前整理

　文書をスキャナで電子化する、またはマイクロフィルムに撮影する際、すぐにその作業に入れるわけではありません。
　その前準備として色々な手間が必要な場合が多いのです。
　・文書をファイルから外す、または製本をばらす。
　・ホチキスを外す。
　・折られている文書をのばす。
等々。

　その他にも文字の濃さやカラーモノクロの別、両面や付せんの有無等についても確認しておかなければなりません。
　また、「もれ」を防止するために、1枚1枚に連番を振ったり、ページ数を数えておくという事も必要になるでしょう。
　そうした前準備があってこそ、次の電子化や撮影の作業が効率的に進みます。

　料理の際の、野菜を切っておく、肉を解凍しておく等の下準備に似ていますね。

「餃子の街」で思うこと

　「餃子の街」で思い浮かぶのは、わが宇都宮市と浜松市といったところでしょうか。（福岡市の鉄鍋餃子も美味しいですよね！）

　その餃子の年間消費量で、昨年、浜松市が１年ぶりにトップに返り咲いたそうです。
　そう、宇都宮市と浜松市は、例年激しいデッドヒートを繰り広げているのです！
　宇都宮市民としては残念な結果でしたが、浜松市のトップ奪還にかける熱意に頭が下がります。

　ちなみに、根拠となる統計データの基は「総務省家計調査」の「調理食品」にある「餃子」のデータだそうです。
　聞くところによると、このデータはスーパーや食料品店で購入された餃子が対象であり、飲食店で提供された餃子は含まれていないとのこと。

　出張や旅行で宇都宮市にいらした方が、市内に点在する餃子店を巡りながら味比べを楽しまれている光景を見るかぎり、統計データに「店舗での売上高」を合算してみるとどのような結果になるのか、興味深いところです。

　なにかを判断するにあたっては、「数値化された事実」と「現場の実態」のどちらも欠かせないですよね。

１０年大昔・・・

　先日、テレビ番組を視ておりましたら、今年「平成２７年」は「昭和９０年」にあたるとのことでした。ちょっと調べてみたところ、以下が判明しました。

　「平成２７年」は、「明治１４８年」「大正１０４年」「昭和 ９０年」。
　意外だったのは、現在、江戸時代からたった１５０年しかたっていないということです。同時に感じたのが「たった１５０年でこれほど分からなくなってしまうものか」という驚きです。

　今日、社会が変化するスピードは、加速度的に速くなっています。「１０年一昔」ということばがありますが、いまや、１０年は「大昔」、「一昔」は３年、５年といった印象です。そして、この変化のスピードは、人が過去を忘れるまでの時間にもきっと影響を与えることでしょう。

　これは、個人にとっても、組織的にとっても「忘れてはならない記録をどのようにつくり、どのように残すか」という課題につながるような気がします。

紙文書の情報セキュリティ

　情報セキュリティと聞くと、パソコン上のデータを思い浮かべますが、紙文書の対策については以外と見落とされているという事を以前にこのブログでも書きましたが、具体的なリスクと対策を、いくつか挙げてみたいと思います。

①アクセス権限のない人が閲覧してしまう。
→対策：プリンタ出力、コピー、FAX時の注意、離席時や帰宅時に机の上に置きっぱなしにしないなど（クリアデスク）

②紛失、盗難等
→対策：保存場所の管理、書庫の施錠管理など

③輸送時の事故
→対策：寄道をしない、鍵のかかる容器を使う、配送状況を確認できる手段をとるなど

④重要な情報を断裁せずに捨てたための漏えい
→対策：シュレッダーでの断裁や、守秘契約を結んだ廃棄業者への依頼など

⑤悪意のある閲覧、持出し等
→対策：セキュリティ教育、全従業者への周知徹底など

　あまりデータを多く所持していない企業でも、紙の文書は多いはずです。
　これら紙文書のセキュリティを見てみると、文書管理の徹底と通じるものが多いことがわかります。
　適切な文書管理は、情報セキュリティの確保にも貢献するのです。

１０年ひと昔・・・

　既存のお客様や世の中からどのような仕事が求められているのか、折りに触れてよく考える機会があります。

　現在は「文書管理に関するコンサル・業務改善支援サービス」を中心にご用命いただいておりますが、昨今のビジネス環境やオフィス環境に目をむけると、「情報の安全対策」「事業継続計画（BCP）対策」が新たな経営課題として急浮上しているような気がします。
（じつは「文書管理の徹底」が、「情報の安全対策」や「事業継続計画（BCP）」の第一歩でもあります！）

　そんなわけで、関連資格の取得や勉強会などにより人材育成をはかり、新製品や新しいサービスの開発も進めているところです。

　１０年前は依然としてマイクロフィルムの業務が大きなウェイトを占めていたことを思うと、「たかが１０年、されど１０年」は隔世の感さえおぼえます。

「阪神・淡路大震災関連文書」

　1995年（平成７年）１月17日に発生した兵庫県南部地震からちょうど20年になります。
　兵庫県のサイトの「兵庫県公館県政資料館（歴史資料部門）」、「阪神・淡路大震災関連文書」には、「阪神・淡路大震災に関連して職員が職務上作成・取得した公文書については、職員が常時使用するため執務室で保存しているものを除いて、県公館に引き継がれ、歴史的文化的価値を有する公文書として整理・保存を図っています。」と記されています。
　さらに、「兵庫県公館県政資料館（歴史資料部門）」の「収蔵資料」からは、平成26年４月末現在、「歴史的公文書」として収蔵する県庁文書25,244冊のうち震災関連文書が約半数の11,408冊を占めていることがうかがえます。
http://web.pref.hyogo.jp/pa13/pa13_000000005.html

　また、兵庫県南部地震において甚大な被害を受けた神戸市がこの１月に開催する「阪神・淡路大震災関連文書企画展 ～ 震災20年 神戸 ～」の案内においては、「本市では、阪神・淡路大震災関連の公文書を歴史的資料として後世に伝えていくため、整理・保存作業を進めています。」と記されています。
http://www.city.kobe.lg.jp/information/press/2015/01/20150106040101.html


　2011年（平成23年）３月11日に発生した東北地方太平洋沖地震から４年が経過しようとしています。
　2011年（平成23年）３月、つまり平成22年度に発生した文書は、平成26年度の満了をもって４年の保存期間を経過したことになります。
　つまり、１年保存文書、３年保存文書は既に保存期間を満了し、５年保存文書はこの４月から保存期間最後の年が始まるということです。

　東北地方太平洋沖地震の影響は、団体によって大きく異なります。しかし、東北地方太平洋沖地震の影響が全くなかった団体は存在しないでしょう。
　保存期間を満了する、あるいは満了した東北地方太平洋沖地震に関する文書をいかに扱うか考えなければなりません。

新年あけましておめでとうございます

　2015年が始まりました。
　今日から会社の業務も開始されて、気分一新がんばりたいと思っているところです。

　ところで、今年はひつじ年ですが、なぜ「未」と書くのでしょうか。
　少し気になったので調べたところ、諸説あるようですが、一説によると、
十二支とは、子（＝種子）から始まり、亥（＝核、結実してしんができる）に至る植物の発達段階を12段階に分けて表したもので、「未」はまだ成長途上の植物を表しているとの事。後に、わかりやすくするために身近な動物を当てていったらしいです。（あてた動物の順序、意味などはよくわからないらしいですが）

　ともあれ、「未」という文字は、「未完成」「未成熟」などと使われていますが、やがては大きく成長するという「可能性」を秘めた言葉であるともいえます。

　景気もまだまだ先行き不透明ではありますが、大きく成長するための１年としたいものです。