文書管理セミナーに参加しませんか？

　8月8日（木）の第17回文書管理セミナーのご案内については、ホームページやこのブログ内でもご紹介させていただいておりますが、各自治体の文書管理担当者を中心に参加申込みが集まってきているところです。ご期待に応えられるよう、鋭意準備を進めております。　
　今回も、すばらしい講師をお招きして、文書管理の重要性から、災害対策、歴史資料の保存まで幅広いテーマで皆様をお待ちしております。

　・文書管理について知識を深めたい。
　・他団体の状況を知りたい。
　・規程の見直しや条例の制定を検討している。　
　・書庫整理や歴史資料保存の具体的な手法を知りたい。
　・職員研修を考えている。
　・効率的に文書を管理できるソフトを検討したい。

　このようなご要望やお考えをお持ちの方に、ぜひお聴きいただきたい内容となっております。　
　また、いつもエフエムラジオから素敵な声を届けてくれております RADIO BERRY パーソナリティの鹿島田千帆様の特別講演もご用意しています。

　忙しくてすべての講演を聴くのは難しいという方は、1つの講演のみの参加も可能です。
　
　参加費も無料ですので、この機会に文書管理の理解をより深めてみませんか？
　社員一同、心からお待ちしております。

企業資料が直面する課題

　７月６日（土）の日本経済新聞 文化面（４０頁）に、「企業の所蔵資料 散逸の危機」という記事が掲載されました。

　文化部の松岡資明編集委員によるもので、同氏は長年にわたり歴史資料の保存・活用に関する事例や課題を取材されているほか著書も多数あり、この分野では国内の第一人者です。

　記事では、企業が創業いらい利用・保存してきた膨大な資料が、企業買収・経営統合・倒産や廃業といった経営環境の急激な変化により行き場を失いかねない状況が差し迫っていることを報じています。
　また、かろうじて個人レベルの有志により支えられている事例を紹介し、受け入れ体制（場所、仕組みなど）の整備が急がれることもあわせて指摘されています。

　最後に、松岡様は記事をこう締めくくっています。
「資料は歴史研究や政策立案に不可欠な知的資源なのに粗雑に扱われる。【中略】デジタル化すれば紙の原本は不要との誤った認識も危機に拍車をかける。【中略】　英国やカナダなどでは公文書に加えて企業や個人の記録資料も社会が保存していく仕組みができており、資料は公共の資産と考えられている。」

　このような状況をすこしでも改善できるよう、私たちも微力ながら頑張っていこうと感じています。

「公文書管理」条例に関する動き ２５

　相模原市長から平成２４年４月２４日に歴史的公文書の保存・利用を含めた公文書の管理の在り方等について諮問を受けた相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会が、平成２５年６月１７日、市長に「公文書の管理の在り方等に関する答申」を提出しました。
　この答申においては、「（仮称）相模原市公文書管理条例」の整備が求められています。

　相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会は、従来から設置されていた情報公開・個人情報保護審議会の役割、名称を改正した組織です。
　「公文書の管理の在り方等に関する答申」は、この相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会内に設置された公文書管理部会における約１年の検討の結果です。

　公文書管理部会の会議録、「公文書の管理の在り方等に関する答申」は、以下で確認できます。
「公文書管理部会会議録」
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shikumi/17561/002925.html
「公文書の管理の在り方等に関する答申」
http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/dbps_data/_material_/_files/000/000/026/617/20130617_toushin.pdf

第17回 文書管理セミナー 開催

　今年も文書管理セミナーを開催します。

テーマは、「先進事例に学ぶ、文書管理の実務」。

　文書の災害対策・文書管理条例・歴史公文書の保存と利用について、主に自治体の文書管理担当者向けの内容となっております。

日時：平成25年8月8日（木）
場所：宇都宮市　パルティ（とちぎ男女共同参画センター）
参加費：無料

お申込みお待ちしております。

ＣＭ収録に挑戦！

　先日、地元ラジオ局のスタジオで、当社のＣＭ収録に臨みました！

「私たち自身の声で仕事の内容を伝え、関東インフォメーションマイクロという会社について知ってもらおう！」というのが今回のＣＭのねらいです。

　あらためて感じたのは、２０秒という短い時間でメッセージを伝えることの難しさ。仕事の内容を短いフレーズの言葉に変換する作業では、生来の「ボキャ貧」ゆえに苦労しました。

　いよいよ原稿を片手にスタジオに入り、独特の静寂とヘッドホン越しに聞こえる自分自身の声に多少の違和感を感じながらリハーサルに臨むものの、なかなかイメージどおりにいかないものですね（汗）

　原稿読みのスピード、発声の強弱やトーン、滑舌など・・・なかなか難しかった、というのが正直な感想です。とはいえ、ラジオ局スタッフの皆様の手厚いフォローのおかげで無事に録音が完了しました！

　このＣＭは、７月からエフエム栃木（RADIO BERRY）でオンエアされる予定です。お聞き苦しい点もあるかと思いますが、そこはご容赦くださいね（笑）

地方公共団体の業務継続計画（川崎市）

　文書管理における災害対策を考える場合、対策を特に講ずべき文書のピックアップが課題になります。その際に、助けのひとつになるのが全庁的な業務継続計画です。しかし、全庁的な業務継続計画を策定している団体は、まだ多数とは言えません。

　そこで、全庁的な業務継続計画未策定団体が参考にできるもののひとつとして川崎市が策定した「川崎市業務継続計画（震災対策編）」（平成２４年６月改訂）があります。
　特に「第６章 非常時優先業務一覧」は、「対策を特に講ずべき文書のピックアップ」の参考になります。つまり、この「第６章 非常時優先業務一覧」に掲載された業務に必要な文書は、業務開始目標時間までに使える状況になければならないということです。

　ただし、団体によって状況は違いますので、川崎市の例をそのまま当てはめることはできません。また、「対策を特に講ずべき文書」は、非常時優先業務に必要な文書だけではないという点にも留意は必要でしょう。

　「川崎市業務継続計画（震災対策編）」（平成２４年６月改訂）は、川崎市のサイトの「川崎市業務継続計画（震災対策編）を改定しました。」から全文が確認できます。
http://www.city.kawasaki.jp/160/page/0000009379.html
　

災害対策としての文書管理

　「だれもが必要な文書を使用できる状況の実現」

　これは、文書の適正管理や業務の効率化に必要不可欠な要素ですが、
ついつい属人的な管理になってしまいがちです。

　災害時においては、必要な文書が無事であったとしても、その所在を知る人間がただちに参集できるとは限らず、その文書の所在がわからなければ、迅速な対応はできません。

　普段から「組織的な管理」をしておく事が強く求められています。