適切な「管理」について

　公文書管理法が今年4月から施行されています。
　この法律は国と独立行政法人の文書についての定めですが、地方公共団体もこの法律の趣旨にのっとり、適正な文書管理に努めなければならないとの条文があります。

　「管理」というと、窮屈な印象を受けることもありますが、他の法律でも多くが、また日々の業務等でも同様に、
●より良く利用するために
●より効率的な運用をするために
・・・「管理」をするということです。

　適切な「管理」は、大きな効果（恩恵）を与えてくれます。
地方公共団体でも、適切な文書管理の実現により、様々な効果が期待できます。

・情報公開（説明責任）の適正化
・検索時間の短縮等による業務の効率化
・知的資産の有効活用
・適切な行政判断材料としての活用
・歴史資料の適正な保存
・個人情報保護の徹底
・情報の共有化
・適正な廃棄による書庫スペースの確保
・執務環境の向上

また、これらが、
●住民サービスの向上
●住民の共有資産である文書の有効活用
●地域の歴史を後世に伝える
ということにつながっていきます。

栃木へ足をのばしてみませんか！（那須編）

　連日の猛暑で、心身ともにお疲れの方も多いのではないでしょうか？

　私たちの地元　栃木県には、那須高原という日本でも有数の避暑地があります。
　この地には御用邸もあり、天皇陛下をはじめ皇室の方のご静養の場としても選ばれていますが、本年5月にはこの那須御用邸の敷地の一部が「那須平成の森」として一般解放されました。　

・那須町ホームページ（http://www.town.nasu.lg.jp/）
・那須観光協会ホームページ（http://www.nasukogen.org/）
・那須平成の森ホームページ（http://www.nasuheiseinomori.go.jp/）
　
　木々の緑にかこまれて澄んだ空気を胸深く吸い込めば、日々のストレスから解き放たれること間違いなし！
　さらに、新鮮な地元の採れたて野菜と、日本を代表するブランドになった那須牛に舌鼓をうてば、お腹も大満足ですよ！

　目下、放射能の影響によりご心配の向きもあろうかと思いますが、地元では総力をあげて安全性の確保に全力を尽くしておりますので、安心して高原の空気と味を堪能してくださいね。

地方公共団体におけるＩＣＴ部門の業務継続計画（ＢＣＰ）策定に関するガイドライン

　いまから３年前の平成20年８月、総務省は「地方公共団体におけるＩＣＴ部門の業務継続計画（ＢＣＰ）策定に関するガイドライン」を公表しました。

　「ＩＣＴ部門」とは「電算部門」、「業務継続計画」とは「災害復旧計画」、つまり、「地方公共団体におけるＩＣＴ部門の業務継続計画（ＢＣＰ）策定に関するガイドライン」とは、「地方公共団体における電算部門の災害復旧計画策定に関するガイドライン」とでもいったところでしょうか。
　ここには、「バックアップをとっておくべきデータのみつけかた」等も含め、電算部門における「ＢＣＰ」の策定方法が示されています。「ＢＣＰ」自体も重要ですが、その策定過程において、現状の課題、講ずべき対策が明らかになる点がポイントです。

　「地方公共団体におけるＩＣＴ部門の業務継続計画（ＢＣＰ）策定に関するガイドライン」は、総務省のサイト、「『地方公共団体におけるＩＣＴ部門の業務継続計画（ＢＣＰ）策定に関するガイドライン』の公表」（http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/2008/080821_3.html）のページに掲載されています。また、ここでは、他に以下の資料もみることができます。

　「ＩＣＴ部門の業務継続のための基礎的対策計画＜サンプル＞」
　「ＩＣＴ部門の業務継続計画＜サンプル＞」

記録を残すということ

　記録はただ残せばいいというわけではありません。

　「読める」状態が確保されていることが重要です。
　アナログ（紙やフィルム）の場合は、紙の種類（酸性紙劣化など）や色あせ、さびやカビ、保存環境など気をつけることは多いにしても、直接目で見ることができます。

　問題は、デジタルです。
直接目で見ることができず、再生するには機材やソフトが揃っていることが求められます。
　フロッピーディスクやＭＯなどは、読み込むにはもう外付けのドライブを買うしかありません。それらもいつまで製造されつづけるのか。

　さらに媒体自体が壊れている可能性もあります。
中身を覗くことができたとしても、それを再生するソフトがなければ読めません。

　いま日常作成しているデジタルデータも、「読める」状態を確保するには、ソフトや媒体が変わるたびに、変換やバックアップを継続していく必要があります。

　私たちは記録を残すということは簡単ではないということを認識する必要があるかもしれません。

今週末は「文書管理セミナー」特別編（宇都宮会場）開催です！

　暑い日が戻ってきましたが、皆さま体調を崩されていませんでしょうか。私の周辺でも「風邪気味」という方が意外に多いので、どうぞご自愛ください。

　さて当社の文書管理セミナーも、茨城・千葉会場を好評のうちに開催することができました。
　日常業務に加えて災害復旧等で多忙を極められるなか、多数のご参加者をお迎えすることができ、心より感謝申しあげます。他の会場のセミナーについても参加申し込みを受付中ですので、よろしくお願いいたします。

　さて、今週金曜日（7月29日）は宇都宮会場でセミナーを開催します。地元　宇都宮での開催は第15回目という節目にもあたるので、より充実したプログラムをご用意しております。

　この4月に施行された「公文書管理法」であらたに定められた「歴史公文書等の保存、利用等」については運用事例が多くないこともあり、どう対応すべきか頭を悩ませているご担当者も多いと思われます。

　こうした点を考慮しアーカイブズ部門における事例紹介を充実させようと検討した結果、小山市文書館の石川館長様、学校法人国士舘　国士舘史資料室の熊本様のご両名に講師をお引き受けいただくこととなりました。資料収集や選別作業でご苦労されている点、直面している課題など、お二人に「生の話」をお話しいただく貴重な機会となりそうです。

　また、毎回好評を博しております弊社特別顧問の益田の講演も、条例化の動向や事例に加え、先の震災で直面した文書管理上の危機対策について取り上げる予定です。すこしでも興味のある方は、当社セミナー事務局までご連絡ください！（電話 028-665-9777）　

「公文書管理」条例に関する動き ４

　①記録管理学会、②日本アーカイブズ学会、③全国歴史資料保存利用機関連絡協議会、④ARMA International 東京支部の各団体が平成22年に共同で設立した地方公共団体文書管理条例研究会が報告書「公文書管理条例の制定に向けて　～より良い公文書等の管理を目指して～」（H23.6.17）をまとめ、公表しています。

　この１００ページにもおよぶ報告書は、現在、公文書管理条例を考えるうえで最も重要な資料のひとつです。

　報告書は①、②、③、④の各サイトに掲載されています。

歴史と文書管理

　私は歴史の専門家ではないので、大層なことは言えませんが、
「過去を学ばずして発展はない」と言っていた知り合いがいます。

　温故知新という言葉もあるように、歴史を学ぶということの目的の１つには、「かつてどういった判断、経緯でそのような結果に結びついたかを知り、成功するために、または逆に同じ過ちを繰り返さないために、次の判断へ生かす」事が挙げられます。
　教科書に書かれた出来事や、偉大な人物だけが歴史ではないのです。

　文書管理を適切に行うという行為も、歴史を残すという行為につながっています。
　ただし、過去の教訓として生かすためには、経緯もわかる形で文書を作成し、将来につながるように残すということが重要です。

　私たちが日常的に行っている、文書を作成してファイルするという行為も歴史を作っているといっても過言ではないのかもしれません。