「文書管理」と「資産管理」

　当社は、文書管理の専門業者ですが、最近では文書だけでなく、「モノ」（資産）の管理についても相談されることが多くなりました。

　パソコンや机といった一般的なものから、工具・計測器、特殊な設備・装置に至るまで、どこに何があるのかを把握しなければならない点は文書管理と同じです。
　また、いつごろ購入したのか、耐用年数は何年か、廃棄予定はいつか、誰が持ち出しているか等、文書管理の「発生・完結年度」、「保存年限」、「廃棄予定年月日」、「貸出・返却」と通じるところがあります。
　また、ラベルを貼付けて、バーコードやICタグで効率的な管理が可能な点も同じです。

　これまでの文書管理の経験を生かして、「資産管理」についても、整理のお手伝いや検索システムの作成等をご支援させていただきます。

選ばれる会社、製品とは

　わが家から半径５キロ以内にはいわゆる回転寿司店が５店舗ほどあり、うち３店舗はいわゆる「１皿１００円」をメインとするチェーン店です。

　先日、家族でそのチェーン店のひとつにでかけました。
　そこでは「おお、なかなかやるね！」と感心することが多く、家族ともども「また行こうね！」と感想を持った次第。

・スマートフォンのアプリで席の予約ができる
　→　店舗での待ち時間を最小限にできる

・「おかず」「麺類」「デザート」などのサイドメニューが豊富
　→　鮮魚が苦手な同伴者とも食事を楽しめる

・レーンを流れるお寿司には「カバー」が被せてある
　→　清潔感がある（とくにこの時期は安心感が増加！）

　特に感心したのは、この３点でした。（肝心な「美味しさ」と「鮮度」も、平均以上だと思いました）

　私と家族の知る限り、同種のチェーン店でこうした魅力を備えた店舗はないような気がします。
　「同水準の価格帯」で鎬を削るライバル同士のなかで、消費者から選ばれるための差別化や企業努力の重要性をあらためて感じました。

　楽しく食事をしながら、当社も「お客様に選ばれる差別化戦略」を徹底しようと密かに心を燃やしました！

「公文書管理」に関する情報 ７

　今年は、平成２８年。行政機関の保有する情報の公開に関する法律の施行は、平成１３年４月１日。
　ということは、今年の３月３１日をもって、行政機関情報公開法施行後１５年が経過することになります。
　施行を起点とすれば、行政機関情報公開法は、この３月３１日で１５歳になるということです。中学３年生、あるいは高校１年生といったところでしょうか。

　一方、公文書等の管理に関する法律は、平成２３年４月１日に施行されました。
　今年の３月３１日で、公文書管理法施行から５年が経過します。
　施行を起点とすれば、公文書管理法は、行政機関情報公開法の１０歳年下でまだ５歳、小学生にもなっていません。

　また、公文書管理法の附則には、以下の規定がおかれています。

（検討）第１３条　政府は、この法律の施行後五年を目途として、この法律の施行の状況を勘案しつつ、行政文書及び法人文書の範囲その他の事項について検討を加え、必要があると認めるときは、その結果に基づいて必要な措置を講ずるものとする。
２　国会及び裁判所の文書の管理の在り方については、この法律の趣旨、国会及び裁判所の地位及び権能等を踏まえ、検討が行われるものとする。（公文書管理法附則）

　現在、公文書管理委員会で「公文書管理法施行５年後見直し」の議論が行われています。

規程の見直し

　文書管理業務に携わっていると、文書管理規程を見直したいという要望もよく聞きます。
　昔策定した規程が現状と合わなくなってきている、手間がかかって守れない・・・等々。

　一度決めたルールを守っていくことは大切ですが、それは時と場合によります。
　特に今、その規程を定めた目的が達成できない状態であるとするなら、それは見直すことが必要でしょう。

　文書管理に限ったことではないと思いますが、その時々でより効率的な方法やより適切な方法というのは変わっていくはずです。
　例えば、文書ファイルの背に貼るラベルにしても、昔は手書きで描き込んでいましたが、テプラを使うようになり、今ではパソコンから印刷することができます。
　一度プログラムを組んでしまえば、識別しやすいデザインや色分け等も自由自在です。

　文書管理の場合は、継続して守っていけるという事が特に重要で、どんなに厳密な管理を規定したルールを作成しても、現実として皆が守っていけない規程では、数年のうちに文書管理体制は崩壊してしまうでしょう。

　当社は、規程作りのお手伝いもさせていただいておりますので、これからもお客様と一緒になって、より良い手法を考えて続けていきたいと思います。

お客様の「事業継続」に貢献します！

　暖冬や雪不足と言われましたが、今日は早朝から積雪です。
　事故に遭うこともなく仲間が出社してくれてホッとしているところです。

　昨年は当社でもBCP（事業継続計画）を策定しましたが、積雪による交通機関のマヒで「出社できる社員が数名」「材料や資材が到着しない」等の場合にも機能するのか、この機会に検証してみようと思います。
　またBCP策定に際しては、自然災害に対する「人や設備の予防安全対策」だけでは不十分であることを痛感しました。

　例えば、重要な文書の「原本」や「マスターデータ」については、災害、物理的劣化、不慮の事故等による消失リスクに備えた「バックアップの確保」が必須です。
　「最悪の事態」を想定した平時の準備が、万一の際に明暗を分けることでしょう。

　プロとして的確なご提案を行い、企業や官公庁の事業継続の一助として貢献できるよう社業に邁進しようと志を新たにした雪の一日です。

「公文書管理」に関する情報 ６

　興味深い資料を見つけました。
　熊本県の熊本県行政文書管理規程第60条には、熊本県行政文書の管理に関する条例の規定に基づき以下の規定がおかれています。

（点検・監査）　第60条
　文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２　副総括文書管理者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３　総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
（熊本県行政文書管理規程）


　この規定に基づいて実施された点検結果が、平成27年8月31日に開催された平成27年度第１回熊本県行政文書等管理委員会において報告され、配付された資料が熊本県のサイト「平成27年度熊本県行政文書等管理委員会について」の「４ 熊本県行政文書等管理委員会の開催について」で公表されています。
https://www.pref.kumamoto.jp/kiji_13225.html

　「第１回」の「委員会資料」、「資料２」がこの点検に関する資料です。
　以下のように資料２には、別紙１と別紙２そして添付資料が２種付属します。

資料２　平成27年度点検実施状況に係る報告について
・（別紙１） 点検項目
・（別紙２） 行政文書管理に係る点検
・（添付資料）点検実施結果通知、点検結果事例一覧表

　いずれも興味深い内容で、参考に出来る点もありそうです。

本年もよろしくお願いいたします！

　明けましておめでとうございます。

　本年も「信頼される仕事」「期待を超える出来ばえ」を社員一同、お客様にご提供いたします。

　益々のご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。