桜咲く

　宇都宮も桜が満開になりました。

　とてもきれいです。
　ただ、携帯のカメラ程度だと、どうしても見た目通りの色にはなりませんね。
　性能のいいデジカメが欲しいなと思うところですが・・・

　それでもおそらくは、たとえどんなに性能のいいカメラと技術をもってしても、
　この目で見た風景には、
　さらに体で感じる風、葉の鳴る音、にぎやかな雰囲気、そいったものも含めて、実際に体験したことには、

かなわないのだろうなあと思ったりした週末でした。

文書管理担当者のみなさまへ！

　４月から、あらたに文書管理担当者になられた方もいらっしゃることと思います。

　前年度まで各職場で管理されていた文書の「引き継ぎ」を受けたり、文書リストの修正や更新をおこなったりと、着任早々から重要な業務に取り組まれているのではないでしょうか？

　文書管理の重要性についてや、文書管理の徹底には大変な労力や工数を必要とすることについては、「文書管理担当者になって初めて気づいた」と感想を述べられるかたも少なくありません。
　すなわち、文書管理とは「地味だけど大切な仕事」の代表例であると言いかえることもできるでしょう。

　文書管理担当者のお話をうかがいますと、大半のかたが口をそろえる課題（悩み？）が２つあります。
１．保存文書の状態（どこに、なにがあるのか）が明確でない。
２．文書管理について、組織的な協力体制が不十分である。

　これ、当事者以外にはなかなか理解されにくく、大半が放置されているのが実情です。

　そんな悩みがありましたら、お気軽にご連絡ください。ご一緒に問題解決へのアプローチを探していきましょう！

「公文書管理」条例に関する動き １０

　新年度が始まりましたね。
　この春、あらたに文書管理のご担当となられた方もいらっしゃることと思いますが、そうした皆様にも参考にしていただけるような情報を発信していきますので、どうぞお付き合いください。

　さて、「佐賀県公文書館条例」および「福岡県立公文書館条例」がそれぞれの県の２月定例会に提出されたことは、既にお伝えしたとおりです。その後、両条例案はいずれも可決、公布されています。

　佐賀県公文書館条例は、この４月１日に施行され、同日、佐賀県公文書館がオープンしました。
　また、福岡県立公文書館条例には「歴史公文書の保存、利用等」、「不服申立て等」という章もあり、公文書管理法の第４章におかれている様な規定が定められています。

　両条例は、いずれも以下の公報に掲載されています。
「佐賀県公文書館条例」 「佐賀県公報 平成24年３月23日（金曜日）号外」
「福岡県立公文書館条例」 「福岡県公報第3381号 増刊① 平成24年３月28日 水曜日」

　いずれの公報も両県のサイトに掲載されていますので、内容を確認することができます。

もうすぐ新年度

　新年度は人事異動があったり、新しい環境、新しい仕事と変化が訪れる人も多いのではないでしょうか？
　気分一新、心機一転といきたいところですが、まだまだ年度末の仕事を片付けるためにそれどころではなかったりします。
　同じように四苦八苦している皆さん、もうひとがんばりです。

まじめにコツコツ

　顧問の税理士さんがよく使われるのですが、私も好きな言葉です。

　人生や会社の営みにあたっては、いろいろな出来事に遭遇しますよね。
いい時に慢心することなく、うまくいかない時も腐らずに、ただひたすらにやるべきことをコツコツとやり抜く。

　そうした姿勢を大切にしながら、世の中の役に立つ仕事を追求しつづけていきたいと考えています。

「公文書管理」条例に関する動き ９

　天気予報で、花粉の飛散を知らせる時期になりました。春ももうすぐそこまで来ているのですね。

　今回は、文書管理条例および公文書館に関する情報を３つご紹介します。

　札幌市：「公文書管理条例（仮称）素案への意見募集」が平成24年2月21日～平成24年3月21日まで行われています。
　http://www.city.sapporo.jp/somu/kobunsyo/kanrijorei.html

　佐賀県：「佐賀県公文書館条例（案）」が２月定例会に提出されました（乙第１号議案）。
http://www.pref.saga.lg.jp/web/var/rev0/0091/9870/H242yosangaigiangaiyoutousyo.pdf

　福岡県：「福岡県立公文書館条例」が２月定例提出されました（第21号議案）。
　http://www.gikai.pref.fukuoka.lg.jp/honkaigi/gian-2402.html

　平成23年度は、文書管理条例の制定や公文書館の設置等に関する情報が途切れることがありませんでした。もうすぐ平成24年度が始まります。さて、どのような動きがみられるでしょうか。

ファイル名は誰のためのもの？

　文書をファイルに綴じる場合に、ファイルに名前をつけます。
あたりまえの事のようですが、どのような名前にするかは実は難しかったりします。

　明確なルール付けがされていれば別ですが、自由につけていいとなると迷うところです。

　実は、日々使っているもので、自分さえわかっていればいいというのであれば、
青色のファイル、折り目がついているファイル、あの場所にあるファイル・・・
という具合に、ファイル名が抽象的であったり、たとえ名無しであったとしても本人にはすぐに取り出せたりします。

　しかし、例えば3年後にそのファイルや中の文書を探す場合、人事異動等で他人に引継ぐ場合にはどうでしょう。

　そう考えると、数年後の自分のため、自分の属する組織のため、後を引き継ぐ人のため、役所等であれば情報公開など市民のため、適切なファイル名をつけなければなりませんね。