ブログ掲載ページの移動について

　当社ウェブサイトのリニューアルにともない、ブログの掲載ページも移動することになりました。
http://kantoinfo.net/blog/

　引き続き、ご愛読いただきますよう、よろしくお願いします。
なお、これまでの記事については、新ページに掲載されませんのでご了承ください。

ＢＣＰの更新作業を実施しました

　ＢＣＰを策定し、運用開始から２年が経ちました。
　この間に、深刻な災害や事故に見舞われなかったのは幸いです。
　とはいえ、予告なしにやってくる「まさかの事態」に備えてＢＣＰの点検と見直しを実施しました。

　100ページ近くになる書類と格闘するのは大変で、たかだか２年の経過にもかかわらず大小あわせて相当数の見直し箇所がありました。

　これらは社内および幹部自宅に、紙出力したものをファイルに綴じて配備しています。
　もちろんクラウドに保管することも有効ですが、大災害の折には「通信インフラの遮断」や「停電」が頻発するので、意外にも「紙は逆境に強い」とも言えます。

　「ペーパー」と「ペーパーレス」は、目的に応じてうまく使い分けるのがよさそうですね。

電子化のメリット

　電子化には以下のような様々なメリットがあります。
　生産性向上を図る上では必須といっても良いでしょう。

【コスト削減】
　・印刷や郵送にかかるコストの削減
【生産性向上】
　・検索時間の大幅削減
　・モバイル端末からの閲覧
【省スペース化】
　・紙文書による書庫の狭隘化が深刻
【劣化対策】
　・紙の経年劣化やインクの退色等の懸念
【災害対策】
　・バックアップとして原本と電子化データを別置保管
　　（BCP対策としても有効）

　ただし、電子化もメリットばかりではありません。
　便利な反面、不正な持出や漏えいには十分に気をつけなければなりません。タブレットやソフト等を揃える必要もあるかもしれません。なかには紙での運用の方が適した文書もあるでしょう。

　また電子化する際には、スキャナ等の機材が必要ですし、解像度や容量、ファイル形式等や名前の付け方についても検討が必要です。
　なにより手間がかかりますので、貴重な人材を割くのは生産性向上と矛盾します。

　そこで、当社のような専門業者をご利用いただくという選択肢が有効です。最適な電子化と運用方法をご提案致します。

地方公共団体のBCP策定状況

　平成28年４月１日現在における消防庁の調査「地方公共団体における業務継続計画策定状況の調査結果」（平成28年10月28日）が公表されています。
https://www.fdma.go.jp/neuter/topics/houdou/h28/10/281028_houdou_1-1.pdf

　これによると、平成28年４月１日現在、業務継続計画策定状況は、都道府県においては100％、市区町村においては41.9％（730団体）とのことです。

　この前の調査は、平成27年12月１日現在、つまり今回の調査のわずか３か月前に行われました。
　前回の調査と今回の調査を比較すると、業務継続計画策定団体は、都道府県において５団体、市区町村において95団体の増加となっています。
　しかし、それでもまだ、約６割の団体が業務継続計画未策定です。

　平成29年３月11日、東北地方太平洋沖地震から６年が経過しました。

「技術商談会」（主催：めぶきフィナンシャルグループ）に出展します！

　当社の「総合文書管理サービス」を広くご案内するため、標記の「技術商談会」に出展します。
　（開催日：2月22日　会場：つくば国際会議場）

　「BCP対策強化」と「間接業務の生産性向上(コストダウン)」を実現した具体的事例をご紹介します。
　詳しくは、「技術商談会」のwebサイトをご覧ください。http://www.joyobank.co.jp/enterpri/monozukuri/

　ご来場をお待ちしております。

BCPの事態調査について（平成27年度版）

　内閣府が平成27年度に実施し、調査集計した「企業の事業継続及び防災に関する実態調査結果」が、webサイトで公表されています。
http://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/topics/

　年々BCP策定企業が増加しているようですが、正直なところ「伸びのペースは鈍いかな」と感じます。

　それでも興味深いのは、
「業務上の重要な要素や経営資源と捉え、リスクを特に回避したいものはなにか？」
　という問いに対し、
「情報（紙・データ）」と回答した企業が63.7％に上り、1位の「社員・従業員等の人的資源」（94.5％）に次いで2位となったことです。

　先日も鳥取県で大きな地震が発生したところですが、今年は熊本地震もすでに発生しており、頻発する自然災害から目を背け続けることは「ビジネスリスクへの対応から逃げている」ことと同義と理解されてしまうような気がします。

　「情報のBCP対策」をはじめようと思ったら、ぜひ私たちにご相談ください。
　必ずご安心いただける方法をご提案いたします！

頻発する地震・・・

　熊本地震から半年、また地震です。
　平成28年10月21日14時07分頃、鳥取県中部を震源とする地震が発生しました。

　気象庁のサイト「平成28年10月21日14時07分頃の鳥取県中部の地震に伴う震度観測点の観測環境点検結果」（平成28日10月22日）（http://www.data.jma.go.jp/svd/eqev/data/oshirase/2016/20161022kansokukankyo.html）
によれば、震度５強以上が観測された震度観測点は、以下の通りです。

【震度６弱】
鳥取県倉吉市葵町、鳥取県湯梨浜町龍島、鳥取県北栄町土下

【震度５強】
鳥取県鳥取市鹿野町鹿野小学校、鳥取県鳥取市鹿野町鹿野、鳥取県鳥取市青谷町青谷、鳥取県三朝町大瀬、鳥取県湯梨浜町久留、鳥取県北栄町由良宿、岡山県鏡野町上齋原、岡山県真庭市蒜山下福田

　報道によれば、倉吉市庁舎に被害が発生しているようです。
　その後も地震は続いています。

　鳥取、岡山の皆様の安全をお祈りするとともに、被害に遭われた皆様には、心からお見舞いを申し上げます。

被災建物からの文書救出

　４月の熊本地震で使用できなくなった宇土市庁舎の解体工事が７月中旬から開始されています。

　宇土市庁舎には、多くの文書が残されており、文書を取り出しながらの解体を行っているそうです。

　詳細は、宇土市のサイトに掲載されている「広報うと号外第4号-大雨災害・熊本地震関連ー」の「２４　庁舎解体について」をご覧下さい。http://www.city.uto.kumamoto.jp/q/aview/702/13648.html

今年もセミナーを開催します！

　毎年恒例の文書管理セミナーは、今年で20回の節目を迎えます。

今回のテーマは
【緊急企画】BCP（事業継続計画）強化に絶対欠かせない文書管理対策！

　3人の講師より、文書管理における災害対策やBCPを実効性あるものにするためのポイント、具体的なリスク対策等をお話しいただきます。
　官民問わず役立つ内容が満載です。


　東日本大震災、関東・東北豪雨、熊本地震・・・

　近年度重なる災害を考えると、自分は無関係とは言っていられません。
日頃からの備えが、会社や情報を守り、業務継続を可能にします。


　近日中にホームページにもご案内を掲載いたしますので、ぜひご参加ください。
【開催日】　平成28年8月5日（金）13:00～16:00
【場　所】　パルティ（とちぎ男女共同参画センター）
【参加費】　無料

文書の分け方

　例えば文書を機密のレベルで分けると、民間企業であれば、極秘、丸秘、社外秘などが設定されているでしょう。
　個人情報の有無で取り扱いを設定している文書も多いと思われます。
　また、整理や検索を容易にするために分類を設定したり、重要度や使用頻度に応じて保存年限も設定されていることと思います。

　このように文書は、様々な観点から分類・整理することが可能ですが、災害対策が叫ばれる今日、
「災害時にすぐに使う文書は何か」、「喪失してはならない文書は何か」
といった新しい観点からもう一度文書の整理方法や保存方法を考えてみる必要があるのかもしれません。

あらためて、熊本地震で考える（その２）

　熊本市のサイトに「報道資料ホストコンピューターの故障に係る市の業務へ影響について」（平成28年4月17日 14：40発表）が掲載されています。

　これによれば、「平成28年4月16日の地震でホストコンピューターが故障し、復旧の見込みが立っていない。」とあり、以下の業務に影響があるとされています。
・税業務
・生活保護
・児童手当
・児童扶養手当
・子ども医療費
・ひとり親医療費 　等

　これは、あくまで1か月以上前の4月17日発表の情報で、現在の状況は確認できていません。

　「報道資料　ホストコンピューターの故障に係る市の業務へ影響について」は、以下で確認できます。
https://www.city.kumamoto.jp/common/UploadFileDsp.aspx?c_id=5&id=12595&sub_id=1&flid=83265

あらためて、熊本地震で考える

　熊本地震が発生した4月14日から、10日が過ぎました。
　しかし、避難所や車の中で避難生活を送っていらっしゃる方はまだまだ多く、地方公共団体の職員の方々も大変な日々を送っていらっしゃいます。
　これ以上地震の被害が広がらないよう祈るばかりです。

　4月22日、熊本県人吉市のサイトに「市庁舎機能移転のお知らせ」が掲載されました。これによると、4月14日から続く地震により本庁舎の耐震性が低下したため、5月9日から窓口、事務室を移転し新しい場所で業務を行うということです。
　また、報道によれば、4月23日現在、宇土市、八代市、益城町、大津町の4市町の庁舎が立入りできない状況のようです。
　これらの報道に接して、いまやらなければならないこと、いまできることは何だろうと考えています。

災害に際して

　熊本地震では大きな被害が発生しています。

　被災された方々には心よりのお見舞い申し上げます。
また、救援活動にあたっている方々に対しては本当に頭が下がります。

　またしても自然災害の怖さを実感しました。

　予測する事も防ぐ事も難しい状況で私たちにできることは、「備える」ことだけなのかもしれません。

地方公共団体の業務継続計画 ２

　先日、東日本大震災から５回目の３月１１日を迎えました。
　この５年間で何を学び、何をしてきのかと考えています。

　関連情報をふたつ。

　ひとつ目は、平成28年1月19日に総務省が公表した消防庁の調査「地方公共団体における『業務継続計画策定状況』及び『避難勧告等の具体的な発令基準策定状況』に係る調査結果」です。
　ここには、平成27年12月1日現在の地方公共団体における業務継続計画の策定状況が示されています。
http://www.fdma.go.jp/neuter/topics/houdou/h28/01/280119_houdou_1.pdf

　ふたつ目は、内閣府がまとめた「市町村のための業務継続計画作成ガイド ～業務継続に必須な６要素を核とした計画～」（平成27年5月）。
　これは、都道府県を通じて各市区町村に通知されたものです。
　この「ガイド」の「１．はじめに」には「本ガイドは、人口が１万人に満たないような小規模市町村であってもあらかじめ策定していただきたい事項をまとめたものである。」とあります。
　既にご覧になった方も多いかとは思いますが、未見の方は是非、ご覧になった方ももう一度ご確認を。
　「ガイド」は、以下、内閣府のサイト「地方公共団体の業務継続」で公開されています。
http://www.bousai.go.jp/taisaku/chihogyoumukeizoku/

お客様の「事業継続」に貢献します！

　暖冬や雪不足と言われましたが、今日は早朝から積雪です。
　事故に遭うこともなく仲間が出社してくれてホッとしているところです。

　昨年は当社でもBCP（事業継続計画）を策定しましたが、積雪による交通機関のマヒで「出社できる社員が数名」「材料や資材が到着しない」等の場合にも機能するのか、この機会に検証してみようと思います。
　またBCP策定に際しては、自然災害に対する「人や設備の予防安全対策」だけでは不十分であることを痛感しました。

　例えば、重要な文書の「原本」や「マスターデータ」については、災害、物理的劣化、不慮の事故等による消失リスクに備えた「バックアップの確保」が必須です。
　「最悪の事態」を想定した平時の準備が、万一の際に明暗を分けることでしょう。

　プロとして的確なご提案を行い、企業や官公庁の事業継続の一助として貢献できるよう社業に邁進しようと志を新たにした雪の一日です。

ＢＣＰ（業務継続計画）と文書管理

　現在、社内でのＢＣＰ策定が大詰めにきています。

　幸いにも従業員がそれほど多い会社ではないので、普段から誰がどういった役割を担うのかはある程度明確で、東日本大震災も大きな混乱なく乗り切ることはできたのですが、ＢＣＰ策定の動機としては、災害対策の面からも文書管理の重要性を訴えている立場としては、もう一度災害を想定した自社自身を見直してみようという想いからがあったからです。

　普段から棚やパソコンの転倒防止対策やデータのバックアップ、車のガソリンに余裕をもたせておくこと等は心がけていますが、もし、担当者が出勤できない場合に業務を継続するには・・・そもそも、初動で何を確認すべきなのか・・・そういった想定とマニュアル等の文書の整備が不十分である事がわかりました。

　また、災害時には電気が通らず、パソコンが起動しないことが想定されるので、普段はデータを開けばわかることでも、災害時には紙文書を閲覧する必要性があるでしょう。加えて、紙文書で存在するのはわかっていても、どこにあるのかわからないということでは対応に致命的な遅れが生じる可能性があります。

　ＢＣＰを考えれば考えるほど、紙の文書管理の重要性を身に染みて感じます。

常総市役所の被災で思うこと

　９月１０日の水害により被害を受けた茨城県常総市のサイトに「１１月からの本庁舎１階及び相野谷浄水場の業務再開について（１０月３０日午後６時更新）」との情報がありました。
<http://www.city.joso.lg.jp/kinkyu/1442197682462.html>

　浸水被害を受けた常総市本庁舎１階部分にあって移転を余儀なくされていた課は、市民課、健康保険課、こども課、会計課・銀行派出所、税務課、収税課だそうです。
　ただし、市民課は、本庁舎１階市民ホールで業務を行っていたとのこと。
　また、被害を受けた相野谷浄水場にあった水道課は、本庁舎２階で業務を行っていたそうです。
　前の資料によればこれらの課の本庁舎、相野谷浄水場における業務再開は、市民課が１１月１日（日曜開庁）、それ以外の課が２日とされています。

　移転して業務を行っていた期間は、およそ２０日間。
　その間、職員の方々は、通常業務だけでなく災害応急対策業務や復旧・復興業務も行っていたはずです。
　どれほどの不自由があったことでしょう。
　また、自らが被災された職員の方もいらっしゃったはず。
　地方公共団体における災害対策は、地域住民はもちろん、職員のためにも必要であると痛感した次第です。

災害のお見舞い

　先週から今週にかけて立て続けに日本は、自然災害に見舞われました。
　９日から10日にかけての水害、12日の地震、14日の阿蘇山噴火。
　とりわけ水害による被害には胸がつぶれる思いでした。
　被害に遭われました方々、心からお見舞い申し上げます。また、救助、捜索、復旧に寝食を忘れて活動していらっしゃる皆様には、ただただ頭を垂れるのみです。
　どうかこれ以上、被害が広がりませんよう。そして、被害に遭われた方々が１日もはやく日常を取り戻されますよう。

　ともあれ、業務で利用する「文書」や「データ」の管理体制や、家庭の「重要書類（通帳、権利書、保険契約書など）」の保管場所などについて、再度見直すことも必要かもしれませんね。

情報の安全性

　日本年金機構での個人情報流出が大きく報道されています。
　ベネッセでの事件や、企業の機密情報が流出した事件も記憶に新しいところです。
　また、今年10月以降にはマイナンバーが付与され、ますます情報のセキュリティ管理がクローズアップされていくでしょう。

　確かにデータが流通する事で世の中は便利になっていきますが、「利便性」と「安全性」という一見相反する事柄の両立をどう確保していくのか・・・頭の痛い課題です。

　また一方で、漏えい事故件数をみると、紙媒体が7割近くを占めているという統計も出ており、見落としがちな紙媒体の管理についても忘れてはならないと言えるでしょう。
　実は組織として重要な情報程、紙媒体である事が多いのではないでしょうか。

　業務として、主に紙媒体の管理（所在管理、ライフサイクル管理、マイクロ化によるバックアップ）に長く携わってきた当社では、文書管理の観点から、情報の安全性確保のための提案を継続しています。

　関連して、近々情報のセキュリティ対策、リスク対策などを中心とした「BCP（事業継続計画）強化のための文書管理対策」と題したミニセミナーを数回に渡って開催する予定ですので、ご期待ください。
　日程等は随時HP上に公開致します。

地方公共団体の業務継続計画（大阪府および府内市町村）

　ネット上で興味深い資料を見つけましたのでご紹介します。

　府内市町村ＢＣＰ策定促進検討会がまとめた「府内市町村ＢＣＰ策定の手引書 とにかく市町村ＢＣＰを作ってみよう」（平成２５年７月　以下、「手引書」）です。

　「手引書」の「はじめに」によれば、これは、平成２４年度に大阪府が府内２２市町の参画を得て設置した「府内市町村ＢＣＰ策定促進検討会」の４回のワーキングの結果をまとめたものとのことです。

　その特徴は、とにかくわかりやすいこと。
　もちろん、大阪府以外の都道府県内市区町村においても大いに参考になる資料です。

　この「手引書」は、以下で全文が確認できます。
http://www.pref.osaka.lg.jp/attach/20892/00000000/tebiki-sankou_all_2507.pdf