電子化には以下のような様々なメリットがあります。
生産性向上を図る上では必須といっても良いでしょう。
【コスト削減】
・印刷や郵送にかかるコストの削減
【生産性向上】
・検索時間の大幅削減
・モバイル端末からの閲覧
【省スペース化】
・紙文書による書庫の狭隘化が深刻
【劣化対策】
・紙の経年劣化やインクの退色等の懸念
【災害対策】
・バックアップとして原本と電子化データを別置保管
(BCP対策としても有効)
ただし、電子化もメリットばかりではありません。
便利な反面、不正な持出や漏えいには十分に気をつけなければなりません。タブレットやソフト等を揃える必要もあるかもしれません。なかには紙での運用の方が適した文書もあるでしょう。
また電子化する際には、スキャナ等の機材が必要ですし、解像度や容量、ファイル形式等や名前の付け方についても検討が必要です。
なにより手間がかかりますので、貴重な人材を割くのは生産性向上と矛盾します。
そこで、当社のような専門業者をご利用いただくという選択肢が有効です。最適な電子化と運用方法をご提案致します。