2018年6月18日

第22回文書管理セミナーを開催します!

 今年も宇都宮市にて「文書管理セミナー」を開催します。

日 時:平成30年7月10日(火)14:00~16:30
場 所:パルティ
参加費:無料

テーマ:
「生産性向上」を実現する、これからの文書管理
~part1 「保管文書の整理・削減」と「ペーパーレス環境の準備」編~

 詳細については、当社HPの「トップページ」→「新着情報」に案内が掲載されています。
 ぜひご参加ください。

 さて、気づいた方もいるでしょうか?
 テーマに「part1」とあります。
そうです、今年度中に「part2」も準備中なのです! 乞うご期待!




 

2018年6月11日

BCPの更新作業を実施しました

 BCPを策定し、運用開始から2年が経ちました。
 この間に、深刻な災害や事故に見舞われなかったのは幸いです。
 とはいえ、予告なしにやってくる「まさかの事態」に備えてBCPの点検と見直しを実施しました。

 100ページ近くになる書類と格闘するのは大変で、たかだか2年の経過にもかかわらず大小あわせて相当数の見直し箇所がありました。

 これらは社内および幹部自宅に、紙出力したものをファイルに綴じて配備しています。
 もちろんクラウドに保管することも有効ですが、大災害の折には「通信インフラの遮断」や「停電」が頻発するので、意外にも「紙は逆境に強い」とも言えます。

 「ペーパー」と「ペーパーレス」は、目的に応じてうまく使い分けるのがよさそうですね。

2018年6月5日

公文書管理条例に関する動き 36

 公文書管理条例に関するニュースをふたつ。

1.滋賀県
 平成30年5月16日開催の滋賀県議会県民生活・土木交通常任委員会において県民生活部県民活動生活課県民情報室がまとめた「資料4(仮称)滋賀県公文書等の管理に関する条例等の制定について」が提出されています。
 ここには、平成31年2月に「(仮称)滋賀県公文書等の管理に関する条例案」、「(仮称)滋賀県立公文書館の設置及び管理に関する条例案」を議会に提出する予定とされています。
http://www.shigaken-gikai.jp/voices/GikaiDoc/attach/Nittei/Nt10308_shiryo-kd-300516-09.pdf

2.愛媛県
 愛媛県が平成30年5月15日から同年6月3日まで「公文書の管理に関する条例(案)」について「パブリック・コメント」を実施していました。

2018年5月28日

電子化のメリット

 電子化には以下のような様々なメリットがあります。
 生産性向上を図る上では必須といっても良いでしょう。

【コスト削減】
 ・印刷や郵送にかかるコストの削減
【生産性向上】
 ・検索時間の大幅削減
 ・モバイル端末からの閲覧
【省スペース化】
 ・紙文書による書庫の狭隘化が深刻
【劣化対策】
 ・紙の経年劣化やインクの退色等の懸念
【災害対策】
 ・バックアップとして原本と電子化データを別置保管
  (BCP対策としても有効)

 ただし、電子化もメリットばかりではありません。
 便利な反面、不正な持出や漏えいには十分に気をつけなければなりません。タブレットやソフト等を揃える必要もあるかもしれません。なかには紙での運用の方が適した文書もあるでしょう。

 また電子化する際には、スキャナ等の機材が必要ですし、解像度や容量、ファイル形式等や名前の付け方についても検討が必要です。
 なにより手間がかかりますので、貴重な人材を割くのは生産性向上と矛盾します。

 そこで、当社のような専門業者をご利用いただくという選択肢が有効です。最適な電子化と運用方法をご提案致します。


2018年5月22日

「保管文書の個人情報保護対策」もおまかせください!

 個人情報漏洩事故が後を絶ちません。
 ウェブサイトやサーバーへの不正アクセスを原因とするものが中心ですが、じつは紙で保管する文書の「個人情報」も少なくありません。その安全対策は万全ですか?

 このたび、情報セキュリティ規格の認証取得を予定しているお客様から、「個人情報記載部分のマスキング作業」と「保管不要文書の取り外し作業」のご依頼がありました。

 当社で作業させていただいた結果、
①保管を要さない個人情報を除去した
②文書ファイルを削減した(約40%)
③文書保管場所の集約によりセキュリティが強化された
という効果が得られ、お客様から高くご評価いただきました。

 「やらなきゃいけない仕事とわかっていても、なかなか手を付けられずにいて困っていたので助かりました!」というお言葉をいただき、あらためて仕事のやりがいを感じています。

 当社の「保管文書の個人情報保護対策」は、プラン策定から実行までワンストップで対応します。
 お気軽にご相談ください!

2018年5月14日

「公文書館」に関する情報 9

 4月23日のブログで長野県の東御市(とうみし)における東御市文書館の設置についてお知らせしましたが、平成30年4月1日、同じ長野県の須坂市においても須坂市文書館が開館しています。

 須坂市のサイト「平成30年3月須坂市議会定例会提出議案」によれば、平成30年4月1日の須坂市文書館開館に先立つ平成30年3月16日、須坂市文書館条例が成立しています。
 つまり、須坂市文書館は条例設置による公の施設ということになります。
https://www.city.suzaka.nagano.jp/contents/item.php?id=5a825c6a41eaf


2018年5月7日

こいのぼり

 5月の日本の風物詩「こいのぼり」。

 最近では変わり種も多く、「アユのぼり」や「うなぎのぼり」、「くじらのぼり」なんてのもあるそうです。

 ともあれ、晴れた日の青い空によく似合います。


2018年5月2日

経営方針説明会を実施しました

 いよいよ大型連休ですね。
 なかには9連休になっているお客様もいらっしゃいますが、当社は暦どおりで営業しています。

 連休の谷間となる2日間を利用して、昨日は「経営方針説明会」を開催しました。
 今年度の目標(全社、部門、個人)や重点実施事項を説明したほか、全社員による意見発表も実施しました。
 毎年実施するたびに社員の発表内容もレベルアップしていて、これからの世代が着々と成長していることを心強く感じます。

 当社のミッションのひとつでもある「情報資産を 活かす(活用)、つなぐ(継承)、守る(安全対策)に欠かせない製品やサービスを提供し、顧客の業績向上に貢献する」にもとづき、社員一同で業務に精励します。
 本年度もよろしくお願いいたします。


2018年4月23日

「公文書館」に関する情報 8

 長野県東御市(とうみし)のサイトで「東御市文書館について」というページをみつけました。

 東御市文書館が条例による設置か否か、利用請求権が整備されているか否かについては確認できませんでしたが、「東御市文書館について」に掲載されている「東御市文書館運営指針」によれば、「歴史的資料として重要な公文書や古文書等」の「保存」「利用」「調査研究」という機能は備えているとのことです。

 また、東御市議会会議録(平成29年第4回定例会)には、東御市文書館の場所について「北御牧庁舎3階の旧議会本会議場を保管庫として改修し、会議室を閲覧室として利用してまいります。」とあります。

「東御市文書館について」http://www.city.tomi.nagano.jp/category/bunkazai/142517.html
「東御市平成29年第4回定例会会議録」(平成29年12月12日)における教育次長の発言(No.205)
http://www3.city.tomi.nagano.jp/giziroku/data/h29/12/n4/index.jsp?l=3&m=3&s=202

2018年4月16日

文書管理システムで物品管理も

 最近、お客様から文書と同じように物品も管理したいという要望があります。

 発生年度→購入年度
 保存期間→耐用年数
 と読み変えれば、どこの倉庫のどの棚のどの箱にあるかの所在管理ができ、廃棄予定期限を迎えたものを抽出する事もできます。
 バーコードやRFIDを利用して効率的な管理ができる点も同じです。
 
 文書以外の管理にも活用できるシステムとして拡がりをみせる当社の「ファイリングマネージャー」を今後ともよろしくお願い致します。


2018年4月11日

「映写フィルムのデジタル化」もおまかせください!

 写真をご覧ください。
 直径10㎝ほどの映写フィルムですが、再生できずにお困りの方も少なくないと思います。

 先日も、「だいぶ昔に途絶えてしまった祭事の様子が収録されているかもしれない・・・」というご相談を地元の神社からお受けしました。
 当社でお預かりしデジタル変換作業を実施したところ、当時の街並みや境内の様子のほか、奉納された舞などが鮮明な画像で蘇りました!

 収録したDVDを納品した際は、宮司様をはじめ関係者様が集まり、ちょっとした「上映会」に!
 思い出話に花を咲かせるなど、皆様にたいへん喜んでいただき、立ち会った私も嬉しくなるような出来事でした。

 フィルムは保管環境により劣化が進行します。
 思い出を綺麗に残すためにも、早めの対策をおすすめします。お気軽にご相談ください!


2018年4月2日

行政文書の管理に関するガイドライン 6

 昨年暮れ「行政文書の管理に関するガイドライン」が改正されました。
これを受け、各行政機関は行政文書管理規則を改正することとなります。

 平成30年3月26日に開催された第62回公文書管理委員会において各行政機関の行政文書管理規則の改正案が資料として配付されました。
 とてもすべてに目を通すことはできませんが「資料1-1 各行政機関における行政文書管理規則改正案(概要)」なら読めそうです。

 また、同公文書管理委員会では、以下の資料も配付されています 。

資料2 平成28年度における公文書等の管理等の状況について
資料3-1 アーキビストの職務基準書について
資料3-2 (参考)アーキビストの確保・育成の構想

以上の資料は、すべて内閣府のサイト「2017年度3月26日開催公文書管理委員会(第62回)配布資料一覧」で確認することができます。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2017/20180326haifu.html


2018年3月26日

昼寝が気持ち良い季節です。

 すっかり春らしくなってきました。

 休みの日は、心地良い陽気に、ついウトウトと昼寝をするのが気持ちよかったりします。
 「春眠暁を覚えず」なんて言葉があったなあと思い出したりしますが、正確な意味は理解していなかったりします。

 調べてみると、寝心地が良い上に、日も長くなり始めており、同じ睡眠時間でも、朝が来たことにも気づかずに寝過ごしてしまうという意味のようです。
 どうやら昼寝の事ではなかったようですね。

 また、春は生活環境が様々変化する時期でストレスも溜まりやすく、よく眠れずに、朝起きられないなんてことにもなりがちだそうなので、皆さん気をつけましょう。


2018年3月22日

「保管文書のダイエット」もおまかせください!

 保管文書の削減に関する相談が、ここ最近増えています。
 セキュリティ対策、ペーパーレス環境の整備、オフィス移転・建替え など理由はさまざまですが、保管文書の取り扱いが課題となっていることは共通しています。

 お話を伺うと、「何を、いつまでに」という計画立案はもちろん、多くのお客様が共通して頭を痛めているのは「誰が、どうやって実行するのか」という点です。
 通常業務を抱えながら、さらに「保管文書の削減」に関する仕事までは「手が回らない」というのが実情で、「社内の人間関係までこじれてしまった・・・」という話も耳にしたことがあります

 当社の「保管文書ダイエットプログラム」は、文書削減のプラン策定から実行までワンストップで対応し、お客様の課題解消のためにサポートします。
 ご依頼に対しては当社も「結果にコミット」します!
 まずはお気軽にご相談ください。

2018年3月12日

あれから7年・・・

 この3月11日で、東日本大震災から7年が経過しました。
 7年前の3月11日、ただただ呆然としていたことを思い出します。

 この7年間、自分は、何をしてきたのだろうと考えてしまいます。
 東日本大震災前とそれから7年を経過した今日、何がかわったのだろうと考えてしまいます。

 東日本大震災から7年、阪神淡路大震災から23年が過ぎました。

2018年3月8日

マルチタスク

 仕事において、複数の事柄を同時に処理しなければならないような場面があります。
 うまくこなしている人には憧れてしまいますが、一方で、実は同時に複数のことをすると効率が著しく低下し、ミスが多発するという傾向があるようです。
 さらに脳が休めずにストレスがたまるという研究結果もあるほど。

 そういえば歩きスマホが危ないのは周知の事実ですし、考え事をしている時に話しかけられても大事な事を聞き逃したりします。普段はなんなくこなせるような小さな仕事でも、それが5つ同時にきたらもうパニックです。

 とはいっても実際の現場ではなかなか一つの事に集中することは難しいもの。中にはうまくこなせる超人もいるのかもしれませんが、一つ一つを区切りながら、自分なりの時間の使い方を工夫していくしかないのかもしれません。


2018年2月26日

意外な「観光地」

 我が家では、週末に「道の駅めぐり」をするのが流行っています(笑)

 どのお店に行っても、地場の野菜や果物が豊富な「農産品販売コーナー」や地元飲食店の「イートインコーナー」は定番で設置されているようですね。

 とはいえ、農産品やイートインの「中身」はそれぞれに特長があって、たとえば「イチゴを買うなら、道の駅〇〇だね!」といった楽しみ方もあります。
 ほかにも温泉やミュージアム施設が併設されたところもあったりして、バリエーションの豊富さに感心します。

 でも、いちばん感心するのは地元の人たちがそこでイキイキと働く姿です。
 そこにはきっと「地方で仕事をするのは、ハンディキャップばかりで大変」という言葉じゃなく、「自分たちが持っている≪いいもの、いいこと≫に、自信を持ってビジネスをしよう!」という信念があるようにみえます。

 休日の昼間、猪肉の入った蕎麦をすすりながら感心した次第です(笑)


2018年2月19日

国が「公文書管理のセルフチェック結果」を公開中!

 興味深い資料をみつけました。
 総務省行政評価局がまとめた「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」(平成29年9月)です。

 この資料には、国の行政機関において実際に発見された文書管管理上の問題点等が記されています。
 例えば、1996年度に作成された行政文書が、現行のシステムでは利用できないワープロ専用のフロッピーディスクに記録されていた(P81)といったようなケースです。
 ここに示されているのは、あくまで国の行政機関の状況です。しかし、「そういえば・・・」ということがあるかもしれません。

 「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」は、以下で確認できます。
http://www.soumu.go.jp/main_content/000507803.pdf

2018年2月13日

書庫整理が先か、システム導入が先か

 文書管理システム(ソフト)導入を検討するとき、書庫の文書が目録化されていなかった場合、どういう手順で進めていくのがいいのかと問われることがあります。

 理想は、書庫の文書をすべて目録化し、システムに組み込んだ上で、運用を開始することでしょう。なぜなら、過去の文書の所在をすぐに検索でき、システムを使う効果がより大きく実感できるからです。

 しかし、予算や人手、時間の関係でそううまくはいかない場合が多いのも事実です。だからといって立ち止まる必要はありません。
 システム運用を開始してから、書庫の目録は後から随時追加していくという方法もあるでしょう。目録化をアウトソーシングすることもできます。また、いきなりの新システム導入に抵抗感がある場合は、意識改革に重きを置いて、ルール作りや研修を実施することから始めるのも良いでしょう。

 どれが正解という事はありません。
 その組織の意識文化や職員の負担の度合、組織の規模によっても状況は変わってくるはずです。

 重要なのは、思い描く管理方法になるように、今できることから始めることです。

2018年2月6日

中学校の教壇に立ちました!

 先日、商工会議所青年部の活動で中学校へ「出前授業」に行きました。

 宇都宮市では「宮っ子チャレンジウィーク」といって、中学生が地元企業に出向いて約1週間にわたり職業体験をする教育プログラムがあります。
 今回は「宮っ子・・・」に先立ち、事前にマナーや仕事への臨み方などをレクチャーするというのが趣旨です。

 もちろん、これまでに教壇に立って授業(もどき、ですが・・・)をすることなど無く、ちゃんと話を聴いてくれるか心配だったのですが、結論から言えば杞憂に終わりました。
 とりとめのない内容にもかかわらず生徒たちが熱心に耳を傾けてくれたので、こちらも事前の練習以上にアツく語らせてもらいました。(笑)
 あっという間の1時間でしたが、貴重な経験をさせてもらいました。

 さらに今日、生徒たちから「お礼の手紙」をいただき、まさかのサプライズに感激しています!

 こうなったら、これまで以上に自分を律しなければいけませんね・・・。





2018年1月29日

「公文書管理条例」に関する動き 35

 栃木県高根沢町が、現用文書の管理、非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理条例を制定し、この1月1日から施行しています。

 現用文書の管理、非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理条例としては、13番目、町の条例としては小布施町に次いで2番目です。

 今年最初の文書管理にとって明るいニュースです。
 高根沢町公文書管理条例は、ネット上の高根沢町の例規集で確認できます。https://www.town.takanezawa.tochigi.jp/reiki/reiki_honbun/e138RG00001054.html

2018年1月23日

大雪

 久々に大雪です。
 皆様、車の運転には十分注意してください。
 10kmちょっとの会社からの帰り道でも事故や立往生している車を数件目撃しました。

 スタッドレスタイヤを履いていてもかなりすべりますね。
のろのろ運転ですが、久しぶりの雪道なので神経をすり減らしました。

 ルートの選択も難しいですね。
 渋滞のない道、坂のない道、広い道と頭を巡らせましたが、車線や停止線、側溝や田畑との境も見えないので、普段から使っている道を通る方が良いのかもしれません。

 最近雪が少なくなって、土のついた雪だるましか作れないなあと少し残念に思っていましたが、「雪だるま」どころか「かまくら」が作れます。

2018年1月15日

つぎつぎと、うれしい報告!

 昨年末のことですが、当社の社員に第一子が誕生しました。
 元気な男の子で、母子ともにその後の経過も順調とのこと。本当に嬉しいことです。

 さらに新年になって、他の社員からは「結婚が決まりました!」との報告。
 年始早々の吉報に、今年は運勢に恵まれた一年になると確信しています(笑)

 当社の企業理念である「社業を通じて顧客・社員・社会の幸せをつくる」を実現するたび、経営者冥利に尽きると喜びをかみしめています。


2018年1月9日

行政文書の管理に関するガイドライン 5

 あけましておめでとうございます。
 今年がみなさまにとられまして素敵な年となりますように、今年最初のブログです。

 さっそくニュースをふたつ。

1.「行政文書の管理に関するガイドライン」改正
 昨年の本ブログでもご紹介しましたが、「行政文書の管理に関するガイドライン」が改正されました。改正後のガイドラインは、内閣府のサイト「関係法令・通知等」で確認できます。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/hourei.html

2.安曇野市文書館条例の概要に関するパブリックコメントの実施
 平成29年12月25日から平成30年1月25日まで安曇野市文書館条例の概要に関するパブリックコメントが行われています。
 「安曇野市文書館条例の概要について」は、安曇野市のサイト「安曇野市文書館条例の概要に関するパブリックコメントの実施について」で確認できます。
http://www.city.azumino.nagano.jp/site/kyoiku/41213.html