行政における文書管理の動向 ２

　2012年5月14日、6月4日、7月17日にお知らせしました、国の公文書管理委員会における会議に関する議事概要・議事録作成の在り方等に関する検討について、地方公共団体に動きがみつかりました。
　岐阜県のサイト「会議記録等作成のルール化について」（平成24年8月10日）です。
（http://www.pref.gifu.lg.jp/kensei-unei/kocho-koho/event-calendar/sonota/homu/kaigikiroku.html）

　その内容は２点、「岐阜県公文書規程の改正」と「会議記録作成の基準」（総務部長名通知）の整備です。詳細は、前のページをご覧ください。

「分類」について

　よく検索データなどを作成する時、検索の助けとするために分類を設定します。

　文書管理においても分類を設定することが多いですが、データを作成した人（団体）は、通常、分類よりも「課名」や「年度」、「ファイル名」などで検索することが多いようです。

　では誰のための分類なのか・・・役所の文書管理では、それを閲覧する市民のためということもできるでしょう。自分のためというよりも、他の人が探しやすくなるための項目が「分類」といえるかもしれません。

　文書の目録だけでなく、資料館の収蔵資料やWebで公開するものなどは、分類が重要な手がかりになるでしょう。
　専門家でない人々がいかにわかりやすく情報にたどりつけるか・・・
それは検索システムの良し悪しを決める大きな要素となります。

ＧＯ！ Ｈ.Ｃ.栃木日光アイスバックス！

　アイスホッケーのアジアリーグが、9月8日に開幕しました。
　昨年準優勝だったアイスバックスはホームゲームでの開幕となり、初戦から2連勝の好スタートをきりました！

　今年、当社の文書管理セミナーで講師をつとめていただいた村井監督にも、言葉では到底あらわすことができないプレッシャーが重くのしかかっていたはずですが、持ち前の熱いハートでシーズンを戦い抜いてくれることでしょう。

　間近で見るゲームは迫力満点！ぜひ、日光霧降アイスアリーナに出かけてみませんか。
　試合結果をはじめ、バックスに関する最新情報はこちら。http://www.icebucks.jp/

イベント情報 ２

　全国歴史資料保存利用機関連絡協議会（全史料協）の第３８回全国大会が、平成２４年１１月８日（木）・９日（金）の２日間、広島で開催されます。
　大会テーマは「地域社会とともに歩むアーカイブズ　－今、なすべきこと－」です。

　１１月９日には、文書管理条例を制定した安芸高田市の行政経営課高下正晴氏の報告「安芸高田市の文書管理改善活動と公文書管理条例」も予定されているようです。
　大会参加の申し込みは、平成２４年９月２５日必着、会員以外でも参加できます。詳細は、全史料協のサイト「第３８回 全国（広島）大会及び研修会（http://www.jsai.jp/taikai/hirosima/index.html）をご確認ください。

  なお、全史料協のサイトには、文書管理に関する様々な資料を掲載した「アーカイブズ実務情報リンクバンク」（http://www.jsai.jp/linkbank/index.html）もあります。

バーコードの活用

　レジや図書館など身のまわりを見てみると本当に多くのものがバーコードで管理されていると実感します。
　文書管理の分野でも、バーコードを利用した管理が使われ始めています。

　文書ファイル情報のデータを修正する場合や、引継・廃棄の場面でも、間違いを防ぎ、かつ業務を効率化することに役立てることができます。
　文書管理の場合、登録された文書目録データのIDがバーコードとして表示される形でラベルとして印刷し、文書ファイルに貼り付けるという使い方が一般的です。

　ラベルのバーコードにバーコードリーダーをあてると、
例えば、「H240829-ABC」のような手入力では間違えそうな文字列でも瞬時にパソコンに入力することができますし、そのバーコードに関連付けられた文書の情報を表示させることができます。

　文書ファイルだけでなく、収納する箱や並べる棚にもバーコードを貼り付けて管理することなども考えられます。
　工夫次第で、可能性はどんどん広がりそうですね。

イベント情報 １

　8月26日（日）に栃木県歴史文化研究会第22回総会・大会が開催されます。

　「災害と社会　－人々は自然の猛威にどう向き合ったか－」をテーマに、総会のほか記念講演や研究報告が予定されています。

　東日本大震災からの復旧・復興もようやく緒に就いたばかりですが、折にふれて歴史をふりかえり過去を検証することは、現在や将来のビジョンを描くうえでも貴重なプロセスだと思います。
　たとえば仕事上の問題や難しい課題が生じた際に、職場の先輩に意見を求めたり過去の記録をたよりにすることも、歴史を活かした解決策のひとつといえるのではないでしょうか。
　難問山積の現代だからこそ、こうした機会が有効になると思います。


栃木県歴史文化研究会第22回総会・大会

日　　時　平成24年8月26日（日）　10：00～16：30
会　　場　栃木県立博物館　講堂

総　　会　　10：00～10：40
記念講演　10：50～12：20
　　　　　　　　「関東大震災　－被災者の行方－」
　　　　　　　　  北原糸子　氏　（立命館大学歴史都市防災センター教授）

研究報告
　①13：20～14：05　「災害にまつわる民俗事象と知識」
　　　　　　　　　　　　　宮田妙子　氏　（栃木県立博物館）　
　②14：05～14：50　「栃木県の遺跡における大洪水の痕跡について」
　　　　　　　　　　　　　上野修一　氏　（栃木県立博物館）
　③15：00～15：45　「室町期日光山と自然災害」
　　　　　　　　　　　　　新井敦史　氏　（大田原市黒羽芭蕉の館）
　④15：45～16：30　「天和地震・五十里水と五十里村」
　　　　　　　　　　　　　平野哲也　氏　（栃木県立文書館）

「公文書管理」条例に関する動き １３

　連日のように猛暑がつづきますが、体調など崩されていませんか？
　オリンピックもいよいよクライマックスが近づき、テレビ中継に夢中になる機会も多いと思いますが、寝不足に注意しながら力いっぱい声援を送りたいものですね！

　さて、地方公共団体の文書管理について様々な動きがみられますが、興味深い資料を見つけました。
　新潟市の平成24年度の「組織目標管理シート」です。

　総務部総務課の「組織目標管理シート」には、「今年度は公文書管理条例の制定に向け検討を行います。」との記載が見られます。
http://www.city.niigata.lg.jp/shisei/soshiki/target/mokuhyo/H24soshikimokuhyou.files/24C1401.pdf

　計画を確実に実行するうえで有効なツールだと感じました。