データのファイル名について

　今日こんなことがありました。
　出先にいる営業の者から、データで作成してある見積書を客先にメールで送ってほしいとの依頼です。

　客先毎にフォルダを分けてあるので、すぐに該当のエクセルファイルが見つかると思いましたが、思いのほか多くのファイルが存在していて、なかなか特定することができませんでした。

　いくつもファイルを開いてやっと見つけることができたのですが、件名が適当でないのと、ファイル名の頭に日付をつける決まりのはずが、以前の日付のまま内容だけが新しいものに上書きされていたことが原因でした。

　自分も出先の時にこういったことを頼むことがあるかもしれません。
また、この人事異動の時期、後任にわかりやすくしておくことも重要です。
　さて、自分が担当している客先のフォルダ内はどうか・・・自分以外の者がわかるだろうか・・・一度整理してみる必要がありそうです。

スゴイ「ご近所さん」のこと

　先週の「カンブリア宮殿」で、会社からほんの数分の場所にある「食品製造機械メーカー」が紹介されました。

　もちろん地元での知名度は高く、国内だけでなく全世界を相手にビジネスを展開しているエクセレントカンパニーです。
　オンリーワンともいえる商品を作り出し、それでいて国内シェアは９割を占める、いうなれば「地元のヒーロー」！

　顧客の要求を満たすために何度でも改良を重ねる姿勢や、納品した機械を使った「お菓子の新メニュー講習会」を通じて顧客（菓子製造者）にビジネスのヒントを提供する様子は、業種は違えど目指す姿として私たちもおおいに真似したいと感じました。

　ご近所のこんな「スゴイ会社」を目標に、私たちも日々の営みを大切にしようと思います。

番組のトピック（テレビ東京のwebサイト）
http://www.tv-tokyo.co.jp/cambria/backnumber/20160317.html

地方公共団体の業務継続計画 ２

　先日、東日本大震災から５回目の３月１１日を迎えました。
　この５年間で何を学び、何をしてきのかと考えています。

　関連情報をふたつ。

　ひとつ目は、平成28年1月19日に総務省が公表した消防庁の調査「地方公共団体における『業務継続計画策定状況』及び『避難勧告等の具体的な発令基準策定状況』に係る調査結果」です。
　ここには、平成27年12月1日現在の地方公共団体における業務継続計画の策定状況が示されています。
http://www.fdma.go.jp/neuter/topics/houdou/h28/01/280119_houdou_1.pdf

　ふたつ目は、内閣府がまとめた「市町村のための業務継続計画作成ガイド ～業務継続に必須な６要素を核とした計画～」（平成27年5月）。
　これは、都道府県を通じて各市区町村に通知されたものです。
　この「ガイド」の「１．はじめに」には「本ガイドは、人口が１万人に満たないような小規模市町村であってもあらかじめ策定していただきたい事項をまとめたものである。」とあります。
　既にご覧になった方も多いかとは思いますが、未見の方は是非、ご覧になった方ももう一度ご確認を。
　「ガイド」は、以下、内閣府のサイト「地方公共団体の業務継続」で公開されています。
http://www.bousai.go.jp/taisaku/chihogyoumukeizoku/

紙の劣化

　酸性紙問題という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

　現在では、中性に近い紙が一般的になっていますが、1850年代頃から作成された酸性紙と呼ばれる紙は、インクの滲み止め剤の定着剤として使われた硫酸アルミニウムが紙の中で水と反応して硫酸を生じ、紙を酸性にし、紙の繊維を傷め、最終的には紙をボロボロに劣化させてしまいます。

　環境によっては、50年程でボロボロになったという話もあるようです。

　しかし、こうした酸性紙の中にも、貴重な書籍や重要な行政文書が存在します。
　劣化が進む前に、マイクロフィルム化や電子化等の見読性確保のための対策、保存環境の改善や保存容器の検討等が急がれます。

印象に残る仕事ぶり

　仕事をしていて「この人はスゴいな！」と思わせる人に出会うこと、ありますよね。最近、そう感じる機会がありました。

　ひとりは、当社担当の税理士さん。
　相談のメールや電話をすると、特段の事情が無いかぎり「即答」で返事をいただけます。
　「PCメールを携帯端末に転送している」等の物理的対応もされているのでしょうが、そもそも「問い合わせには、即返事」というポリシーを実践されているのでしょう。
　「あの件、どうなったのかな？」と、ビジネスの相手を心配させないためにも見習いたいと思います。

　もうひとりは、地元地銀の役員さん。
　そのかたが講師をつとめた講義に出たので礼状を送ったら、丁重なお返事をいただきました。
　講義の礼状を送って返事をいただくことなど極めて稀ですし、そのうえ私の礼状よりもはるかに長い文面だったので、嬉しいやら恥ずかしいやら・・・。
　「そこまでするのか！」と相手に思わせるような「気配り」や「丁寧さ」は見事で、これも見習いたいものです。

　仕事の基本は、人と人とが関わり、作り出すもの。
　社内外から信頼されるビジネスマンの姿を、教えていただいたような気がします。

「公文書管理」に関する情報 ８

　本ブログ、平成２５年１０月１５日の記事で、藤沢市において第１回公文書等管理に関する有識者会議が開催されたことをお知らせしましたが、その藤沢市で「（仮称）藤沢市公文書等管理に関する条例(骨子案)」に関するパブリックコメントがこの１月５日から２月３日にかけて実施されました。

　この骨子案の「５ 今後のスケジュール（案）」には、本年７月に「条例施行」と記されています。
　「（仮称）藤沢市公文書等管理に関する条例(骨子案)」は、現在、藤沢市のサイト、「【募集終了】「（仮称）藤沢市公文書等管理に関する条例（骨子案）」についてパブリックコメント（市民意見公募）を実施します」からみることができます。
https://www.city.fujisawa.kanagawa.jp/soudanc2-1/20151204.html

「文書管理」と「資産管理」

　当社は、文書管理の専門業者ですが、最近では文書だけでなく、「モノ」（資産）の管理についても相談されることが多くなりました。

　パソコンや机といった一般的なものから、工具・計測器、特殊な設備・装置に至るまで、どこに何があるのかを把握しなければならない点は文書管理と同じです。
　また、いつごろ購入したのか、耐用年数は何年か、廃棄予定はいつか、誰が持ち出しているか等、文書管理の「発生・完結年度」、「保存年限」、「廃棄予定年月日」、「貸出・返却」と通じるところがあります。
　また、ラベルを貼付けて、バーコードやICタグで効率的な管理が可能な点も同じです。

　これまでの文書管理の経験を生かして、「資産管理」についても、整理のお手伝いや検索システムの作成等をご支援させていただきます。