ブログ掲載ページの移動について

　当社ウェブサイトのリニューアルにともない、ブログの掲載ページも移動することになりました。
http://kantoinfo.net/blog/

　引き続き、ご愛読いただきますよう、よろしくお願いします。
なお、これまでの記事については、新ページに掲載されませんのでご了承ください。

当社からのお知らせです！

【第23回「文書管理セミナー」の開催について】

　9月25日（火）14時から、宇都宮市のパルティで「文書管理セミナー」を開催します。
　前回（本年7月）に引き続き、「文書管理の改善」と「生産性向上」が密接な関係にあることをご説明します。
　とくに今回は、紙をダイエットした後のリバウンド防止に有効な「ITツールの活用」について、実際の運用事例をご紹介する貴重な機会です。
　先着50名様までの受付となりますので、お申し込みはお早目にどうぞ。



【江戸・TOKYO 技とテクノの融合展2018　出展について】

　10月2日（火）開催の同展示会に出展します。
　当社の新しいビジネスモデルである「総合文書管理サービス」を中心に、ICタグと連携させた「機密文書管理システム」の展示やアウトソーシング業務の紹介をします。
　みなさまのご来場を、お待ちしております。
http://www.cgc-tokyo.or.jp/assistinfo/fair/index.html

電子化の目的

　紙文書を電子化するのはあくまで手段ですが、それによって、様々な目的を達成することができます。

　以下はほんの一例ですが、企業の競争力強化、組織の成長のためには、有効かつ効果的です。
　ぜひ、電子化のご検討を。

・共有化による有効な情報の組織的利用
・探す時間の削減により、創出した時間の有効活用、残業時間の削減
・紙文書削減によるオフィス環境の改善
・バックアップ作成によるBCP対策、災害対策
・クラウド利用により出先での情報閲覧を可能にした働き方改革推進
・電子化文書利用による原本の確実な保存
・酸性紙劣化や色情報退色による情報喪失の回避と継承
・過去の経験やノウハウを積極的に活用する事による組織的成長

公文書管理条例に関する動き ３８

　２０１８年７月１７日の当ブログでご紹介した愛媛県公文書の管理に関する条例が「愛媛県報 平成３０年７月２０日金曜日第２９９４号外１」に掲載されました。http://www.pref.ehime.jp/kenpo/2018k07/documents/kp2994g1.pdf

　愛媛県公文書の管理に関する条例は、現用文書の管理に特化した条例で非現用文書の保存、利用、非現用文書に記載された個人情報の保護に関する規定はありません。
　なお、平成３０年１０月１日から施行されるそうです。

働き方改革と紙文書

　オフィスに行かなくても仕事ができる。
　そうした環境を整えることが働き方を変えるためには必須です。

　なぜそれができないか・・・と考える時、大きな理由の一つに、「そこに必要な紙文書があるから」という事が挙げられます。
　紙によってその場所に縛られてしまうのです。

　もちろん紙でなければならないものやセキュリティ上の理由から紙で運用することはありますが、電子データで見られれば、パソコンさえあれば仕事ができるという事案は多いのではないでしょうか。

　しかし、必要な文書を前にして、枚数が多くてスキャンするには手間がかかる、大型の図面はスキャンできない、効率的に検索するためのノウハウがない・・・というような課題にも直面することでしょう。

　そんな時、弊社のような専門業者にアウトソーシングするというのも選択肢の一つです。

公文書管理条例に関する動き ３７

　平成３０年５月１５日から平成３０年６月３日までパブリックコメントが行われた愛媛県公文書の管理に関する条例が平成３０年７月１１日、愛媛県議会第３５７回定例会において成立しました。

　平成３０年７月１５日現在、愛媛県公文書の管理に関する条例そのものは確認できませんが、パブリックコメントが行われた際に公表された条例案の概要やパブリックコメントで寄せられた意見に対する「県の考え方」をみると非現用文書の保存、利用に関する規定はおかれていないようです。

　まずは、愛媛県公文書の管理に関する条例を確認したいところです。 愛媛県のサイトで公表される「愛媛県報」が最もはやく確認できそうです。
http://www.pref.ehime.jp/kenpo/index.html

「公文書館」に関する情報 １０

　安曇野市文書館条例が平成３０年３月２３日に公布、同年４月１日から施行されていました。
　しかし、安曇野市のサイトを検索しても文書館がオープンしたとの記載を見つけられません。そこで、安曇野市文書館条例を再度よくみると６月現在、未施行の以下の条文がありました。
　　第６条「開館時間」
　　第７条「休館日」
　第１０条「重要文書等の利用請求及びその取扱い」
　第１１条「重要文書等の利用の方法」
　第１２条「入館の制限等」
　第１３条「費用負担」
どうやら、「文書館は設置したが、開館はまだ」という状況のようです。

　ネット上の安曇野市の例規集（平成３０年３月３１日現在）によれば、安曇野市文書館条例未施行条文は、「平成３０年１０月１日から施行」とのことですので、この日が安曇野市文書館の開館日ではないかと思われます。

　以前、本ブログでご紹介した東御市、須坂市に続き、安曇野市は長野県内において３館目の公文書館の設置となります。

第22回文書管理セミナーを開催します！

　今年も宇都宮市にて「文書管理セミナー」を開催します。

日　時：平成30年7月10日（火）14:00～16:30
場　所：パルティ
参加費：無料

テーマ：
「生産性向上」を実現する、これからの文書管理
～part1 「保管文書の整理・削減」と「ペーパーレス環境の準備」編～

　詳細については、当社HPの「トップページ」→「新着情報」に案内が掲載されています。
　ぜひご参加ください。

　さて、気づいた方もいるでしょうか？
　テーマに「part1」とあります。
そうです、今年度中に「part2」も準備中なのです!　乞うご期待！




　

公文書管理条例に関する動き ３６

　公文書管理条例に関するニュースをふたつ。

１．滋賀県
　平成30年５月16日開催の滋賀県議会県民生活・土木交通常任委員会において県民生活部県民活動生活課県民情報室がまとめた「資料４（仮称）滋賀県公文書等の管理に関する条例等の制定について」が提出されています。
　ここには、平成31年２月に「（仮称）滋賀県公文書等の管理に関する条例案」、「（仮称）滋賀県立公文書館の設置及び管理に関する条例案」を議会に提出する予定とされています。
http://www.shigaken-gikai.jp/voices/GikaiDoc/attach/Nittei/Nt10308_shiryo-kd-300516-09.pdf

２．愛媛県
　愛媛県が平成30年５月15日から同年６月３日まで「公文書の管理に関する条例（案）」について「パブリック・コメント」を実施していました。

電子化のメリット

　電子化には以下のような様々なメリットがあります。
　生産性向上を図る上では必須といっても良いでしょう。

【コスト削減】
　・印刷や郵送にかかるコストの削減
【生産性向上】
　・検索時間の大幅削減
　・モバイル端末からの閲覧
【省スペース化】
　・紙文書による書庫の狭隘化が深刻
【劣化対策】
　・紙の経年劣化やインクの退色等の懸念
【災害対策】
　・バックアップとして原本と電子化データを別置保管
　　（BCP対策としても有効）

　ただし、電子化もメリットばかりではありません。
　便利な反面、不正な持出や漏えいには十分に気をつけなければなりません。タブレットやソフト等を揃える必要もあるかもしれません。なかには紙での運用の方が適した文書もあるでしょう。

　また電子化する際には、スキャナ等の機材が必要ですし、解像度や容量、ファイル形式等や名前の付け方についても検討が必要です。
　なにより手間がかかりますので、貴重な人材を割くのは生産性向上と矛盾します。

　そこで、当社のような専門業者をご利用いただくという選択肢が有効です。最適な電子化と運用方法をご提案致します。

「保管文書の個人情報保護対策」もおまかせください！

　個人情報漏洩事故が後を絶ちません。
　ウェブサイトやサーバーへの不正アクセスを原因とするものが中心ですが、じつは紙で保管する文書の「個人情報」も少なくありません。その安全対策は万全ですか？

　このたび、情報セキュリティ規格の認証取得を予定しているお客様から、「個人情報記載部分のマスキング作業」と「保管不要文書の取り外し作業」のご依頼がありました。

　当社で作業させていただいた結果、
①保管を要さない個人情報を除去した
②文書ファイルを削減した（約40％）
③文書保管場所の集約によりセキュリティが強化された
という効果が得られ、お客様から高くご評価いただきました。

　「やらなきゃいけない仕事とわかっていても、なかなか手を付けられずにいて困っていたので助かりました！」というお言葉をいただき、あらためて仕事のやりがいを感じています。

　当社の「保管文書の個人情報保護対策」は、プラン策定から実行までワンストップで対応します。
　お気軽にご相談ください！

「公文書館」に関する情報 ９

　４月２３日のブログで長野県の東御市（とうみし）における東御市文書館の設置についてお知らせしましたが、平成30年４月１日、同じ長野県の須坂市においても須坂市文書館が開館しています。

　須坂市のサイト「平成３０年３月須坂市議会定例会提出議案」によれば、平成３０年４月１日の須坂市文書館開館に先立つ平成３０年３月１６日、須坂市文書館条例が成立しています。
　つまり、須坂市文書館は条例設置による公の施設ということになります。
https://www.city.suzaka.nagano.jp/contents/item.php?id=5a825c6a41eaf

「公文書館」に関する情報 ８

　長野県東御市（とうみし）のサイトで「東御市文書館について」というページをみつけました。

　東御市文書館が条例による設置か否か、利用請求権が整備されているか否かについては確認できませんでしたが、「東御市文書館について」に掲載されている「東御市文書館運営指針」によれば、「歴史的資料として重要な公文書や古文書等」の「保存」「利用」「調査研究」という機能は備えているとのことです。

　また、東御市議会会議録（平成29年第４回定例会）には、東御市文書館の場所について「北御牧庁舎３階の旧議会本会議場を保管庫として改修し、会議室を閲覧室として利用してまいります。」とあります。

「東御市文書館について」http://www.city.tomi.nagano.jp/category/bunkazai/142517.html
「東御市平成29年第４回定例会会議録」（平成29年12月12日）における教育次長の発言（No.205）
http://www3.city.tomi.nagano.jp/giziroku/data/h29/12/n4/index.jsp?l=3&m=3&s=202

文書管理システムで物品管理も

　最近、お客様から文書と同じように物品も管理したいという要望があります。

　発生年度→購入年度
　保存期間→耐用年数
　と読み変えれば、どこの倉庫のどの棚のどの箱にあるかの所在管理ができ、廃棄予定期限を迎えたものを抽出する事もできます。
　バーコードやRFIDを利用して効率的な管理ができる点も同じです。
　
　文書以外の管理にも活用できるシステムとして拡がりをみせる当社の「ファイリングマネージャー」を今後ともよろしくお願い致します。

行政文書の管理に関するガイドライン ６

　昨年暮れ「行政文書の管理に関するガイドライン」が改正されました。
これを受け、各行政機関は行政文書管理規則を改正することとなります。

　平成３０年３月２６日に開催された第６２回公文書管理委員会において各行政機関の行政文書管理規則の改正案が資料として配付されました。
　とてもすべてに目を通すことはできませんが「資料１－１ 各行政機関における行政文書管理規則改正案（概要）」なら読めそうです。

　また、同公文書管理委員会では、以下の資料も配付されています 。

資料２ 平成28年度における公文書等の管理等の状況について
資料３－１ アーキビストの職務基準書について
資料３－２ （参考）アーキビストの確保・育成の構想

以上の資料は、すべて内閣府のサイト「２０１７年度３月２６日開催公文書管理委員会（第６２回）配布資料一覧」で確認することができます。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2017/20180326haifu.html

「保管文書のダイエット」もおまかせください！

　保管文書の削減に関する相談が、ここ最近増えています。
　セキュリティ対策、ペーパーレス環境の整備、オフィス移転・建替え　など理由はさまざまですが、保管文書の取り扱いが課題となっていることは共通しています。

　お話を伺うと、「何を、いつまでに」という計画立案はもちろん、多くのお客様が共通して頭を痛めているのは「誰が、どうやって実行するのか」という点です。
　通常業務を抱えながら、さらに「保管文書の削減」に関する仕事までは「手が回らない」というのが実情で、「社内の人間関係までこじれてしまった・・・」という話も耳にしたことがあります

　当社の「保管文書ダイエットプログラム」は、文書削減のプラン策定から実行までワンストップで対応し、お客様の課題解消のためにサポートします。
　ご依頼に対しては当社も「結果にコミット」します！
　まずはお気軽にご相談ください。

国が「公文書管理のセルフチェック結果」を公開中！

　興味深い資料をみつけました。
　総務省行政評価局がまとめた「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」（平成29年9月）です。

　この資料には、国の行政機関において実際に発見された文書管管理上の問題点等が記されています。
　例えば、1996年度に作成された行政文書が、現行のシステムでは利用できないワープロ専用のフロッピーディスクに記録されていた（P81）といったようなケースです。
　ここに示されているのは、あくまで国の行政機関の状況です。しかし、「そういえば・・・」ということがあるかもしれません。

　「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」は、以下で確認できます。
http://www.soumu.go.jp/main_content/000507803.pdf

書庫整理が先か、システム導入が先か

　文書管理システム（ソフト）導入を検討するとき、書庫の文書が目録化されていなかった場合、どういう手順で進めていくのがいいのかと問われることがあります。

　理想は、書庫の文書をすべて目録化し、システムに組み込んだ上で、運用を開始することでしょう。なぜなら、過去の文書の所在をすぐに検索でき、システムを使う効果がより大きく実感できるからです。

　しかし、予算や人手、時間の関係でそううまくはいかない場合が多いのも事実です。だからといって立ち止まる必要はありません。
　システム運用を開始してから、書庫の目録は後から随時追加していくという方法もあるでしょう。目録化をアウトソーシングすることもできます。また、いきなりの新システム導入に抵抗感がある場合は、意識改革に重きを置いて、ルール作りや研修を実施することから始めるのも良いでしょう。

　どれが正解という事はありません。

　その組織の意識文化や職員の負担の度合、組織の規模によっても状況は変わってくるはずです。

　重要なのは、思い描く管理方法になるように、今できることから始めることです。

「公文書管理条例」に関する動き ３５

　栃木県高根沢町が、現用文書の管理、非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理条例を制定し、この１月１日から施行しています。

　現用文書の管理、非現用文書の保存と利用について定めた公文書管理条例としては、１３番目、町の条例としては小布施町に次いで２番目です。

　今年最初の文書管理にとって明るいニュースです。
　高根沢町公文書管理条例は、ネット上の高根沢町の例規集で確認できます。https://www.town.takanezawa.tochigi.jp/reiki/reiki_honbun/e138RG00001054.html

行政文書の管理に関するガイドライン ４

　１１月２０日付けの当ブログでご紹介した「行政文書の管理に関するガイドライン」の見直しですが、１１月２２日から１２月１０日にかけてパブリックコメントが実施されました。

　詳細は、内閣府のサイト「『行政文書の管理に関するガイドライン』の一部改正案についての意見の募集について」に掲載されています。
　ここには、改正案の「概要」、「新旧対照表」も掲載されています。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/index/iken.html

　ただし、パブリックコメントは、１２月１０日に終了していますので、このページがいつまで閲覧可能かは、不明です。