国が「公文書管理のセルフチェック結果」を公開中！

　興味深い資料をみつけました。
　総務省行政評価局がまとめた「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」（平成29年9月）です。

　この資料には、国の行政機関において実際に発見された文書管管理上の問題点等が記されています。
　例えば、1996年度に作成された行政文書が、現行のシステムでは利用できないワープロ専用のフロッピーディスクに記録されていた（P81）といったようなケースです。
　ここに示されているのは、あくまで国の行政機関の状況です。しかし、「そういえば・・・」ということがあるかもしれません。

　「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」は、以下で確認できます。
http://www.soumu.go.jp/main_content/000507803.pdf

書庫整理が先か、システム導入が先か

　文書管理システム（ソフト）導入を検討するとき、書庫の文書が目録化されていなかった場合、どういう手順で進めていくのがいいのかと問われることがあります。

　理想は、書庫の文書をすべて目録化し、システムに組み込んだ上で、運用を開始することでしょう。なぜなら、過去の文書の所在をすぐに検索でき、システムを使う効果がより大きく実感できるからです。

　しかし、予算や人手、時間の関係でそううまくはいかない場合が多いのも事実です。だからといって立ち止まる必要はありません。
　システム運用を開始してから、書庫の目録は後から随時追加していくという方法もあるでしょう。目録化をアウトソーシングすることもできます。また、いきなりの新システム導入に抵抗感がある場合は、意識改革に重きを置いて、ルール作りや研修を実施することから始めるのも良いでしょう。

　どれが正解という事はありません。

　その組織の意識文化や職員の負担の度合、組織の規模によっても状況は変わってくるはずです。

　重要なのは、思い描く管理方法になるように、今できることから始めることです。

中学校の教壇に立ちました！

　先日、商工会議所青年部の活動で中学校へ「出前授業」に行きました。

　宇都宮市では「宮っ子チャレンジウィーク」といって、中学生が地元企業に出向いて約１週間にわたり職業体験をする教育プログラムがあります。
　今回は「宮っ子・・・」に先立ち、事前にマナーや仕事への臨み方などをレクチャーするというのが趣旨です。

　もちろん、これまでに教壇に立って授業（もどき、ですが・・・）をすることなど無く、ちゃんと話を聴いてくれるか心配だったのですが、結論から言えば杞憂に終わりました。
　とりとめのない内容にもかかわらず生徒たちが熱心に耳を傾けてくれたので、こちらも事前の練習以上にアツく語らせてもらいました。（笑）
　あっという間の１時間でしたが、貴重な経験をさせてもらいました。

　さらに今日、生徒たちから「お礼の手紙」をいただき、まさかのサプライズに感激しています！

　こうなったら、これまで以上に自分を律しなければいけませんね・・・。

「公文書管理条例」に関する動き ３５

　栃木県高根沢町が、現用文書の管理、非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理条例を制定し、この１月１日から施行しています。

　現用文書の管理、非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理条例としては、１３番目、町の条例としては小布施町に次いで２番目です。

　今年最初の文書管理にとって明るいニュースです。
　高根沢町公文書管理条例は、ネット上の高根沢町の例規集で確認できます。https://www.town.takanezawa.tochigi.jp/reiki/reiki_honbun/e138RG00001054.html

大雪

　久々に大雪です。
　皆様、車の運転には十分注意してください。
　10kmちょっとの会社からの帰り道でも事故や立往生している車を数件目撃しました。

　スタッドレスタイヤを履いていてもかなりすべりますね。
のろのろ運転ですが、久しぶりの雪道なので神経をすり減らしました。

　ルートの選択も難しいですね。
　渋滞のない道、坂のない道、広い道と頭を巡らせましたが、車線や停止線、側溝や田畑との境も見えないので、普段から使っている道を通る方が良いのかもしれません。

　最近雪が少なくなって、土のついた雪だるましか作れないなあと少し残念に思っていましたが、「雪だるま」どころか「かまくら」が作れます。

つぎつぎと、うれしい報告！

　昨年末のことですが、当社の社員に第一子が誕生しました。
　元気な男の子で、母子ともにその後の経過も順調とのこと。本当に嬉しいことです。

　さらに新年になって、他の社員からは「結婚が決まりました！」との報告。
　年始早々の吉報に、今年は運勢に恵まれた一年になると確信しています（笑）

　当社の企業理念である「社業を通じて顧客・社員・社会の幸せをつくる」を実現するたび、経営者冥利に尽きると喜びをかみしめています。

行政文書の管理に関するガイドライン ５

　あけましておめでとうございます。
　今年がみなさまにとられまして素敵な年となりますように、今年最初のブログです。

　さっそくニュースをふたつ。

１．「行政文書の管理に関するガイドライン」改正
　昨年の本ブログでもご紹介しましたが、「行政文書の管理に関するガイドライン」が改正されました。改正後のガイドラインは、内閣府のサイト「関係法令・通知等」で確認できます。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/hourei.html

２．安曇野市文書館条例の概要に関するパブリックコメントの実施
　平成29年12月25日から平成30年1月25日まで安曇野市文書館条例の概要に関するパブリックコメントが行われています。
　「安曇野市文書館条例の概要について」は、安曇野市のサイト「安曇野市文書館条例の概要に関するパブリックコメントの実施について」で確認できます。
http://www.city.azumino.nagano.jp/site/kyoiku/41213.html