2011年8月24日

適切な「管理」について

 公文書管理法が今年4月から施行されています。
 この法律は国と独立行政法人の文書についての定めですが、地方公共団体もこの法律の趣旨にのっとり、適正な文書管理に努めなければならないとの条文があります。

 「管理」というと、窮屈な印象を受けることもありますが、他の法律でも多くが、また日々の業務等でも同様に、
●より良く利用するために
●より効率的な運用をするために
・・・「管理」をするということです。

 適切な「管理」は、大きな効果(恩恵)を与えてくれます。
地方公共団体でも、適切な文書管理の実現により、様々な効果が期待できます。

・情報公開(説明責任)の適正化
・検索時間の短縮等による業務の効率化
・知的資産の有効活用
・適切な行政判断材料としての活用
・歴史資料の適正な保存
・個人情報保護の徹底
・情報の共有化
・適正な廃棄による書庫スペースの確保
・執務環境の向上

また、これらが、
●住民サービスの向上
●住民の共有資産である文書の有効活用
●地域の歴史を後世に伝える
ということにつながっていきます。