2013年8月26日

歴史的公文書の選別と保存について

 先の文書管理セミナーでもテーマの一つとなっていた歴史的公文書の保存。
 保存期間を満了した公文書の中から、その自治体にとって歴史的に重要なものを選別して保存するという作業ですが、実際の現場では、様々な要因からその対応に苦慮している自治体が多いようです。

 選別基準については、一般的なガイドライン等はあるものの(これがあるだけでかなり助かるのですが)、実際の選別では、その自治体独自の地域性や歴史的背景があるので、専門的な知識を有する職員はもとより、その地域に精通した職員、または当時を知る役所のOBなどの存在は不可欠となります。
 そういった専門職員の確保、入力等を担当する要員、さらに保存場所の確保、アウトソーシングする場合はその予算などただでさえ考慮すべき点が多い中、
 さらに、保存されている文書の目録が正確でない、または作られていないとなると、
・目録を作り直さなければいけない。
・永年で保存されているものを二重に保存してしまう。
・所在確認ができず、保存されているはずの原本を確認できない。
等々、選別作業の手間はますます大きくなっていくでしょう。

 文書の発生からしっかりと目録を作り、所在管理をしっかりと行なうことが、文書の検索だけでなく、選別作業の効率にまで大きく影響を及ぼします。
 結局は、日々の文書管理が「地域の歴史を残すということ」につながっているといえるでしょう。

2013年8月20日

整理整頓のススメ

 お盆休みは、いかがお過ごしでしたか?

 とくに出かける予定がなかった私は、思い切って自宅の私物整理に取り掛かりました。
 これまでは、「捨てる」という決断ができなかった衣類や書籍なども「原則として捨てる」考えで整理したところ、半分以上は捨てることに!
 ふだん、会社の中で「整理整頓」の号令をかける身としては少々はずかしい事例なのですが・・・。

 しかし効果はテキメンで、日頃使うものがすぐに取り出せたり、なによりも家のなかがスッキリとしました。おススメです!

 さて、毎月最終金曜日は会社の整理整頓の日です。こんどはこちらもやらないと・・・。

2013年8月12日

「文書管理セミナー」ご来場お礼!

 去る8月8日(木)に「第17回文書管理セミナー ~文書の災害対策・文書管理条例・歴史公文書の保存と利用~」を開催いたしました。

 うだるような暑さのなか、県内外からほぼ定員いっぱいのご参加者をお迎えすることができました。
 ご参加いただいた皆様をはじめ、貴重な事例をご紹介いただいた講師の皆様、本セミナーにご協力いただいた企業・団体のの皆様にもこの場を借りてお礼申し上げます。


 あろうことか当日のセミナー終了後、なんと緊急地震速報が流れました。
「ヒヤリ」「ドキリ」とされた方も多かったのではないでしょうか。幸い誤報であったようですが、もしこれが誤報でなかったら・・・。
 災害対策は、「転ばぬ先の杖」。今回の「ヒヤリ」「ドキリ」をきっかけに、まずはできることから始められてみてはいかがでしょう。
 それにしても、セミナーのテーマを意識したかのような出来事に驚いています。

2013年8月5日

第17回文書管理セミナー開催間近!!

 今週、いよいよ文書管理セミナー開催です!!

 天気予報を見てみると、今のところ、開催当日の8月8日(木)は、雨は降らなそうですね。

 猛暑が続く中、またお忙しい中、多数の参加申込みをいただき、大変感謝しております。
 スタッフ一同、「来てよかった」と思っていただけるセミナーにできるよう、準備を整えてお待ちしております。

 また、参加申込みにつきましては、前日の8/7まで受付けておりますので、まだ間に合います!
 皆様のご参加心よりお待ちしております。