電子化の目的

　紙文書を電子化するのはあくまで手段ですが、それによって、様々な目的を達成することができます。

　以下はほんの一例ですが、企業の競争力強化、組織の成長のためには、有効かつ効果的です。
　ぜひ、電子化のご検討を。

・共有化による有効な情報の組織的利用
・探す時間の削減により、創出した時間の有効活用、残業時間の削減
・紙文書削減によるオフィス環境の改善
・バックアップ作成によるBCP対策、災害対策
・クラウド利用により出先での情報閲覧を可能にした働き方改革推進
・電子化文書利用による原本の確実な保存
・酸性紙劣化や色情報退色による情報喪失の回避と継承
・過去の経験やノウハウを積極的に活用する事による組織的成長

夏休み明け

　先週は、少し長めの夏季休業をいただきました。
　連日の猛暑で身体は予想以上に疲れていたようで、自宅でゆっくりと過ごす毎日。

　お盆迎えに行ってご先祖と過ごした数日間は、自分を見つめ直す機会にもなりました。

　生きていればいろいろありますが、今できることを精一杯やることが大切だとあらためて感じています。

　さて、年度後半にむけて再びスタートです！

公文書管理条例に関する動き ３８

　２０１８年７月１７日の当ブログでご紹介した愛媛県公文書の管理に関する条例が「愛媛県報 平成３０年７月２０日金曜日第２９９４号外１」に掲載されました。http://www.pref.ehime.jp/kenpo/2018k07/documents/kp2994g1.pdf

　愛媛県公文書の管理に関する条例は、現用文書の管理に特化した条例で非現用文書の保存、利用、非現用文書に記載された個人情報の保護に関する規定はありません。
　なお、平成３０年１０月１日から施行されるそうです。

働き方改革と紙文書

　オフィスに行かなくても仕事ができる。
　そうした環境を整えることが働き方を変えるためには必須です。

　なぜそれができないか・・・と考える時、大きな理由の一つに、「そこに必要な紙文書があるから」という事が挙げられます。
　紙によってその場所に縛られてしまうのです。

　もちろん紙でなければならないものやセキュリティ上の理由から紙で運用することはありますが、電子データで見られれば、パソコンさえあれば仕事ができるという事案は多いのではないでしょうか。

　しかし、必要な文書を前にして、枚数が多くてスキャンするには手間がかかる、大型の図面はスキャンできない、効率的に検索するためのノウハウがない・・・というような課題にも直面することでしょう。

　そんな時、弊社のような専門業者にアウトソーシングするというのも選択肢の一つです。

40年ぶりに・・・

　カブトムシを捕まえに行ってきました。（息子のリクエストに応えて、です！）

　早朝に自宅を出て、雑木林が多く残る郊外へと車を走らせます。
　車の中では息子が「何匹つかまえることができるかな！」と虫かごを眺めながら声を弾ませていますが、運転する私は「はたしてカブトムシを見つけることができるだろうか・・・」と一抹の不安を募らせる対照的な二人・・・。

　最初に入った林では、コガネムシとスズメバチが集まっておいしそうに木の蜜を吸う姿に遭遇したものの、お目当てのカブトムシはどこにも見当たりません。
　落胆する息子と、焦る私。（ヤバい。このままでは父親のメンツが・・・）

　再び車に乗り、他の林へ移動する間「こんどこそ、そこにいてくれ！！」と祈り続ける親子。

　2か所目の雑木林に足を踏み入れてまもなく、1本の木に何匹も集まって蜜を吸うカブトムシの姿を発見！
　不憫な親子の姿に神様が同情してくれたのでしょうか、結局10匹以上のカブトムシを捕獲することができました。

　カブトムシには申し訳ないのですが、初めての捕獲体験に興奮する息子の姿をみて、ほっと胸をなでおろしました。

公文書管理条例に関する動き ３７

　平成３０年５月１５日から平成３０年６月３日までパブリックコメントが行われた愛媛県公文書の管理に関する条例が平成３０年７月１１日、愛媛県議会第３５７回定例会において成立しました。

　平成３０年７月１５日現在、愛媛県公文書の管理に関する条例そのものは確認できませんが、パブリックコメントが行われた際に公表された条例案の概要やパブリックコメントで寄せられた意見に対する「県の考え方」をみると非現用文書の保存、利用に関する規定はおかれていないようです。

　まずは、愛媛県公文書の管理に関する条例を確認したいところです。 愛媛県のサイトで公表される「愛媛県報」が最もはやく確認できそうです。
http://www.pref.ehime.jp/kenpo/index.html

≪災害≫ お見舞い申しあげます

　甚大な被害をもたらしている西日本豪雨。
　テレビから流れる映像は目を疑うほどです。
　被災された皆様に心よりお見舞い申し上げます。

　こうした災害が起きるたびに、普段からいざという時を想定して「備え」をしておくことの重要性を思い知りますが、最近の災害はそうした想定はもとより、想像をも超えています。
　それでも、どこに避難するのか、何を持ち出すのかというような最低限の想定をしておくことは必要なのだと思います。