PDCAサイクル

　PDCAサイクルとは、計画を立てる（Plan）、計画を実行する（DO）、途中や終わりに評価する（Check）、次に向けて改善する（Action）ということを繰り返し、計画を着実に実行しながら、改善や見直しを行って、より仕事の質を高めていくことです。

　業務を行なう上で、また規程や決め事を作成・遵守していく上でも、重要とされている言葉です。

　計画を立てても、それ通りにいく場合ばかりではありません。
　むしろ、うまくいかないことの方が多く、途中でより効率的な手法を取り入れる必要があったり、全く別の方法をとる方がよいこともあるでしょう。
　規程などについても、一度決めたからといって、それさえ守っていればよいということではなく、常に見直しを行なって、運用の現状に合わせて、また社会情勢や新たに出現した課題等にも対応できるよう柔軟に変えていく必要があります。

　様々なものが非常に早いスピードで移り変わっていく昨今、そうした柔軟性や変化を恐れない姿勢が必要なのかもしれません。

　昨日言っている事と今日言っている事が違っていて、あの人は一貫性がないと批判をする場面がありますが、もしかしたらそれは、より良い方向へ柔軟に変化しているからなのかもしれません。
　もちろん、元々の目的や方針等の根幹部分まで揺らいでしまうのはよろしくありませんが・・・

「あたりまえ」のありがたさ

　【朝起きて、食事や身支度をして会社にむかう】
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　【会社に着いてパソコンのスイッチを入れてメールをチェックし、そのまま仕事に入る】

　こんな「あたりまえ」の日常も、些細な原因でうまくいかなくなることも考えられますよね。

　【朝起きたら健康状態が良好でなく、頭が重い（こんなときに限って、重要なプレゼンがあったりして・・・）】
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　【いつも通勤に利用している電車やバスが運休していたり、ダイヤが大きく乱れていた】
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　【会社に着いてパソコンの電源をいれても、システム障害でメールやアプリケーションが利用できない】

　かくいう私、上記のほぼすべて経験済みです・・・。

　あるコンサルタントの先生が講演で話されていたことですが、「『想定外』という言葉は『東日本大震災』以来通用しなくなった」という解説が強く印象に残っています。
　「平時のときこそ危機管理を！」と心がけたいものですね。

地方公共団体の業務継続計画（大阪府および府内市町村）

　ネット上で興味深い資料を見つけましたのでご紹介します。

　府内市町村ＢＣＰ策定促進検討会がまとめた「府内市町村ＢＣＰ策定の手引書 とにかく市町村ＢＣＰを作ってみよう」（平成２５年７月　以下、「手引書」）です。

　「手引書」の「はじめに」によれば、これは、平成２４年度に大阪府が府内２２市町の参画を得て設置した「府内市町村ＢＣＰ策定促進検討会」の４回のワーキングの結果をまとめたものとのことです。

　その特徴は、とにかくわかりやすいこと。
　もちろん、大阪府以外の都道府県内市区町村においても大いに参考になる資料です。

　この「手引書」は、以下で全文が確認できます。
http://www.pref.osaka.lg.jp/attach/20892/00000000/tebiki-sankou_all_2507.pdf

「聞く」ことの重要性

　先日、営業実績を上げるためのセミナーに参加してきました。

　一番の重要な事は、お客様の困っている事や必要としている事を「聞く」という事でした。「聴く」という言葉の方が適切かもしれません。

　営業というと、自社の商品を売ろうとするあまり、一方的に話してしまいがちですが、ともすれば押し売り感が出てしまうものです。
　以前は私もうまく話せた、言いたい事が言えたと満足していたものですが、肝心の発注には至らなかったケースが多いように思います。
　それよりも、お客様の求めるものを正確につかみとって、何が喜んでもらえるのか、何が役に立つのかという視点から考え、提案に生かしていくことのできる能力が求められます。

　営業としてのテクニックと言われるものは色々とありますが、最後は、その人なりの「誠意」が決め手になってくるのでしょう。

「ビジネスアーキビスト研修」に参加して

　企業史料協議会が主催する「ビジネスアーキビスト研修講座」入門コースに参加しました。

　１０月から３回にわたり開催され、いずれも講師はその分野の第一人者の先生にお務めいただきました。（通常は、大学院やコンサルタント契約の場でないと聴講できないと思います・・・）
　参加者も所属企業で関連する部門にお勤めの方が多く、講座の合間にいろいろなお話をうかがえて、たいへん有意義でした。
　この研修に参加しての感想は、今後こうした「アーカイブズ」の役割がますます大きくなるとともに、「アーキビスト」の育成が急がれるであろうということです。

　ここで得た知識や情報をもとに、お客様によりよい提案や新たなサービスを提供していこうと、あらためて決意したところです。

「公文書館」に関する情報 ５

　今月１日に相模原市立公文書館が、同じく10日には常陸大宮市文書館が開館しました。

　今年４月１日に開館した太宰府市公文書館、４月19日に開館した公文書館機能をもつ三重県総合博物館と併せると、平成26年度に開館した公文書館はこれで４館になります。
　さらに、武蔵野市武蔵野ふるさと歴史館も本年12月のオープンに向け準備中、高松市公文書館も本年度中に開館予定です。

　注目すべきは、武蔵野市武蔵野ふるさと歴史館、高松市公文書館を含め、これら６館のうち、５館が市の設置する公文書館だということです。
　さらに、これら以外に中津市公文書館（仮称）が建設中、大仙市公文書館（仮称）が準備中となっています。

ふくしま文書管理セミナー予定通り開催！

　台風の影響で一時はどうなることかと思いましたが、明日１０月７日は、予定通り「ふくしま文書管理セミナー」を開催いたします。

　・書庫のスペースが不足している
　・文書の所在がただちに特定できない
　・事務室に文書があふれている
　・文書管理に対する職員の意識が低い
　・書庫整理をする人手が不足している

　これらの文書主管課様が抱える悩みに対して、当社なりの解決策を解説する予定です。

　こうしたセミナーやＨＰ、ブログでの情報発信等を通じて、「地域の歴史を後世に伝える」行政文書の活用や保存に少しでもお役に立てればと考えています。