をつけてくれなかったりして、びっくりしたこともあります。
 私も最近では、イベントで配られていたエコバックを持ち歩いたりしています。

 毎日、どれだけの袋が消費されているのだろうと考えると、一人一人の心がけが大きな力になり得るのだと感じます。

 また、ここで思うことは、何かを変えようと思った時には、ただ我慢するということより、少しの得があることが必要なのではと思ったりします。

2012年10月1日

社員旅行に行ってきました!

 台風17号が日本を縦断しましたが、なかなかの勢力でしたね。
 宇都宮でも午後10時頃から風雨ともに強くなり、我が家でも警戒しながら一晩をすごしました。

 さて、先日は数年ぶりで社員旅行を実施しました。
 行き先は浅草。東京下町を存分に堪能しようという計画です。
 初日は昼過ぎに浅草へ到着。宿泊するホテルに荷物を預けて、花やしき、浅草寺を散策しながら、話題のスカイツリータウンへ。スカイツリー展望台にはのぼりませんでしたが、ショッピング街の「東京ソラマチ」や「すみだ水族館」を見て回りました。
 この「東京ソラマチ」には栃木県のアンテナショップ「とちまるショップ」があり、県内の特産品や地酒などが豊富にそろっていました(オススメ!)
 日も暮れたころ、スカイツリーをあとにして「屋形船」に乗船!流れゆく東京の夜景をバックに、揚げたての美味しい天ぷらや鮮度の良い刺身に舌鼓をうちながら、しばし楽しい時間を過ごしました。

 社員が一同に会してレクレーションをする機会も年々減る傾向にあるようですが、こうしたコミュニケーションの時間も大切にしたいものですね。

 
 

2012年9月24日

行政における文書管理の動向 2

 2012年5月14日、6月4日、7月17日にお知らせしました、国の公文書管理委員会における会議に関する議事概要・議事録作成の在り方等に関する検討について、地方公共団体に動きがみつかりました。
 岐阜県のサイト「会議記録等作成のルール化について」(平成24年8月10日)です。
(http://www.pref.gifu.lg.jp/kensei-unei/kocho-koho/event-calendar/sonota/homu/kaigikiroku.html)

 その内容は2点、「岐阜県公文書規程の改正」と「会議記録作成の基準」(総務部長名通知)の整備です。詳細は、前のページをご覧ください。

2012年9月18日

「分類」について

 よく検索データなどを作成する時、検索の助けとするために分類を設定します。

 文書管理においても分類を設定することが多いですが、データを作成した人(団体)は、通常、分類よりも「課名」や「年度」、「ファイル名」などで検索することが多いようです。

 では誰のための分類なのか・・・役所の文書管理では、それを閲覧する市民のためということもできるでしょう。自分のためというよりも、他の人が探しやすくなるための項目が「分類」といえるかもしれません。

 文書の目録だけでなく、資料館の収蔵資料やWebで公開するものなどは、分類が重要な手がかりになるでしょう。
 専門家でない人々がいかにわかりやすく情報にたどりつけるか・・・
それは検索システムの良し悪しを決める大きな要素となります。

2012年9月10日

GO! H.C.栃木日光アイスバックス!

 アイスホッケーのアジアリーグが、9月8日に開幕しました。
 昨年準優勝だったアイスバックスはホームゲームでの開幕となり、初戦から2連勝の好スタートをきりました!

 今年、当社の文書管理セミナーで講師をつとめていただいた村井監督にも、言葉では到底あらわすことができないプレッシャーが重くのしかかっていたはずですが、持ち前の熱いハートでシーズンを戦い抜いてくれることでしょう。

 間近で見るゲームは迫力満点!ぜひ、日光霧降アイスアリーナに出かけてみませんか。
 試合結果をはじめ、バックスに関する最新情報はこちら。http://www.icebucks.jp/

2012年9月3日

イベント情報 2

 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会(全史料協)の第38回全国大会が、平成24年11月8日(木)・9日(金)の2日間、広島で開催されます。
 大会テーマは「地域社会とともに歩むアーカイブズ -今、なすべきこと-」です。

 11月9日には、文書管理条例を制定した安芸高田市の行政経営課高下正晴氏の報告「安芸高田市の文書管理改善活動と公文書管理条例」も予定されているようです。
 大会参加の申し込みは、平成24年9月25日必着、会員以外でも参加できます。詳細は、全史料協のサイト「第38回 全国(広島)大会及び研修会(http://www.jsai.jp/taikai/hirosima/index.html)をご確認ください。

  なお、全史料協のサイトには、文書管理に関する様々な資料を掲載した「アーカイブズ実務情報リンクバンク」(http://www.jsai.jp/linkbank/index.html)もあります。

2012年8月29日

バーコードの活用

 レジや図書館など身のまわりを見てみると本当に多くのものがバーコードで管理されていると実感します。
 文書管理の分野でも、バーコードを利用した管理が使われ始めています。

 文書ファイル情報のデータを修正する場合や、引継・廃棄の場面でも、間違いを防ぎ、かつ業務を効率化することに役立てることができます。
 文書管理の場合、登録された文書目録データのIDがバーコードとして表示される形でラベルとして印刷し、文書ファイルに貼り付けるという使い方が一般的です。

 ラベルのバーコードにバーコードリーダーをあてると、
例えば、「H240829-ABC」のような手入力では間違えそうな文字列でも瞬時にパソコンに入力することができますし、そのバーコードに関連付けられた文書の情報を表示させることができます。

 文書ファイルだけでなく、収納する箱や並べる棚にもバーコードを貼り付けて管理することなども考えられます。
 工夫次第で、可能性はどんどん広がりそうですね。

2012年8月20日

イベント情報 1

 8月26日(日)に栃木県歴史文化研究会第22回総会・大会が開催されます。

 「災害と社会 -人々は自然の猛威にどう向き合ったか-」をテーマに、総会のほか記念講演や研究報告が予定されています。

 東日本大震災からの復旧・復興もようやく緒に就いたばかりですが、折にふれて歴史をふりかえり過去を検証することは、現在や将来のビジョンを描くうえでも貴重なプロセスだと思います。
 たとえば仕事上の問題や難しい課題が生じた際に、職場の先輩に意見を求めたり過去の記録をたよりにすることも、歴史を活かした解決策のひとつといえるのではないでしょうか。
 難問山積の現代だからこそ、こうした機会が有効になると思います。


栃木県歴史文化研究会第22回総会・大会

日  時 平成24年8月26日(日) 10:00~16:30
会  場 栃木県立博物館 講堂

総  会  10:00~10:40
記念講演 10:50~12:20
        「関東大震災 -被災者の行方-」
          北原糸子 氏 (立命館大学歴史都市防災センター教授)

研究報告
 ①13:20~14:05 「災害にまつわる民俗事象と知識」
             宮田妙子 氏 (栃木県立博物館) 
 ②14:05~14:50 「栃木県の遺跡における大洪水の痕跡について」
             上野修一 氏 (栃木県立博物館)
 ③15:00~15:45 「室町期日光山と自然災害」
             新井敦史 氏 (大田原市黒羽芭蕉の館)
 ④15:45~16:30 「天和地震・五十里水と五十里村」
             平野哲也 氏 (栃木県立文書館)

2012年8月6日

「公文書管理」条例に関する動き 13

 連日のように猛暑がつづきますが、体調など崩されていませんか?
 オリンピックもいよいよクライマックスが近づき、テレビ中継に夢中になる機会も多いと思いますが、寝不足に注意しながら力いっぱい声援を送りたいものですね!

 さて、地方公共団体の文書管理について様々な動きがみられますが、興味深い資料を見つけました。
 新潟市の平成24年度の「組織目標管理シート」です。

 総務部総務課の「組織目標管理シート」には、「今年度は公文書管理条例の制定に向け検討を行います。」との記載が見られます。
http://www.city.niigata.lg.jp/shisei/soshiki/target/mokuhyo/H24soshikimokuhyou.files/24C1401.pdf

 計画を確実に実行するうえで有効なツールだと感じました。

2012年7月30日

データの整理

 先週末は会社の整理整頓の日でした。
 普段なかなかできないことを日を決めて実行するのは、なかなかいいかもしれません。
 夏休みの宿題をまとめてやるような感覚がよみがえったりしてしまいますが。

 ある程度「物」は片付いてきたようですが、そろそろパソコンの「データ」も整理しなければと思ったりしています。
 皆さんは、どう整理しているのでしょうか?

 デスクトップがいつのものかわからないファイルで埋め尽くされていたり、同じ名前のフォルダが色々なところにあったりしませんか。
 また、いくつも途中経過のバックアップをとった挙句、どれが最新かわからなくなってしまう、何を撮影したかわからない大量のデジカメデータが容量を圧迫している・・・などなど。

 データは、「物」以上に日々の業務に追われてほおっておくと、すぐにわけがわからなくなります。
 やはり有効なのは、”その都度”、収納するフォルダや適切なファイル名など組織的なルールに従った整理をしていくことだろうと思います。
 「あとでやればいい」と言った人が、その時になっても「あとでやる」と言い続けて、結局「そんな昔のことわかりません」と開き直ったりしたのを見た経験があります。

 その時々に整理してしまうのが一番良い事ですが、そうはいっても毎日それを実行するのはなかなか難しいことです。
 せめて、日を決めてやろうということで、「整理整頓の日」を設定しているわけです。

2012年7月24日

文書管理セミナーを終えて

 このたびの文書管理セミナーは、おかげさまで定員いっぱいのご出席者をおむかえして開催することができました。当日は天候には恵まれませんでしたが、人の出会いには恵まれたといったところでしょうか。

 セミナーをふりかえり、スタッフの間では「おかげさまで、回を重ねるごとにご出席者がふえている」「歴史公文書への関心が高まっている」といった意見がありました。私もおなじように感じています。

 ありがたいことに、当社の文書管理セミナーには「リピーター」としてご出席いただいている方も少なくありません。ご期待に応え続けるためにも、当社の社会貢献としてこのセミナーを継続していきます。おたのしみに!

 最後になりましたが、ご参加の皆様、講師の皆様をはじめ、関係者様各位にお礼を申し上げますとともに、今後ともよろしくお願いいたします。

2012年7月17日

公文書管理委員会2

 国の公文書管理委員会がまとめた「政府の重要な意思決定にかかわる会議に関する議事概要・議事録作成の在り方<論点整理>」(平成24年7月4日)が内閣府のサイトで公表されています。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20120704/20120704rontenseiri.pdf

 これは、前に議論されていた東日本大震災に対応するために設置された会議等の議事録等未作成の事案とは別です。
 あちらは”非常時における”、こちらは”日常における”ということです。
 これはまだ「論点整理」の段階で、ここに示されたテーマを基に検討が開始されるとのことです。

2012年7月10日

文書管理セミナー開催間近!

 今週、7/12(木)にいよいよ、文書管理セミナーが開催されます。
今回は、県外の方々からも多数のお申し込みをいただき、文書管理に関する関心の高さがうかがえます。
 申し込み締め切りは過ぎてはおりますが、まだ若干の空席がございますので、継続して申し込みは受付けております。

 スタッフ一同、少しでもお役に立つようなセミナーとなるよう準備を整えております。
 ご参加心よりお待ちしております。

2012年7月2日

休日に、ふと思ったこと

 とある休日に、家族サービスで那須へ出かけてきました。昼食の時間も近づき、看板に誘われるまま地元のベーカリーレストランへ行くことに。

 分かれ道のたびにあらわれる小さな看板だけをたよりに、狭い道を進んでいくと、森の中にテラス席が並ぶそのお店に到着!澄んだ空気のなかでいただくハンバーグとコーヒーの味は格別で、ぞんぶんに気分転換できました。

 ふと気づいて驚いたのは、決してアクセスがよいとはいえない場所でありながら大繁盛していること。業種や場所を問わず、お客様に支持されている会社は元気ですね。

 私たちも、お客様にとってかけがえのない存在でありつづけたいと思った休日でした。

2012年6月25日

「公文書管理」条例に関する動き 12

 札幌市公文書管理条例案が、平成24年6月13日に可決しました。これは、「平成24年第2回札幌市議会定例会 議決事件等一覧表」で確認できます。
 http://www.city.sapporo.jp/gikai/html/documents/kekka24_2t.pdf
また、条例そのものは、札幌市にサイトに掲載されています。
 http://www.city.sapporo.jp/reiki/reikikaisei/documents/h24-31_1.pdf

 過日成立した志木市公文書管理条例は、志木市の例規集に掲載されました。

2012年6月18日

第16回文書管理セミナーを開催します!

 今年も「文書管理セミナー」を開催します。
日時:平成24年7月12日
場所:宇都宮市 パルティ(とちぎ男女共同参画センター)
テーマ:「地方公共団体の文書管理の現状と課題 ~条例化、公文書館機能整備への動きと歴史的資料活用の展望~」

 公文書管理法をうけて活発化している地方自治体の動きやその抱える課題についての解説や現場で奮闘している文書管理担当者の実際、さらには、歴史的資料の保存や活用まで、盛りだくさんの内容となっております。

 詳細な内容・お申し込みについては、
関東インフォメーションマイクロ株式会社ホームページの「ホーム→お知らせ」からPDFをご覧ください。

2012年6月11日

変化の兆し?

 関東では梅雨入りとなり、しばらく太陽の恵みから遠ざかることになりそうです。
 気温や天候の変化が大きいこの時期、体調を崩しやすくなりますので皆様もお気を付け下さいね。

 変化と言えば、ここ数年で文書管理に対するお客様の考え方が大きく変わったと実感することが増えました。なかでも職員研修についてのご依頼やご相談が多くなっています。
 先日も、ある独立行政法人様からのご依頼で職員を対象とした研修を実施させていただきましたが、研修企画担当者はもちろん、一般職員や役員を含めた全職員の方はメモを取りながら熱心に話を聴いていただきました。

 ひとむかし前「文書管理をご支援します!」と言いながら提案書を持参しても、その内容はなかなか理解されなかったものですが、「文書管理の重要性」や「文書管理に期待される役割」が近年ますます大きくなっているのを感じております。

 皆様の期待を上回る成果をご提供できるよう、社員一同、研鑽をつづけてまいります!

2012年6月4日

行政における文書管理の動向

 あらたな情報を2つお届けします。

 パブリックコメントを終了した「札幌市公文書管理条例案」が札幌市議会平成24年第2回定例会に「議案第5号」として提出されています。定例会は、6月13日までのようですので、すぐに結果が明らかになるかと思われます。
 なお、これは、いずれも札幌市議会のサイトで確認できます。ただし、議案そのものは掲載されていないようです。
(http://www.city.sapporo.jp/gikai/html/kaiginittei.html)

 先日お伝えした東日本大震災に対応するために設置された会議等の議事内容の記録の未作成問題に関して「行政文書の管理に関するガイドライン」の一部改正に関するパブリックコメントが2012年5月22日から6月8日まで実施されています。
 以下の内閣府のサイトの「行政文書の管理に関するガイドラインの一部改正案についての意見の募集について」には「行政文書の管理に関するガイドラインの一部改正案」も掲載されています。
(http://search.e-gov.go.jp/servlet/Public?CLASSNAME=PCMMSTDETAIL&id=095120670&Mode=0)

2012年5月28日

整理整頓の日

 会社では、毎月最終金曜日を「整理整頓の日」として時間をとって社内の片付けをすることにしました。
 見回してみると、不用物の多さや置き場所の問題点が目につきます。  必要なものが必要なときに使えるという事は案外難しいものです。

 たかが整理整頓と思うかもしれませんが、それは、仕事の進め方や業務管理に通じる資質なのではと思います。
 ものの置き場所は、人の動く経路の安全性や要する時間を考えた場合に、効率に直結しますし、どこになにをどれくらい置けばよいか・・・を考える時、どこの部署にどんな能力の人員を何人動員するかに似ています。

 実は、整理整頓の得意な人は、それだけで、仕事を効率化する能力・人の適切な配置能力に長けているといえるのかもしれません。

 難しい話は抜きにしても、すっきりとした環境で仕事をするのは気持ちのいいものです。

2012年5月21日

130年ぶりの再会!

 もはや説明不要ですが、もちろん金環日食のことです。
ここ宇都宮の会社から、私も金環日食を観察してみました。

 観察用グラスを手にいざ太陽を見上げてみると、欠けていた輪郭が徐々につながり、とうとう一本の輪に・・・。
 高校生のころ、理系の科目が苦手なうえにまったくといっていいほど興味を抱かなかった私ですが、さすがに約130年ぶりの自然現象ということもあり「見ないわけにはいかない!」と鼻息もつい荒くなってしまいました(笑)

 一部の地域では雲に邪魔をされてしまったとのことですが、幸いにも宇都宮では綺麗に観察できました。
 ということで、その成果をお披露目します。(普通のデジカメで撮影したものですが・・・)

2012年5月14日

公文書管理委員会

 少し前にテレビ、新聞等で報道された東日本大震災に対応するために設置された会議等の議事内容の記録の未作成問題ですが、現在、国の公文書管理委員会がその原因と対策について検討を行っています。

 この問題について議論が行われている会議は、以下のとおりです。

第12回(2012.2.3)
第14回(2012.2.29)
第15回(2012.3.19)
第17回(2012.4.10)
第18回(2012.4.25)

 これらの会議の「議事次第」、「配布資料」、「議事要旨」、「議事録」は、内閣府のサイトでみることができます。
(http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/iinkaisai.html)

 ただし、「議事録」については、現時点で掲載されていない会議もあります。まだ、最終結論には至っていないようですが、遠からず今後の対策についても掲載されるでしょう。

2012年5月8日

タッチパネル

 先日、自分の携帯をスマホに変えました。
 タッチパネルはさすがに最初は戸惑いますね。
でも、慣れてくれば使いやすそうです。

 最近では、検索システム作成の業務でも、資料館や博物館のコンテンツ展示用のシステム等で、タッチパネルでの開発も多くなりました。
 Windows 7 では、今までのシステムも、モニタをタッチパネル対応のものに変更するだけですぐに使えるので便利です。
 ただし、画面を単純化したり、ボタンを大きくしたりといったインターフェースの部分での改良が必要になります。
 これからは、タッチパネルでの操作がさらに普及していくのでしょうね。

2012年5月1日

ゴールデンウイークは・・・

 今日は5月1日。連休の谷間です。
 来週はじめまで連続して休暇という方もいらっしゃると思いますが、わが社は営業中です!
(しかし、気持ちはすでに「連休後半のすごしかた」になっていたりして・・・)

 おかげさまで、わたしたちの地元である栃木県内も、徐々にではありますが観光客の足が戻りつつあります。
 昨日は、宇都宮市内の餃子屋の前に長い行列ができているのを見かけました。

 この連休のお出かけ先が決まってない方、ぜひ栃木へ足をはこんでみてくださいね!

2012年4月23日

「公文書管理」条例に関する動き 11

 平成24年3月19日、志木市公文書管理条例(第17号議案)が平成24年第1回志木市議会において成立しました。(http://www.city.shiki.lg.jp/resources/content/19742/20120321-104220.pdf)

 内容については4月22日現在、まだネット上で確認することができませんが、パブリックコメント時における「(仮称)志木市公文書管理条例(素案)」には、保存期間が満了した「公文書」のうち歴史的、文化的価値を有するものを市長に引き継ぐ規定はありますが、それ以外、「非現用文書の保存、利用」に関する規定はおかれていませんでした。

 したがって、志木市公文書管理条例は、公文書管理法成立後に制定、改正された大阪市、島根県、熊本県、鳥取県、安芸高田市の文書管理条例とはやや異なる可能性があります。

2012年4月16日

桜咲く


 宇都宮も桜が満開になりました。

 とてもきれいです。
 ただ、携帯のカメラ程度だと、どうしても見た目通りの色にはなりませんね。
 性能のいいデジカメが欲しいなと思うところですが・・・

 それでもおそらくは、たとえどんなに性能のいいカメラと技術をもってしても、
 この目で見た風景には、
 さらに体で感じる風、葉の鳴る音、にぎやかな雰囲気、そいったものも含めて、実際に体験したことには、

かなわないのだろうなあと思ったりした週末でした。

2012年4月9日

文書管理担当者のみなさまへ!

 4月から、あらたに文書管理担当者になられた方もいらっしゃることと思います。

 前年度まで各職場で管理されていた文書の「引き継ぎ」を受けたり、文書リストの修正や更新をおこなったりと、着任早々から重要な業務に取り組まれているのではないでしょうか?

 文書管理の重要性についてや、文書管理の徹底には大変な労力や工数を必要とすることについては、「文書管理担当者になって初めて気づいた」と感想を述べられるかたも少なくありません。
 すなわち、文書管理とは「地味だけど大切な仕事」の代表例であると言いかえることもできるでしょう。

 文書管理担当者のお話をうかがいますと、大半のかたが口をそろえる課題(悩み?)が2つあります。
1.保存文書の状態(どこに、なにがあるのか)が明確でない。
2.文書管理について、組織的な協力体制が不十分である。

 これ、当事者以外にはなかなか理解されにくく、大半が放置されているのが実情です。

 そんな悩みがありましたら、お気軽にご連絡ください。ご一緒に問題解決へのアプローチを探していきましょう!

2012年4月2日

「公文書管理」条例に関する動き 10

 新年度が始まりましたね。
 この春、あらたに文書管理のご担当となられた方もいらっしゃることと思いますが、そうした皆様にも参考にしていただけるような情報を発信していきますので、どうぞお付き合いください。

 さて、「佐賀県公文書館条例」および「福岡県立公文書館条例」がそれぞれの県の2月定例会に提出されたことは、既にお伝えしたとおりです。その後、両条例案はいずれも可決、公布されています。

 佐賀県公文書館条例は、この4月1日に施行され、同日、佐賀県公文書館がオープンしました。
 また、福岡県立公文書館条例には「歴史公文書の保存、利用等」、「不服申立て等」という章もあり、公文書管理法の第4章におかれている様な規定が定められています。

 両条例は、いずれも以下の公報に掲載されています。
「佐賀県公文書館条例」 「佐賀県公報 平成24年3月23日(金曜日)号外」
「福岡県立公文書館条例」 「福岡県公報第3381号 増刊① 平成24年3月28日 水曜日」

 いずれの公報も両県のサイトに掲載されていますので、内容を確認することができます。

2012年3月27日

もうすぐ新年度

 新年度は人事異動があったり、新しい環境、新しい仕事と変化が訪れる人も多いのではないでしょうか?
 気分一新、心機一転といきたいところですが、まだまだ年度末の仕事を片付けるためにそれどころではなかったりします。
 同じように四苦八苦している皆さん、もうひとがんばりです。

2012年3月19日

まじめにコツコツ

 顧問の税理士さんがよく使われるのですが、私も好きな言葉です。

 人生や会社の営みにあたっては、いろいろな出来事に遭遇しますよね。
いい時に慢心することなく、うまくいかない時も腐らずに、ただひたすらにやるべきことをコツコツとやり抜く。

 そうした姿勢を大切にしながら、世の中の役に立つ仕事を追求しつづけていきたいと考えています。

2012年3月12日

「公文書管理」条例に関する動き 9

 天気予報で、花粉の飛散を知らせる時期になりました。春ももうすぐそこまで来ているのですね。

 今回は、文書管理条例および公文書館に関する情報を3つご紹介します。

 札幌市:「公文書管理条例(仮称)素案への意見募集」が平成24年2月21日~平成24年3月21日まで行われています。
 http://www.city.sapporo.jp/somu/kobunsyo/kanrijorei.html

 佐賀県:「佐賀県公文書館条例(案)」が2月定例会に提出されました(乙第1号議案)。
http://www.pref.saga.lg.jp/web/var/rev0/0091/9870/H242yosangaigiangaiyoutousyo.pdf

 福岡県:「福岡県立公文書館条例」が2月定例提出されました(第21号議案)。
 http://www.gikai.pref.fukuoka.lg.jp/honkaigi/gian-2402.html

 平成23年度は、文書管理条例の制定や公文書館の設置等に関する情報が途切れることがありませんでした。もうすぐ平成24年度が始まります。さて、どのような動きがみられるでしょうか。

2012年3月6日

ファイル名は誰のためのもの?

 文書をファイルに綴じる場合に、ファイルに名前をつけます。
あたりまえの事のようですが、どのような名前にするかは実は難しかったりします。

 明確なルール付けがされていれば別ですが、自由につけていいとなると迷うところです。

 実は、日々使っているもので、自分さえわかっていればいいというのであれば、
青色のファイル、折り目がついているファイル、あの場所にあるファイル・・・
という具合に、ファイル名が抽象的であったり、たとえ名無しであったとしても本人にはすぐに取り出せたりします。

 しかし、例えば3年後にそのファイルや中の文書を探す場合、人事異動等で他人に引継ぐ場合にはどうでしょう。

 そう考えると、数年後の自分のため、自分の属する組織のため、後を引き継ぐ人のため、役所等であれば情報公開など市民のため、適切なファイル名をつけなければなりませんね。

2012年2月27日

これもアーカイブズ?!

 以前に勤めていた会社でのことです。

 材料調達の業務に異動したばかりの私に、さっそく仕入価格の引き下げが指示されました。
 そこで仕入先との交渉に先立ち、これまでの経緯を調べはじめると、現在の単価および3年前までの単価はオンライン上ですぐに把握できました。

 しかし、です。
 
 それより以前の単価は画面に表示されず、ましてや現在の単価に決定した経緯(交渉経過など)は知る由もありません。

 さて、どのように話を進めたらよいものか・・・。
 思案ののち、関連する文書が綴られたファイルを開いてみると、オンライン上ではわからない情報の数々が!

・仕入価格を引き下げるために発注数量をまとめたこと
・仕入先を集約して社内の効率化と単価の引き下げをおこなったこと
・その仕入先との取引開始のきっかけ など

 そこには、現在の単価に至った経緯や、現在の単価がおおむねで妥当性を有すると判断できる資料などが綴られており、異動したての私にとって貴重な情報となったのは言うまでもありません。
 こんな経験を持つからなのか、アーカイブズの普及と実践を願わずにはいられません。

2012年2月20日

地方公共団体のICT-BCP

 最新の地方公共団体におけるICT-BCP策定状況が公表されています。
 
 総務省が開催した、第1回「災害に強い電子自治体に関する研究会」(平成24年1月31日)において配付された資料3「「地方公共団体におけるICT部門のBCP策定に関するガイドライン」(ICT-BCPガイドライン)の概要」(平成24年1月31日 総務省自治行政局 地域情報政策 http://www.soumu.go.jp/main_content/000145523.pdf)に平成23年4月1日現在の「ICT-BCP策定団体一覧」(P11)が掲載されています。
 
 これによれば、平成23年4月1日の時点でICT-BCPを策定していた地方公共団体は、16都道府県、113市区町村ということです。

2012年2月13日

時間を有効に。

 最近年をとったせいなのか、時間の流れを早く感じます。
小さい頃は、いくらでも時間があって、何でもできる気がしていました。
大人になると、やらなければならない事が増えすぎて、やりたい事がなかなかできなかったりします。

 仕事でも同じこと。時間を有効に使うには、本来かけなくてもいい時間をかけないこと。
 例えば、文書の検索時間。もしすぐに探せないとしたら・・・

・また一から業務の工程を組み立てる?
・あるはずのマニュアルを作り直す?
・事務室や書庫を半日かけて探す?
・過去の経緯を知っているかもしれない人に電話をかけまくる?

どれも時間を有効に活用しているとは言えません。

 「必要な時に、すぐに探せて使えること。」
時間を節約して、効率的に業務を進めるには、文書管理の徹底は必要不可欠なことだと思うのです。

2012年2月6日

アーカイブズとは・・・

 一般に「アーカイブズ」というと、史料的価値を有する非現用文書そのものや、それらを保存する施設を指すものとされています。
 
 先人たちが作成・利用した記録を保存することは、企業や団体の創立以来の理念やあゆみを大切にすることの現れでもあり、その組織にとっての精神的支柱でもあるでしょう。

 しかし、過去に経験していないような困難が次々と押し寄せている今日では、「アーカイブズ」は前述のような存在にとどまらず、この難局を乗り越えるためのシンクタンクとしても機能するのではないでしょうか。

 超円高、企業業績の低迷、工場の集約や海外移転、そして天災・人災にともなう生活環境の破壊、雇用の悪化、高齢化社会の到来・・・など、現在の日本が抱える問題は前例がないものばかり。でも、先人たちも何度となく困難や変化を乗り越えてきたからこそ、現在の私たちがいるのです。

 残念ながら直接会って相談することはできませんが、先人たちが残してくれた記録を読むことにより、目の前の困難を乗り越えるためのヒントが得られるかもしれません。そう考えると、アーカイブズは現在を生きる私たちにとってのシンクタンクであると思うのです。

2012年1月30日

「業務継続計画(BCP)」と文書管理

 現在、地震を対象にした業務継続計画に注目が集まっています。
 
 しかし、全庁を対象とした業務継続計画はもちろん、ICT部門の業務継続計画にしてもその策定は簡単なことではありません。それだけに、なかなか計画策定に踏み切れないことも事実です。
 
 そこで、ぜひ群馬県立文書館の館長、富岡守氏がまとめた「東日本大震災で津波被害を受けた自治体の公文書」という報告をご覧下さい。この報告には、岩手県山田町、岩手県宮古市、岩手県釜石市、岩手県陸前高田市、岩手県大槌町、宮城県気仙沼市、宮城県石巻市、宮城県女川町、宮城県南三陸町における公文書の状況が個別に記され、総括ともいうべき「被災状況報告」も付されています。

 この報告は群馬県立文書館のサイトに掲載されています。トップページ(一番下の「展示情報」すぐ上)から辿り着くことができます。
 
 文書主管課様や電算部門以外にもすべての方にお読みいただく価値のある資料だと思います。

2012年1月23日

何を文書化するのか

 公文書管理法では、結果だけでなく、なぜそうなったかという物事の経緯を文書化して残すこととしています。
 これは説明責任を果たすための官公庁の話だけでなく、実際日々の会社の業務を見ても、なぜそうしたか・・・という事は重要です。作業を指示する場合やお客様への説明の場面でも、大きく仕事の質が変わってきます。
 営業の場合は、
 なぜその金額にしたのか、その積算根拠は、どういう交渉の結果その金額に辿り着いたのか。など。
 業務の場合は、
 ある文書をスキャナで読み込むような場合、なぜ解像度を400dpiにしたのか、なぜナンバリングが必要なのか。など。

 その時はわかっていても、1年も経てば記憶はあやふやになっていきます。
 こうした事が文書で残っているかどうかによって、後の従業員教育も格段に違ってくるはずです。

2012年1月16日

「感動」をたいせつに!

 あらたな方針や目標を定めたり、従来の進め方を見直したりするうえで、年頭はひとつの好機ですね。
この機会に私もいろいろなことを考えてみましたが、あらためて「感動」をたいせつにしたいと思います。

 「感」を用いる言葉には、「感じる」「感性」「感謝」などがあります。
 お客様、会社の仲間、家族など、身のまわりの人に対して自分が何をしたら喜ばれるのか、役に立てるのかを考え、感謝の気持ちを忘れずに日々を過ごしたいものです。

 「動」を用いる言葉には、「行動」「活動」「躍動」などがあります。
 考えたことは、とにかく行動する。動きながら必要に応じて修正し、ふたたび動く。期限を設定してスピード感をもって動く。

 年頭に際してこんなことを考えてみました。
 本年もよろしくお願いいたします。

2012年1月10日

「公文書管理」条例に関する動き 8

平成24年が始まりました。昇竜のごとく、復興へ力強くすすむ年にしたいと思います。

 さて、今年最初の”KIM BLOG”です。

 平成23年12月22日に安芸高田市公文書等の管理に関する条例が成立しました。条例そのものはまだ掲載されていないようですが、条例が成立したことは安芸高田市のサイトで確認できます。(http://www.akitakata.jp/site/page/parliament/kaigi/giketu/gikai220207a/gikai231209/attach01.pdf )

 また、秋田市のサイトの”ほっとアルバム”には、平成23年11月21日に開催された秋田市公文書管理条例(仮称)検討委員会の写真が掲載されています。(http://www.city.akita.akita.jp/city/mayor/album/album20111213.htm)秋田市でも文書管理条例の検討が本格化したということでしょう。

 今年も様々な動きがありそうですね。随時ご紹介していきますので、どうぞよろしくお願いします。

 平成24年が、皆様にとってよい年になりますように。