人間とシステムの「間合い」

　先日、掃除機を購入しようと家電量販店に出かけたときのこと。
　話題のロボット型掃除機がデモ用のスペースを縦横無尽に動き回るのを見て、今さらですが、思わず感心してしまいました（笑）
　これに「会話機能」や「カメラ映像送信機能」なんかが備われば、ひとり暮らしの高齢者と離れた家族にとっては「頼もしい存在」になるでしょうね。

　閑話休題・・・

　情報システムやソフトウェアの開発にあたり私が心がけていることは、こうしたシステムは人が仕事を合理的にすすめるための「手段」であり、システム構築や稼働が「目的」ではない、ということです。
　時代や環境がどれだけ変化しても、仕事の主役が「人」であることは不変であると信じているからです。

　もっとも、私のように掃除のしかたが雑だったりすると、ロボット型掃除機に仕事を奪われてしまいそうですが・・・。

「公文書管理」条例に関する動き ２４

　相模原市においては、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会の公文書管理部会が、平成２４年６月１８日の第１回会合から、平成２５年４月１７日の会合まで７回の議論を重ねてきました。

　相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会の第７回公文書管理部会（平成２５年４月１７日開催）の会議録によれば、平成２４年４月に市長からの諮問を受けた、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会が５月中に答申文を決定し、市長への答申を行うようです。そして、この答申には、「(仮称)相模原市公文書管理条例」の制定が盛り込まれる予定です。

　相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会公文書管理部会の会議録は、相模原市のサイトで確認することができます。
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shikumi/17561/002925.html

　なお、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会は、文書管理のあり方や文書管理条例等について検討できるよう従来の相模原市情報公開・個人情報保護審議会の役割、名称を変更した組織です。

イメージトレーニング

　一流のアスリートは、イメージトレーニングをすると好成績につながるとよく聞きます。
　主に、良いイメージを作り出して緊張を和らげたり、悪い状況にも適切に対応できる心の準備をしたりする結果、自信がつく、成功率が上がるなどの効果があると言われています。

　仕事の中で言えば、プレゼンテーションの前などに時間配分や質問を想定して本番に備えること等はよく行われていることと思います。

　工程の多い複雑な業務も、一度シミュレートしてみるとうまくいく事が多いように思います。
　頭の中にフローチャートを書いて、工程を実際になぞってみると、見落としていた事が見えてきたり、必要なものがわかってきたりします。紙に書き出したりすればもっと効果的でしょう。

　文書管理に関しても、発生から保管、保存、廃棄という各段階、さらに検索や情報公開・歴史資料指定など多くの考慮すべき事柄が存在します。
　各段階で、必要になってくるのは何か、次にはどのような段階になるのか、どんな問題点が発生してくるのか、どうしておけば後工程が楽になるのか・・・という事を一度流れに沿ってシュミレートしてみることが、今何をするべきなのかが見えてくる近道ではないかと思います。

イベント情報 ４

　現在、栃木県立博物館では、第105回企画展「昭和のおもかげ　～暮らしのなかの風景～」が開催されています。

　エントランスを入ると「てんとう虫」の愛称で広く普及したスバル360とダイハツミゼットがでむかえて、ひとときのタイムスリップがスタート！
　会場には、当時の暮らしに使われていた日用品や家電製品のほか、子供たちが熱中した「めんこ」や「紙芝居」といった遊具なども展示され、一部は実際に遊びかたを体験できるようになっています。
（展示物には、普段は県内の事業所で大切に保存され、今回の企画展に「特別出演」いている貴重品もあります！　栃木県が古くからの「ものづくり県」であることの証、ですね！）

　連日、予想を大きく上回る数の来場者を記録しているそうです。
　親子、孫の３世代で楽しめる企画展なので、家族でひとときを過ごすにはピッタリの内容だと感じました。
　おすすめです！

「公文書管理」条例に関する動き ２３

　小布施町（長野県）議会の平成25年3月議会において、以下２つの条例が成立していました。
１．小布施町公文書管理条例（H25.3.22成立）
２．小布施町文書館の設置及び管理に関する条例（H25.3.22成立）
http://www.town.obuse.nagano.jp/soshiki/15/2503kaigi.html

　小布施町のサイトにおいて両条例の成立は確認できたのですが、内容については確認できていません。なお、小布施町文書館は、役場3階の旧図書館施設を活用し、平成25年4月24日に開館しています。
 
　また、「アーカイブズ 第49号（平成25年3月）」（編集・刊行 独立行政法人国立公文書館）には、小布施町の山岸正男氏、原田知佳氏による「小布施町の取組について」が掲載され、下記ＵＲＬから本文を確認することができます。
http://www.archives.go.jp/about/publication/archives/049.html

バーコードの活用 ２

　以前、文書ファイルにバーコードをつける話をしましたが、実際の文書管理の現場ではどのように使われているのでしょうか。
　その事例をいくつか紹介します。

●引継作業で、ファイルを保存年限毎に箱詰めする時、現物ファイルにバーコードリーダーをあてていき、一括で保存箱番号を入力する。

●　「保存箱」と「配架した棚」にバーコードを貼り付け、保存場所を移動する際、保存箱と棚にバーコードリーダーをあてて配架位置をデータベースに反映させる。

●廃棄作業で、箱やファイルのバーコードを読み込んだものを廃棄済とする。

●ファイルの貸出、返却を管理する。

　これらは、業務の効率化や正確性の確保に役立ちますが、実は隠れた効果として、バーコードがついていないと管理されていないファイルとされますので、担当者もこれはまずいという意識が働き、データの登録もれを防ぐ効果もあるようです。

【アイスバックス】村井さん、おつかれさまでした！

　日光アイスバックスの村井忠寛さんが、先のシーズンをもって監督を退任することになったそうです。
　村井さんは1999年に日光アイスバックスの前身である古河電工アイスホッケー部に入団して以来、2009年3月まで同チームでプレーをつづけた後、2009-2010シーズンからはヘッドコーチ、2010-2011シーズンからは監督として日光アイスバックスを指揮し、2011-2012シーズンには史上初となるアジアリーグ準優勝へチームを導きました。

　数々の輝かしい実績を誇る一方で、辛く厳しい場面に見舞われることも決して少なくなかったはずですが、いかなる状況下にあってもひたすらチームに献身する姿に尊敬と感動の思いを抱いたのは私だけではないと思います。

　村井さんには昨年の文書管理セミナーで講演をいただきましたが、プロスポーツの世界に生きる人の考えを聴く貴重な機会に対してご好評の声や感想を多数およせいただきました。
　村井さん、おつかれさまでした。ますますのご活躍をお祈りしています！