「公文書管理」条例に関する動き ２０

　寒い日がつづきますが、体調を崩されたりしていませんか。
　今週なかばを境に、春の訪れを感じる機会がふえるとの気象予報を見ました。厳しい寒さからも、もう少しで解放されるのでしょうかね。

　さて、以前このブログで成立したことをご紹介した「秋田市公文書管理条例」ですが、ネット上の「秋田市例規集」に掲載され全文が確認可能になりました。
http://www.city.akita.akita.jp/city/gn/dc/reiki/reiki_honbun/ac30209001.html

　また、2013年2月15日開催の公文書管理委員会委員懇談会において、内閣府大臣官房公文書管理課がまとめた「平成23年度における公文書等の管理等の状況について」（平成25年2月）が配布されました。
　この文書には、公文書管理法が施行された平成23年度における行政機関および独立行政法人の文書管理の状況、特定歴史公文書等の保存及び利用の状況等が問題点も含め示されています。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20130215/20130215haifu1-1.pdf


【追伸】
　昨日、日光市を震源とするやや強い地震がありました。宇都宮市内をはじめ当社においても被害はなく、いたって通常のとおりです。
ご心配のお電話などをいただきましたことに、お礼申し上げます。ありがとうございました。

文書管理における「突合」作業について

　「突合（とつごう）」という言葉は聞き慣れないかもしれませんが、文書管理の場合、文字通り「突き合わせる」ことです。

　何と何を突き合わせるのか。
　それは目録と文書ファイル現物です。

　ファイルの目録は、どういったファイルを所有しているのか、また、それがどこにあるのかを示す手がかりであり、情報公開にも絶対的に必要なものです。

　しかし、どこかの時点で、目録を整備したとしても、事務室や書庫にあるファイルは廃棄されたり、保存場所を変えたりしていきますので、それに応じて目録も更新していかなければ、その目録は意味のないものになっていきます。
　文書管理において、「構築」よりも「維持」が難しいと言われる要因のひとつです。

　この目録と現物の不一致は、様々な自治体での悩みとしてもよく聞かれる事項です。
　職員の負担や各部署毎のバラつきをなくすためにも、数年に1回、できれば毎年の突合作業の外部委託（アウトソーシング）はいかがでしょうか。

まず、基本！

「挨拶の励行」
「整理整頓の徹底」
「ルールや時間を守る」・・・

　こうしたごく当たり前とされることが、意外におざなりになりがちでもあります。
「平凡とされることを非凡なくらいに徹底すれば、一流の会社（人）になれる」と説教された（・・・もとい、指導された）経験がありますが、なるほど「平凡なことですら徹底できない会社（人）は、一流になれない」と言い換えることもできますよね。

　一流の会社にむけて私たちの現状はまだまだ道なかばといったところですが、100年企業を目指して「挨拶の励行」「整理整頓の徹底」「ルールや時間を守る」といった「凡事徹底」を強力に進めてまいります。

　これは、職位や雇用形態を問わず当社で働くすべてのスタッフが取り組むべきことであり、その徹底をめざします。

　世の中の動き、会社をとりまく環境、いずれも猛烈なスピードで変化しておりますが、このような時こそ「まず、基本！」に立つべきだと考えます。

「公文書管理」条例に関する動き １９

　高松市が「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）」についてパブリックコメントを実施しています。
　期間は、平成２５年１月２５日（金）から２月８日（金）までとなっており、「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）の骨子」は、以下で確認できます。
http://www.city.takamatsu.kagawa.jp/file/20450_L11_joureiann.pdf

　なお、上記「高松市公文書等の管理に関する条例（仮称・案）の骨子」には、「※次の第３に掲げる特定歴史公文書等の保存、利用等については、公文書館で行うこととするため、施設の整備および公文書館条例（仮称）の制定を予定している。」との記載がみられます。

マイクロフィルムの特長

　このブログで何度かマイクロフィルムについて記述してきましたが、今回はその特長について触れてみます。
　①長期・安全保存性
　　　　適正な保存条件下（温度、湿度等）では、500年の期待寿命があります。
　②システム独立性
　　　　紙以外での唯一の可視媒体です。
　　　　マイクロリーダーや拡大鏡等で閲覧が可能です。
　③統一規格
　　　　サイズや縮率はISOやJISなどの規格で定められています。
　④高画質
　　　　高解像度の画像を形成しています。
　⑤高い法的証拠性
　　　　元情報からそのまま複写したマイクロフィルムは、法的証拠性を持ちます。

　役所等では、マイクロフィルムも「文書」とみなしていることが多く、適正に管理することが求められています。

文書管理研修の効果

　ここ最近、私たちが実施している「文書管理のご支援」について、お問い合わせがふえているような気がします。

　どのようなご支援を求められているのか伺うと、内容もさまざまですが、共通してよくお聞きする課題（というか、悩み？）に「文書管理の重要性についての理解が不足しており、関係者に文書管理関連の指示や依頼をしても消極的な対応しか得られない」というのがあります。（みなさんは、いかがですか？）

　「文書管理の不徹底による致命的な事態に見舞われた経験がない」人が大半を占めるからなのでしょうか？
　それでも、「致命的な事態」には至らなくても、「文書を探すのに苦労した」「文書が見つからないので、仕事に影響が及んだ」というケースは、多くの人が経験しているのではないかと思われます。
　文書管理を徹底すれば、こうした事例の大半も未然に防止することができます。


　当社では、組織内の職員に「文書管理の重要性や効果」について理解を深めていただくための研修を承っております。
　「研修実施後は、職員の意識が明らかに変わった！」という喜びの声を多数いただいている、当社自慢のプログラムです。（笑）
　例年、１月から３月にかけてのこの時期はお客様からのご用命が集中いたします。ご希望の方はぜひお早めにご連絡ください！

「公文書管理」条例に関する動き １８

　昨年、このブログで「パブリックコメントの実施」および「議会提出」についてご紹介した「秋田市公文書管理条例案」、「草津市市政情報の管理に関する条例案」がいずれも平成２４年１２月２１日に原案通り可決、成立しました。
　「秋田市公文書管理条例」は平成２６年４月１日、「草津市市政情報の管理に関する条例」は平成２５年３月３１日の施行とされています。

　なお、各議会のサイトにおいて両条例が成立したことは確認できたのですが、公布については平成２５年１月１５日現在、確認できていません。

　また、平成２４年１２月３日から平成２５年１月４日まで、香川県が「香川県公文書等の管理に関する条例（仮称）案」に関するパブリックコメントを実施していました。条例案の骨子は、以下で確認できます（平成２５年１月１５日現在）。
http://www.pref.kagawa.lg.jp/kgwpub/pub/cms/upfiles/jyoureiannno%20gaiyou_15360_1.pdf