今年はどんな年でしたか？

　さて、早いもので今年も今週で仕事納めです。

　皆様はどのような１年だったでしょうか。
　苦労することもあったと思いますが、きっと良いこともあったはずです。

　弊社は、今年は「人材育成」と「業務改善」を主なテーマとして取り組んできました。

　「人材育成」に関しては、まだまだと思うことも多いですが、頼もしくなったと感じる場面もあり、少しずつですが、成果があらわれている気がします。

　「業務改善」についても、多くの改善案が出されました。
　中には微妙な案もありましたが、常に改善を考える癖がついてきたように思います。

　いずれも、実るにはもう少し時間が必要です。
　「継続は力なり」。
　来年はさらに成長し、バージョンアップできる年にしたいですね。

もうすぐクリスマス

　街はイルミネーションで彩られ、ラジオでは山下達郎の曲が流れる季節になりましたね。
　先週末も、地元のおもちゃ屋さんやデパートのアクセサリー売り場は賑わったようです。
　我が家も、子供からのリクエストをサンタさんに取り次ぐことになっています(笑)

　クリスマスを目前にすると、毎度のことながら１年間の速さを痛感します。
　今年も残りわずかですが、全力で走り抜こうと思います。

行政文書の管理に関するガイドライン ４

　１１月２０日付けの当ブログでご紹介した「行政文書の管理に関するガイドライン」の見直しですが、１１月２２日から１２月１０日にかけてパブリックコメントが実施されました。

　詳細は、内閣府のサイト「『行政文書の管理に関するガイドライン』の一部改正案についての意見の募集について」に掲載されています。
　ここには、改正案の「概要」、「新旧対照表」も掲載されています。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/index/iken.html

　ただし、パブリックコメントは、１２月１０日に終了していますので、このページがいつまで閲覧可能かは、不明です。

どんなファイルを作ろうか

　皆さんは、紙文書をファイルに綴じる時、どのように綴じていますか。

　これはあくまで私の方法ですが、
①年度毎に客先毎のファイルを作る。
②カバンや机の中にしまわず、すぐにファイルに時系列（日付順）で綴じていく。日付を記入する。
③見積書のコピーならば、なぜその金額になったのか、どういう積算根拠だったのかを記入しておく。
④毎月の業務は月毎のインデックス、業務内容が多岐に渡る場合は案件毎のインデックスをつける。
⑤種類毎にファイルやラベルの色、配置場所を設定する。

・・・と当たり前の事だと思うかもしれませんが、忙しい時期はついつい後回しになってしまうものです。

　②のすぐにファイルに綴じる癖をつけておかないと、重要な文書が抜けてしまう恐れがあります。
　③については、その時はわかっているのであまり重要視されませんが、1年後に見たときにそうした経緯や根拠の記載があるかないかでそのファイルの価値が大きく異なります。
　④や⑤については、好みの問題かもしれませんが、丁寧に整理されたファイルは仕事の効率を挙げる効果が高い一方、文書の日付も不明で流れもわからないというファイルは目当ての文書を見つけるだけでもそうとう苦労する挙句、仕事のモチベーションを下げてしまうでしょう。

　丁寧なファイルを作る人程、仕事の質も高い傾向があります。

業務改善（その後）

　先のブログでご紹介した「業務改善」ですが、さっそく活動開始しました。

　着眼点を分類ごとにメッシュで区切り、付箋に書いた「改善案」を貼り付けます。
　一定のあいだ掲示し、付箋がある程度いっぱいになったら順次実行する予定です。

　当初は付箋を埋めるのにしばらくの時間を要すると思っていたのですが、掲示直後からさっそく付箋が貼り付けられました！

　みんな、普段からいろいろ考えていたんですね。
　当社のスタッフもなかなか心強いなと、嬉しく思いました！

行政文書の管理に関するガイドライン ３

　現在、国の公文書管理委員会では、「行政文書の管理に関するガイドライン」の見直しが検討されています。

　２０１７年１１月８日開催の第５８回公文書管理委員会においては、ガイドラインの改正案が以下の配布資料として提示されました。
　あくまで案の段階ですが、ずいぶん大幅な改正になりそうです。

　資料１ 「行政文書の管理に関するガイドライン」改正案のポイント
　資料２ 「行政文書の管理に関するガイドライン」改正案について

　上記資料は、いずれも内閣府のサイトで確認できます。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2017/20171108haifu.html

業務改善

　先日、業務改善についての研修を受けました。

　小さなことからでも改善していくことの重要性を改めて感じたところです。
　特に「歩く距離」や「動き方」が、疲れや時間の浪費につながっているとの事。
　例として、最近のキッチンが挙げられましたが、なるほど料理する高さや物の配置、収納場所等、最小限の動きで効率的に作業ができるよう設計されています。

　少しでも会社での業務改善につなげたいところですが、注意しなければならないのは、「個人の業務改善案」と「会社全体としての最適化やセキュリティ対策」とは相反する場合があるという事です。
　一人にとっては効率の良い事であっても、多くの人にとってはわかりずらかったり、全体の作業効率が上がったとしても、漏洩や不正アクセス等セキュリティ上のリスクが大きくなってしまったのでは、プラスになっているとは言えません。
　ただ、こうしたことを気にして改善案を考えないことは本末転倒です。

　普段から考え続けていない人には、真のヒラメキやアイディアは訪れないのですから。