マイクロフィルムの特長

　このブログで何度かマイクロフィルムについて記述してきましたが、今回はその特長について触れてみます。
　①長期・安全保存性
　　　　適正な保存条件下（温度、湿度等）では、500年の期待寿命があります。
　②システム独立性
　　　　紙以外での唯一の可視媒体です。
　　　　マイクロリーダーや拡大鏡等で閲覧が可能です。
　③統一規格
　　　　サイズや縮率はISOやJISなどの規格で定められています。
　④高画質
　　　　高解像度の画像を形成しています。
　⑤高い法的証拠性
　　　　元情報からそのまま複写したマイクロフィルムは、法的証拠性を持ちます。

　役所等では、マイクロフィルムも「文書」とみなしていることが多く、適正に管理することが求められています。

文書管理研修の効果

　ここ最近、私たちが実施している「文書管理のご支援」について、お問い合わせがふえているような気がします。

　どのようなご支援を求められているのか伺うと、内容もさまざまですが、共通してよくお聞きする課題（というか、悩み？）に「文書管理の重要性についての理解が不足しており、関係者に文書管理関連の指示や依頼をしても消極的な対応しか得られない」というのがあります。（みなさんは、いかがですか？）

　「文書管理の不徹底による致命的な事態に見舞われた経験がない」人が大半を占めるからなのでしょうか？
　それでも、「致命的な事態」には至らなくても、「文書を探すのに苦労した」「文書が見つからないので、仕事に影響が及んだ」というケースは、多くの人が経験しているのではないかと思われます。
　文書管理を徹底すれば、こうした事例の大半も未然に防止することができます。


　当社では、組織内の職員に「文書管理の重要性や効果」について理解を深めていただくための研修を承っております。
　「研修実施後は、職員の意識が明らかに変わった！」という喜びの声を多数いただいている、当社自慢のプログラムです。（笑）
　例年、１月から３月にかけてのこの時期はお客様からのご用命が集中いたします。ご希望の方はぜひお早めにご連絡ください！

「公文書管理」条例に関する動き １８

　昨年、このブログで「パブリックコメントの実施」および「議会提出」についてご紹介した「秋田市公文書管理条例案」、「草津市市政情報の管理に関する条例案」がいずれも平成２４年１２月２１日に原案通り可決、成立しました。
　「秋田市公文書管理条例」は平成２６年４月１日、「草津市市政情報の管理に関する条例」は平成２５年３月３１日の施行とされています。

　なお、各議会のサイトにおいて両条例が成立したことは確認できたのですが、公布については平成２５年１月１５日現在、確認できていません。

　また、平成２４年１２月３日から平成２５年１月４日まで、香川県が「香川県公文書等の管理に関する条例（仮称）案」に関するパブリックコメントを実施していました。条例案の骨子は、以下で確認できます（平成２５年１月１５日現在）。
http://www.pref.kagawa.lg.jp/kgwpub/pub/cms/upfiles/jyoureiannno%20gaiyou_15360_1.pdf

新しい年です。

　新年あけましておめでとうございます。

　当社は今日から本格稼動です。
　従業員も全員元気に出社しており、一安心です。

　他の会社も今日から仕事始めのところは多いのではないでしょうか。
正月気分が抜けきらず、なかなかエンジンのかからない人もいそうですが。

　政治も新政権がスタートし、景気回復への期待が大きくなっていますし、良い1年にしたいものです。
　景気というと、テレビやラジオで、「景気の気は気分の気」というような言葉を聞きますが、あながち間違った話でもないような気がします。
　似たようなニュアンスで、幸せだから笑っているのではなく、笑っているから幸せが来るのだ・・・なんて言葉も誰かが言っていたような。

　ともあれ、暗い顔をせずに、笑う事が多い1年にしたいものです。

今年も「最終コーナー」へ

　いよいよ仕事納めの週になりましたね。「クリスマス寒波が襲来！」の予報どおり、昨日の宇都宮は雪こそ降りませんでしたが、一日をとおして寒いクリスマスイブでした。
　ショッピングセンターに足をはこんでみましたが、おもちゃ売場や食品売場はとくに賑わっていて、ちょっとしたお祭りのよう。
　とくに子供たちが満面の笑顔をみせながら無邪気におもちゃやケーキをおねだりしている姿をみて、彼らに夢と希望がもてる将来をプレゼントできるように頑張ろう、という気持ちが湧いてきました。

　さて、今日からの一週間は公私ともに一年間の総決算！おたがいに健康第一で頑張っていきましょう！

「公文書管理」条例に関する動き １７

　以前、このブログでパブリックコメントの実施についてご紹介した「秋田市公文書管理条例案」、「草津市市政情報の管理に関する条例案」がいずれも１１月定例会に提出されています。
　両定例会とも１２月２１日（金）が閉会日ですので、今年中に結果がわかることになると思われます。
 
　なお、「秋田市公文書管理条例案」についてはその概要が、「草津市市政情報の管理に関する条例案」についてはその全文が以下で確認できます。

・「秋田市公文書管理条例案」
http://www.city.akita.akita.jp/council/schedule/2012/11/gian.pdf
・「草津市市政情報の管理に関する条例案」
http://www.kusatsu-shigikai.jp/03meeting/pdf/H24gian/H24gian92.pdf

マイクロフィルムの検査と活用

　主に古文書や貴重資料、新聞、行政文書、図面などの保存媒体として使われているマイクロフィルム。
　近年、新たに撮影する案件は少なくなってはいるものの、資料館や図書館、役所などでは過去に作成したマイクロフィルムが大量に保管されているはずです。

　保存に適したマイクロフィルムですが、長期に保存するには、適正な温度・湿度の管理が必要になります。
　当社では、マイクロフィルムが適正に保管管理されているかどうかの検査やその劣化対策を提案したり、フィルムから直接デジタル化を行なったりといったことも業務の１つとしています。
　さらに、デジタル化した画像に索引情報をひも付けしてデータベースを構築し、パソコンで検索して、すぐに目的の画像を閲覧することができるといった有効な活用方法にも実績があります。

　眠っている貴重な資料にもう一度光をあててみませんか。