2014年8月25日

書類が見つからない!?

 急いでいる時に限って、必要な書類(ファイル)が見つからないという事ってありますね。

 先日も、いつものキャビネットのいつもの場所にファイルがない・・・
という場面に出くわしました。
 誰か持ち出しているのかと聞いてまわりましたが、誰も知らない。
 結局、翌日にとなりのキャビネットに収納されていたのを見つけたのですが、その日に必要なものだったらと思うとゾッとします。

 文書管理において、元の位置に戻すという事は、重要であると同時に、案外難しいものです。

 貸出返却簿をつける、持出位置にカードを挟む、位置毎にファイルの色を決める等
色々な工夫が考えられますし、バーコードを用いてソフト上で管理する事もできます。

 多少の労力は必要ですが、見つからない事のイライラに比べたら小さな事ではないでしょうか。