「公文書館」に関する情報 １０

　安曇野市文書館条例が平成３０年３月２３日に公布、同年４月１日から施行されていました。
　しかし、安曇野市のサイトを検索しても文書館がオープンしたとの記載を見つけられません。そこで、安曇野市文書館条例を再度よくみると６月現在、未施行の以下の条文がありました。
　　第６条「開館時間」
　　第７条「休館日」
　第１０条「重要文書等の利用請求及びその取扱い」
　第１１条「重要文書等の利用の方法」
　第１２条「入館の制限等」
　第１３条「費用負担」
どうやら、「文書館は設置したが、開館はまだ」という状況のようです。

　ネット上の安曇野市の例規集（平成３０年３月３１日現在）によれば、安曇野市文書館条例未施行条文は、「平成３０年１０月１日から施行」とのことですので、この日が安曇野市文書館の開館日ではないかと思われます。

　以前、本ブログでご紹介した東御市、須坂市に続き、安曇野市は長野県内において３館目の公文書館の設置となります。

第22回文書管理セミナーを開催します！

　今年も宇都宮市にて「文書管理セミナー」を開催します。

日　時：平成30年7月10日（火）14:00～16:30
場　所：パルティ
参加費：無料

テーマ：
「生産性向上」を実現する、これからの文書管理
～part1 「保管文書の整理・削減」と「ペーパーレス環境の準備」編～

　詳細については、当社HPの「トップページ」→「新着情報」に案内が掲載されています。
　ぜひご参加ください。

　さて、気づいた方もいるでしょうか？
　テーマに「part1」とあります。
そうです、今年度中に「part2」も準備中なのです!　乞うご期待！




　

ＢＣＰの更新作業を実施しました

　ＢＣＰを策定し、運用開始から２年が経ちました。
　この間に、深刻な災害や事故に見舞われなかったのは幸いです。
　とはいえ、予告なしにやってくる「まさかの事態」に備えてＢＣＰの点検と見直しを実施しました。

　100ページ近くになる書類と格闘するのは大変で、たかだか２年の経過にもかかわらず大小あわせて相当数の見直し箇所がありました。

　これらは社内および幹部自宅に、紙出力したものをファイルに綴じて配備しています。
　もちろんクラウドに保管することも有効ですが、大災害の折には「通信インフラの遮断」や「停電」が頻発するので、意外にも「紙は逆境に強い」とも言えます。

　「ペーパー」と「ペーパーレス」は、目的に応じてうまく使い分けるのがよさそうですね。

公文書管理条例に関する動き ３６

　公文書管理条例に関するニュースをふたつ。

１．滋賀県
　平成30年５月16日開催の滋賀県議会県民生活・土木交通常任委員会において県民生活部県民活動生活課県民情報室がまとめた「資料４（仮称）滋賀県公文書等の管理に関する条例等の制定について」が提出されています。
　ここには、平成31年２月に「（仮称）滋賀県公文書等の管理に関する条例案」、「（仮称）滋賀県立公文書館の設置及び管理に関する条例案」を議会に提出する予定とされています。
http://www.shigaken-gikai.jp/voices/GikaiDoc/attach/Nittei/Nt10308_shiryo-kd-300516-09.pdf

２．愛媛県
　愛媛県が平成30年５月15日から同年６月３日まで「公文書の管理に関する条例（案）」について「パブリック・コメント」を実施していました。

電子化のメリット

　電子化には以下のような様々なメリットがあります。
　生産性向上を図る上では必須といっても良いでしょう。

【コスト削減】
　・印刷や郵送にかかるコストの削減
【生産性向上】
　・検索時間の大幅削減
　・モバイル端末からの閲覧
【省スペース化】
　・紙文書による書庫の狭隘化が深刻
【劣化対策】
　・紙の経年劣化やインクの退色等の懸念
【災害対策】
　・バックアップとして原本と電子化データを別置保管
　　（BCP対策としても有効）

　ただし、電子化もメリットばかりではありません。
　便利な反面、不正な持出や漏えいには十分に気をつけなければなりません。タブレットやソフト等を揃える必要もあるかもしれません。なかには紙での運用の方が適した文書もあるでしょう。

　また電子化する際には、スキャナ等の機材が必要ですし、解像度や容量、ファイル形式等や名前の付け方についても検討が必要です。
　なにより手間がかかりますので、貴重な人材を割くのは生産性向上と矛盾します。

　そこで、当社のような専門業者をご利用いただくという選択肢が有効です。最適な電子化と運用方法をご提案致します。

「保管文書の個人情報保護対策」もおまかせください！

　個人情報漏洩事故が後を絶ちません。
　ウェブサイトやサーバーへの不正アクセスを原因とするものが中心ですが、じつは紙で保管する文書の「個人情報」も少なくありません。その安全対策は万全ですか？

　このたび、情報セキュリティ規格の認証取得を予定しているお客様から、「個人情報記載部分のマスキング作業」と「保管不要文書の取り外し作業」のご依頼がありました。

　当社で作業させていただいた結果、
①保管を要さない個人情報を除去した
②文書ファイルを削減した（約40％）
③文書保管場所の集約によりセキュリティが強化された
という効果が得られ、お客様から高くご評価いただきました。

　「やらなきゃいけない仕事とわかっていても、なかなか手を付けられずにいて困っていたので助かりました！」というお言葉をいただき、あらためて仕事のやりがいを感じています。

　当社の「保管文書の個人情報保護対策」は、プラン策定から実行までワンストップで対応します。
　お気軽にご相談ください！

「公文書館」に関する情報 ９

　４月２３日のブログで長野県の東御市（とうみし）における東御市文書館の設置についてお知らせしましたが、平成30年４月１日、同じ長野県の須坂市においても須坂市文書館が開館しています。

　須坂市のサイト「平成３０年３月須坂市議会定例会提出議案」によれば、平成３０年４月１日の須坂市文書館開館に先立つ平成３０年３月１６日、須坂市文書館条例が成立しています。
　つまり、須坂市文書館は条例設置による公の施設ということになります。
https://www.city.suzaka.nagano.jp/contents/item.php?id=5a825c6a41eaf