2011年8月24日

適切な「管理」について

 公文書管理法が今年4月から施行されています。
 この法律は国と独立行政法人の文書についての定めですが、地方公共団体もこの法律の趣旨にのっとり、適正な文書管理に努めなければならないとの条文があります。

 「管理」というと、窮屈な印象を受けることもありますが、他の法律でも多くが、また日々の業務等でも同様に、
●より良く利用するために
●より効率的な運用をするために
・・・「管理」をするということです。

 適切な「管理」は、大きな効果(恩恵)を与えてくれます。
地方公共団体でも、適切な文書管理の実現により、様々な効果が期待できます。

・情報公開(説明責任)の適正化
・検索時間の短縮等による業務の効率化
・知的資産の有効活用
・適切な行政判断材料としての活用
・歴史資料の適正な保存
・個人情報保護の徹底
・情報の共有化
・適正な廃棄による書庫スペースの確保
・執務環境の向上

また、これらが、
●住民サービスの向上
●住民の共有資産である文書の有効活用
●地域の歴史を後世に伝える
ということにつながっていきます。

2011年8月16日

栃木へ足をのばしてみませんか!(那須編)

 連日の猛暑で、心身ともにお疲れの方も多いのではないでしょうか?

 私たちの地元 栃木県には、那須高原という日本でも有数の避暑地があります。
 この地には御用邸もあり、天皇陛下をはじめ皇室の方のご静養の場としても選ばれていますが、本年5月にはこの那須御用邸の敷地の一部が「那須平成の森」として一般解放されました。 

・那須町ホームページ(http://www.town.nasu.lg.jp/)
・那須観光協会ホームページ(http://www.nasukogen.org/)
・那須平成の森ホームページ(http://www.nasuheiseinomori.go.jp/)
 
 木々の緑にかこまれて澄んだ空気を胸深く吸い込めば、日々のストレスから解き放たれること間違いなし!
 さらに、新鮮な地元の採れたて野菜と、日本を代表するブランドになった那須牛に舌鼓をうてば、お腹も大満足ですよ!

 目下、放射能の影響によりご心配の向きもあろうかと思いますが、地元では総力をあげて安全性の確保に全力を尽くしておりますので、安心して高原の空気と味を堪能してくださいね。

2011年8月8日

地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン

 いまから3年前の平成20年8月、総務省は「地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン」を公表しました。

 「ICT部門」とは「電算部門」、「業務継続計画」とは「災害復旧計画」、つまり、「地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン」とは、「地方公共団体における電算部門の災害復旧計画策定に関するガイドライン」とでもいったところでしょうか。
 ここには、「バックアップをとっておくべきデータのみつけかた」等も含め、電算部門における「BCP」の策定方法が示されています。「BCP」自体も重要ですが、その策定過程において、現状の課題、講ずべき対策が明らかになる点がポイントです。

 「地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン」は、総務省のサイト、「『地方公共団体におけるICT部門の業務継続計画(BCP)策定に関するガイドライン』の公表」(http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/2008/080821_3.html)のページに掲載されています。また、ここでは、他に以下の資料もみることができます。

 「ICT部門の業務継続のための基礎的対策計画<サンプル>」
 「ICT部門の業務継続計画<サンプル>」

2011年8月1日

記録を残すということ

 記録はただ残せばいいというわけではありません。

 「読める」状態が確保されていることが重要です。
 アナログ(紙やフィルム)の場合は、紙の種類(酸性紙劣化など)や色あせ、さびやカビ、保存環境など気をつけることは多いにしても、直接目で見ることができます。

 問題は、デジタルです。
直接目で見ることができず、再生するには機材やソフトが揃っていることが求められます。
 フロッピーディスクやMOなどは、読み込むにはもう外付けのドライブを買うしかありません。それらもいつまで製造されつづけるのか。

 さらに媒体自体が壊れている可能性もあります。
中身を覗くことができたとしても、それを再生するソフトがなければ読めません。

 いま日常作成しているデジタルデータも、「読める」状態を確保するには、ソフトや媒体が変わるたびに、変換やバックアップを継続していく必要があります。

 私たちは記録を残すということは簡単ではないということを認識する必要があるかもしれません。