第18回 文書管理セミナーを開催します！

　お待たせしました。
　今年も文書管理セミナーを開催します。

　地方公共団体の文書管理担当者にぜひともお聞きいただきたいテーマをご用意してお待ちしております。
　また今回は、プログラムの中で情報交換の時間も設けてございますので、文書管理に携わる多くの参加者の生の声を聞くことができます。

　ぜひご参加ください。

　日時：平成26年8月8日（金）　
　場所：宇都宮市　パルティ（とちぎ男女共同参画センター）
　参加費：無料

「栃木県フロンティア企業」に認証されました

　このたび当社は「平成２６年度栃木県フロンティア企業」として認証されました。

　栃木県が作成した「栃木県フロンティア企業認証・支援実施要綱」からの引用によれば、「フロンティア企業とは、卓越した技術や市場占有率が高い製品を保有するとともに、他の模範となる活動を実践している企業として知事が認証したものをいう。」（同要綱　第２条）とあります。

　こうした評価をいただけましたのも、当社の創業以来これまでご愛顧・ご指導をいただいたお客様をはじめ、当社に惜しみないご支援をくださった関係各位のほか、目標に向けて仕事をやりぬいたスタッフたちのおかげです。

　みなさまには、この場を借りて厚く御礼申し上げます。

　「栃木県フロンティア企業」のブランドを汚すことのないよう、これまで以上に自己を律し、新しい時代に必要とされる製品やサービスを供給し続けていくことを誓います。

「公文書館」に関する情報 ３

　全国的に、大雨による異常気象や関連被害が報じられていますね。ここ宇都宮でも、先日はゲリラ豪雨による土砂災害が発生しました。

　さて今回は、公文書館に関する情報を２件ご案内します。

【１．平成26年４月１日、太宰府市公文書館が開館しました】

　太宰府市のサイト「太宰府市公文書館／太宰府市公文書館関係例規」には、以下の条例、規則等が示され、太宰府市公文書館条例施行規則には、「歴史資料として重要な価値を持つもの」の「評価選別基準」が「別表第１」として示されています。
≪太宰府市公文書館条例≫　≪太宰府市公文書館条例施行規則≫　≪太宰府市公文書館委員会規則≫　≪太宰府市行政文書選別・保存審査委員会規程≫　≪太宰府市文書管理規程≫　≪太宰府市情報公開条例 太宰府市長が管理する情報に係る情報公開条例施行規則≫　≪太宰府市個人情報保護条例≫
http://www.city.dazaifu.lg.jp/bunsyo-bun/kobunshokan/kobunshokanreiki.html


【２．国立公文書館発行の「アーカイブズ 第53号」（平成26年6月）】

　同誌にて、石田耕一氏（国立公文書館調整専門官）の「地方公共団体における公文書館的機能への着目について」に都道府県における最新の公文書館機能の状況が記されています。
http://www.archives.go.jp/about/publication/archives/053.html

　なお、国立公文書館のサイトの「刊行物ご紹介」では、「アーカイブズ」の第12号から最新号までを読むことができます。「アーカイブズ」は、貴重な情報の宝庫です。
http://www.archives.go.jp/about/publication/

便利な時代

　最近、カーナビ付きの車が出払っており、カーナビのついていない車で営業に出かけました。
　久しぶりに、地図を持って何度も頭の中で道順をシュミレーションしながら出かけていた頃を思い出しました。

　考えてみると便利な時代になったものです。
　一度も行った事の無い場所でもカーナビが案内してくれます。方向音痴の人でも地図を読めない人でも目的地に到着できます。
　パソコンやスマホの普及により、漢字を知らなくても、きれいな文書を作成する事ができ、専門家に聞かなくても、瞬時に情報を得る事ができます。

　これからの時代は、電子機器を使いこなす技術がますます重要になってくるのでしょう。反面、覚えたり、悩んだり、考えたりといった、頭を使う機会が減っているような気もします。
　そのために、新しい発想やアイディア、戦略や問題解決策が出にくくなる一面もあるのではと心配になってしまいます。

　便利な電子機器の恩恵を利用しながらも、常に考え続ける事は忘れずにいたいものです。

「東北新幹線」に関する歴史公文書

　現在、栃木県庁本館２階の正面通路に面した展示スペースに、非現用となった「東北新幹線」関連の公文書が展示されています。

　これは栃木県立文書館が企画したもので、建設工事に関することから開業時のセレモニーに至るまで、「東北新幹線」の事業規模からすればほんのごく一部にすぎない展示数かもしれませんが、原本ならではの「重み」や「迫力」を感じとるには十分だと思いました。（一部は複製による展示）

　なかでも、開業セレモニーに際して準備した当時の知事の挨拶文には、事務方が作成した原文に知事自身の手で加筆された部分が残されており、知事の強い信念を裏付ける貴重な「語り部」としての役割を果たしているようです。

　いまや身近な交通手段となった「東北新幹線」をテーマにした今回の企画、「歴史公文書」について知り、理解を深める第一歩として有意義なものだと感じました。

「公文書管理」に関する情報 ２

　平成25年12月24日に「相模原市公文書管理条例」を公布し、一部をこの４月１日から施行している相模原市の文書管理に関するルールの全体像が相模原市のサイト「公文書管理条例等について」で公表されています。
（http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shikumi/026617.html）


　「公文書管理条例等について」では、「相模原市公文書管理条例」「相模原市公文書管理規則」のほか以下の基準や指針等も掲載されています。

　「歴史的公文書選別基準等」
　「公文書の作成に関する指針」「 平成25年度に保存期間が満了した廃棄公文書の目録（選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、農業委員会、議会）」

　なお、平成26年相模原市議会定例会６月定例会議には、相模原市立公文書館条例案が提出されています。

書庫不足の悩み

　営業していていつも耳にするのが、書庫スペースの問題です。
　ただしそれは、まず書庫を整理して、廃棄すべき文書を廃棄する体制を整えてからの課題ではありますが、「永年文書」は確実に増え続けます。

　また、公文書管理法に準じて、保存期限の満了した文書の中から、「歴史資料」として重要な公文書を保存していこうとする場合の、そのようなスペースを想定していなかった自治体様の悩みも深刻です。歴史資料も増え続ける一方です。

　合併前の庁舎の空きスペースや廃校になった学校等を利用する事例が多いようですが、それらも十分に確保できない場合もあります。

　これからもお客様と一緒に悩んでいく事になりそうです。