2014年12月22日

読書の魅力

 読書の効果や大切さについて、それを否定する人は皆無といっていいと思います。

 私の場合、時間をかけずに「流し読み」することが多いのですが、とくに気に入った本については何度も読み返しています。
 というのも、本を読んで参考になった点はひとつでも実践するよう心がけているので、時々の確認が必要なのです(汗)。

 おおいに参考になった本、新しい「気づき」を与えてくれた本については、会社の共有スペースに専用の置き場を設けて自由に読んでもらえるようにしています。
(「これ、ぜひ読んでほしいんだよね!」という私からのメッセージでもあるのです!)

 学校やセミナーに通ってダイレクトに学べればよりよいですが、ちょっとした隙間時間で知見を広められるのは読書ならではの魅力ですよね。
 もっぱらビジネス書の類ばかりなので、来年はもう少しジャンルを広げようかと思っているところです!

2014年12月15日

「公文書館」に関する情報 6

 平成26年12月14日、公文書館機能をもつ武蔵野市立武蔵野ふるさと歴史館が開館しました。
 本年度中の開館を予定する高松市公文書館を含めると、本年度開館の公文書館等は6館となります。

 地方公共団体における歴史公文書の保存、利用に関する取り組みは、新たな規程の整備や公文書館等の設置以外、なかなか見えにくく、実態をつかみきれません。
 ただ、公文書館等の設置を歴史公文書の保存、利用に関する取り組みにおける氷山の一角だとすると、今日、予想以上に多くの団体が歴史公文書に関して何らかの取り組みを始めているのかもしれません。
(ぜひ、情報をおよせください!)

 なお、現在、大仙市公文書館が平成28年度開設予定、中津市公文書館が建設中です。

2014年12月8日

温度変化

 最近、朝夕はめっきり寒くなりました。
 宇都宮でも朝出勤しようとすると、車のフロントガラスが凍っていて、なかなか出発できないようになりました。
 暖かい部屋から寒い屋外へ、また入浴の際など、急激な温度変化にさらされる事は人体によくないと言われています。

 どうやら資料保存も同様で、以前、視聴覚資料(映画フィルム・光学ディスク・磁気テープ・レコード等)の保存に関するセミナーでも講師の方が強調していましたが、媒体毎の特長はあれど、いずれの保存に際しても、急激な温度・湿度の変化を避ける事がなにより重要という事でした。

 この時期、「健康」にも「資料保存」にも気をつけたいところです。

2014年12月2日

師走に思うこと

 早いもので、もう12月となりました。
 カレンダーも最後のページとなり、みるみるうちに埋まろうとするスケジュールの調整に頭を痛めることも多くなっています・・・。

 会社の朝礼でも話したのですが、年初にたてた「目標」や「想い」をいまいちど思い返し、それらの達成状況を確認してみることも大切ですよね。
 毎日を無意識に過ごしていると、時間だけが経過して、意外に「色褪せていた」なんてことにも・・・。

 なにかとせわしい毎日ですが、あらためて「年初に立てた目標」を思い起こしてみるのも有意義かもしれません。

2014年11月25日

11月22日の長野県北部地震で感じたこと

 11月22日の22:08頃、長野県北部を震源とする地震が発生しました。 最大震度は、6弱とのことです。
 被害にあわれた方には、心よりお見舞い申し上げます。

 「気象庁震度階級関連解説表」の「人の体感・行動、屋内の状況、屋外の状況」によれば、「震度6弱」とは、以下のようなものだそうです。
 ・ 立っていることが困難になる。
 ・ 固定していない家具の大半が移動し、倒れるものもある。
 ・ ドアが開かなくなることがある。
 ・ 壁のタイルや窓ガラスが破損、落下することがある。
 このような規模の地震が発生した場合、事務室や職場環境はどうなってしまうのでしょう。

 庁舎の倒壊は免れたとしても、キャビネットや書架が倒れたら、移動書架がレールを外れたら、書庫のドアが開かなくなったら、電気が止まったら、全職員が参集できなかったら・・・・・・・。

 災害対策で最も大切なのは、「想像力」だといわれています。


2014年11月17日

PDCAサイクル

 PDCAサイクルとは、計画を立てる(Plan)、計画を実行する(DO)、途中や終わりに評価する(Check)、次に向けて改善する(Action)ということを繰り返し、計画を着実に実行しながら、改善や見直しを行って、より仕事の質を高めていくことです。

 業務を行なう上で、また規程や決め事を作成・遵守していく上でも、重要とされている言葉です。

 計画を立てても、それ通りにいく場合ばかりではありません。
 むしろ、うまくいかないことの方が多く、途中でより効率的な手法を取り入れる必要があったり、全く別の方法をとる方がよいこともあるでしょう。
 規程などについても、一度決めたからといって、それさえ守っていればよいということではなく、常に見直しを行なって、運用の現状に合わせて、また社会情勢や新たに出現した課題等にも対応できるよう柔軟に変えていく必要があります。

 様々なものが非常に早いスピードで移り変わっていく昨今、そうした柔軟性や変化を恐れない姿勢が必要なのかもしれません。

 昨日言っている事と今日言っている事が違っていて、あの人は一貫性がないと批判をする場面がありますが、もしかしたらそれは、より良い方向へ柔軟に変化しているからなのかもしれません。
 もちろん、元々の目的や方針等の根幹部分まで揺らいでしまうのはよろしくありませんが・・・


2014年11月10日

「あたりまえ」のありがたさ

 【朝起きて、食事や身支度をして会社にむかう】
   ↓
 【会社に着いてパソコンのスイッチを入れてメールをチェックし、そのまま仕事に入る】

 こんな「あたりまえ」の日常も、些細な原因でうまくいかなくなることも考えられますよね。

 【朝起きたら健康状態が良好でなく、頭が重い(こんなときに限って、重要なプレゼンがあったりして・・・)】
   ↓
 【いつも通勤に利用している電車やバスが運休していたり、ダイヤが大きく乱れていた】
   ↓
 【会社に着いてパソコンの電源をいれても、システム障害でメールやアプリケーションが利用できない】

 かくいう私、上記のほぼすべて経験済みです・・・。

 あるコンサルタントの先生が講演で話されていたことですが、「『想定外』という言葉は『東日本大震災』以来通用しなくなった」という解説が強く印象に残っています。
 「平時のときこそ危機管理を!」と心がけたいものですね。

2014年11月4日

地方公共団体の業務継続計画(大阪府および府内市町村)

 ネット上で興味深い資料を見つけましたのでご紹介します。

 府内市町村BCP策定促進検討会がまとめた「府内市町村BCP策定の手引書 とにかく市町村BCPを作ってみよう」(平成25年7月 以下、「手引書」)です。

 「手引書」の「はじめに」によれば、これは、平成24年度に大阪府が府内22市町の参画を得て設置した「府内市町村BCP策定促進検討会」の4回のワーキングの結果をまとめたものとのことです。

 その特徴は、とにかくわかりやすいこと。
 もちろん、大阪府以外の都道府県内市区町村においても大いに参考になる資料です。

 この「手引書」は、以下で全文が確認できます。
http://www.pref.osaka.lg.jp/attach/20892/00000000/tebiki-sankou_all_2507.pdf

2014年10月27日

「聞く」ことの重要性

 先日、営業実績を上げるためのセミナーに参加してきました。

 一番の重要な事は、お客様の困っている事や必要としている事を「聞く」という事でした。「聴く」という言葉の方が適切かもしれません。

 営業というと、自社の商品を売ろうとするあまり、一方的に話してしまいがちですが、ともすれば押し売り感が出てしまうものです。
 以前は私もうまく話せた、言いたい事が言えたと満足していたものですが、肝心の発注には至らなかったケースが多いように思います。
 それよりも、お客様の求めるものを正確につかみとって、何が喜んでもらえるのか、何が役に立つのかという視点から考え、提案に生かしていくことのできる能力が求められます。

 営業としてのテクニックと言われるものは色々とありますが、最後は、その人なりの「誠意」が決め手になってくるのでしょう。

2014年10月20日

「ビジネスアーキビスト研修」に参加して

 企業史料協議会が主催する「ビジネスアーキビスト研修講座」入門コースに参加しました。

 10月から3回にわたり開催され、いずれも講師はその分野の第一人者の先生にお務めいただきました。(通常は、大学院やコンサルタント契約の場でないと聴講できないと思います・・・)
 参加者も所属企業で関連する部門にお勤めの方が多く、講座の合間にいろいろなお話をうかがえて、たいへん有意義でした。
 この研修に参加しての感想は、今後こうした「アーカイブズ」の役割がますます大きくなるとともに、「アーキビスト」の育成が急がれるであろうということです。

 ここで得た知識や情報をもとに、お客様によりよい提案や新たなサービスを提供していこうと、あらためて決意したところです。

2014年10月14日

「公文書館」に関する情報 5

 今月1日に相模原市立公文書館が、同じく10日には常陸大宮市文書館が開館しました。

 今年4月1日に開館した太宰府市公文書館、4月19日に開館した公文書館機能をもつ三重県総合博物館と併せると、平成26年度に開館した公文書館はこれで4館になります。
 さらに、武蔵野市武蔵野ふるさと歴史館も本年12月のオープンに向け準備中、高松市公文書館も本年度中に開館予定です。

 注目すべきは、武蔵野市武蔵野ふるさと歴史館、高松市公文書館を含め、これら6館のうち、5館が市の設置する公文書館だということです。
 さらに、これら以外に中津市公文書館(仮称)が建設中、大仙市公文書館(仮称)が準備中となっています。

2014年10月6日

ふくしま文書管理セミナー予定通り開催!

 台風の影響で一時はどうなることかと思いましたが、明日10月7日は、予定通り「ふくしま文書管理セミナー」を開催いたします。

 ・書庫のスペースが不足している
 ・文書の所在がただちに特定できない
 ・事務室に文書があふれている
 ・文書管理に対する職員の意識が低い
 ・書庫整理をする人手が不足している

 これらの文書主管課様が抱える悩みに対して、当社なりの解決策を解説する予定です。

 こうしたセミナーやHP、ブログでの情報発信等を通じて、「地域の歴史を後世に伝える」行政文書の活用や保存に少しでもお役に立てればと考えています。

2014年9月29日

さまざまな「リスク」

 先日発生した御嶽山の噴火は、死亡者を出す惨事になってしまいました。
 秋晴れの快晴のもと、澄んだ空気を胸いっぱいに吸い込みながら頂上からの絶景を楽しみにしていたことでしょう。不幸にも犠牲になった方を思うと、なんとも胸が痛みます。

 大きな自然災害が発生するたびに、想像を絶するまでの自然エネルギーの力、そして先端の科学をもってしても予知できない事実を思い知らされます。

 実際に、たとえリスクを認識していたとしても、それらを完全に排除することは困難だと思います。 同時に、リスク認識をしたうえで対策できることは1つでも実施すれば、被害は抑えられるのではないかとも思います。

 自然災害のことのみならず、オフィスの情報セキュリティのことといい、つい忘れがちな「リスク対策」について警鐘を鳴らすような出来事が続きますね。

2014年9月22日

地方公共団体のICT-BCP 2

 東日本大震災から3年半が経過しました。

 総務省がまとめた「地方自治情報管理概要~電子自治体の推進状況(平成25年4月1日現在)~」(平成26年3月)の「7 情報システムに関する業務継続計画(ICT-BCP)の策定状況」によれば、平成25年4月1日現在、ICT-BCPを策定している都道府県は26団体(55.3%)、市区町村は188団体(10.8%)とのことです。

 これは、「情報システムに関する業務継続計画」に関する調査ですから全庁的な業務継続計画の策定状況ではありません。
 ただ、いずれにせよ特に市区町村において業務継続計画の策定は、なかなか進んでいないのが現状のようです。

 「神奈川県業務継続計画(第2版)」(平成24年3月)の「Ⅱ 大規模地震編」、「第4章 平時から取り組むべき重要項目の対策」には、「第5節 重要情報のバックアップ」、「第6節 ファイリングシステム等による行政文書の適正な管理」が明記されています。

 適正な文書管理を実現することは、災害発生時にも力を発揮するということです。
 そして、業務継続計画を策定していなくとも適正な文書管理の実現に向けた対策を講ずることはできます。

「神奈川県業務継続計画(第2版)」(平成24年3月)は、以下で確認できます。
http://www.pref.kanagawa.jp/uploaded/attachment/451897.pdf

2014年9月16日

福島にて文書管理セミナーを開催します!!

 毎年、宇都宮市にて開催してきました「文書管理セミナー」も18回を数え、去る8月に盛況のうちに終えることができました。しかしながら、遠路のためなかなか参加が難しいという声もいただき、福島県での開催をはじめて企画いたしました。

 文書管理上の災害対策について考察するほか、適正な文書管理の重要性について解説する内容となっております。また、文書管理に携わる多くの行政職員が課題としている、「書庫の狭隘化」や「文書の不突合」を解決する事例なども紹介いたします。
 ぜひご参加ください。


ふくしま文書管理セミナー「地方公共団体の文書管理」
 ~ 「公文書管理法」への対応と「リスクマネジメント」 ~

日時:平成26年10月7日(火) 14:00~16:30
会場:郡山市 ビックパレットふくしま
参加費:無料

2014年9月9日

情報セキュリティ対策の「落とし穴」

 「インターネット上に機密情報が流出した」「個人情報データが不正アクセスで取得、売買された」というニュースを、あいかわらず頻繁に耳にします。
 
 こうしたとき、真っ先に思いつくのは「データへのアクセス制限を強化する」「外部記憶媒体へのデータのダウンロードを不可能にする」といった対応策ですが、オフィスの状況をよく確認してみると意外な「落とし穴」があるような気がします。
 
 それは、紙の文書ファイルで保管された「情報資産」です。

 紙文書に記録された「機密情報」「個人情報」は依然として大量にストックされているはずですが、「ネットワーク上の情報セキュリティ対策」に目を奪われがちな一方で、それらのリスクマネジメント体制についてを再検証してみると改善を要する点が多々残されているような気がします。

 そのようなことから、社内での「リスク洗い出し」を実施、再検証しようと考えています。

2014年9月1日

「公文書館」に関する情報 4

 「公文書館機能」と「博物館機能」を有する「武蔵野市立 武蔵野ふるさと歴史館」の開館に向けた動きがありました。

 武蔵野市の「平成26年第3回定例記者会見」資料によれば、武蔵野市立 武蔵野ふるさと歴史館条例案、武蔵野市歴史公文書等の管理に関する条例案が市議会第3回定例会に提出されるようです。
http://www.city.musashino.lg.jp/koho/kishakaiken/kishakaiken_h26/018816.html

 また、同「平成26年第3回定例記者会見」の資料「平成26年第3回武蔵野市議会定例会日程表(案)」によれば、第3回武蔵野市議会定例会は、9月3日から9月30日が予定されています。

2014年8月25日

書類が見つからない!?

 急いでいる時に限って、必要な書類(ファイル)が見つからないという事ってありますね。

 先日も、いつものキャビネットのいつもの場所にファイルがない・・・
という場面に出くわしました。
 誰か持ち出しているのかと聞いてまわりましたが、誰も知らない。
 結局、翌日にとなりのキャビネットに収納されていたのを見つけたのですが、その日に必要なものだったらと思うとゾッとします。

 文書管理において、元の位置に戻すという事は、重要であると同時に、案外難しいものです。

 貸出返却簿をつける、持出位置にカードを挟む、位置毎にファイルの色を決める等
色々な工夫が考えられますし、バーコードを用いてソフト上で管理する事もできます。

 多少の労力は必要ですが、見つからない事のイライラに比べたら小さな事ではないでしょうか。

2014年8月18日

営業再開です!

 いつもこのブログをご覧いただき、ありがとうございます。
 会社もブログもちょっとした夏休みをいただきましたが、それぞれ今日から再開しました!

 私は、実家でお盆の準備や後片付けをしたほか、家族サービスや読書に部屋の片付け・・・と、ひさびさにゆっくりとした時間を楽しみました。

  さて、しっかりと充電したので今日からアクセル全開でスタートです! さっそく「提案書」の作成に取り掛かり、お客様の課題解決にむけたプランをご提示することにします!

 引き続き、ブログのご愛読をよろしくお願いします!

2014年8月4日

「公文書管理」条例に関する動き 33

 現用文書の管理と非現用文書の保存、利用について定めた公文書管理条例を整備した香川県が、現在、その香川県公文書等の管理に関する条例と香川県情報公開条例の一部を改正するためのパブリックコメントを実施しています。

 改正のポイントは、両条例とも利用請求権者、開示請求権者をいわゆる「県民等」から「何人」に変更することです。香川県公文書等の管理に関する条例には、「特定歴史公文書等」の利用請求権が定められていたのですが、請求権者に「県民等」という制限が加えられていました。

 この制限は、香川県情報公開条例における開示請求権者に関する制限との整合性に配慮したものでした。今回、両条例とも請求権者の制限を外し、「何人」にしようというわけです。
 なお、「特定歴史公文書等」の利用請求権を定めた他の公文書管理条例は、いずれも利用請求権者に制限を加えず「何人も」としています。

 香川県のパブリックコメントの詳細は、以下で確認できます。「香川県情報公開条例及び香川県公文書等の管理に関する条例の一部を改正する条例(案)についてパブリック・コメント(意見公募)を実施します」
http://www.pref.kagawa.lg.jp/kgwpub/pub/cms/detail.php?id=22285


2014年7月23日

第18回 文書管理セミナーを開催します!

 お待たせしました。
 今年も文書管理セミナーを開催します。

 地方公共団体の文書管理担当者にぜひともお聞きいただきたいテーマをご用意してお待ちしております。
 また今回は、プログラムの中で情報交換の時間も設けてございますので、文書管理に携わる多くの参加者の生の声を聞くことができます。

 ぜひご参加ください。

 日時:平成26年8月8日(金) 
 場所:宇都宮市 パルティ(とちぎ男女共同参画センター)
 参加費:無料

2014年7月14日

「栃木県フロンティア企業」に認証されました

 このたび当社は「平成26年度栃木県フロンティア企業」として認証されました。

 栃木県が作成した「栃木県フロンティア企業認証・支援実施要綱」からの引用によれば、「フロンティア企業とは、卓越した技術や市場占有率が高い製品を保有するとともに、他の模範となる活動を実践している企業として知事が認証したものをいう。」(同要綱 第2条)とあります。

 こうした評価をいただけましたのも、当社の創業以来これまでご愛顧・ご指導をいただいたお客様をはじめ、当社に惜しみないご支援をくださった関係各位のほか、目標に向けて仕事をやりぬいたスタッフたちのおかげです。

 みなさまには、この場を借りて厚く御礼申し上げます。

 「栃木県フロンティア企業」のブランドを汚すことのないよう、これまで以上に自己を律し、新しい時代に必要とされる製品やサービスを供給し続けていくことを誓います。


2014年7月7日

「公文書館」に関する情報 3

 全国的に、大雨による異常気象や関連被害が報じられていますね。ここ宇都宮でも、先日はゲリラ豪雨による土砂災害が発生しました。

 さて今回は、公文書館に関する情報を2件ご案内します。

【1.平成26年4月1日、太宰府市公文書館が開館しました】

 太宰府市のサイト「太宰府市公文書館/太宰府市公文書館関係例規」には、以下の条例、規則等が示され、太宰府市公文書館条例施行規則には、「歴史資料として重要な価値を持つもの」の「評価選別基準」が「別表第1」として示されています。
≪太宰府市公文書館条例≫ ≪太宰府市公文書館条例施行規則≫ ≪太宰府市公文書館委員会規則≫ ≪太宰府市行政文書選別・保存審査委員会規程≫ ≪太宰府市文書管理規程≫ ≪太宰府市情報公開条例 太宰府市長が管理する情報に係る情報公開条例施行規則≫ ≪太宰府市個人情報保護条例≫
http://www.city.dazaifu.lg.jp/bunsyo-bun/kobunshokan/kobunshokanreiki.html


【2.国立公文書館発行の「アーカイブズ 第53号」(平成26年6月)】

 同誌にて、石田耕一氏(国立公文書館調整専門官)の「地方公共団体における公文書館的機能への着目について」に都道府県における最新の公文書館機能の状況が記されています。
http://www.archives.go.jp/about/publication/archives/053.html

 なお、国立公文書館のサイトの「刊行物ご紹介」では、「アーカイブズ」の第12号から最新号までを読むことができます。「アーカイブズ」は、貴重な情報の宝庫です。
http://www.archives.go.jp/about/publication/

2014年6月30日

便利な時代

 最近、カーナビ付きの車が出払っており、カーナビのついていない車で営業に出かけました。
 久しぶりに、地図を持って何度も頭の中で道順をシュミレーションしながら出かけていた頃を思い出しました。

 考えてみると便利な時代になったものです。
 一度も行った事の無い場所でもカーナビが案内してくれます。方向音痴の人でも地図を読めない人でも目的地に到着できます。
 パソコンやスマホの普及により、漢字を知らなくても、きれいな文書を作成する事ができ、専門家に聞かなくても、瞬時に情報を得る事ができます。

 これからの時代は、電子機器を使いこなす技術がますます重要になってくるのでしょう。反面、覚えたり、悩んだり、考えたりといった、頭を使う機会が減っているような気もします。
 そのために、新しい発想やアイディア、戦略や問題解決策が出にくくなる一面もあるのではと心配になってしまいます。

 便利な電子機器の恩恵を利用しながらも、常に考え続ける事は忘れずにいたいものです。

2014年6月23日

「東北新幹線」に関する歴史公文書

 現在、栃木県庁本館2階の正面通路に面した展示スペースに、非現用となった「東北新幹線」関連の公文書が展示されています。

 これは栃木県立文書館が企画したもので、建設工事に関することから開業時のセレモニーに至るまで、「東北新幹線」の事業規模からすればほんのごく一部にすぎない展示数かもしれませんが、原本ならではの「重み」や「迫力」を感じとるには十分だと思いました。(一部は複製による展示)

 なかでも、開業セレモニーに際して準備した当時の知事の挨拶文には、事務方が作成した原文に知事自身の手で加筆された部分が残されており、知事の強い信念を裏付ける貴重な「語り部」としての役割を果たしているようです。

 いまや身近な交通手段となった「東北新幹線」をテーマにした今回の企画、「歴史公文書」について知り、理解を深める第一歩として有意義なものだと感じました。

2014年6月16日

「公文書管理」に関する情報 2

 平成25年12月24日に「相模原市公文書管理条例」を公布し、一部をこの4月1日から施行している相模原市の文書管理に関するルールの全体像が相模原市のサイト「公文書管理条例等について」で公表されています。
(http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shikumi/026617.html)


 「公文書管理条例等について」では、「相模原市公文書管理条例」「相模原市公文書管理規則」のほか以下の基準や指針等も掲載されています。

 「歴史的公文書選別基準等」
 「公文書の作成に関する指針」「 平成25年度に保存期間が満了した廃棄公文書の目録(選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、農業委員会、議会)」

 なお、平成26年相模原市議会定例会6月定例会議には、相模原市立公文書館条例案が提出されています。

2014年6月9日

書庫不足の悩み

 営業していていつも耳にするのが、書庫スペースの問題です。
 ただしそれは、まず書庫を整理して、廃棄すべき文書を廃棄する体制を整えてからの課題ではありますが、「永年文書」は確実に増え続けます。

 また、公文書管理法に準じて、保存期限の満了した文書の中から、「歴史資料」として重要な公文書を保存していこうとする場合の、そのようなスペースを想定していなかった自治体様の悩みも深刻です。歴史資料も増え続ける一方です。

 合併前の庁舎の空きスペースや廃校になった学校等を利用する事例が多いようですが、それらも十分に確保できない場合もあります。

 これからもお客様と一緒に悩んでいく事になりそうです。

2014年6月2日

トヨタ博物館のこと

 先日、トヨタ博物館(愛知県長久手市)の布垣館長の講演を聴く機会に恵まれました。

 同館の設立は1989年で今年は設立25周年の節目にあたり、動態保存された500台の自動車(トヨタ車以外も少なからずあるとは驚きです!)のほか、カタログやポスターなどいわゆる「アーカイブ資料」も数多く収蔵されているそうです。

 この「アーカイブ資料」の活用については、社内での教育や開発に活用する機会も少なくないそうで、布垣館長の「文章や史実だけでなく、現物だからこそ伝わることもある」という言葉が強く響きました。
 また布垣館長ご自身も、かつて「センチュリー」の開発に従事した際には(同車の位置付け、歴史、顧客層などあらゆる面からも)「勉強しないと恥をかく!」ので、同館の「アーカイブ資料」をおおいに活用されたそうです。

 日本を代表する企業での、アーカイブ活用に関する一面を知る貴重な機会でした。

2014年5月19日

東日本大震災に関する調査報告書

 東日本大震災で大きな被害を受けた陸前高田市、大槌町が東日本大震災に関する調査報告書を公表しています。

 報告書には、職員や住民に対する聞き取り、アンケート等を基に発災後、職員が何をし、何ができなかったのか、何が使え、何が使えなかったのか、2011年3月11日の14:46以降の状況が、日を追って、あるいは時間を追ってまとめられています。

 また、そこから文書管理上の様々な課題もみえてきます。そして、これらの報告書を無駄にしてはいけないと心底思います。なお、陸前高田市の報告書はまだ「(案)」とされていますので、最終報告書では、内容に変更があるかもしれません。

陸前高田市「陸前高田市東日本大震災検証報告書(案)」(平成26年2月)
http://www.city.rikuzentakata.iwate.jp/shinsai/oshirase/houkokuan.pdf

大槌町東日本大震災検証委員会「大槌町東日本大震災検証報告書(平成25年度版)」(平成26年3月)
http://www.town.otsuchi.iwate.jp/docs/2014032800031/files/kensyo.pdf

2014年5月12日

行政文書の保存

 「歴史資料」という言葉を聞くと、和紙に墨書きの古文書を想像するかもしれませんが、現在日々作成されている行政文書も、現在の歴史を証明する貴重な歴史資料になっていくものがあります。

 また、少し前の紙質の悪い文書(酸性紙など)、薄くなっていく青焼き図面、さらには感熱紙など、古文書よりも早急な対策が必要な文書も少なくありません。

 大昔の人々が、貴重な古文書を我々に引き継いでくれたおかげで、私たちは歴史の真実を知ることができるように、私たちも後世に文書を引き継いでいかなければなりません。

2014年5月7日

「Internet Explorer」対策について

 弊社webサイトの「新着情報」でもお知らせしていますが、Webブラウザ「Internet Explorer」の対セキュリティ脆弱性が指摘されていることに伴い、弊社内のインターネット接続パソコンについても種々の対策を実施したところです。

 ネットワーク環境に依存する比率が高まるほどに、万が一に備えた対策が重要だと痛感させられます。
 「あたりまえの日常」が、ちょっとしたトラブルによってたちまち機能不全に陥ってしまう・・・。
 パソコンに限られた話ではなく、あらゆることについていえることだと気付かされますね。 

2014年4月28日

「公文書館」に関する情報 2

 平成26年4月19日、三重県総合博物館(MieMu:みえむ)がオープンしました。

 三重県総合博物館条例第2条第4号には、

「公文書館法(昭和62年法律第115号)の趣旨にのっとり、県が保有していた歴史資料として重要な公文書その他の記録を博物館資料として保存し、展示し、及び一般の利用に供するとともに、これに関連する調査研究を行うこと。」

と定められています。これは、三重県総合博物館が公文書館機能を有していることを意味します。

 三重県総合博物館のサイトのトップページ
(http://www.bunka.pref.mie.lg.jp/MieMu/)
には7つのタグがあり、そのひとつ「公文書館機能」というタグでは、以下の項目について説明しています。

 ・「公文書館」とは?
 ・公文書管理法
 ・三重県の現状
 ・三重県総合博物館における公文書館機能の一体化の考え方

 この点からも三重県総合博物館が、公文書館としても機能していくことを強く意識していることが伺えます。

2014年4月22日

バックアップは大丈夫?

 日々パソコンを使って作業をしておりますが、最近のハードディスクはなかなか故障する事も少ないので、バックアップの意識が低くなりがちです。
 しかし、突然何の前触れもなく外付けハードディスクやUSBメモリが読めなくなった、パソコンが起動しなくなった・・・・・という事も年に1回くらいは起っている気がします。

 そうなってみて初めて、バックアップの重要性に気がつくのですが、その時にはとりかえしがつかない・・・なんて苦い経験もあります。
 普段から重要なデータはバックアップしていく癖をつけていきたいものです。ただ、バックアップをしすぎてどれが最新版かわからないなんてこともありますが・・・

 また、容量やファイル数が多いとコピーをするだけといってもかなりの時間を要しますし、まれに正しくコピーされない事もあります。さらに、いくつバックアップをとればいいのか、媒体は何がよいのか等々考慮しなければならない事も多く、面倒だと感じるのも確かです。

 このようなデータのバックアップについても、現在様々な形でご提案していければと考えています。

 ●バックアップ用ハードディスクへのコピーサービス
   (フォルダ構成表作成や検索機能の付与等も含む)
 ●自動バックアッププログラム
 ●長期保存用DVDへの書込み
 ●遠隔地保管
 ●その他マイクロフィルム等のアナログ媒体との併用など

2014年4月15日

「情報の見える化」サービスをつぎつぎと!

 俗に言う「前例のないこと」が、政治・経済・社会ほか、あらゆる分野を取り巻いていますね。そんな状況も理由のひとつなのかもしれませんが、お客様のお話をうかがうと、これまで以上に文書管理やアーカイブについて関心が高まっているのを実感します。
 「前例のないことへの対処」
 「変化の時代になすべきこと」
 「危機管理上、普段から管理すべきこと」
を実践する際に、おおいに参考になるのが「過去の資料」だと気づかれたようです。

 「過去の資料 = 変化の時代の財産」

 こうしたご要望にお応えするため「情報の見える化を、ご支援します」をキーワードに、新たなサービスをつぎつぎと提供してまいります。
 ご期待ください!

2014年4月7日

「公文書館」に関する情報

 新年度が始まりました。
 昨年12月24日に「相模原市公文書管理条例」を公布し、この4月1日から施行している相模原市における市長の施政方針に以下の記載がみられます。(平成26年度市長施政方針 平成26年相模原市議会定例会3月定例会議)

 『開かれた市政の実現に向けましては、市が保有する公文書を市民共有の知的資源として保存・利用を図るため、「公文書管理条例」を施行するとともに、公文書館を整備してまいります。』
(http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/dbps_data/_material_/_files/000/000/000/848/h26_shiseihoushin.pdf)

 また「新・相模原市総合計画 中期実施計画(平成26年度~平成28年度)」にも、平成26年度の事業として「公文書館開館」が明記されています。(平成26年2月)
(http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/dbps_data/_material_/_files/000/000/028/535/20140402_01.pdf)

 相模原市公文書管理条例の附則第1項第2号には、この4月1日の施行から除かれている「歴史的公文書」の保存と利用に関する規定(第13条第4項及び第14条から第30条までの規定)の施行について「公布の日から起算して1年を超えない範囲」とありますので、公文書館はこれにあわせて今年中に整備されると考えられます。


2014年3月31日

新年度

 明日からいよいよ新年度。
 何かと忙しい時期ですが、この時期なると、卒業、入学、入社、引越し、出会いと別れ・・・などなど人生の節目で経験した色々な思いが去来します。
 今年度も「初心忘るべからず」を胸に謙虚に仕事をしていければと思います。

 さて、気温の方はめっきりあたたかくなりました。
 東京では桜が満開のようですが、宇都宮では、つぼみが膨らんできてはいるものの、もう少し時間がかかりそうです。

 このブログにも毎年桜の写真を載せたりしていますが(ちなみに去年の4月1日には満開の桜の写真が載っていますね)、今回は週末県北で撮影した梅の花です。

 桜の開花を待つ間、梅の花を眺めるのもまたいいものです。

2014年3月24日

朝の楽しみ

 だれでも「朝の習慣」というのをお持ちだと思いますが、私のそれは通勤の際に聴くラジオです。(「習慣」というか「楽しみ」ですね)

 FM NACK5 の「WARMING-UP MUSIC」という番組の名物コーナー「モーニングリポート」(毎日7時15分ごろ)は、「これを聴かなきゃ一日が始まらない!」というくらいに放送を心待ちにしています。
http://www.nack5.co.jp/program_414.shtml?date=2014-03-24

 パーソナリティの大野勢太郎さんと経済評論家の佐藤治彦さんが、現代社会が抱える課題や矛盾を真剣かつ軽妙に論じる7分間のコーナーで、新聞やテレビといった既存メディアの「報道力」の著しい低下ぶりに以前から疑問を感じている私としては、両氏の「とりあげるべきテーマを選択する眼力」「テーマに対する評論、見解」とも非常にシンパシーを感じることばかりです。

 なんていうのか、「聴いていてスッキリする!」プログラムなんですよね。
 さて、今日もがんばります!

2014年3月17日

「公文書管理」に関する情報

 興味深い文書管理規則を見つけました。飯能市文書管理規則です。 

 飯能市文書管理規則第1条「目的」は、以下のように定めています。 

(目的) 
 第1条 
この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第34条並びに飯能市情報公開条例(平成11年条例第1号)第20条第2項及び第3項の規定に基づき、文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の文書の管理に関する必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を図り、もって適正かつ効率的な行政の運営に資するとともに、市の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
(飯能市文書管理規則) 

 公文書管理法成立以降、地方公共団体においては「文書管理条例を制定する」、「公文書館を設置する」といった”見えやすい”対策以外にも文書管理に関する様々な取組みがすすんでいるようです。 

2014年3月10日

「ファイリングマネージャー」がバージョンアップ!

 ご愛顧いただいております文書管理システム「ファイリングマネージャー」ですが、近々、アイコン等のデザインも一新して、新しいバージョンを発表します。

 主な追加機能としては、以下の通り。

●お知らせ表示機能
 返却期限の過ぎたファイルに対する警告や文書主管課からのお知らせ事項を表示できます。

●統計表示機能
 保存年限毎の分布や各課のファイル数等がリアルタイムでグラフ表示されます。

●書庫レイアウト表示機能
 書庫の平面図の中でのファイルや保存箱の位置を表示し、視覚的に確認することができます。(レイアウトは自身で編集可能。)

●携帯端末との連携機能
 LAN環境の無い書庫でタブレット等の携帯端末で処理を行なった結果を反映させることができます。

また、現在は「電子決裁オプション」の開発が進行中です。


 今後も、お客様のニーズに合わせ、バージョンアップを重ねてまいりますので、どうぞお楽しみに!!

2014年3月3日

はや、3月・・・

 いつのまにか「ひな祭り」の日になっていました・・・。
 日の出が早くなりつつありますが、まだまだ寒い日が続きますね。風邪などひかぬよう気をつけたいものです。
 いっぽうで昨年、晴れて「スギ花粉症」と診断された私にとって、これからは非常に手ごわい時期を迎えることになります(泣)

 ところで、地元の公立高校では今日が卒業式だったようです。
 私自身の高校卒業は20年以上前の出来事になりますが、都内の大学に進学を控えて、期待と不安と開放感が入り交じる日々を過ごしていたような気がします。
 それにしても、毎年3月になるといろいろな思いが去来します。

 なんて言っていますが、年度末の納期を控えた仕事がたくさんありまして・・・。
 ここはもうひと頑張り、ラストスパートで駆け抜けなくては!

2014年2月24日

「公文書等の管理の状況」について(つづき)

 2月3日、このブログで第32回公文書管理委員会委員懇談会(平成26年1月23日開催)の配付資料「平成24年度における公文書等の管理等の状況について」をご紹介しましたが、1月24日の段階で公文書管理法第9条、第12条、26条に基づく「平成24年度における公文書等の管理等の状況についての報告」が内閣府のサイトにおいて公表されていました。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/houkoku.html

 この報告の「表11 監査の実施状況」には、監査を実施した42の行政機関の内、指摘を受けた33のケースが紹介されています。「表11 監査の実施状況」によれば、監査における指摘事項は以下のようなものです。

・複数年度分の行政文書ファイルを同一のファイリング用具に編綴している
 ものがあった。
・研修を受講していない。
・標準保管基準が作成されていない。
・個人文書が行政文書と混在して保管されていた。
・電子媒体の個人文書が共有ドライブに保存されていた。
・行政文書ファイルの背表紙の記載内容と行政文書ファイル管理簿の
 記載内容に齟齬があった。
・同じ内容にもかかわらず名称が異なるファイルがあった。
・ファイルの保存期間と編綴文書の保存期間が一致していない。
・「~関係資料」など、内容が分かりにくい名称となっていた。

  これらは、いかなる組織、団体においても起こり得ることといえそうです。

2014年2月17日

大雪でした

 週末は各地で記録的な大雪でしたね。
宇都宮でもこれまでにない量の雪が積もりました。

 駐車場から車を出せず、家でじっとしているしかありませんでした。
 そのかわり、ソチオリンピックをゆっくり見ることができました。
雪かきは冷たかったけれど、日本人の活躍には熱くなりました。

2014年2月13日

新製品のご案内!

「システムを導入したいが、費用の大きさがネックである・・・」
「もっぱら担当の『Aさん』に依存しており、不在だとたちまち仕事が滞る・・・」

 あるお客様では、部門管理というか個人管理に近い現状について改善策を検討されていました。

 規模の大小を問わず、業務改善に意欲的な会社はたくさんあります。そうしたご要望にお応えし「情報の見える化」を実現するソフトウェアを順次開発してまいります!

 第一弾として、このたび「セールスサポーター」を発売しました。
このソフトウェアは「営業部門の見える化」するため、見積提案 → 受注獲得 までのサポート機能を充実させています。
(詳しくは、こちらをご覧ください。http://kantoinfo.net/sales/index.html

 「文書管理」のイメージが強い当社ですが、じつは「業務ワークフローシステム」の開発も得意としています!
 「情報の見える化」をご検討の際は、ぜひ当社へご相談ください!

2014年2月3日

「公文書等の管理の状況」について

 内閣府のサイトでは公文書管理委員会の開催状況を公開していますが、今年1月23日に開催された第32回公文書管理委員会委員懇談会における配付資料に「平成24年度における公文書等の管理等の状況について」があります。

 「平成24年度における公文書等の管理等の状況について」は、以下のようなかたちで掲載されています。
【資料1-1-1】  平成24年度における公文書等の管理等の状況について(1/4)
【資料1-1-2】  平成24年度における公文書等の管理等の状況について(2/4)
【資料1-1-3】  平成24年度における公文書等の管理等の状況について(3/4)
【資料1-1-4】  平成24年度における公文書等の管理等の状況について(4/4)
【資料1-2】   平成24年度における公文書等の管理等の状況について(ポイント)
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2014/20140123haifu.html

 これが、最新の国の「公文書等の管理の状況」です。

2014年1月27日

企業アーカイブズについて

 最近では、民間企業においても、その歴史資料を整理し、継承していくことの重要性が増してきています。

 社史編さんを契機に取り組まれることが多いですが、企業文化や知識・技術の継承、社員教育に役立つことはもちろん、過去の失敗や成功から適切な経営判断をするための貴重な情報源となります。

 適切に歴史資料を継承していくことは、未来へ向けて発展していく上での道しるべとして民間での需要も増えてくるはずです。

2014年1月20日

100の会議よりも1の行動を!

 これまでに聞いた言葉のなかで、特に印象に残っているもののひとつです。

 もちろん会議のすべてがムダというわけではなく、たとえば会議で重要な案件を決定したとしても、行動に移さなければ何ひとつとして成果が得られないということを諭したものです。

 心当たりのある私にとってたいへん耳の痛い話なのですが、年始早々に心機一転、なにか実践してみようと思い立ちました。
 そこで考えたのが、従来から不足していると感じていた業務マニュアルの見直しについて。
 さっそく検討会議を行い、全体の方向性について参加者の意見を一致させたあとは、粗々の予定を決めて実行に移しています。
 最終ゴールまでにいくつかのチェックポイントを設けて、必要に応じて随時計画を見直しながら完結させる予定です。

 「思ったことは、即実行!」
今年の個人的なテーマです。

2014年1月14日

「公文書管理」条例に関する動き 32

  昨年このブログで議会に提出されたことをご紹介した「相模原市公文書管理条例案」ですが、平成25年12月20日、相模原市議会平成25年12月定例会において成立しました。

 これで、大阪市公文書管理条例を含めると、「公文書管理法施行以後に成立した文書管理条例」は13、そのうち「現用文書の管理と非現用文書の保存、利用に関する規定をともに有する条例」は11となりました。

  また、相模原市は、平成19年3月に合併した旧城山町の議場を公文書館として整備する予定だそうです。

2014年1月6日

本年もよろしくお願い致します。

 新年あけましておめでとうございます。

 当社は本日から営業開始です。
 何件か挨拶廻りをしましたが、なんとなく皆明るい表情をしていた気がします。
この調子で景気も上向きを続けてくれることを祈るばかりです。

 さて、今年は顧客の新規開拓に力を入れていく予定でおりますので、このブログを読んでくださっている皆様のもとへも、「文書管理についてお聞かせください。」と訪問するかもしれません。
 その際には何卒よろしくお願い致します。

 また、当ブログでは、今年も、文書管理に関する情報を中心に発信していきます。
 本年もよろしくお願い致します。