「業務継続計画（ＢＣＰ）」と文書管理

　現在、地震を対象にした業務継続計画に注目が集まっています。
　
　しかし、全庁を対象とした業務継続計画はもちろん、ＩＣＴ部門の業務継続計画にしてもその策定は簡単なことではありません。それだけに、なかなか計画策定に踏み切れないことも事実です。
　
　そこで、ぜひ群馬県立文書館の館長、富岡守氏がまとめた「東日本大震災で津波被害を受けた自治体の公文書」という報告をご覧下さい。この報告には、岩手県山田町、岩手県宮古市、岩手県釜石市、岩手県陸前高田市、岩手県大槌町、宮城県気仙沼市、宮城県石巻市、宮城県女川町、宮城県南三陸町における公文書の状況が個別に記され、総括ともいうべき「被災状況報告」も付されています。

　この報告は群馬県立文書館のサイトに掲載されています。トップページ（一番下の「展示情報」すぐ上）から辿り着くことができます。
　
　文書主管課様や電算部門以外にもすべての方にお読みいただく価値のある資料だと思います。

何を文書化するのか

　公文書管理法では、結果だけでなく、なぜそうなったかという物事の経緯を文書化して残すこととしています。
　これは説明責任を果たすための官公庁の話だけでなく、実際日々の会社の業務を見ても、なぜそうしたか・・・という事は重要です。作業を指示する場合やお客様への説明の場面でも、大きく仕事の質が変わってきます。
　営業の場合は、
　なぜその金額にしたのか、その積算根拠は、どういう交渉の結果その金額に辿り着いたのか。など。
　業務の場合は、
　ある文書をスキャナで読み込むような場合、なぜ解像度を400dpiにしたのか、なぜナンバリングが必要なのか。など。

　その時はわかっていても、1年も経てば記憶はあやふやになっていきます。
　こうした事が文書で残っているかどうかによって、後の従業員教育も格段に違ってくるはずです。

「感動」をたいせつに！

　あらたな方針や目標を定めたり、従来の進め方を見直したりするうえで、年頭はひとつの好機ですね。
この機会に私もいろいろなことを考えてみましたが、あらためて「感動」をたいせつにしたいと思います。

　「感」を用いる言葉には、「感じる」「感性」「感謝」などがあります。
　お客様、会社の仲間、家族など、身のまわりの人に対して自分が何をしたら喜ばれるのか、役に立てるのかを考え、感謝の気持ちを忘れずに日々を過ごしたいものです。

　「動」を用いる言葉には、「行動」「活動」「躍動」などがあります。
　考えたことは、とにかく行動する。動きながら必要に応じて修正し、ふたたび動く。期限を設定してスピード感をもって動く。

　年頭に際してこんなことを考えてみました。
　本年もよろしくお願いいたします。

「公文書管理」条例に関する動き ８

平成24年が始まりました。昇竜のごとく、復興へ力強くすすむ年にしたいと思います。

　さて、今年最初の”ＫＩＭ ＢＬＯＧ”です。

　平成23年12月22日に安芸高田市公文書等の管理に関する条例が成立しました。条例そのものはまだ掲載されていないようですが、条例が成立したことは安芸高田市のサイトで確認できます。（http://www.akitakata.jp/site/page/parliament/kaigi/giketu/gikai220207a/gikai231209/attach01.pdf ）

　また、秋田市のサイトの”ほっとアルバム”には、平成23年11月21日に開催された秋田市公文書管理条例（仮称）検討委員会の写真が掲載されています。（http://www.city.akita.akita.jp/city/mayor/album/album20111213.htm）秋田市でも文書管理条例の検討が本格化したということでしょう。

　今年も様々な動きがありそうですね。随時ご紹介していきますので、どうぞよろしくお願いします。

　平成24年が、皆様にとってよい年になりますように。

今年ももう終わり

　クリスマスも終わり、すぐに年末です。
月日が経つのは早いものですね。
今年は皆さんどんな年だったでしょうか。

　会社の中でも色々なことがありましたが、共に働く仲間のおかげでなんとか新しい年を迎えられそうです。
　感謝をしつつ、来年の目標でも考えたいところですが、
その前に大掃除。
　自宅のちらかった部屋をどう片づけるか・・・悩みどころです。

凡事徹底

　先日のことです。
　昼食で、とある全国チェーンのカレー店に立ち寄りました。
　競争の激しい外食業界で全国展開するほどの会社だけに、食事が美味しく、従業員の接客も平均以上のものだと感心しながら店を出ました。

　ところが、外に出て再度ビックリ！
　窓ガラスが綺麗にされていること自体とくに驚くほどのものではありませんが、その窓枠にはホコリや泥が付着しておらず、そこに手を触れてもきっと汚れないであろうことが容易に想像できました。
　その店舗は幹線道路に面しており、そこで何年も前から営業しているのですから、マメに掃除をしていなければ窓枠など数日でドロドロに汚れてしまうはずです。
　
　ひとくちに「窓を掃除する」といっても、日ごろからここまで徹底しているケースはそう多くないと思います。
　「一流の会社」は、平凡なことも他人が真似できないくらいに徹底するものだと感心しました。
　
　私たちも、日々「凡事徹底」を実践していきたいものです。

「公文書管理」条例に関する動き ７

平成２３年９月２９日、「平成２３年度第１回豊中市歴史的文化的文書保存利用検討会議」が開催されました。
　
　この検討会議は、豊中市歴史的文化的文書保存利用検討会議設置要綱第１条によれば「豊中市が保有する歴史的文化的価値を有する文書の望ましい保存のあり方及び有効活用方策等並びに保存期間の満了した行政文書の取扱い等について検討するため」に設置されたということです。

　この検討会議の第１回会議録が豊中市のホームページに掲載されています（http://www.city.toyonaka.osaka.jp/top/__filemst__/11737/rekibunkaigi_h2301.pdf）。

　このなかに「豊中市におきましても行政文書に関する条例を検討しているところです。」という事務局の発言がみられます。あくまで検討中とのことですからいかなる結果になるのかはわかりません。しかし、このような文書管理条例や歴史資料に関する検討が行われること自体、重要なことと思われます。