「改善」とはいえ・・・

　ひさびさにgmailを利用したら、アイコンやレイアウトが変更されていて少々戸惑いました。
　メールの新規作成を試みたものの、ITリテラシーの高さに自信のない私は、案の定その画面に辿り着くまでに人並み以上の苦労と時間を要しました。

　メールに限らず、g社のコンテンツはしばしば改良されていますよね。機能の向上や改良は結構なことですが、十分に周知されないまましかも頻繁に実施されるのにはいささか閉口します。

　改善のためとはいえ、これまでとは異なる操作が突然に求められるのは、少々抵抗を感じます。 少なくとも、私たちはこうした仕事の進め方をしないよう、あらためて心がけようと思います。

「公文書館」に関する情報 ７

　平成２６年１０月１日に開館した相模原市立公文書館の「相模原市立公文書館だより 平成２７年５月 創刊号」がネット上で公開されています。

　興味深いのは、「相模原市立公文書館ができるまで」（３ページ）。
　相模原市立公文書館は、旧城山町議場を利用して整備されましたが、「相模原市立公文書館ができるまで」には、議場をリニューアルしていく過程が写真で詳細に紹介されています。

　
　平成の大合併では、多くの市町村が廃止されたはず、現在、旧庁舎の旧議場はどのように活用されているのでしょう。

　 「相模原市立公文書館だより 平成２７年５月創刊号」は、以下で読むことができます。http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/dbps_data/_material_/_files/000/000/029/728/201505.pdf

情報の安全性

　日本年金機構での個人情報流出が大きく報道されています。
　ベネッセでの事件や、企業の機密情報が流出した事件も記憶に新しいところです。
　また、今年10月以降にはマイナンバーが付与され、ますます情報のセキュリティ管理がクローズアップされていくでしょう。

　確かにデータが流通する事で世の中は便利になっていきますが、「利便性」と「安全性」という一見相反する事柄の両立をどう確保していくのか・・・頭の痛い課題です。

　また一方で、漏えい事故件数をみると、紙媒体が7割近くを占めているという統計も出ており、見落としがちな紙媒体の管理についても忘れてはならないと言えるでしょう。
　実は組織として重要な情報程、紙媒体である事が多いのではないでしょうか。

　業務として、主に紙媒体の管理（所在管理、ライフサイクル管理、マイクロ化によるバックアップ）に長く携わってきた当社では、文書管理の観点から、情報の安全性確保のための提案を継続しています。

　関連して、近々情報のセキュリティ対策、リスク対策などを中心とした「BCP（事業継続計画）強化のための文書管理対策」と題したミニセミナーを数回に渡って開催する予定ですので、ご期待ください。
　日程等は随時HP上に公開致します。

地震で考えたこと

　週末に発生した小笠原諸島西方沖を震源とする地震では、マグニチュード8.1という極めて強いエネルギー値に驚いたところですが、人的・物的な被害がほとんど発生していない点で幸いでした。

　しかし東京周辺でも強い地震となり、高層マンションや商業施設のエレベーターが停止して避難ができなかったり、大半の鉄道がしばらく停止して駅周辺に人が溢れかえったりと、都市機能が一時的にマヒした様子が繰り返し報道されていました。

　東日本大震災から4年が経過しましたが、依然として課題は残されているような気がします。

　私もこの機会にBCP（事業継続計画）について再度考え、できることから実践することにしました。
　そこで気付いたことをお客様にご提案し、お役に立てていただこうと考えています。

「公文書管理」に関する情報 ４

　ネット上でとても興味深い資料をみつけました。
　全国歴史資料保存利用機関連絡協議会（全史料協）調査・研究委員会がまとめた「電子版公文書館機能ガイドブック －地域の記録を次世代につなぐために－」（平成２７年３月２０日）です。

　内容は、以下のとおりです。

第１章 公文書館機能整備の基本事項
第２章 公文書館機能整備事例
第３章 公文書館機能自己点検・評価指標「ミニマムモデル」「ゴールドモデル」
第４章 参考資料

　とくに第２章は、必見。都道府県、市区町村、広域における２２にもおよぶ事例が紹介されています。

　「電子版 公文書館機能ガイドブック－地域の記録を次世代につなぐために－」は、全史料協のサイト、以下でダウンロードできます。
http://jsai.jp/kanko/guidebook/index.html

ほうれんそう

　昨日の朝礼のテーマは、報告・連絡・相談、いわゆる「ほうれんそう」についてでした。

　様々な意見が出されましたが、
　報告する側の立場として、わかりやすく、要点をまとめて、説明に適した資料を用意して・・・等々。
　報告を受ける側の立場として、真摯に聞く態度、報告しやすい雰囲気作りが必要・・・等々。

　報告をする側、される側、双方とも相手の立場になって接する事が重要ですね。

　社内だけでなく、営業の場面でも、お客様が相談しやすいような雰囲気作りや振舞いができているだろうか・・・改めて見直してみたいと感じました。

近況のご報告です

　更新が遅くなりました・・・。

　先週末に、経営方針説明会を実施しました。今年度の目標や重点実施事項について解説したほか、意見交換も実施してベクトルの一致を図ったところです。

　今期は、文書管理を中心とした「まったく新しいビジネスモデル」を提供してまいります。新たな目標にむけて、やる気にあふれた社員の姿を見てたいへん心強く思いました。

　みなさま、どうぞご期待ください!