台風が過ぎて

　週末、日本列島を襲った台風は、大きな被害をもたらしました。
　ここ宇都宮では、それほどではなかったようですが、県の天然記念物に指定されている推定樹齢８００年のオオケヤキが、一部ですが幹が割れて倒れ、建物にも被害があったようです。
　昔から宇都宮の城下町への道しるべとして愛されていただけに残念です。

　また、各地の被害状況を見れば、床上まで水に浸かってしまったり、突風で屋根が吹き飛ばされるなど、その被害の大きさには驚くばかりです。

　こうした災害の多い状況では、災害対策、防災対策はしっかりとしなければならないと思い知らされます。
　命を守ることはもちろん第一ですが、仕事に関して言えば、行政文書や歴史資料、データ等のバックアップ対策等についてもこれからは間違いなく重要になってくるものだと感じますし、またご提案していきたいと改めて思うところです。

尊敬する「リーダーの姿」

　２０２０年のオリンピックが東京で開催されることになりました。
　さまざまな意見がありますが、強力なライバルを相手に勝利して手にした栄冠を、ここは手放しで喜んでいます。

閑話休題。

　いわゆる「有能なリーダー」といわれる方々はたくさんいらっしゃいますが、トヨタ自動車の豊田章男社長は、私が「見習いたい！」と思っている経営者のひとりです。
　群を抜いた品質とコスト競争力を背景に、世界でも有数の企業であるトヨタ。
伝統の堅実経営を実践し、国内生産の空洞化を懸念する意見に対しては「石にかじりついてでも、一定規模の国内生産や雇用を死守する」という明確なメッセージを発信し、関係者の不安を吹き飛ばしました。

　一方で「無類のクルマ好き」という一面もあるらしく、社長に就任する前から激務の合間にレースに参戦することもしばしばで、運転テクニックも相当なものだとか。
　そういえば、最近のトヨタはクルマもCMも強く印象に残るものが多い気がしませんか？
　「ピンクのクラウン」
　「シャア専用オーリス」
などを見たときは「へえ、あのトヨタがここまでやるか！」というのが率直な感想でした。

　守るべき伝統を継承しながら、あらたなメッセージを発信する姿。
ひとりの「リーダー」として、また「クルマ好き」として、豊田社長から目が離せません！

「公文書管理」条例に関する動き ２６

　以前、当ブログで成立をご紹介した小布施町公文書管理条例（H25.3.22成立）、小布施町文書館の設置及び管理に関する条例（H25.3.22成立）ですが、ネット上の「小布施町例規集」で内容の確認が可能となっています。

　文書管理条例を整備している町、公文書館を整備している町は、まだ少数で、文書管理条例と公文書館をともに整備しているのは小布施町だけです。なお、両条例とも平成25年４月１日に施行されています。

　小布施町のサイトによれば、2013年8月1日現在、小布施町の総人口は、11,392人です。

歴史的公文書の選別と保存について

　先の文書管理セミナーでもテーマの一つとなっていた歴史的公文書の保存。
　保存期間を満了した公文書の中から、その自治体にとって歴史的に重要なものを選別して保存するという作業ですが、実際の現場では、様々な要因からその対応に苦慮している自治体が多いようです。

　選別基準については、一般的なガイドライン等はあるものの（これがあるだけでかなり助かるのですが）、実際の選別では、その自治体独自の地域性や歴史的背景があるので、専門的な知識を有する職員はもとより、その地域に精通した職員、または当時を知る役所のOBなどの存在は不可欠となります。
　そういった専門職員の確保、入力等を担当する要員、さらに保存場所の確保、アウトソーシングする場合はその予算などただでさえ考慮すべき点が多い中、
　さらに、保存されている文書の目録が正確でない、または作られていないとなると、
・目録を作り直さなければいけない。
・永年で保存されているものを二重に保存してしまう。
・所在確認ができず、保存されているはずの原本を確認できない。
等々、選別作業の手間はますます大きくなっていくでしょう。

　文書の発生からしっかりと目録を作り、所在管理をしっかりと行なうことが、文書の検索だけでなく、選別作業の効率にまで大きく影響を及ぼします。
　結局は、日々の文書管理が「地域の歴史を残すということ」につながっているといえるでしょう。

整理整頓のススメ

　お盆休みは、いかがお過ごしでしたか？

　とくに出かける予定がなかった私は、思い切って自宅の私物整理に取り掛かりました。
　これまでは、「捨てる」という決断ができなかった衣類や書籍なども「原則として捨てる」考えで整理したところ、半分以上は捨てることに！
　ふだん、会社の中で「整理整頓」の号令をかける身としては少々はずかしい事例なのですが・・・。

　しかし効果はテキメンで、日頃使うものがすぐに取り出せたり、なによりも家のなかがスッキリとしました。おススメです！

　さて、毎月最終金曜日は会社の整理整頓の日です。こんどはこちらもやらないと・・・。

「文書管理セミナー」ご来場お礼！

　去る８月８日（木）に「第17回文書管理セミナー　～文書の災害対策・文書管理条例・歴史公文書の保存と利用～」を開催いたしました。

　うだるような暑さのなか、県内外からほぼ定員いっぱいのご参加者をお迎えすることができました。
　ご参加いただいた皆様をはじめ、貴重な事例をご紹介いただいた講師の皆様、本セミナーにご協力いただいた企業・団体のの皆様にもこの場を借りてお礼申し上げます。


　あろうことか当日のセミナー終了後、なんと緊急地震速報が流れました。
「ヒヤリ」「ドキリ」とされた方も多かったのではないでしょうか。幸い誤報であったようですが、もしこれが誤報でなかったら・・・。
　災害対策は、「転ばぬ先の杖」。今回の「ヒヤリ」「ドキリ」をきっかけに、まずはできることから始められてみてはいかがでしょう。
　それにしても、セミナーのテーマを意識したかのような出来事に驚いています。

第17回文書管理セミナー開催間近！！

　今週、いよいよ文書管理セミナー開催です！！

　天気予報を見てみると、今のところ、開催当日の8月8日（木）は、雨は降らなそうですね。

　猛暑が続く中、またお忙しい中、多数の参加申込みをいただき、大変感謝しております。
　スタッフ一同、「来てよかった」と思っていただけるセミナーにできるよう、準備を整えてお待ちしております。

　また、参加申込みにつきましては、前日の8/7まで受付けておりますので、まだ間に合います！
　皆様のご参加心よりお待ちしております。