全史料協のご案内

　今年も全国歴史資料保存利用機関連絡協議会、全国大会のシーズンがやってきました。

　今年のテーマは、「公文書館法３０年－今、問われる公文書管理－」とのこと。
　開催地は神奈川県相模原市、平成２９年１１月９日（木）・１０日（金）開催です。

　申し込みの締め切りは、平成２９年１０月１３日（金）、会員でなくとも参加可能。
　詳細は、全史料協のサイト、「第４３回全国（神奈川相模原）大会及び研修会」をご覧ください。
http://jsai.jp/taikai/sagamihara/index.sagamihara.html

意識改革

　文書管理において、実際に文書を作成・保存する一人一人の意識改革が何より重要です。
　構築よりも維持の方が困難だからです。

　ある時点でルールを決めても、いずれ守られなくなったという事例をよく聞きます。

　これを防ぐには、繰り返し、繰り返し、研修（教育）を実施して、その組織の「文化」として根付かせるまで根気強く続けることが大切です。

　その場合、内部の研修だけでなく、外部による「研修」や「点検」がより効果的です。

コミュニケーション

　「職場でのコミュニケーションは、本当に大切ですよね！」

　この意見を否定する人は皆無に等しいと思いますが、「いざ実践！」となると意外と出来ていないことが多いような・・・。

　先日ランチで入った飲食店では、客に対しての挨拶がないばかりか従業員どうしの声掛けや挨拶がなく、およそ活気とは無縁のお店でした。

　さて私たちの会社はというと、スタッフ間で相談や報告をしている姿がごく自然にできていて、コミュニケーションは比較的良好な部類にあると思います。

　「よくない報告こそ、速やかにトップに伝えることができる組織」が重要で、そうした雰囲気となるよう心掛けているつもりです。

　そのためにも「聞き役」に徹しようと思うのですが、つい「話し手」になっていることも少なくないですね。
　ちょっと反省・・・。

残暑お見舞い申しあげます

　「２月、４月、６月、９月、１１月が「小の月」、「西向く士（サムライ）」と覚えましょう。 それ以外の月が「大の月」で３１日まであります。」

　以上は、小学校で習ったことです。
　これによれば、８月は「大の月」、３１日。

　しかし、本当に８月は３１日なんでしょうか。
　「８月は５０日くらいあるのではないか、あるいは８月だけ１日４０時間くらいあるのではないか」
　毎年、８月になるとその疑いを抱きます。
　今年もその疑いを晴らせないまま、８月が終わろうとしています。 しかし、油断は出来ません。
　９月になったふりをしつつ、本当は８月なんてことも考えられます。

　まだ、暑さは続きそうです。
　どうか皆様、御自愛下さい！

まずは現状調査から

　文書管理改善を実施するにあたっては、何から手をつけてよいかわからないという声をよく聞きます。

　書庫の狭隘化、ルールの不徹底、意識低迷、目録の不備等、課題が多く整理しきれない場合は、理想へとたどりつくまでの「道筋」をつけることが重要です。

　そんな場合、以下のような業務でお手伝いさせていただいております。

①現在の書庫や事務室の状況を視察させていただく「現状調査」の実施
②問題点や課題をまとめた「現状調査報告書」の作成
③どういった手順で進めるべきかという「改善計画」の策定

　まずは「現状調査」からはじめてみませんか？

お申し込みはお早めに！「文書管理セミナー」明後日開催！

　このブログでもご案内しましたが、今年の「文書管理セミナー」（8月9日水曜日 開催）が目前となりました。

　講演用のレジュメも準備が整い、あとは配布物や展示物などの最終チェックの段階です。ここまできたら、漏れのないように徹底しないといけませんね！

　いま話題の「働き方改革」がテーマということもあり、様々な業種のご担当者様から参加申し込みをいただいています。

「言葉は聞くが、事例は見たことがない！」という方は、ぜひお申し込みください。
　きっと、たくさんのヒントが得られるはずです！

Web公開で思うこと

①当初の行政機関情報公開法
②日本で最初の情報公開条例、金山町公文書公開条例
③合併によって消滅した岡山県金光町の金光町文書管理条例

　①、②は改正され、③は失効しています。 改正された①、②は、ネット上で確認することができます。
　しかし、①、②そして③の最初の姿をネット上で知ることは、なかなか困難です。

　もちろん、行政機関情報公開法公布当時の書籍を確認したり、各団体に問い合わせをすれば、確認することは可能でしょう。
　しかし、かつて、これらは、いずれもネット上で確認した記憶があります。それがいつの間にかネット上から削除されていました。

　もちろん、現行の法律や条例は、とても大切です。でも、過去のものになった法律、条例には、また、別の価値があるように思えるのですが・・・・。