どんなファイルを作ろうか

　皆さんは、紙文書をファイルに綴じる時、どのように綴じていますか。

　これはあくまで私の方法ですが、
①年度毎に客先毎のファイルを作る。
②カバンや机の中にしまわず、すぐにファイルに時系列（日付順）で綴じていく。日付を記入する。
③見積書のコピーならば、なぜその金額になったのか、どういう積算根拠だったのかを記入しておく。
④毎月の業務は月毎のインデックス、業務内容が多岐に渡る場合は案件毎のインデックスをつける。
⑤種類毎にファイルやラベルの色、配置場所を設定する。

・・・と当たり前の事だと思うかもしれませんが、忙しい時期はついつい後回しになってしまうものです。

　②のすぐにファイルに綴じる癖をつけておかないと、重要な文書が抜けてしまう恐れがあります。
　③については、その時はわかっているのであまり重要視されませんが、1年後に見たときにそうした経緯や根拠の記載があるかないかでそのファイルの価値が大きく異なります。
　④や⑤については、好みの問題かもしれませんが、丁寧に整理されたファイルは仕事の効率を挙げる効果が高い一方、文書の日付も不明で流れもわからないというファイルは目当ての文書を見つけるだけでもそうとう苦労する挙句、仕事のモチベーションを下げてしまうでしょう。

　丁寧なファイルを作る人程、仕事の質も高い傾向があります。

業務改善（その後）

　先のブログでご紹介した「業務改善」ですが、さっそく活動開始しました。

　着眼点を分類ごとにメッシュで区切り、付箋に書いた「改善案」を貼り付けます。
　一定のあいだ掲示し、付箋がある程度いっぱいになったら順次実行する予定です。

　当初は付箋を埋めるのにしばらくの時間を要すると思っていたのですが、掲示直後からさっそく付箋が貼り付けられました！

　みんな、普段からいろいろ考えていたんですね。
　当社のスタッフもなかなか心強いなと、嬉しく思いました！

行政文書の管理に関するガイドライン ３

　現在、国の公文書管理委員会では、「行政文書の管理に関するガイドライン」の見直しが検討されています。

　２０１７年１１月８日開催の第５８回公文書管理委員会においては、ガイドラインの改正案が以下の配布資料として提示されました。
　あくまで案の段階ですが、ずいぶん大幅な改正になりそうです。

　資料１ 「行政文書の管理に関するガイドライン」改正案のポイント
　資料２ 「行政文書の管理に関するガイドライン」改正案について

　上記資料は、いずれも内閣府のサイトで確認できます。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2017/20171108haifu.html

業務改善

　先日、業務改善についての研修を受けました。

　小さなことからでも改善していくことの重要性を改めて感じたところです。
　特に「歩く距離」や「動き方」が、疲れや時間の浪費につながっているとの事。
　例として、最近のキッチンが挙げられましたが、なるほど料理する高さや物の配置、収納場所等、最小限の動きで効率的に作業ができるよう設計されています。

　少しでも会社での業務改善につなげたいところですが、注意しなければならないのは、「個人の業務改善案」と「会社全体としての最適化やセキュリティ対策」とは相反する場合があるという事です。
　一人にとっては効率の良い事であっても、多くの人にとってはわかりずらかったり、全体の作業効率が上がったとしても、漏洩や不正アクセス等セキュリティ上のリスクが大きくなってしまったのでは、プラスになっているとは言えません。
　ただ、こうしたことを気にして改善案を考えないことは本末転倒です。

　普段から考え続けていない人には、真のヒラメキやアイディアは訪れないのですから。

街なかのにぎわい

　先週末は宇都宮市内で大きなイベントが開催されました。
　毎年恒例の「宇都宮餃子祭り」と「宮の市」です。

　私も商工会議所青年部のメンバーとして「宮の市」の運営を手伝ってきました。
　出展したテントでは、わた飴、指紋鑑定体験、クリスマスリース作りなどを提供しましたが、予想以上に多くのお客様にお越しいただき多くの笑顔に接することができました。
　多くの人が行き交うなか、お客様の笑顔をみるのは商売の基本だと再確認でき、忙しくも楽しい時間を過ごせました。

　地方の中心市街地に活気が失われて久しいといわれますが、アイデアと実行力でその定説を覆したいものですね。

「公文書管理条例」に関する動き ３４

　高知県のサイト「県公文書管理条例制定及び公文書館運営について」（公開日２０１７年１０月１３日）に、市民オンブズマン高知の「県公文書管理条例制定及び公文書館運営について（公開質問・申入書）」（平成２９年７月４日）および高知県の回答「県公文書管理条例制定及び公文書館運営について（回答）」（平成２９年１０月４日）が公開されています。
http://www.pref.kochi.lg.jp/soshiki/112701/2017101100094.html

　県の回答には、「（前略）歴史的公文書の利用請求権の保障と公文書管理全般の統一的なルールを規定する新たな条例を、公文書館の開館までに制定し、対応していくこととしています。」と記されています。

　なお、同回答によれば、公文書館の開館予定は平成３２年度とのことです。

メモが散乱！

　今日は会社を最後に退社する事になりました。
　ふと、電話の廻りを見てみると、電話をしながら書き取った小さなメモが散乱しています。

　用件が終わって捨てて良いものなのか、連絡先や覚えとしてとっておかなければならないのか判断できません。整理整頓や情報管理の面からもよろしくない状況ですが、勝手に捨てる事もできず、明日担当者に確認します。

　かく言う私も、以前は色々なメモを手帳に挟んだり、ずっと机の上に置いておいたりしました。必要な時に見つからない上、ともすればヒラヒラとどこかに落ちてしまったりしていました。

　現在は、必要なものは手帳に転記したり、A4サイズの紙に貼る・コピーをする等してファイルに綴じるようにしています。そして必要がなくなったメモはすぐに処分する事を徹底しています。
　以前より、必要な情報にたどりつきやすくなったと感じています。

　たかがメモと侮る事なかれ。
　時には、その内容が一番必要な情報だったりする事もあります。