2016年12月26日

本年もブログご愛読ありがとうございました。

 ケーキを食べ終えたと思ったら、今週でもう仕事納めです。

 振り返ってみると、今年も慌ただしく過ぎてしまったという印象です。
 忙しいのは良い事なのかもしれませんが、日々の業務に追われて、今となっては、年頭に語った抱負が何だったのかも思い出せません。
 このブログに関しても、更新を忘れて数日遅れた回もありました。反省です。

 来年は、何事についても、目的を明確にして、それに向けて計画的に進めていきたいものです。

 ともあれ、KIM BLOG来年も引き続き文書管理に関する事柄を中心に、時に真面目に、時にゆるく、情報発信していきますのでご愛読よろしくお願い致します。

 また、今年1年お世話になった多くの方々にこの場を借りてお礼申し上げます。


2016年12月20日

寒い冬だから・・・

 この時期になると日暮れも早くなり、朝晩の冷え込みも強くなりますね。
 とくにここ宇都宮は、北関東3県のなかでも朝の冷え込みがダントツにきついです。(苦笑)

 先月末くらいから、あちこちでイルミネーションが見られるようになりました。
 昨年のブログでは「おおたイルミネーション」について書きましたが、個人宅のイルミネーションも年を追うごとに力が入っていますよね。

 宇都宮市内でも立派なイルミネーションで話題になっている家がありますが、私がよく通る道ぞいの「あの家」も有名なようで、わざわざ車を止めて写真を撮る人もいます。

 個人宅なので私は撮影していませんが、年々装飾が迫力を増しているような・・・。
 とても「家族で装飾する」というレベルではなく、おそらくプロの工事業者に頼んでいるのではないか、という出来栄えです。
 ここでご紹介できないのが残念です。

 いよいよ今週末ですね。ちょっと早いですが「メリークリスマス!」


2016年12月12日

「公文書管理」条例に関する動き 34

 12月8日の東京都議会平成28年第4回定例会一般質問において、小池知事が公文書管理条例の整備について言及しました。
 ポイントは以下の2点です。

 ・年度内の東京都文書管理規則を見直す
 ・公文書の管理に関して来年度早期の条例化を検討するよう指示

 小池知事の発言は、東京都議会のサイト(http://www.gikai.metro.tokyo.jp/)の「平成28年12月8日第4回定例会録画映像(一般質問)」(6:51:50頃)で確認できます。

2016年12月6日

ファイルの種類

 紙を綴じるための用具として、枚数が多い文書を綴じる場合に、キングファイルやチューブファイルを使います。

 さて、これらは正式には何というのか気になって調べてみました。
 どうやら一般的には、「パイプ式ファイル」と言うようです。

 以下Webで調べた範囲ですが、
 元々、パイプ式ファイルを開発したのはKING GIMのようで、
「パイプファイル」、「キングファイル」、両開きの「ドッチファイル」等はいずれもKING GIMの登録商標、「チューブファイル」はコクヨのようです。

 普段そこまで意識して使い分けてはいませんが、製品名が一般的なレベルまで浸透しているのは凄い事ですね。

2016年11月29日

コミュニケーション

 今日の朝礼は「信頼できる人間関係」をテーマに、意見交換しました。
 社員一人ひとりが自分の考えを発表しましたが、自分が思い及ばなかった意見もあり、新しい気付きも得られました。

 ところで、長年にわたって朝礼発表を続けてきましたが、大きな効果がありました。
 「自分の考えを伝える」「人の話を聴く」というコミュニケーションの基本力がアップしたことです。
 仕事もプライベートも、独力で成し得ることは皆無と言っていいでしょう。
 だからこそ、普段から周囲との良好なコミュニケーションを保つことが大切ですよね。

 IoT、AI、ロボット・・・いろいろと話題になっていますが、これからも「主役は人」であることは不変ですから、コミュニケーション力や人間力を磨くことはますます重要になると思います。

2016年11月21日

季節感が・・・

 先日、書店に立ち寄ったところ、書店の裏の家で夕顔が咲いていました。
ひとつ、ふたつではなく、たくさん。
 夕方6時頃でしたから、夕顔なのでしょう。
 しかし、11月です。「???」
 花も気候の異常に惑わされたのでしょうか。

 かと思えば、近所で山茶花が咲いていました。これは、正解!

2016年11月7日

栃木県立文書館開館30周年記念シンポジウムに行ってきました。

 去る11月5日(土)、シンポジウム「災害を乗り越えた下野の人々」に参加してきました。

 過去の記録から、災害時に当時の人々がどのように考え、どのように行動したのかについて解説いただき、現在の災害対策にも大いに役立つものがあると感じました。

 また、我々がこうした過去の経験を知り、現在に生かす事ができるのは、決して当たり前のことではなく、当時の人々が誰かに伝えようと書き記してくれた事、そしてそれらを保存、継承してきた先人達の努力の結果である事を忘れてはなりません。

 こうした貴重な過去の経験を蓄積している「文書館」の意義について改めて認識したところです。

2016年11月1日

BCPの事態調査について(平成27年度版)

 内閣府が平成27年度に実施し、調査集計した「企業の事業継続及び防災に関する実態調査結果」が、webサイトで公表されています。
http://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/topics/

 年々BCP策定企業が増加しているようですが、正直なところ「伸びのペースは鈍いかな」と感じます。

 それでも興味深いのは、
「業務上の重要な要素や経営資源と捉え、リスクを特に回避したいものはなにか?」
 という問いに対し、
「情報(紙・データ)」と回答した企業が63.7%に上り、1位の「社員・従業員等の人的資源」(94.5%)に次いで2位となったことです。

 先日も鳥取県で大きな地震が発生したところですが、今年は熊本地震もすでに発生しており、頻発する自然災害から目を背け続けることは「ビジネスリスクへの対応から逃げている」ことと同義と理解されてしまうような気がします。

 「情報のBCP対策」をはじめようと思ったら、ぜひ私たちにご相談ください。
 必ずご安心いただける方法をご提案いたします!


2016年10月24日

頻発する地震・・・

 熊本地震から半年、また地震です。
 平成28年10月21日14時07分頃、鳥取県中部を震源とする地震が発生しました。

 気象庁のサイト「平成28年10月21日14時07分頃の鳥取県中部の地震に伴う震度観測点の観測環境点検結果」(平成28日10月22日)(http://www.data.jma.go.jp/svd/eqev/data/oshirase/2016/20161022kansokukankyo.html)
によれば、震度5強以上が観測された震度観測点は、以下の通りです。

【震度6弱】
鳥取県倉吉市葵町、鳥取県湯梨浜町龍島、鳥取県北栄町土下

【震度5強】
鳥取県鳥取市鹿野町鹿野小学校、鳥取県鳥取市鹿野町鹿野、鳥取県鳥取市青谷町青谷、鳥取県三朝町大瀬、鳥取県湯梨浜町久留、鳥取県北栄町由良宿、岡山県鏡野町上齋原、岡山県真庭市蒜山下福田

 報道によれば、倉吉市庁舎に被害が発生しているようです。
 その後も地震は続いています。

 鳥取、岡山の皆様の安全をお祈りするとともに、被害に遭われた皆様には、心からお見舞いを申し上げます。


2016年10月17日

益子に行ってきました。

 益子といえば益子焼。
 前年のブログにも書いたコスモス畑を見に行ったはずなのですが、陶器のお店にいる時間の方が断然長かったという・・・。
 そして、まんまと衝動買いしてしまいました。
 もう何個目になるでしょう。いい感じのぐい呑みを買ってしまいました。

 色々な陶器を見ていると、自分の部屋には似合わないと思いつつも、この花瓶に花を飾ったら、この皿に料理をのせたら、このマグカップでコーヒーを飲んだら・・・等々、想像するのは楽しいものです。

 ちなみに陶器を買ったら使う前に、米のとぎ汁で煮るそうです。
 陶器は吸水性があるため、油分、汁気や香りがしみ込んでしまうのを防ぐ為だとか。

 さて、しっかりと煮たことだし、あとは誰かがおいしい日本酒をくれないかなと期待しているところです。

2016年10月11日

読書の秋 ~「最強の働き方」~

 新聞広告で「気になる本」を見つけるとワクワクするものですが、この本もそんな一冊で、書店で数ページほど目を通したあと、気づけばレジで会計をしていました(笑)。

 タイトルこそ大手コンサルファームの「極めて高度なhow to本」をイメージさせますが、努めて易しい表現やホッとするコラムをちりばめつつ、「一流の仕事ぶり」を豊富な具体例とともに教示してくれる、たいへん素晴らしい本でした。

 我が社でも役員・管理職はもちろん、全従業員に読んでもらいたい本です。


2016年10月4日

全史料協全国大会について

 全史料協(全国歴史資料保存利用機関連絡協議会)の全国大会「第42回全国(三重)大会及び研修会」が11月10日(木)・11日(金)の2日間、三重で開催されます。
 申込み締切は、平成28年10月14日(金)とのことです。

詳細は、全史料協のサイトでご確認下さい。
http://www.jsai.jp/taikai/mie/index.html


2016年9月26日

過去の自分に感謝

 昨年度の文書を参考にして今年度の文書を作成する・・・という事は誰でも経験していると思います。
 一から作るより、はるかに時間の節約になります。

 最近、3年前、5年前の紙文書やデータを見つける事ができて、一日かかると思っていた仕事が数時間で片付くといった事が何度かありました。
 データと紙、両方の話ですが、過去に作成した資料、仕事の進め方やマニュアル、成果品のサンプル、自分が書いたはずの注意書き(全く覚えていないのですが)等々・・・

 よくぞ、その時の自分、ちゃんと簿冊に綴じておいてくれた、データを残しておいてくれた、と自分に感謝したい気持ちになりました。
 さらに、おそらく悩むであろう事がちゃんと書かれていたりするとうれしくなったりします。
(覚えていれば済む話ではありますが、きれいに忘れるものですね。)

 日々の忙しさにかまけて後回しになりがちですが、文書管理・データ管理の徹底は、未来の自分やその仕事をする他の誰かへのメッセージであり、さらにそこに積み上げて新しい価値を創造するための土台にもなると実感したところです。



2016年9月20日

ウミガメの赤ちゃんに感動!

 この週末、ウミガメの赤ちゃんの放流体験に家族で参加してきました。

 あいにくの雨模様でしたが、ウミガメが海をめざすにはいい天候らしいです。
 ふ化したばかりのウミガメは5~6㎝くらいの大きさで、そっと甲羅を掴むと前後の足を元気に動かしていました。

 インストラクターの指示のとおりウミガメを砂浜におろすと、彼らは脇目も振らずに海を目指して力強く進みはじめました。
 寄せる波に何度も砂浜へ押し返され、それでも再び海に向かって歩き続ける小さな子ガメたち。
 そんなことを何度も繰り返しながらやがてその姿が海に消えていったとき、ジーンとこみあげてくるものがありました。

 産卵のためにこの砂浜へ帰ってくるのは20年後だそうです。
 それまで無事に生き抜いてくれたら、と願わずにはいられませんでした。

 自分にも、わが子にも、これから何度となく困難が訪れることでしょう。
 そのたびに立ち向かうことの尊さを、ウミガメの赤ちゃんが教えてくれました。





2016年9月13日

被災建物からの文書救出 2

 平成27年9月に発生した関東・東北豪雨災害から1年が経過しました。

 その際、鬼怒川堤防の決壊によって茨城県常総市庁舎が浸水し、約2万5千点の公文書に被害が生じたことはご承知の通りです。

 この被災公文書の修復が、いまも続いています。その状況について、常総市は「常総市文書復旧ニュース」を発行し、情報を発信しています。
 これまでに「常総市文書復旧ニュース」は、第5号まで発行されています。

 「常総市文書復旧ニュース」は、全国歴史資料保存利用機関連絡協議会のサイト「常総市水損行政文書レスキューに協力と支援を!」で確認できます。http://www.jsai.jp/rescueA/Joso2015/Joso_floods2015.html

2016年9月5日

喫煙者のマナー

 私はタバコを吸うのですが、最近はめっきり肩身が狭くなりました。
 営業の合間に立ち寄るコンビニでのタバコタイムが小さな幸せですが、最近では灰皿を置かないコンビニも増えてきました。
 先日、東京に出張した時は、最近ではめずらしく広い店内が全席喫煙席という喫茶店に入って感動したものです。予約席もあり、人でごったがえしていたので、喫煙所探しは都会程切実なのでしょう。

 最近では、喫煙者のマナーも良くなり、吸い殻が落ちていることを見るのも減った気がしますが、前を走っている車が吸い殻を道路に捨てるところを見てしまったりすると、同じ喫煙者として複雑な気分になります。

 また、マナーを守っていても、気づかないうちに他の人の気分を害していることもあるのかもしれません。
 不在だったお客様から、「今日部屋に来てましたよね。タバコのにおいが残っていましたから。」と言われて、とても恥ずかしい思いをしたことが思い出されます。

 タバコを吸った後、お客様に会う前には必ず匂い消しのタブレットを食べていたり、服をかけてある部屋ではタバコを吸わないようにしていたりする先輩方の姿を見ると見習わなければと思う今日この頃です。

 当分やめることは叶いそうにありませんが、吸わない人への気遣い・・・大事にしたいと思います。

2016年8月29日

招かざる客・・・

って、台風のことです。。。

 先週、台風11号による大雨と強風の影響を受けたばかりなのに、明日は台風10号が上陸する恐れがあるとか・・・。
(先に発生した台風があとから通過すること自体、なにか変ですよね)

 とにかく、これ以上の被害が出ないことを祈るばかりです。

2016年8月22日

被災建物からの文書救出

 4月の熊本地震で使用できなくなった宇土市庁舎の解体工事が7月中旬から開始されています。

 宇土市庁舎には、多くの文書が残されており、文書を取り出しながらの解体を行っているそうです。

 詳細は、宇土市のサイトに掲載されている「広報うと号外第4号-大雨災害・熊本地震関連ー」の「24 庁舎解体について」をご覧下さい。http://www.city.uto.kumamoto.jp/q/aview/702/13648.html

2016年8月8日

第20回文書管理セミナーを終えて

 去る8月5日(金)に第20回文書管理セミナー「BCP強化に絶対欠かせない文書管理対策!」を開催いたしました。

 毎年開催しているこのセミナーも20回目の節目を迎えることができました。
 ご参加いただいた皆様をはじめ、貴重な講演をいただいた講師の皆様、本セミナーにご協力いただいた企業・団体の皆様にもこの場を借りてお礼申し上げます。

 頻発する昨今の自然災害の影響もあり、BCP(業務継続計画)への関心はことのほか高く、例年を上回るご参加をいただきました。
 アンケートを見ますと、BCPには平常時からの文書管理が必要不可欠であることを多くの来場者に再認識いただけたようです。

 また、バックアップ(電子、マイクロ)や別置保管等についても関心が高く、今後とも、お客様のお役に立つ手法をご提案していきます。

2016年8月1日

控えめにたたずむ「ご意見番」

 しばらく前からのことですが、日本経済新聞のコラム「大機小機」を好んで読んでいます。

 通常の紙面とは一線を画した論調で最近の政治・経済について批評していますが、コラム記事らしく、客観性云々よりも記者の見解を自身の言葉遣いで表現している点が気に入ってます。
 このコーナーだけはペンネームによる署名となっていますが、ちょっとスパイスが利いた意見を表明するうえでは止むを得ないかな、とも思います。

 ちなみに、個人的には「うんうん」と頷きながら読むことが多いですね。(笑)


2016年7月25日

最近のこと

 最近、自室の網戸を張り替えたせいで、クーラーを止め、網戸を閉め、ガラス戸を開けておく時間が長くなりました。

 それだけのことなのですが、いろいろ発見があります。
 時刻によって風向きがかわること、昼暑くても夜11時を過ぎると空気が冷たくなってくること、隣の犬が寝言を言うことなどです。

 ただ、本格的な夏になれば、そんなことも言っていられなくなるでしょう。
 犬の寝言を聞けるのもあとちょっとです。

2016年7月19日

今年もセミナーを開催します!

 毎年恒例の文書管理セミナーは、今年で20回の節目を迎えます。

今回のテーマは
【緊急企画】BCP(事業継続計画)強化に絶対欠かせない文書管理対策!

 3人の講師より、文書管理における災害対策やBCPを実効性あるものにするためのポイント、具体的なリスク対策等をお話しいただきます。
 官民問わず役立つ内容が満載です。


 東日本大震災、関東・東北豪雨、熊本地震・・・

 近年度重なる災害を考えると、自分は無関係とは言っていられません。
日頃からの備えが、会社や情報を守り、業務継続を可能にします。


 近日中にホームページにもご案内を掲載いたしますので、ぜひご参加ください。
【開催日】 平成28年8月5日(金)13:00~16:00
【場 所】 パルティ(とちぎ男女共同参画センター)
【参加費】 無料


2016年7月12日

中学生が来てくれました!

 先日、宇都宮市内の中学2年生3名が、約1週間にわたり当社で「勤務」しました。
 これは「宮っこチャレンジウイーク(社会体験学習)」によるもので、当社のCSR活動の一環として取り組んでいるものです。

 はじめこそ緊張する様子がありありの生徒たちでしたが、徐々に職場の雰囲気や仕事に慣れ、後半は自信を持って仕事をするようにも見えました。
 3人の中学生が一所懸命に仕事に取り組み、そして成長する姿に、ちょっとした感動をおぼえました。

 たった1週間の出来事でしたが、私たちもかけがえのない経験ができました!


2016年7月5日

夏の思い出

 もう何十年も昔、私が小学校2年生だった頃のお話です。 夏になると体育の授業は、すべて水泳になりました。

 しかし、気温が25度を越えなければ水泳は中止。
 気温が25度にならない日、それでも泳ぎたくてウズウズしている悪ガキどもは、なんとか体育の授業を水泳にしようと企みます。
 教室の柱に掛けてある温度計に息を吐きかけ目盛りを25度以上に上げる、これが小学校2年生の作戦でした。
  まあ、息を吐きかけるのをやめた途端に温度計の表示は下がり、うまくいったためしはなかったのですが・・・。

 そんな具合で水泳が中止になる日、つまり25度にならない日は、意外に多かったという記憶があります。ただし、これは、夏休みが始まる7月下旬までのお話で、夏休み中である8月は対象外です。

 しかし、それを差し引いても最近の夏の悪意はすさまじく、気温が25度に達しない日などあるのかと思えるほどです。

 今年も夏が来ました。
 落ちているゴミを拾いますから、生き物をかわいがりますから、人に優しくしますから、どうかお手柔らかに。

2016年6月27日

紫陽花

 この梅雨の時期、アジサイはとても絵になりますね。
各地であじさい祭りも開催されているようです。

 ところでこのアジサイ、実は毒があるとの事。
 先日友人から聞いて本当に?・・・と驚いて調べてみたところ、詳しい事は明らかになっていないようですが、毒はあるようです。
 口にしなければ問題ないようですが。

 そういえば、よくカタツムリが葉に上にのっている写真をよく見ますが、あれは食べているんでしょうか?





2016年6月21日

「貯水」はじめました

 例年に比べて雨量が少なく、一部では取水制限となっているようです。
 たしかに「雨が降りっぱなし」という日は、本当に少ないと思います。
 この時期は、すべての生物の源である水の大切さを感じる時期でもありますね。

 水といえば、BCP策定を機に「貯水」をはじめました。
 飲用以外の用途として、ポリタンクに貯水して常備しています。
 この水を定期的に入れ替える作業により、普段の心構えも風化させないという効果も期待しています。

 飲用水についても、順次準備する予定です。
 長期保存が可能なものも販売されているようですし、本当に便利になりましたね。

2016年6月13日

「公文書館」に関する情報 7

 平成29年5月の「大仙市アーカイブズ」開設に向けて準備を進めている大仙市において、今年の5月24日、第6回大仙市公文書館設置懇話会が開催されました。
 会議録は、第3回まで大仙市のサイトで公開されています。http://www.city.daisen.akita.jp/docs/2014040200045/

 公文書館設置に関する課題が何かを知るには絶好の資料でしょう。


2016年6月6日

文書の分け方

 例えば文書を機密のレベルで分けると、民間企業であれば、極秘、丸秘、社外秘などが設定されているでしょう。
 個人情報の有無で取り扱いを設定している文書も多いと思われます。
 また、整理や検索を容易にするために分類を設定したり、重要度や使用頻度に応じて保存年限も設定されていることと思います。

 このように文書は、様々な観点から分類・整理することが可能ですが、災害対策が叫ばれる今日、
「災害時にすぐに使う文書は何か」、「喪失してはならない文書は何か」
といった新しい観点からもう一度文書の整理方法や保存方法を考えてみる必要があるのかもしれません。


2016年6月1日

運動会

 先日、自宅近くの小学校の運動会に行って来ました。

 というのも、来春に入学予定の子供たちによる「かけっこ」があり、それに参加する我が家の長男に付き添ったのです。
 はじめて会う子供たちばかりで、いくぶん緊張しているようにも見えましたが、それ以上に運動会の雰囲気を楽しんでいたようです。

 そういえば、自分が小学校に入学したとき、同じ登校班の上級生がとても大きくて頼もしく見えたことを思い出しました。

 さて、「かけっこ」の順位はともかく、一所懸命に全力疾走する子供たちの姿に感動したところなので、今度はこちらが「カッコいい姿」を見せないと・・・。


2016年5月23日

あらためて、熊本地震で考える(その2)

 熊本市のサイトに「報道資料ホストコンピューターの故障に係る市の業務へ影響について」(平成28年4月17日 14:40発表)が掲載されています。

 これによれば、「平成28年4月16日の地震でホストコンピューターが故障し、復旧の見込みが立っていない。」とあり、以下の業務に影響があるとされています。
・税業務
・生活保護
・児童手当
・児童扶養手当
・子ども医療費
・ひとり親医療費  等

 これは、あくまで1か月以上前の4月17日発表の情報で、現在の状況は確認できていません。

 「報道資料 ホストコンピューターの故障に係る市の業務へ影響について」は、以下で確認できます。
https://www.city.kumamoto.jp/common/UploadFileDsp.aspx?c_id=5&id=12595&sub_id=1&flid=83265


2016年5月16日

Windowsアップグレード

 ついに自宅のパソコンをWindows10にアップグレードしました。
 いくつか動かなくなるソフトがあるだろうことは覚悟していたのですが、ほとんどは問題なく動きました。
 一部、少し古い機器が動かなくなったのですが、運よく新しいドライバが出ていて、これまで通り動作しました。
 今のところ不具合も出ていないので、一安心です。

 会社のパソコンも少しずつWindows10にアップグレードしていく予定ですが、特別なソフトやスキャナ等の機器を使っているパソコンでは、対応状況の確認が必要でしょう。

 Windows7は使いやすいのですが、いずれサポートが切れる事を考えると、アップグレードせざるをえませんね。
 Vistaを使っている友人は、なぜ無償アップグレードの対象ではないのかと落ち込んでいました・・・

2016年5月10日

一流と聞いて・・・

 少し前のことですが、お世話になっている税理士事務所からいただいたお手紙に「●●会計(その事務所名です)は、業界のベンツたれ!」というコーポレートメッセージが書かれていました。

 仕事ではスピードと正確さを徹底して追求し、本支店の所在地は「地域で一流」とされる場所に構えていることも、そのための行動なのだそうです。
 その結果業績は拡大し、従業員はいっそう仕事にプライドを持つようになったと伺ったことがあります。
 
 「メルセデス・ベンツ」の車について、私ならば「品質がよい」「ダントツに安全」「圧倒的なブランド力」「ビジネスで成功した証」「いつかは・・・」などとイメージしますが、「自動車なのか、それ以外か」の違いはあれど、自社の製品やサービスが市場から「一流品」と認識されることは大切ですよね。

 私たちの会社も、たくさんのお客様からそんな評価をいただきたいものです。
 
 ということで、最近こんな本を手にとってみました。ビジネスで「元気を出したい時」に、ズバリおすすめです!



2016年4月26日

あらためて、熊本地震で考える

 熊本地震が発生した4月14日から、10日が過ぎました。
 しかし、避難所や車の中で避難生活を送っていらっしゃる方はまだまだ多く、地方公共団体の職員の方々も大変な日々を送っていらっしゃいます。
 これ以上地震の被害が広がらないよう祈るばかりです。

 4月22日、熊本県人吉市のサイトに「市庁舎機能移転のお知らせ」が掲載されました。これによると、4月14日から続く地震により本庁舎の耐震性が低下したため、5月9日から窓口、事務室を移転し新しい場所で業務を行うということです。
 また、報道によれば、4月23日現在、宇土市、八代市、益城町、大津町の4市町の庁舎が立入りできない状況のようです。
 これらの報道に接して、いまやらなければならないこと、いまできることは何だろうと考えています。

2016年4月18日

災害に際して

 熊本地震では大きな被害が発生しています。

 被災された方々には心よりのお見舞い申し上げます。
また、救援活動にあたっている方々に対しては本当に頭が下がります。

 またしても自然災害の怖さを実感しました。

 予測する事も防ぐ事も難しい状況で私たちにできることは、「備える」ことだけなのかもしれません。


2016年4月11日

春の便り

 会社からすぐの場所に「桜並木」があり、この時期はすこしばかり華やかになります。
 普段は意識することなく通り過ぎるだけの道ですが、満開の桜の中を走るのはワクワクしますね。

 写真は、散り始めの時期となった先週末に慌てて撮ったものです(汗)。
 そして、今日の強風でほぼ葉桜になってしまいました。

 短くも華やかな自然のショーを、また来年も楽しみたいと思っています。

 


2016年4月4日

「公文書館」に関する情報 6

 本ブログ、平成27年11月24日の記事でご紹介した上田市公文書館整備検討懇話会ですが、5回の検討を終え、平成28年2月2日、「提言書 上田市公文書館整備基本計画【案】」をまとめました。

 「提言書」の「第5 公文書館の整備」には、「『丸子郷土博物館』の一部を転用して公文書館を併設することとします。」とあり、「なお、この施設では、十分な資料の収蔵スペースを確保できないことから、当面は、複数の施設に分散して資料を保管することとなりますが、将来的には、収蔵庫の増設、移転も含めた他の公共施設との複合化など、公文書館機能の充実が図られるよう、検討していきます。」とされています。

 「0か、100か」ではなく、「いま、できることから始めよう」ということなのでしょう。

 「提言書 上田市公文書館整備基本計画【案】」および上田市公文書館整備検討懇話会の会議の概要は、上田市のサイト「上田市公文書館整備検討懇話会」から確認することが出来ます。https://www.city.ueda.nagano.jp/gyokaku/shise/sesaku/fuzokukikan/shingikai-h27/18.html

2016年3月28日

データのファイル名について

 今日こんなことがありました。
 出先にいる営業の者から、データで作成してある見積書を客先にメールで送ってほしいとの依頼です。

 客先毎にフォルダを分けてあるので、すぐに該当のエクセルファイルが見つかると思いましたが、思いのほか多くのファイルが存在していて、なかなか特定することができませんでした。

 いくつもファイルを開いてやっと見つけることができたのですが、件名が適当でないのと、ファイル名の頭に日付をつける決まりのはずが、以前の日付のまま内容だけが新しいものに上書きされていたことが原因でした。

 自分も出先の時にこういったことを頼むことがあるかもしれません。
また、この人事異動の時期、後任にわかりやすくしておくことも重要です。
 さて、自分が担当している客先のフォルダ内はどうか・・・自分以外の者がわかるだろうか・・・一度整理してみる必要がありそうです。

2016年3月22日

スゴイ「ご近所さん」のこと

 先週の「カンブリア宮殿」で、会社からほんの数分の場所にある「食品製造機械メーカー」が紹介されました。

 もちろん地元での知名度は高く、国内だけでなく全世界を相手にビジネスを展開しているエクセレントカンパニーです。
 オンリーワンともいえる商品を作り出し、それでいて国内シェアは9割を占める、いうなれば「地元のヒーロー」!

 顧客の要求を満たすために何度でも改良を重ねる姿勢や、納品した機械を使った「お菓子の新メニュー講習会」を通じて顧客(菓子製造者)にビジネスのヒントを提供する様子は、業種は違えど目指す姿として私たちもおおいに真似したいと感じました。

 ご近所のこんな「スゴイ会社」を目標に、私たちも日々の営みを大切にしようと思います。

番組のトピック(テレビ東京のwebサイト)
http://www.tv-tokyo.co.jp/cambria/backnumber/20160317.html

2016年3月14日

地方公共団体の業務継続計画 2

 先日、東日本大震災から5回目の3月11日を迎えました。
 この5年間で何を学び、何をしてきのかと考えています。

 関連情報をふたつ。

 ひとつ目は、平成28年1月19日に総務省が公表した消防庁の調査「地方公共団体における『業務継続計画策定状況』及び『避難勧告等の具体的な発令基準策定状況』に係る調査結果」です。
 ここには、平成27年12月1日現在の地方公共団体における業務継続計画の策定状況が示されています。
http://www.fdma.go.jp/neuter/topics/houdou/h28/01/280119_houdou_1.pdf

 ふたつ目は、内閣府がまとめた「市町村のための業務継続計画作成ガイド ~業務継続に必須な6要素を核とした計画~」(平成27年5月)。
 これは、都道府県を通じて各市区町村に通知されたものです。
 この「ガイド」の「1.はじめに」には「本ガイドは、人口が1万人に満たないような小規模市町村であってもあらかじめ策定していただきたい事項をまとめたものである。」とあります。
 既にご覧になった方も多いかとは思いますが、未見の方は是非、ご覧になった方ももう一度ご確認を。
 「ガイド」は、以下、内閣府のサイト「地方公共団体の業務継続」で公開されています。
http://www.bousai.go.jp/taisaku/chihogyoumukeizoku/



2016年3月7日

紙の劣化

 酸性紙問題という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

 現在では、中性に近い紙が一般的になっていますが、1850年代頃から作成された酸性紙と呼ばれる紙は、インクの滲み止め剤の定着剤として使われた硫酸アルミニウムが紙の中で水と反応して硫酸を生じ、紙を酸性にし、紙の繊維を傷め、最終的には紙をボロボロに劣化させてしまいます。

 環境によっては、50年程でボロボロになったという話もあるようです。

 しかし、こうした酸性紙の中にも、貴重な書籍や重要な行政文書が存在します。
 劣化が進む前に、マイクロフィルム化や電子化等の見読性確保のための対策、保存環境の改善や保存容器の検討等が急がれます。


2016年2月29日

印象に残る仕事ぶり

 仕事をしていて「この人はスゴいな!」と思わせる人に出会うこと、ありますよね。最近、そう感じる機会がありました。

 ひとりは、当社担当の税理士さん。
 相談のメールや電話をすると、特段の事情が無いかぎり「即答」で返事をいただけます。
 「PCメールを携帯端末に転送している」等の物理的対応もされているのでしょうが、そもそも「問い合わせには、即返事」というポリシーを実践されているのでしょう。
 「あの件、どうなったのかな?」と、ビジネスの相手を心配させないためにも見習いたいと思います。

 もうひとりは、地元地銀の役員さん。
 そのかたが講師をつとめた講義に出たので礼状を送ったら、丁重なお返事をいただきました。
 講義の礼状を送って返事をいただくことなど極めて稀ですし、そのうえ私の礼状よりもはるかに長い文面だったので、嬉しいやら恥ずかしいやら・・・。
 「そこまでするのか!」と相手に思わせるような「気配り」や「丁寧さ」は見事で、これも見習いたいものです。

 仕事の基本は、人と人とが関わり、作り出すもの。
 社内外から信頼されるビジネスマンの姿を、教えていただいたような気がします。


2016年2月22日

「公文書管理」に関する情報 8

 本ブログ、平成25年10月15日の記事で、藤沢市において第1回公文書等管理に関する有識者会議が開催されたことをお知らせしましたが、その藤沢市で「(仮称)藤沢市公文書等管理に関する条例(骨子案)」に関するパブリックコメントがこの1月5日から2月3日にかけて実施されました。

 この骨子案の「5 今後のスケジュール(案)」には、本年7月に「条例施行」と記されています。
 「(仮称)藤沢市公文書等管理に関する条例(骨子案)」は、現在、藤沢市のサイト、「【募集終了】「(仮称)藤沢市公文書等管理に関する条例(骨子案)」についてパブリックコメント(市民意見公募)を実施します」からみることができます。
https://www.city.fujisawa.kanagawa.jp/soudanc2-1/20151204.html

2016年2月15日

「文書管理」と「資産管理」

 当社は、文書管理の専門業者ですが、最近では文書だけでなく、「モノ」(資産)の管理についても相談されることが多くなりました。

 パソコンや机といった一般的なものから、工具・計測器、特殊な設備・装置に至るまで、どこに何があるのかを把握しなければならない点は文書管理と同じです。
 また、いつごろ購入したのか、耐用年数は何年か、廃棄予定はいつか、誰が持ち出しているか等、文書管理の「発生・完結年度」、「保存年限」、「廃棄予定年月日」、「貸出・返却」と通じるところがあります。
 また、ラベルを貼付けて、バーコードやICタグで効率的な管理が可能な点も同じです。

 これまでの文書管理の経験を生かして、「資産管理」についても、整理のお手伝いや検索システムの作成等をご支援させていただきます。

2016年2月9日

選ばれる会社、製品とは

 わが家から半径5キロ以内にはいわゆる回転寿司店が5店舗ほどあり、うち3店舗はいわゆる「1皿100円」をメインとするチェーン店です。

 先日、家族でそのチェーン店のひとつにでかけました。
 そこでは「おお、なかなかやるね!」と感心することが多く、家族ともども「また行こうね!」と感想を持った次第。

・スマートフォンのアプリで席の予約ができる
 → 店舗での待ち時間を最小限にできる

・「おかず」「麺類」「デザート」などのサイドメニューが豊富
 → 鮮魚が苦手な同伴者とも食事を楽しめる

・レーンを流れるお寿司には「カバー」が被せてある
 → 清潔感がある(とくにこの時期は安心感が増加!)

 特に感心したのは、この3点でした。(肝心な「美味しさ」と「鮮度」も、平均以上だと思いました)

 私と家族の知る限り、同種のチェーン店でこうした魅力を備えた店舗はないような気がします。
 「同水準の価格帯」で鎬を削るライバル同士のなかで、消費者から選ばれるための差別化や企業努力の重要性をあらためて感じました。

 楽しく食事をしながら、当社も「お客様に選ばれる差別化戦略」を徹底しようと密かに心を燃やしました!


2016年2月1日

「公文書管理」に関する情報 7

 今年は、平成28年。行政機関の保有する情報の公開に関する法律の施行は、平成13年4月1日。
 ということは、今年の3月31日をもって、行政機関情報公開法施行後15年が経過することになります。
 施行を起点とすれば、行政機関情報公開法は、この3月31日で15歳になるということです。中学3年生、あるいは高校1年生といったところでしょうか。

 一方、公文書等の管理に関する法律は、平成23年4月1日に施行されました。
 今年の3月31日で、公文書管理法施行から5年が経過します。
 施行を起点とすれば、公文書管理法は、行政機関情報公開法の10歳年下でまだ5歳、小学生にもなっていません。

 また、公文書管理法の附則には、以下の規定がおかれています。

(検討)第13条 政府は、この法律の施行後五年を目途として、この法律の施行の状況を勘案しつつ、行政文書及び法人文書の範囲その他の事項について検討を加え、必要があると認めるときは、その結果に基づいて必要な措置を講ずるものとする。
2 国会及び裁判所の文書の管理の在り方については、この法律の趣旨、国会及び裁判所の地位及び権能等を踏まえ、検討が行われるものとする。(公文書管理法附則)

 現在、公文書管理委員会で「公文書管理法施行5年後見直し」の議論が行われています。

2016年1月26日

規程の見直し

 文書管理業務に携わっていると、文書管理規程を見直したいという要望もよく聞きます。
 昔策定した規程が現状と合わなくなってきている、手間がかかって守れない・・・等々。

 一度決めたルールを守っていくことは大切ですが、それは時と場合によります。
 特に今、その規程を定めた目的が達成できない状態であるとするなら、それは見直すことが必要でしょう。

 文書管理に限ったことではないと思いますが、その時々でより効率的な方法やより適切な方法というのは変わっていくはずです。
 例えば、文書ファイルの背に貼るラベルにしても、昔は手書きで描き込んでいましたが、テプラを使うようになり、今ではパソコンから印刷することができます。
 一度プログラムを組んでしまえば、識別しやすいデザインや色分け等も自由自在です。

 文書管理の場合は、継続して守っていけるという事が特に重要で、どんなに厳密な管理を規定したルールを作成しても、現実として皆が守っていけない規程では、数年のうちに文書管理体制は崩壊してしまうでしょう。

 当社は、規程作りのお手伝いもさせていただいておりますので、これからもお客様と一緒になって、より良い手法を考えて続けていきたいと思います。



2016年1月18日

お客様の「事業継続」に貢献します!

 暖冬や雪不足と言われましたが、今日は早朝から積雪です。
 事故に遭うこともなく仲間が出社してくれてホッとしているところです。

 昨年は当社でもBCP(事業継続計画)を策定しましたが、積雪による交通機関のマヒで「出社できる社員が数名」「材料や資材が到着しない」等の場合にも機能するのか、この機会に検証してみようと思います。
 またBCP策定に際しては、自然災害に対する「人や設備の予防安全対策」だけでは不十分であることを痛感しました。

 例えば、重要な文書の「原本」や「マスターデータ」については、災害、物理的劣化、不慮の事故等による消失リスクに備えた「バックアップの確保」が必須です。
 「最悪の事態」を想定した平時の準備が、万一の際に明暗を分けることでしょう。

 プロとして的確なご提案を行い、企業や官公庁の事業継続の一助として貢献できるよう社業に邁進しようと志を新たにした雪の一日です。


2016年1月12日

「公文書管理」に関する情報 6

 興味深い資料を見つけました。
 熊本県の熊本県行政文書管理規程第60条には、熊本県行政文書の管理に関する条例の規定に基づき以下の規定がおかれています。

(点検・監査) 第60条
 文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 副総括文書管理者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
(熊本県行政文書管理規程)


 この規定に基づいて実施された点検結果が、平成27年8月31日に開催された平成27年度第1回熊本県行政文書等管理委員会において報告され、配付された資料が熊本県のサイト「平成27年度熊本県行政文書等管理委員会について」の「4 熊本県行政文書等管理委員会の開催について」で公表されています。
https://www.pref.kumamoto.jp/kiji_13225.html

 「第1回」の「委員会資料」、「資料2」がこの点検に関する資料です。
 以下のように資料2には、別紙1と別紙2そして添付資料が2種付属します。

資料2 平成27年度点検実施状況に係る報告について
・(別紙1) 点検項目
・(別紙2) 行政文書管理に係る点検
・(添付資料)点検実施結果通知、点検結果事例一覧表

 いずれも興味深い内容で、参考に出来る点もありそうです。


2016年1月6日

本年もよろしくお願いいたします!

 明けましておめでとうございます。

 本年も「信頼される仕事」「期待を超える出来ばえ」を社員一同、お客様にご提供いたします。

 益々のご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。