バーコードの活用

　レジや図書館など身のまわりを見てみると本当に多くのものがバーコードで管理されていると実感します。
　文書管理の分野でも、バーコードを利用した管理が使われ始めています。

　文書ファイル情報のデータを修正する場合や、引継・廃棄の場面でも、間違いを防ぎ、かつ業務を効率化することに役立てることができます。
　文書管理の場合、登録された文書目録データのIDがバーコードとして表示される形でラベルとして印刷し、文書ファイルに貼り付けるという使い方が一般的です。

　ラベルのバーコードにバーコードリーダーをあてると、
例えば、「H240829-ABC」のような手入力では間違えそうな文字列でも瞬時にパソコンに入力することができますし、そのバーコードに関連付けられた文書の情報を表示させることができます。

　文書ファイルだけでなく、収納する箱や並べる棚にもバーコードを貼り付けて管理することなども考えられます。
　工夫次第で、可能性はどんどん広がりそうですね。

イベント情報 １

　8月26日（日）に栃木県歴史文化研究会第22回総会・大会が開催されます。

　「災害と社会　－人々は自然の猛威にどう向き合ったか－」をテーマに、総会のほか記念講演や研究報告が予定されています。

　東日本大震災からの復旧・復興もようやく緒に就いたばかりですが、折にふれて歴史をふりかえり過去を検証することは、現在や将来のビジョンを描くうえでも貴重なプロセスだと思います。
　たとえば仕事上の問題や難しい課題が生じた際に、職場の先輩に意見を求めたり過去の記録をたよりにすることも、歴史を活かした解決策のひとつといえるのではないでしょうか。
　難問山積の現代だからこそ、こうした機会が有効になると思います。


栃木県歴史文化研究会第22回総会・大会

日　　時　平成24年8月26日（日）　10：00～16：30
会　　場　栃木県立博物館　講堂

総　　会　　10：00～10：40
記念講演　10：50～12：20
　　　　　　　　「関東大震災　－被災者の行方－」
　　　　　　　　  北原糸子　氏　（立命館大学歴史都市防災センター教授）

研究報告
　①13：20～14：05　「災害にまつわる民俗事象と知識」
　　　　　　　　　　　　　宮田妙子　氏　（栃木県立博物館）　
　②14：05～14：50　「栃木県の遺跡における大洪水の痕跡について」
　　　　　　　　　　　　　上野修一　氏　（栃木県立博物館）
　③15：00～15：45　「室町期日光山と自然災害」
　　　　　　　　　　　　　新井敦史　氏　（大田原市黒羽芭蕉の館）
　④15：45～16：30　「天和地震・五十里水と五十里村」
　　　　　　　　　　　　　平野哲也　氏　（栃木県立文書館）

「公文書管理」条例に関する動き １３

　連日のように猛暑がつづきますが、体調など崩されていませんか？
　オリンピックもいよいよクライマックスが近づき、テレビ中継に夢中になる機会も多いと思いますが、寝不足に注意しながら力いっぱい声援を送りたいものですね！

　さて、地方公共団体の文書管理について様々な動きがみられますが、興味深い資料を見つけました。
　新潟市の平成24年度の「組織目標管理シート」です。

　総務部総務課の「組織目標管理シート」には、「今年度は公文書管理条例の制定に向け検討を行います。」との記載が見られます。
http://www.city.niigata.lg.jp/shisei/soshiki/target/mokuhyo/H24soshikimokuhyou.files/24C1401.pdf

　計画を確実に実行するうえで有効なツールだと感じました。

データの整理

　先週末は会社の整理整頓の日でした。
　普段なかなかできないことを日を決めて実行するのは、なかなかいいかもしれません。
　夏休みの宿題をまとめてやるような感覚がよみがえったりしてしまいますが。

　ある程度「物」は片付いてきたようですが、そろそろパソコンの「データ」も整理しなければと思ったりしています。
　皆さんは、どう整理しているのでしょうか？

　デスクトップがいつのものかわからないファイルで埋め尽くされていたり、同じ名前のフォルダが色々なところにあったりしませんか。
　また、いくつも途中経過のバックアップをとった挙句、どれが最新かわからなくなってしまう、何を撮影したかわからない大量のデジカメデータが容量を圧迫している・・・などなど。

　データは、「物」以上に日々の業務に追われてほおっておくと、すぐにわけがわからなくなります。
　やはり有効なのは、”その都度”、収納するフォルダや適切なファイル名など組織的なルールに従った整理をしていくことだろうと思います。
　「あとでやればいい」と言った人が、その時になっても「あとでやる」と言い続けて、結局「そんな昔のことわかりません」と開き直ったりしたのを見た経験があります。

　その時々に整理してしまうのが一番良い事ですが、そうはいっても毎日それを実行するのはなかなか難しいことです。
　せめて、日を決めてやろうということで、「整理整頓の日」を設定しているわけです。

文書管理セミナーを終えて

　このたびの文書管理セミナーは、おかげさまで定員いっぱいのご出席者をおむかえして開催することができました。当日は天候には恵まれませんでしたが、人の出会いには恵まれたといったところでしょうか。

　セミナーをふりかえり、スタッフの間では「おかげさまで、回を重ねるごとにご出席者がふえている」「歴史公文書への関心が高まっている」といった意見がありました。私もおなじように感じています。

　ありがたいことに、当社の文書管理セミナーには「リピーター」としてご出席いただいている方も少なくありません。ご期待に応え続けるためにも、当社の社会貢献としてこのセミナーを継続していきます。おたのしみに！

　最後になりましたが、ご参加の皆様、講師の皆様をはじめ、関係者様各位にお礼を申し上げますとともに、今後ともよろしくお願いいたします。

公文書管理委員会２

　国の公文書管理委員会がまとめた「政府の重要な意思決定にかかわる会議に関する議事概要・議事録作成の在り方＜論点整理＞」（平成24年7月4日）が内閣府のサイトで公表されています。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20120704/20120704rontenseiri.pdf

　これは、前に議論されていた東日本大震災に対応するために設置された会議等の議事録等未作成の事案とは別です。
　あちらは”非常時における”、こちらは”日常における”ということです。
　これはまだ「論点整理」の段階で、ここに示されたテーマを基に検討が開始されるとのことです。

文書管理セミナー開催間近!

　今週、7/12（木）にいよいよ、文書管理セミナーが開催されます。
今回は、県外の方々からも多数のお申し込みをいただき、文書管理に関する関心の高さがうかがえます。
　申し込み締め切りは過ぎてはおりますが、まだ若干の空席がございますので、継続して申し込みは受付けております。

　スタッフ一同、少しでもお役に立つようなセミナーとなるよう準備を整えております。
　ご参加心よりお待ちしております。